事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决方案

张小明

（内蒙古自治区残疾人就业服务中心，呼和浩特 010010）

引 言

事业单位是国家机关建立的社会公益性质的单位，所以事业单位的档案管理工作非常重要。现如今，很多事业单位在对档案信息进行管理的过程中依然采用传统的方法，这样不仅影响了档案管理工作的效率，同时也会影响到事业单位档案信息的管理效率。为了能够使这种现状得到改善，事业单位必须加强档案管理的信息化建设，并且还要根据事业单位的实际情况，将档案管理办法进行完善。只有这样，才能体现出档案信息的价值。

一、事业单位档案管理工作信息化建设的重要性

（一）节省各种资源成本

事业单位在开展档案管理工作的过程中实现信息化建设，可以与无纸化办公相结合，这样不仅能够节省成本方面的支出，同时还能使档案管理工作的质量得到提升。事业档案管理信息化建设可以使档案管理部门直接建立与各个部门直接的、有效的联结，档案信息从开发到领导审批签字，再到归档的全程都要通过计算机设备进行处理，这样就能有效地提升档案管理工作的效率。

（二）为档案信息的归档和调阅提供方便

事业单位的档案信息中包含了很多资料，档案信息的开发和保存除了能够将事业单位的变化进行记录，还能为以后的发展提供参考依据。如果能够使事业单位的档案管理工作实现信息化建设，就可以使调阅和归档更加方便，同样也能使档案信息长久保存。事业单位通过计算机设备将档案信息进行收集和整理，然后就可以通过计算机系统上的检索功能对档案信息进行调阅。另外，利用计算机系统，还能够扩大档案信息的存储空间，从而实现对档案信息的集成化管理。

（三）提高档案信息的安全性

事业单位在对档案信息管理进行信息化建设时，可以在网络管理系统中构建防火墙技术和恢复系统，这样就能在加强病毒防御的同时，对用户的使用权限进行管控，从而提高事业单位档案信息的安全性，避免网络黑客对计算机系统造成破坏，防止网络系统被病毒侵害，从而降低档案信息泄露的概率。

（四）提高信息数据的处理速度

随着信息技术的发展，大数据技术已经成为各个行业领域中处理信息的有效手段。同时，大数据技术也能为事业单位的决策提供有效的依据。所以，事业单位档案管理实现信息化建设能为大数据技术的有效应用提供便利条件。例如，事业单位会定期组织基层干部参加培训，而与这些培训有关的信息都会建立档案，如果管理层要从基层提拔干部，就可以将这些信息当作参考。

（五）实现资源共享

事业单位的档案管理工作实现信息化建设，就可以和其他单位或者国家档案管理部门进行资源共享，这样也能提高档案信息的利用率，从而体现出档案管理工作的价值。

二、事业单位档案管理信息化建设的困境

在信息技术飞速发展的过程中，我国很多事业单位实际上已经开始构建档案管理的信息化建设。然而，因为缺乏专业的信息技术人才，缺乏信息化建设的经验，所以事业单位在构建信息化建设的过程中遇到了很多困难。

（一）缺乏对信息化建设的科学构建

很多事业单位的档案管理工作在实现信息化建设的过程中，过于盲目地投入工作，并没有根据单位的实际情况提前做好细节性的规划，其中最主要的原因有以下几个方面。

首先，事业单位对档案管理部门的奖惩制度构建得不够完善，所以负责档案管理的人员缺乏责任意识，也没有积极学习先进的管理技术和管理方法，在工作中的态度也非常消极。

其次，由于受到编制的影响，事业单位的人员流动性较小，虽然这样能够使事业单位的结构更加稳定，但是也限制了档案管理信息化建设人才的引进。

最后，事业单位的档案管理在信息化建设的过程中缺乏专业人员的指导，基本上都是靠单位原来的档案管理人员自主摸索的，这同样也会影响到信息化建设的速度。

（二）档案管理人员的工作能力参差不齐

事业单位的档案管理工作并不是单纯地靠一个人或者一个部门就能独立完成的，而是需要在大量专业人才的共同努力下协作完成。但是很多事业单位负责档案管理的工作人员思想都比较守旧，再加上社会环境已经发生了变化，档案管理工作并不是简单地将档案信息的内容输入计算机系统中就算实现了信息化建设，所以档案管理人员除了要掌握档案管理的理论知识，还要学习相应的信息技术的应用方法。只有这样，才能为后期工作的开展奠定良好的基础。

（三）缺乏完善的数据库

在非专业人员的概念中，档案管理工作就是将收集到的档案信息进行整合和归纳，然后再将其录入计算机系统中进行归档保存。但实际上，这只是最“皮毛”的工作，档案管理人员还要从大量的档案信息中挖掘出有价值的内容。所以，事业单位的档案管理必须构建完善的数据库，只有这样才能提高工作的效率。然而，当前我国大部分的事业单位并未建立档案管理的数据库，这对档案信息的价值体现起到了一定的限制作用。

（四）档案信息的利用率较低

有些事业单位在开展档案管理工作的过程中，对于档案信息仍然采用纸质版的存储方法。如果其他部门要对档案信息进行调阅或者查询，就要先向档案管理部门进行申请，经过审批之后，档案管理部门的工作人员才能开始在海量的档案信息中进行查找。在这个过程中，档案信息的调阅和审批就要消耗很长时间，再加上档案管理人员要从大量的信息中进行查找，同样也会消耗很长的时间，严重影响了档案信息的利用率。另外，纸质版的档案信息在翻阅的过程中难免造成一定的损坏，如果档案信息被调阅的次数较多，还会加快纸张老化的速度，字迹也会产生磨损。所以，这种纸质的档案入库以后，利用的效率就会越来越低。除此之外，纸质的档案信息在保存的过程中对环境要求很高，不能长时间受到太阳的暴晒，也不能在潮湿的环境中保存，否则档案就会发霉。而如果已经归档的纸质档案信息长时间放在密闭的空间中，还容易遭到虫咬，导致档案信息的完整性受到影响。

三、事业单位档案管理实现信息化建设的基础条件

（一）具备先进的工作理念

事业单位将档案管理工作实现信息化建设是对传统工作方法的一种改革，所以除了要转换传统的工作理念，还要根据实际情况追加一定的投资，并且事业单位的管理部门还要加强对档案管理工作的重视。因此，事业单位的管理人员必须具备先进的工作理念，只有管理层开始重视档案管理的信息化建设，才能在实际工作中投入精力，基层员工的积极性才能被带动起来，这也是事业单位档案管理工作实现信息化建设的基础。

（二）构建一支高质量的专业管理团队

与传统的档案管理工作方法相比，事业单位档案管理的信息化建设必须具备以下几个方面的管理知识。

首先，档案管理人员要具备档案管理的理论知识，同时还要具备较强的业务能力。

其次，档案管理人员要学会利用信息技术将档案信息进行正确的采集，并且还要熟练地利用计算机技术将信息进行整合，然后再将档案信息进行归档，最后还要掌握档案信息检索和利用的方法。因此，事业单位要在内部培养专业人才，同时还要从专业院校或者社会环境中引入档案管理人才。只有这样，才能构建一支高质量的档案管理信息化建设团队。

（三）配备专业的信息化设备

事业单位的档案管理工作要想实现信息化建设，就必须要配备完善的硬件设备。其中主要涉及：计算机设备、照片采集设备、扫描设备、语音采集系统及多媒体设备等等。只有所有的硬件设施齐全才能将档案信息进行输入和整合，最后再进行储存和归档。另外，事业单位还要购买档案管理的网络系统软件，并且要根据网络的发展随时对软件系统进行更新。除了这些之外，事业单位还要为档案管理的信息化建设配备专业的档案管理办公室，并且还要购买一些避免光照造成损坏的家具。

（四）配备专业的安全防护系统

部分事业单位的档案信息涉及国家机密，所以在实现信息化建设的过程中，必须配备专业的安全防护系统，这其中包含了档案信息的网络管理条例、完善的管理方法，以及网络安全防护技术等。只有将这些档案信息防护系统进行完善，才能避免事业单位档案信息中的内容遭到网络黑客的攻击，从而导致信息泄露。

四、事业单位档案管理实现信息化建设的实施策略

（一）加大后续资金的支持

虽然，目前我国大部分的事业单位在档案管理工作开展的过程中已经逐渐实现了信息化建设，但是整体的建设水平却没有得到提升。所以，事业单位的管理部门必须从人力资源和资金上给予一定的支持。因此，事业单位的管理部门要认识到档案管理信息化建设是未来的主要发展方向，这样才能使档案管理实现智能化办公。另外，管理部门在给予档案管理信息化建设资金支持的同时，必须做到专款专用。事业单位还要帮助档案管理部门建立与同类型单位的沟通桥梁，这样才能引入更多的信息化建设资源和经验，从而推动信息化建设的快速实现。

（二）对档案信息进行数字化管理

在实现事业单位档案管理工作的信息化建设的过程中，数字化管理是一种非常有效的管理模式。数字化管理主要是将档案信息通过计算机系统进行储存，然后再将纸质档案信息上的内容通过扫描仪器和拍照系统进行扫描拍照，然后上传至网络。通过这些设备将网络信息进行整合之后，再整理成档案形式存储到数据库中，并且还要在录入的过程中标记好档案信息的内容、名称、时间，以及卷宗的具体编号等信息，这样才能为以后的调阅和搜索提供便利条件。事业单位的档案管理部门通过这样的方法推动信息化建设，能够将传统的档案信息管理方法进行优化，并且在档案信息建设的过程中构建完善的数据库，还能为以后的查询和调阅节省更多的时间，从而提高事业单位档案信息的利用价值。

（三）加强对档案信息的有效管理

档案信息的资源建设是事业单位档案管理工作实现信息化建设的重要组成部分。所以，如果缺乏对档案信息资源的有效利用，信息化建设就很难实现。

首先，档案管理人员要将档案信息的全部内容按照目录做好分类，并且还要根据不同的部门将档案信息的内容进行系统性的整理。在进行整理的过程中，应该按照集中整合、分别管理的原则和方法对档案信息进行调配。只有这样，才能为档案资源的共享提供便利条件。

其次，档案管理人员还要将档案信息的内容进行数字化处理，确保数字化技术能够完全代替传统的纸质保管方式，如果档案信息中有图片资料，也要采用特殊的技术将图片进行完整的保存。

最后，档案管理人员在将这些档案资源的内容进行上传的过程中，还要严格按照系统平台上的要求对档案信息进行分类，避免采用复杂的方式将档案信息的类别进行录入。只有这样，才能提高档案管理工作信息化建设的效率。

（四）将档案管理信息化建设的安全制度进行完善

事业单位的档案管理工作在实现信息化建设的过程中，要加强对档案信息安全性的重视，并且还要在严格的监督下开展工作。

首先，档案管理人员要构建完善的档案查询制度，将对有调阅权限的人员信息提前在档案管理系统中进行设定，将不明身份人员的调阅权限一律进行拦截，这样才能提高事业单位档案信息的安全性。

其次，事业单位的内部员工在对档案信息进行调阅的过程中，网络系统要自动对访问人员的身份、访问时间，以及调阅的档案内容进行备份，并且还要确定调阅权限中不能对档案信息进行任意修改或者泄露，这样才能防止违法犯罪的事件的发生。

最后，事业单位的档案管理工作在实现信息化建设的过程中还要构建完善的监督体系，并且还要将监督责任落实到具体的责任主体，促使档案管理人员能够起到有效的制约作用，这样不仅能够使档案管理人员的工作态度更加积极，还能提高档案管理信息化建设的质量。

（五）提高档案管理人员的综合能力和职业素养

事业单位的档案管理工作在信息化建设的过程中，虽然全程都要通过计算机设备进行操作，但是仍然需要人力资源进行管理，所以档案管理人员的综合能力和职业素养必须要得到提升。

首先，对于刚刚入职的档案管理人员来说，事业单位的管理层要组织他们参加入职培训，并且还要确定考核成绩符合要求之后才能让他们上岗。

其次，对于已经从事档案管理工作的老员工而言，也要定期组织专业知识的培训，强化档案管理人员对信息技术的掌握和运用，提高他们的业务能力，并且还要熟练地运用计算机设备，这样才能满足信息化建设的基本要求。

最后，事业单位还要加强对档案管理人员的思想政治教育，强化每一位基层员工的政治素养，强化他们在档案管理工作中的服务意识，这样才能使他们全身心地投入工作之中。

结 语

总而言之，事业单位作为国家公益机构的重要组成部分，档案信息中有很多内容都涉及国家机密，所以必须加强对档案管理信息化建设的重视，确保档案信息的安全性，提高档案管理工作的效率。