办公自动化环境下文书档案管理方法探讨

文/中国电影资料馆 周潇

信息时代，在办公自动化逐渐成为主流新型办公方式的环境下，文书档案管理主要通过电脑等新型设备和数据处理方式对文书档案资料进行管理，从而使办公效率有了显著提高。新时期虽然为文书档案管理提供了更多机遇与便利，但仍需深入调研、科学规划，不断加强流程环节监控，完善长效机制，优化软硬件设施，采取技术方法为文档的存储与利用提供安全支持，提升人员素养，参与自动化建设进程，从而促进文书档案管理工作高效运转。

一、办公自动化环境下文书档案管理的优势

（一）文书档案的生成存储方式更加多元。管理人员可以将文档资料及时登记录入档案管理系统中，也可以使用办公自动化系统（以下简称OA系统）直接实现数字文件的生成与储存，档案管理者拥有纸质、数字或纸质兼数字存档的多重选择，使文档在建立和使用环节上拥有以需求为导向的更为多元的存储方式。

（二）文书档案的检索更加便捷。文件材料的检索是以往办公环境中最难处理的一部分。相关人员往往需要耗费大量的时间与精力才能够找到所需文件材料，他们面对大量文档时难以避免因仅有框架性分类所产生的手工检索压力，且对于特定目标的查找常常无功而返，但使用自动化管理系统十分便于检索与处理文件材料，根据检索的不同信息快捷调用所需资料。OA系统的应用，使管理人员以多种形式、多种组合方式快速准确地查找相关资料，借助系统的智能管理功能，能够对所需文档材料自动查找、整理和判断，实现文书档案相关工作效率的有效提升。

（三）文档的管理更加互联互通。OA系统使得文档的收集、分类、存储、调用、统计、阅览融入网络资源共享，通过办公内网形成单位文件信息的贯通，使得处于网络中的每位员工突显他们档案形成参与者和价值共享者的特性，同时还使其有权参与更新、修订与其相关联的信息。OA系统多线程同步处理信息的能力，也使得档案的各项管理流程产生了趋向快捷便利的转变。

二、办公自动化环境下文书档案管理方法

（一）加强管控意识，实现线上线下一体化。办公自动化环境下，随其管理形式和目标对象发生一定程度的变化以及工作范围的拓展，文书档案的管理工作势必呈现新的样貌。通常情况下，文书档案会出现多种形式，如有合同、外部发文、对外公文等通过OA系统转换而来的或外部交换的纸质类文档，也有内部发文、各类申请批复等通过OA系统直接形成的电子文档等。管理人员需重新梳理各项文档的形成轨迹，文档材料的收集、整理要融合线上线下流程，严格控制流程中各环节，使得线上线下文件材料相互一致、相互佐证，防止因材质载体转换出现文档连续性脱节，如数字文档与纸质同件材料的内容不符等情况发生，以保障文书档案的准确性和完整性。为顺应当今时代各项工作快节奏调整、随时产生变动的发展趋势，需要我们对单位各部门新增和新调整的工作流程甚至新的机构调整具有一定的敏感度，及时跟进新的文档资料生产环节，把控文件材料在形成的每个细节、每步流程中不流失档案价值，从而实现线上线下一体化的管理方式。此外，电子文档从格式到文件编制制定归档标准，并根据国家相关规定对归档职责范围、管理权限构建合理有效的协作机制，加强各部门间线上线下一致的配合协作，既避免权限冲突，又能充分发挥整体优势。从文件产生、运转、归档处理进行严格把控，有效推动文书档案管理的规范化。

（二）加强环节监控，创新管理模式。当前网络化的管理审批和部门间紧密协作的工作特征日益明显，呼吁传统文书档案管理工作模式的转变。文书档案管理部门仅靠自身资源难以应对更为庞大复杂的档案处理工作，各部门之间的协作管理成为新的必然需求。在办公自动化环境中，每个部门既有个体独立性，又是系统整体管理不可分割的组成。这需要档案管理人员根据不同部门工作特性对文书档案进行信息标注的把控，包括编号、归档日期、问题（机构）、归档范围、统计的内容条目等有关信息，同时对于档案的形成步骤更要有明确的认识。了解在哪个工作环节可形成何种有利用价值的档案，才能对这些信息进行人工或自动整合。由此，以自动化办公模式为基础建立新的录入规则、新的管理序目，并设置合理有效的查询方式，加强各部门整体归档意识成为必要的工作理念。当传统纸质文书档案转变为电子文件的存储方式时，管理部门和技术部门及相关人员之间的合作也变得尤为重要，文书档案主管部门要在OA系统构建初期就参与系统的搭建，总体指导把控文档在办公系统中的收集、调用，逐步构建主管部门与各部门之间的协同合作，形成办公自动化文档管理的新模式。

（三）提升安全防护意识，严格落实安全责任。由于互联网环境具有很强的开放性，以此为基础实现的办公自动化对文书档案的安全管理工作提出了更高要求。加强对文书档案安全管理工作的落实势在必行，需要通过多个方面开展工作。做好文书档案安全防护与管理，避免受到外界安全因素的威胁，也是文书档案工作高效运行的前提和基础。如在设备设施方面，首先要对文书档案管理使用的软、硬件设施进行有针对性的安全排查防护工作，OA系统要根据安全等级标准与安全防护要求设置相应的防火墙，并定期做好防火墙的检查和维护，运用安全性能较高的安全技术预防日益猖獗的电脑病毒和网络攻击等。此外，对保密性文件档案施行硬件隔离，将内网与外网进行安全隔离，保证保密性文件和目录及相关信息不出现在使用外网的电脑上，以此来杜绝机密档案发生泄露。另外，单位应积极建立健全网络安全管理体制，各部门设立兼职档案管理人员，增强档案相关人员的安全意识，严格落实安全保密责任制及岗位职责，进一步明确安全管理的指标体系和评价办法，协同相关技术部门完善文书档案的规范收集与信息整合工作的落实，严格保障文书档案管理的安全性。

（四）增强专业人员素养，调整管理思路。新时代背景下，文书档案管理人员需要紧跟时代发展步伐，积极应对工作理念的转变。就增强文书档案管理人员专业素养而言，需做到如下几点：首先，需完善管理人员的选拔标准，注重综合考量从业人员档案管理和电脑技术的专业知识。同时，要加强在岗管理人员的技能培训，使其熟知管理要求和规范标准，又能尽快适应新技术新思维，既要具备处理应用文书档案信息的敏锐思路，又要具备技术人员的意识。否则，档案人员难以根据办公系统搭建特性建立和把控文件档案运转、归档、调用的合理步骤以及安全性保障。同样，也无法最大限度发挥办公系统为档案管理提供的便利作用和优势。我们可对在职档案管理者采取有针对性的培训，通过继续教育、中短期相关培训课程，使其符合多元化的管理诉求，改进传统档案管理的思维模式。如对单位档案管理人员进行分批次信息技术的培训，提高文书档案管理工作效率。同时，引进相关专业人才和应届毕业生，从而适应数字化时代档案管理方式的转换。此外，鼓励引导档案人员自觉主动学习、思考，把优秀的创新思路和技术技能应用借鉴到文档管理中，可使其收集、整理、鉴别和归纳文档、安全防护工作的能力得到显著的提升。

（五）完善规章制度，规范开展工作。在文书档案管理过程中，要规范开展档案收集、整理和查阅工作。要科学制定和实施涉及档案搜集、查阅、保密和归档等方面的管理制度，组建以单位档案主管部门牵头，有关部门参与配合的档案工作协调机制。明确制定文书档案的收缴时间、收缴范围、文件种类及目录要素，保证各个部门档案收缴齐全完整，并合理处置机构变动后部门和单位档案资料的归属与流向，制定所收文件档案的分类、整理、编目组卷、加工、入库等工作的实施标准。制定明确高效的查阅规则，日常管理中严格落实档案管理各项要求，定期开展档案数量和档案目录编写以及重点专项档案的统计核查工作。此外，为以档案著录和数字化为基础的单位大事记等相关的专项档案利用工作做好资料更新准备工作。

（六）加强统筹规划，参与O A系统改造维护。OA系统的性能关系到文书档案的自动化管理水平，不断更新维护系统、开发和丰富系统手机客户端的功能等有助于文书档案形成的精细完整。档案管理人员可提出办公系统合理性优化建议，如规范、调整档案查阅审批流程，利用办公系统便于快速准确查询和处理审批事项的优势，合理设置借阅流程及条件，可缩短档案查询借阅时间。同时，优化系统功能以达到实时追踪和监控档案去向，及时催缴过期未还档案，为文档管理提供便捷可控的方式。因此，积极维护改进已有的流程及功能，开展网络安全检查，对历史遗留漏洞及薄弱环节实施有效整改。

三、结语

综上所述，文书档案管理工作在当今时代各单位工作中占据着重要位置，其管理水平的体现与档案资料信息的正确完整与利用率密切相关。加强科学的规划管理，深入调研档案工作的变革与转型，重视健全完善各项管理制度，提升从业人员素养，进一步提高文书档案管理的规范性、安全性、科学性，为充分挖掘档案价值，保证文书档案工作与新时代档案事业同步发展提供了有效保障。