机关档案收集工作中存在的问题及对策

文/青岛市李沧区政府办公室 王岩

机关档案的收集，是档案管理工作的基础性环节，对后续工作的开展有着重要指导意义。收集工作能够对大量的档案资料进行筛选、过滤，评估档案的真实性和完整性，避免档案资料的丢失和泄露。“巧妇难为无米之炊”，如果连材料收集工作的质量都得不到保证，后续将会引起一连串的问题，包括档案利用范围的缩小、重要材料的遗失、利用价值的降低等。因此，对机关档案收集工作进行分析具有重要意义，是促进档案管理工作顺利开展的重要保障。

一、机关档案收集工作的主要内容

机关档案的收集工作，是按照党和国家的规定，通过相应的制度体系和专门的征集办法，将分散在不同机关、个人手中的有价值的档案信息集中到机关档案室和档案馆的工作。一个机关应该归档的文件材料主要包括以下几个部分：1.上级机关的文件资料，包括指导性文件、与本机关业务有关的文件、需要按照要求办理的文件、重大会议材料、需要本机关转发的材料、代上级机关草拟并被采用的文件的草稿等。2.本机关的所有文件材料，涉及的范围比较广，涵盖了工作会议、代表大会、行政领导会议材料等内容。此外，还包括本机关下发的各种正式文件资料、财务报表、人事变动档案资料信息、会计文件等。3.统计机关、非隶属机关的文件资料，以及工作上、业务上往来的文件资料等。4.下级机关的文件材料，包括统计报表、财务预算、财务决算、备案性文件等。从以上多个方面不难看出，机关档案收集的资料类型十分多样，数量众多，在开展的过程中难度大，具有复杂性、专业性的特点，要引起领导人员、档案管理人员的充分重视。

二、机关档案收集工作现状及存在的问题

如果机关档案收集工作开展不顺利，或是无法甄别档案资料的真实性和完整性，将会直接影响到档案馆的馆藏资源，同时也无法为使用者提供优质的服务。很多机关事业单位，尤其是基层事业单位，对机关档案收集工作并不重视，主要原因在于档案管理工作无法在短时间内为单位带来直观的经济效益。或是在档案管理中，各项工作并不深入，只“走马观花”式地进行了管理，所收集的资料和文件内容单一，类型并不丰富，难以为后续工作的顺利开展起到促进作用。机关档案涉及干部、职工切身利益的人事档案、文书档案；业务部门在其工作开展中形成的专业性档案，重要合同和协议等；财务部门制作的财务报表、会计资料；基建部门的科技档案、实物档案等。上述各类档案都会为职工薪酬管理、工作晋升、评优评先，以及机关事业单位的发展带来直接影响，作为很重要的原始凭证，其作用不可替代。如果没有及时收集，可能在短期内不会产生较大的影响。但是随着单位的发展以及人员变动、机构合并等，没有归档的文件资料势必会丢失，将会带来难以挽回的损失。具体来说，机关档案在收集方面存在的主要问题如下：

（一）收集的档案资料较为单一。很多单位领导人员并未针对机关档案收集工作制定相应的制度体系，导致档案管理者对工作的标准了解不够深入，在收集和管理中没有能够参考的标准。分不清哪些资料需要收集，哪些资料应该及时删除和销毁，增加了工作难度。很多时候只单纯地将单位公务活动或会议资料进行整理，没有对其进行甄别和分类，加大了后期工作难度。

（二）档案收集不完整。对于部分机关单位开展的会议，档案资料中只记录了会议通知，没有记录会议开展过程中有关的内容；在上下级的请示批复方面，只有请示没有批复，或是只有批复没有请示；部分档案资料中缺页少码。以上都是档案收集工作开展中遇到的问题，由于档案收集是整理、归档、保管的基础性环节，当资料的完整性和真实性得不到保障时，后续各项工作也就无法顺利进行。

（三）专职人员业务素质有待提升。部分机关单位档案工作人员综合素质有待提升，专业能力无法满足岗位的相关要求。人员流动较为频繁，工作上的交接不足，部门间“各自为政”的情况较为普遍，无法及时进行交流和沟通。由于领导人员对该工作不够重视，很多部门并未定期开展专业技能培训，也无法将《归档范围和档案保管期限表》中的相关内容落到实处。导致档案管理人员的工作意识、服务意识并不强烈，没有从宏观的角度来思考问题，认为本科室形成的档案只归本科室所有，档案资料没有移交给上级部门的必要。殊不知这种做法会严重影响机关事业单位各项工作的开展进程，造成档案资料的丢失、遗漏，甚至被不法分子窃取。

（四）管理制度不完善。部分单位并未建立完善的机关档案收集制度，即便有，落实程度也不高。单位会将更多重点放在文书档案管理方面，而忽略了科技档案、专门档案、人事档案等；在纸质档案管理方面会投入更多的人力，而没有意识到机关档案信息化管理的重要性。除此之外，归档范围界定不清晰、档案管理考核细则不合理等现象依然十分普遍。在这种情况下，档案管理人员的积极性得不到激发，长此以往，工作态度也会出现问题，不利于工作的长远发展。

三、机关档案收集工作对策分析

（一）提升机关主管领导对档案工作的重视度。机关档案管理人员在工作开展的过程中，应多向上级领导人员及时反馈工作情况，多请示、汇报工作，让主管领导对该工作有更深入的了解和把握，提升其重视程度。对于领导人员而言，应主动了解机关档案工作的相关内容，包括学习相应的政策法规，摒弃传统的思想观念，学习借鉴其他单位的先进工作方法和经验，树立先行意识，为基层职工起到模范带头作用。档案工作者应主动加强和其他部门之间的交流和联系，提升各部门对该工作的关注度，让社会各界知道，档案管理是可以对其他工作进行引导的。在这种意识的引领下，机关档案收集、管理工作也会开展得更为顺利，领导人员会提升档案管理工作的地位，纳入议事日程中。如此一来，各单位内部能够形成良好的工作风气，使机关档案收集工作又好又快地开展。

（二）提升档案人员的业务素质和综合能力。各级机关档案室的工作人员应不断提升自身专业能力和综合素质，在工作中敢于创新，实现突破。1.单位领导可定期或不定期举办专业技能培训，或是邀请业界专业人士前来分享工作经验，为本单位档案从业人员创造对外交流和学习的平台，发现自身在工作中存在的问题之后不断进行改正。2.根据机关档案收集工作的相关要求和需要，开展多样化的培训形式，丰富培训内容。例如目前信息技术在很多行业和领域都得到了广泛应用，有关单位可利用QQ群、微信群等上传和机关档案收集有关的资料文件，供档案从业人员随时随地学习。3.此外，还可引导各部门档案人员及时完善、补充和本部门有关的档案，在经过上级部门审批合格之后，严格按照《归档范围和保管期限表》中的相关规定，对档案资料进行收集和归档，确保文件的真实完整。4.要扩充档案管理人员的理论知识储备，并根据人员队伍的特点，针对性地进行培训。例如，对于工作中的老员工而言，应促使其转变思想理念，合理应用信息技术、互联网技术来实现档案的收集，提升工作效率，培养信息素养，强化工作能力。而对于刚入职的职工而言，理论知识储备十分丰富，但是实践操作能力不足，缺乏工作经验。那么在人才培训方面，就应该尽可能地为其创造实践的机会，将理论和实际相结合，积累工作经验。5.除了要提升档案管理人员专业能力之外，还应加强其职业精神、思想道德的培养。形成爱岗敬业的优良品质，深刻认识到机关档案收集的重要意义，将责任意识渗透到工作开展的每个细节中。6.单位内部可加大对《档案法》的宣传，不仅要让档案人员知晓其中的相关内容，还应取得其他各部门的配合，通过讲解实际工作中的案例，提升档案意识和重视程度。7.机关档案收集的主要目的并不在于将文件资料长久地保存，而是要为利用者提供优质的服务。因此在对档案人员进行培训时，还应提升其服务意识和服务能力。当利用者需要某些资料时，档案人员能够帮助其进行查找和阅读，提升档案资料的利用率。

（三）建立健全的档案收集归档制度。为了保证机关档案收集工作能够更加顺利地开展，应以完善的制度体系作为保障，能够对档案资料的收集、整理和归档工作进行正确引导，同时为资料移交、传输、共享等提供可靠的参考依据。只有这样，档案收集才能够做到有章可循，避免出现管理混乱的情况。就目前情况来看，在机关档案收集中，存在着收集过程困难、资料真实性得不到保障等问题。而归档制度的建设，能够提升档案管理的规范性，包括明确归档的范围、时限，哪些资料应该进行归档整理，哪些资料应及时删除和销毁。在资料收集完成之后，有关人员应将所有的档案文件移交给上级档案馆进行保存，任何部门和个人都不得以任何理由对档案资料进行修改，以免给后续工作的开展产生不便。

（四）采取多样化的档案收集方式。机关档案收集是档案管理工作顺利开展的重要前提与保障，随着时代的发展以及我国各级事业单位内部改革的深化推进，档案收集工作也应做到与时俱进，不断创新，改变原有的、单一的收集方式。在形式上，要多种多样，抓住各种检查、内部机构调整、人员调动等机会，为机关领导和有关部门工作的开展创造良好条件。如此一来，文件资料的清理效率将会得到大幅度提升；档案工作人员应主动收集整理机关领导人员外出开会或执行任务过程中产生的资料信息，整理出其中有价值的内容并归档。在内容方面，除了要保证档案资料的完整性之外，还应注重收集过程的规范性，如果程序不全、流程不清晰、不符合相应的制度，则应该第一时间分析原因。不能“你移交什么，我就接受什么”，要改变这一工作模式和思想理念，有针对性地对所有资料进行甄别，分析其真实性、完整性和科学性。通过采用多样化的档案收集方式，能够让该工作开展得更为顺利。

（五）利用现代化技术。信息技术在数据收集、整理、分类、储存等各方面都有着天然优势，能够解决以往纸质档案管理中存在的诸多问题，包括对储存条件要求较高、工作效率低下、关键资料容易丢失、遗漏等。各级机关部门和档案室应加大资金、人才的投入力度，完善基础设施建设，配备和机关档案收集、管理工作相符合的硬件和软件。利用扫描仪将纸质文件上传到信息化平台中，或是在机关档案管理库房设置24小时的监控系统，对进出人员的身份进行登记，以保证档案资料的安全性。在现代技术的辅助下，机关档案收集、管理能够朝着自动化、网络化的方向发展；系统可自动对每份档案资料进行审查，不合格的及时退回，合格的资料文件及时归档，储存到数据库中进行备份，以防丢失。

（六）加强后期利用。档案工作可以细分为收集、整理、价值鉴定、保管、编目和检索、统计、编辑和研究以及提供利用这八个主要部分，可将上述各部分大致分为基础工作和利用工作。这种分类从侧面反映了档案的主要功能，即被使用者利用。档案收集是档案工作的基础性环节，直接关系到档案资料能否为有关人员和部门提供优质服务。因此想要提升档案收集工作水平，可从加强档案的利用入手，让社会各界意识到档案的价值和收集工作的重要意义。

四、结语

总而言之，随着我国经济社会的不断发展，以及各级机关事业单位内部改革的深入推进，机关档案收集、管理工作占据着越来越重要的地位，应引起领导者和从业人员的充分重视。要在不影响档案资料安全性的基础上，尽可能提升资料的利用率，为使用者提供优质服务。有关人员应深入分析当前机关档案收集工作中存在的各种问题，针对性地制定完善对策。要提升机关主管领导对档案工作的重视度；强化档案人员的业务素质和综合能力；建立健全档案收集归档制度；采取多样化的档案收集方式；合理应用现代化技术，提升机关档案收集的工作效率。从以上多个方面出发，能够为机关单位和社会各界提供有效的信息服务，使机关档案信息资源能够更好地为社会发展服务。