浅析行政后勤管理在企业发展中的作用

胡 钦

（西南油气田分公司天然气净化总厂，重庆 400000）

引 言

在运营过程中，企业就像高速旋转的车轮，只有各方面都紧密结合并充分发挥作用，才能快速运转，而行政管理部门就好比润滑剂，适当的润滑能够使车轮跑得快又稳。作为企业的“大后方”，行政后勤管理保障工作看起来与企业发展的关联性不是很大，但是它对于内部稳定具有至关重要的作用。只有行政后勤管理工作做好了，才可以让企业和职工没有后顾之忧，才能使员工的工作激情得到更好的发挥，才能协调企业内部的团队合作精神。企业能否正常运行、其工作效能高低、盈利创收及总体建设进度快慢与行政后勤管理工作的完成度高低有直接联系，因此做好行政后勤管理工作就显得至关重要。

一、行政后勤管理工作的主要职能

行政后勤部是公司的“大管家”，其工作涉及公司的方方面面，如人员、业务、资产和材料等，种类繁多，内容驳杂。另外，还有很多临时性任务，包括企业的固定资产管理、办公及后勤、车辆统筹管理、前台管理、会议室的管理、后勤区域的物业管理、员工出差机票管理与订购、人事档案管理、宿舍房间管理及印信等的管理等在内的管理工作，它几乎与公司的每个部门都有联系，可以说后勤管理工作涉及公司工作的方方面面。作为企业的助手，行政部门必须在经营理念、创业精神、管理策略、商业文化和政策等重大问题上具备自己的想法，让这些理念在实际工作中得到充分落实，成为企业高层管理人员不可缺少的“点子军师”，通过思想创新，以强劲的执行力来引领企业的发展。后勤管理工作在整个企业的发展运行中有着举足轻重的地位，对企业其他部门的协调发展与完成工作起着非常重要的作用。

作为一个综合性的工作部门，行政后勤管理工作主要有三个层次的职责，即综合管理职责、运作协调职责和服务支持职责，在企业中扮演着起承转合的重要角色。行政部门的决策分析隐藏在企业经营活动中，除了要与其他部门相互交流，它还需要进行更专业、更彻底的深入分析，包括执行背景，以便得出相关结论，其中大部分会被采纳，一小部分与实践方向存在偏差，被行政系统通过信息反馈机制吸收，完成企业的绩效评估。行政部门人员用“服务”的工作形式为企业的上通下达贡献力量，从而为企业的终极目标提供支持。行政工作不仅仅是处理人与人之间的关系，更是管理层领导的机智助手。在充分沟通的基础上，行政部门应做好协调工作，使企业整体调性更加流畅。

二、行政后勤管理在企业发展中的作用

（一）提供员工保障性的作用

行政部门有其独特性，处处要接触人，有时甚至还要得罪人，因而选拔任用是特别关键的。“以人为本”是现代企业管理的首要立足点，是社会关注的聚焦点，也是企业战略发展规划的项目之一。在这个环节中，需要行政人员学习人际交往的相关知识，用知识武装自己，加强业务水平，加强工作热情及工作强度，最终实现有效利用企业各项资源、加强企业整体效益的目的。

（二）提供物质基础性的作用

行政部门需要“用最少的钱，办最多的事”。这就要求行政人员要有成本意识，务必对每个环节加以控制。因为，在企业的所有部门中，行政部门并不会直接创造效益，反而会花钱筹办事务，因此就得想方设法节约成本。节约也是另外一种收益，从物力资源方面为企业的生产提供最基本的条件，是企业正常运作的必要基础。

（三）提升资源利用率的作用

行政后勤管理可以充分开发人力、物资两大资源的优势，而这两个因素本质都是企业的资源配置，核心内容就是给企业的发展提供充足“燃料”，为总体发展引入强大的驱动力。对于人力资源的管理，可以根据员工的优势让其各尽其责，更贴近员工的生活，管理更加人性化，让员工乐意接受各项工作且非常好地实现目标。对于物资资源，恰当地管理可以发挥出机器设备的最大使用价值，增长使用寿命，为企业节省大笔支出，避免没有必要的资源消耗，提高各项资源的利用效率，保障企业的持久性发展。

（四）提高工作效率的作用

行政后勤管理工作与企业其他管理部门最根本的区别是与员工的关系，它对提高员工的工作激情有重要意义。假如企业是一个大家庭，那么行政后勤管理部门就像母亲关心孩子一样，它重视每一位员工的实际需求，对那些在外辛勤工作的员工给予强烈的归属感和关注，让每个人都能找到自身存在的价值，结合企业长远发展的目标，更愿意为企业的发展而拼搏，从而创造更大的生产价值，提升企业的竞争优势。

（五）管理、协调、服务三大作用

行政管理在企业中具体有管理、统筹协调、服务项目三大作用，其中管理是主干，统筹协调是核心，服务项目是根本。在管理方面，行政管理项目要做好上级领导的“小助手”，但不仅限于此，还要在公司的经营思想、管理决策、企业文化等重大问题上有自己的构思与见解，变成领导不可缺少的“左膀右臂”。换句话说，行政部门的管理人员不仅仅要做好某些事务性工作，更要尽力做一个有思想、敢革新、懂策略的领航者。在统筹协调方面，行政管理不可以单纯传达上级的指令为满足，也不可以凭着在企业独特的地位对各部门指手画脚，而要统筹协调好企业内部各个部门和下级单位的关系。在服务项目方面，行政项目部门要甘愿做“幕后助手”，永远不应该想要变为企业关注的中心点。同时，在高素质优秀人才聚集的地方要注意对他人的尊重，待人处事要有亲切感，进行人性化服务。作为一名行政管理人员，最理想的境界应当是“润物无声”，做个强大的幕后英雄。

三、行政后勤管理现状

（一）行政后勤工作形式过于被动

纵览我国企业的行政后勤管理工作，绝大部分都是“协助型”，固守传统化体系，很少出现自主配合企业本身的实际情况开展建设的情况，这类没有针对性与创新性的工作方式过于格式化，容易造成死板、不知变通、欠缺生机的现象。在企业生产运营方案发生更改时，各部门的主要工作内容也需要进行相对应的调整。但由于没有创新计划，这个时候行政后勤工作便处于被动的地位，而且极有可能由于任务量猛然增加而出现差错。此外，许多企业的行政后勤管理工作仅仅是“形象工程”，表面上的工作做得很出众，实则欠缺有效的监督管理系统，导致许多具体化的工作难以执行，好的措施无法得到落实，大幅度降低了工作的自觉性和积极性，对工作质量和工作效率产生负面影响。

（二）行政后勤工作人员缺乏主动性

由于工作性质的缘故，行政部门的很多工作内容时常由企业分配。例如，职工福利的派发、企业年会的筹建，尤其是生产运营部门可以随时随地指派分配行政后勤人员，导致他们的工作缺乏计划性和周期性，因此并不会有较强的自觉性，另外也会使他们产生心理不平衡的错觉，对自我的工作价值产生过低的评价。虽然行政后勤管理工作现已朝着产业化的方向发展，但效果并不大，这通常与企业不够重视有关。企业认为行政后勤工作没有技术含量，不能创造经济收益，对这个部门也没有成熟的工作绩效管理，顺理成章地让行政后勤管理变成一项“无效可考”的工作，员工的主动性必然有一定的削弱。

（三）行政后勤工作原则过于随意

行政部门负责企业很多方面的工作，对于行政后勤管理者而言，在管理工作中应该严格执行各种规定。但是在现实生活中，很多行政部门的工作作风却非常自主随便，有的甚至根本不顾企业的正常运作流程和规定，只是根据有关主管的意图和指令便落实派发任务，在工作中没有原则性，把公司的各种规定都当成了摆设。并且，一部分人在工作中过于强调自己的意愿，使行政后勤管理部门在工作中缺少公开、公平、公正。长此以往，会严重降低企业员工的工作效率，阻碍企业的健康发展，并且会让企业损失大量的人才和物资。

四、企业发展中行政后勤管理的提升措施

（一）促进职能转变，变“被动”为“主动”

行政后勤管理部门应该明确自己的工作定位，学会“主动”工作，增强企业各项政策的贯彻执行力度，结合企业的实际发展情况，以及企业员工的需求，拟订合理可行的管理体系，注意工作的及时性和严谨性，指导行政部门朝着产业化的方向改变。这是因为后勤工作与辅助企业的运营发展并不会产生具体的经济收益，但是伴随市场经济的快速发展，产业化是主要的趋势导向，所以利用具体情况实现产业化盈利，在自力更生的同时加大行政后勤的能动性与认同度对于企业而言是很有必要的。例如，对企业员工进行人文关怀，不能只听上级领导的吩咐，而应起到主人翁精神，主动给出一些优良的计划方案。另外，还可以定期组织团队拓展和休闲活动，让他们在不受时间和空间限制的状态下，积极表明个人关于提升管理水平的意见与建议。不仅如此，还可以鼓励员工参与到行政后勤管理模式和管控的团队中，主动听取提议和好的策略，博采众长，将工作的各项基础措施落到实处，这样不但能有效地丰富企业员工的业余活动，还能营造和谐的办公氛围，有利于维系相互的优良关系，进一步激发员工的朝气。

（二）调动行政后勤管理保障人员的积极性

企业高层领导应意识到，现代企业的壮大早已不再是某个职能部门的优势发展就能做到的，真正的发展应该是每个部门的同步壮大。要是忽略职能部门，那它可能会变成企业创新的薄弱点，在“木桶理论”的直接影响下，企业整体就会遇阻。因此，企业要给予行政后勤人员以“重视感”。行政人员往往有“我不重要”的错误观念，企业要转变行政人员的思想，从思想观念上化被动为主动，化消极为积极，摆脱以往那种“行政后勤人员可有可无”的看法，提高他们为企业管理服务的工作主动性，塑造其主人翁意识。激发行政后勤管理保障员工工作积极性的方法有很多，比如：在汇报工作的时候，不应该忽略后勤部门的想法，让他们也参与其中；借助物质鼓励嘉奖后勤人员的辛勤工作；根据行政后勤管理职能部门的特点为相应的管理人员开展独特的团队拓展项目；等等。

但是需注意的是，企业也不能忽略对行政后勤部门的管理和约束，要让行政后勤管理员工全面地了解工作内容和岗位重要性。企业要组建并进一步完善该制度，优化调整体系，技术规范工作标准，充分落实方针与最新政策，及时发现其中应满足的需求，强化措施对问题开展简化处理，灵活运用网络化管理方式，深层次讨论工作内容，通过这个方法完善自身岗位性能与完整性。而后，要明确行政后勤管理工作的标准和技术规范，进一步设定综合考核方案，侧重设置相应的工作目标，加快其发展壮大的速度。

（三）严格掌控行政后勤人员的专业建设

事实上，并不是人人都能做好行政后勤管理保障工作，这份工作往往涉及服务的配合和综合协调工作。如果是某个没有丰富经验或者水平不符合标准的人来做此项工作，很有可能会把企业的事务变得更为繁杂，员工也会苦不堪言。因此，企业在聘任行政部门后勤管理工作人员时，应开展严格的筛查，不仅在学历上做出明确的要求，在个人能力上也要严格把关。要选择有工作经验且专业能力较强的工作人员，这样可以让他们尽早适应工作，满足企业的要求。同时，还要重视对行政部门后勤管理人员的培训，不断提高他们的执行能力和工作管理水平，增强工作效率，加强管理队伍的建设。

企业还可以同有关高等院校相互配合，建立专项人才建设策略，由企业和院校共同耗资打造一批符合这个时代企业行政部门后勤工作所需的专业化优秀人才。此外，企业也需要增强对工作人员的定期学习培训和技术考评，分阶段对他们开展专业能力与技术的学习培训，使其更好地实施有关工作，保证每一个在企业工作的人员都可以提高企业行政部门后勤工作的规模化水准。

结 语

行政后勤管理部门作为一个工作职责庞杂、要求很多的职能部门，具备服务性、综合性和融合性的优势特点，是企业的立身之本。激烈的行业竞争和进一步的改革创新，驱使企业开展深化改革、提高工作效能、调节生产成本，为企业发展和职工队伍解决实际困难，建立起统筹兼顾的专业化的工作模式和专门的行政后勤管理实施方案与管理体系，渐渐提高工作管理实际效果，健全有关制度管理体系。企业也应当提供充足的关注，协助各职能部门充分调动竞争优势，打造一支具备极高凝聚力的企业行政后勤部门。与此同时，行政后勤部门的领导者应不断提高自己的业务能力和综合素养，言传身教，引领部门朝着科学性、合理性、高效率的方向努力，为企业发展切实发挥最佳保障作用。