运用数字化网络技术做好医院档案管理工作研究

2022-11-24江苏省连云港市灌云县人民医院黄珊珊

经济与社会发展研究 2022年29期

江苏省连云港市灌云县人民医院黄珊珊

医院的档案对于医院发展而言，并不会直接产生经济收益，但是，却能推动医院向前发展，保证医院各项医学研究工作的稳定开展。医院的档案管理涉及的内容较多，通过数字化网络技术的应用，就能更好地提高档案管理水平。

一、医院档案管理工作意义和机遇

（一）意义

医院是直接关乎人们健康的场所，所以针对这一特点，医院的档案管理工作不仅仅是影响医院的发展，也是直接对整个医疗行业发展产生一定的影响。医院每年都需要整理相应档案内容，受当前人们对于健康的重视和医院制度体系的要求，那么档案的内容也愈发复杂，并且涵盖范围广，需要档案管理人员能从实际出发，深入研究了解，进而才能更好保证档案管理与医院发展相符[1]。档案管理对医院自身医学研究和发展有着重要作用，是医院需要重点管理的资料。所有患者的档案都具有一定的保密性，不能随意泄漏，所以，为保证医院档案管理效果，就需要积极更新管理方法，通过数字化网络技术应用，以此来更好地提高档案管理工作水平，在实现医院数据共享的基础上，推动医院向前发展。

（二）机遇

第二，管理方法优化。因为数字化网络技术的不断更新，使得在这种情况下的管理模式也在不断优化。在这种情况下，医院档案管理人员就能有效地优化自身的工作，降低工作强度的同时，还能进一步保证工作质量[3]。比如，在数字化网络技术支持下，档案管理人员想要快速地找到相应的档案，只需要输入患者名称就能找到。数字化档案相比于以往的纸质档案，并不会受到外界因素的影响，而且，还能实现实时传输，更好保护档案资源，有效的保证医院档案管理质量。

二、数字化网络技术在医院档案管理工作上应用必要性

（一）基于档案管理复杂

医院为患者就诊中会产生大量的档案信息，而且医院每天的患者较多，所以如果没有有效的整理这些信息，那么就会影响医院发展。但是，如果将这些信息都通过纸质文件的方法来存储，不仅无法长久存储，而且还会在存储中出现损坏、丢失等问题，影响医院发展。通过将数字化网络技术的应用，在存储档案信息同时，又能科学合理的开展分类、整理等相关工作，所以，在档案管理中应用数字化技术非常重要[4]。

（二）基于档案管理趋势

当前随着时代不断发展，那么我国各个行业都呈现运用数字化特点，改变着各行业的发展和管理方法。医院的档案管理具有信息、知识性等特点，而且工作量大，如果利用传统的方法，不仅增加人力支出，而且还增加工作人员压力，不利于系统管理。而将电子信息技术应用其中，就能保证档案管理工作顺利开展，相比于以往的传统管理，能节约时间的同时，还能提高工作效率[5]。

所以，从这就能看出，数字化网络技术在档案管理中应用是符合社会发展方向，能紧跟时代发展需求，提高了档案管理工作效率。

三、数字化网络技术在医院档案管理工作中的问题

（一）缺少相应人才

在医院档案管理中管理人员自身专业素质不足，就会严重影响档案管理质量。特别是数字化网络技术应用下，针对档案管理人员专业素质要求更高，需要更好地运用信息技术，才能保证管理工作顺利完成。但是，从实际情况上能看出，很多医院档案管理人员所需要负责的内容较多，在工作杂乱，无法有效运用数字化网络技术，严重的影响档案管理工作质量[6]。

（二）信息无法有效利用

在数字化网络技术背景下，管理人员能通过信息系统，来收集和整理病历，提供检索服务，有效地减少了以往医院工作效率低问题，提高资源的利用率[7]。

但是，从实际的管理上能了解到，如果缺少对信息系统的充分利用，导致在实际数据分析和检索上容易出现问题，医院需要根据实际情况来加以反思，有效地采用适合医院医疗的相关措施，更好地提高医疗服务水平。

钱穆先生认为，以政事领导民众，仍是居上临下，法制禁令，其效不能深入人心；导之而不从，以刑罚齐一之，民之有畏而已，其心无所感化。德者，在上者自己之人格与心地，以此为领导，乃人与人、心与心相感相通，非居上临下之比。

（三）缺少工作重视

医院在发展中缺少对数字化网络技术的重视。当前医院的档案管理正在向数字化方向所发展，而想要取得理想的工作效果，就需要管理层能加以重视，各个科室都要积极配合，特别是医院的领导要长久地关注。档案管理在信息技术的发展中，相比于其他的管理工作有着一定的不同，很难体现自身的价值和经济性。

所以，管理人员对档案管理工作并不熟悉和了解，在实际工作上也经常忽视，这就严重的影响数字化网络技术在档案管理工作中的实际应用。在当前科学技术高速发展的情况下，很多医院都更加重视医疗技术，并且强调医院的经济和社会价值[8]。

从根本上来讲，如果医院发展医疗和科研建设，能为医院发展打下良好基础。但是，如果想要在市场竞争中稳定发展，这就需要充分考虑到内部人力资源的优化。而有些医院在实际发展中缺少对这一方面的重视，不仅缺少管理创新意识，而且也没有重视信息数据的真实可靠性，严重的影响医院各项工作的稳定开展。

四、数字化网络技术在医院档案管理中的优势

（一）保证档案安全

以往的医院档案管理因为纸质文件，所以安全性较低，一旦丢失无法及时找回，会在一定程度上影响医院的发展。而在数字化网络技术下将纸质文件转化为数字信息，这样就能有效解决这一问题[9]。数字化档案下，将以往的传统信息管理上升到一定高度，更好地保证信息安全，减少了信息的外泄问题，有效的保护病人隐私，增加了档案安全系数。

（二）实现资源共享

在数字化网络技术下，不仅能优化医院档案信息，而且还能有效整理档案，根据医院的实际情况建立数据库，通过这样的方法让管理人员更好处理档案信息。根据实际情况在建立数据库后，管理人员通过查找档案关键词的方法，及时地找到自己想要的相关信息，淘汰了传统档案管理中的烦琐流程，还不会破坏档案文件。因此，在这种情况下，就能实现随时随地的查询，更好的方便医院相关人员[10]。

（三）提高工作效率

医院传统档案和数字化档案在管理方法上有着很大不同。比如，传统纸质档案在建档、保护、存储等方面都存在着很大的不足，而且信息共享效率较低。而数字化档案则能优化这些流程，能将信息通过数字的方法更好存储和传递，还能实现数字档案的分类、整理，这样人们在实际查阅中，减少时间的浪费，也能更好保证信息传播效率。

（四）提高技术价值

医院档案是医院在发展中所形成的各类档案，通过科学技术的方法，将以往的纸质档案转化为数字档案，便于后期资料管理。在数字化技术下，能更好存储档案，方便后续档案利用[11]。

首先，在技术的支持下，针对一些原始档案能及时地存储，保证档案信息的安全、完整。而且，在这种情况下，能有效地避免档案丢失问题，解决传统管理下经常会出现的一些问题，充分利用数字化，更好地保存档案。

其次，电子档案相比于传统档案在实际归档中有一定的不同，能更加合理的应用于当前的档案管理。电子档案在当前已经实现数字化，相关工作人员并不需要花费过多的时间来记录，就能实现对其的有效存储。在这种情况下，不仅人力资源得以优化，而且还能改变以往手工操作的诸多不便，更好节约时间，提高档案管理工作效率。

最后，加强整体管理。当前的档案管理正在逐渐向数字化的方向发展，医院能有效地整理护理流程、临床管理等相关信息内容，从而来构建科学合理的监督平台，在这种情况下不仅能更好优化医院的各方面实际需求，而且还能有效地减少管理成本中的问题。此外，电子档案在优化服务上，能让档案更好为医院发展服务，高效快捷的提高医院的管理水平和效率，保证医院各项工作的有序开展，减少其中问题的产生。

五、数字化网络技术下医院档案管理对策

（一）提高人员专业素质

档案管理人员在医院档案管理上起着关键作用，因此，应该积极提高档案管理人员自身专业素质。首先，档案管理人员要充分认识并熟知数字化管理，迎合时代发展要积极更新知识，优化自身数字思维，从而带动整个医院更好发展，能营造一个数字化档案共享环境[12]。其次，医院针对档案管理人员建设，组建专业化团队，加强对人才的培训和建设，有效的考核和培训档案管理人员。通过这些方法来真正有效地利用人才，更好优化档案管理工作。医院还可以积极引进先进技术，根据医院自身实际情况建设信息系统，这样能有效管理资料。比如，医院可以将电子档案与国家系统相结合，将电子档案录入到国家系统中，进而来保证电子档案的安全。还应该对现有的档案管理人员进行培训，让档案管理人员能利用相应设备和更好的学习方法，了解档案管理各方专业知识，从而更好地提高电子档案管理水平。其中，要明确培训的实际意义，针对医院各个科室科学合理地培训，让各个科室都能充分认识到档案管理重要性。还应该针对档案管理重点环节加以培训。比如，将录入和管理信息作为引导，让相关人员对数字化管理更加认识。医院要充分发挥人力资源，以此来进行现有的档案管理，解决在数字化方面所存在的问题，还可以积极建立档案管理队伍，提升队伍内成员职能水平，保证人员专业素质满足医院的发展要求，以此来推动档案数字化管理向前发展。

（二）增加技术资金支持

想要让档案管理工作更好发展，那么就应该加强技术和资金支持。医院首先要能将资金用于有利于医院发展方面，可以在这基础上制定具体制度，来加强数字化档案建设。为更好迎合时代发展可以及时更新设备，以此来保证数字化档案系统稳定运行。还应该对所有的各类设备定期检查，要保证设备能在使用中通过长运行，确保设备的工作效率。为进一步完善数字化档案管理，还可以为数字化档案建立局域网，保证信息能及时传达，让档案管理人员第一时间找到档案信息，更好地获取资源的同时，还能提高工作效率。

（三）加强信息防护意识

数字化信息模式相比于以往纸质模式，安全性有很大提升，但是，也并不是没有破坏的可能。一些不法分子依然会通过漏洞来对其攻击，所以，在这种情况下就应该加强对档案的安全防护。不仅要定期监测信息，而且还要构建适合的安全体系，在加强档案管理基础上，可以搭建数据库和相应安全管理平台，通过这样的方法为其提供独立的数据库操作系统，进而将文件存储在安全位置。有效的保护系统的电源，为保证电源的稳定可以将其设施独立的供电室，从而确保系统稳定运行。与此同时，针对现有的各类电子文件也应该积极备份，这样在丢失或者是损坏文件后，有备份文件能及时恢复。医院可以根据实际情况采取在线备份和离线备份的方法，为更好保证档案安全，还可以及时的加密软硬件，从而来实现对档案的综合管理。在当前最为常见的就是混合加密方法，这种方法通过对用户身份验证。权限分配等方法，以此来更好保证档案安全。

（四）更新档案管理理念

医院的相关领导和管理人员首先要充分认识到数字化的作用，并且要对数字档案管理加以重视。档案是医院开展各类活动的基础资料，所以，医院的领导和管理人员要将档案管理上升到医院发展高度，了解档案管理的作用，并为其提供相关政策和经费，加强领导及员工的档案管理意识，为其营造一个良好的工作氛围。在数字化建设的基础上，让医院的所有医务工作者都充分了解档案管理数字化内容，有效地提高医院档案管理数字化水平。

（五）完善软硬件设施

医院积极更新软硬件，从而更好地保证档案管理工作质量。需要迎合时代发展来积极更新软硬件。比如，要完善扫描仪、复印机等相关硬件设备，保证纸质档案向数字档案转化的顺利进行，提高数字档案管理水平。医院还可以以此为基础与相关软件开发公司合作，根据自身情况来建立专门的软件，在这种情况下，更好地帮助档案管理人员发展，并取得理想工作成效。加强对设备管理系统、人事管理系统等方面的重视，要积极建立数据库，以此来有效丰富档案资源。通过对数据库局域网的调整，能更好应用云计算、大数据等相关技术，从而实现医院数据资源共享，更好保证档案管理资源实用性同时，还能体现出档案管理资源的价值。