机关单位档案管理转向档案治理的创新模式

文/福建省三明永安市自然资源局不动产登记中心 吴英

机关单位的档案，可以为单位制定改革制度、完善现有的策略方针提供指导方向。为实现档案管理的科学化、规范化目标，解决当下档案管理模式效率较低的问题，机关单位档案的工作应从管理模式转向档案治理模式。在数字化时代，企事业单位每天生成的档案信息数量和类型极为庞大，大量的信息化数据资源，成为档案管理部门工作的难点。特别是对于各类国家档案馆、电子档案中心、档案托管机构、不动产登记中心等单位而言，其面临的档案数据量更是远超过一般数据管理单位，导致档案管理工作压力加大。在这种情况下，《档案法》修改被提上国家的议事日程。中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》对档案管理向档案治理转变的重要性进行着重强调，这一系列的变化展现了当前档案管理模式向档案治理转变的必要性。

档案治理是在各部门的配合下，完善档案领域改革的重要过程之一，是实现对档案事务科学、规范管理的必要举措。因为其具有强大的优势，因此近年来，这一观点逐渐受到人们关注。为满足当前海量电子档案数据整理分析的需求，提高机关事业单位的工作效率，本文研究机关单位档案管理模式转向档案治理的创新路径，以期为提升机关单位档案管理效率和水平提供一定理论帮助。

一、机关单位档案特点与模式转变的重要性

（一）机关单位档案的特点。机关单位的档案往往涉及大量的个人保密信息，部分干部人事档案涉及个人品德等诸多隐私，里面的很多检查材料可能形成于干部秘密调查工作，涉及到有人向组织举报，或者他人举报（包括家属）以及个人的思想报告等等，也可能从侧面反映了一些重大历史事件。因此，与一般档案相比，机关档案既包含个人隐私，又包含党政秘密，保密性、法律性相对更强。

（二）管理模式转变的重要性。随着《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》的出台，使得档案治理工作的重要性日益凸显。在新一代信息技术和相关智能管理工具稳步推进的背景下，更需要进行档案资源的整合。为了优化档案管理的效果，档案法进行了对应的调整修改，随着模式转变的必要性越来越强烈，相关单位需要不断提升机关单位档案管理质量。档案管理是档案工作的基础和命脉，与档案事业的可持续发展息息相关，要完成从管理到治理的转变。

尽管法律从制度上保障了档案信息安全，但是个人信息的泄露等管理问题，仍然是当前档案管理过程中不断出现的漏洞。虽然相关问题应该采取“谁主管，谁负责”的基本原则，但管理部门经常因没有专职工作人员和没有核心技术人员而无法追溯责任人的问题，这是当前档案管理模式的弊端。档案治理强调利用法治来治理档案事务，将法治理念、法治精神、法治原则和法治方法贯穿到档案治理实践中，发挥法治的引领、规范和保障作用，实现档案治理方式的法治化与规范化。因此，将档案管理模式转变为档案治理模式势在必行。

二、模式转变背景下的创新

（一）智能化鉴定机关单位档案。数字时代的档案鉴定，是机关单位档案保存与价值区分的标志，也是档案管理向档案治理方向转变的创新途径之一。相关工作以档案鉴定理论为基础，以智能化鉴定工具为创新应用手段，旨在提高档案鉴定工作的质量和效率。以档案文件的双重价值论为指导，建立档案价值评估的等级标准，对特殊档案的一般保存体系重新划分，形成了档案的“第一价值体系”和“第二价值体系”。而且在智能化技术手段的辅助下，能够通过智能识别系统，进行有效档案的智能筛选，避免了大量人工筛选的档案管理过程，相关人员只需要在系统识别的基础上，进行二次核对即可，降低了档案管理难度，提高了档案管理的效率，保证档案鉴定结果的准确性。

（二）引入第三方监察审核机制。为保证核心档案信息的安全，联合第三方监管审核机构，建立档案信息接收的安全保护体系。充分利用机关单位的专业技术力量，保障档案信息的安全流通，完善第三方监管和审计制度，以第三方监管机构为中介，对机关单位间档案信息安全冲突或共享问题，进行管理和协调，促进档案治理模式优化，充分保证档案安全，防止内部人员泄露档案，真正实现向档案治理模式的转变。

（三）提升人员纳入标准，强化群众的档案治理认知。机关单位档案管理向档案治理转变，对档案工作人员提出了更高的素质要求，不仅需要档案人员具备档案管理知识，还要具备计算机等先进技术技能。但当前，档案人员的人才梯队建设相对滞后，一些档案管理人员大都采用“多人”组合的档案管理模式，但是这种原始化技术存在不确定性，以及资源接收方不足等问题，难以实现档案的有效管理。在这种情况下，为了实现机关单位档案管理模式向档案治理方向的成功转变，必须优化相关人员的能力，建设人才梯队，提高机关单位档案管理准入门槛，促使相关人员不断提升自身实力，为机关单位档案治理模式的实现奠定强大的人才基础。

另外，思想观念是影响事业单位档案管理向档案治理方向转变的重要问题。人民群众是档案工作的主体，其思想观念是影响事业单位档案治理能否顺利实现的重要方面。为此，必须强化人民群众对档案管理向档案治理转变重要性的认知，发挥档案管理部门、社会组织以及公民等多个主体的协同合作能力，不断明确各主体的权利和义务，在满足当前各个主体档案工作需求的同时，实现档案管理的多元主体共治共管，从而顺应时代潮流，不断更新认识，从而适应档案治理的新形势。

三、档案治理思路下的创新路径

（一）构建覆盖人民群众的档案资源体系。为了实现机关单位档案管理向治理方向的转变，需要不断强化档案资源建设工作，丰富档案资源，优化馆藏结构。不仅需要发挥传统档案管理部门在档案资源建设中的重要作用，更需要社会组织和个人成为档案资源收集工作的领导者。

（二）拓宽资源收集渠道。档案馆在接收数字化档案资料时，应自觉将其归入档案资料中，还需要积极拓宽其他资源收集种类，不断实现档案资源的丰富化。具体措施如下：1.制定数字管理战略。档案部门应坚持实施“存量数字、增量数字”的方法，利用数字档案代替包括纸质档案在内的传统载体档案，尽可能地保证和延长纸质档案的使用寿命。2.优化资源结构。档案管理向档案治理转变需要面临的一个重要问题，是底层档案资源的碎片化，这种分散在数据库中的各种档案资源相互连接，形成一个“信息孤岛”，为此，需要把原来孤立的数据库相连接，从而优化整合档案资源。通过优化档案资源配置的结构，保证档案系统内部互联互通，使文化中心、图书馆、事业机关单位的信息得到有效整合。3.构建第三方监督体系。要防止各种档案信息泄露的问题发生，必须建立政府、企业和个人三方监督机制，接受政府的监督检查，并由机关提供技术人员进行管理和维修。

（三）创新档案工作服务人民群众的模式。档案服务质量是保证档案治理模式能否实现的关键，可以及时解决现如今档案管理工作中存在的问题。因此，要从以下几个方面入手，对档案工作服务人民群众的模式进行创新。1.帮助档案工作者树立信息服务意识，提升服务意识和责任观念，并严格规范个人行为和日常工作，不断提高服务质量，满足档案信息需求方的要求。2.各地要明确创新档案工作切入点，解决档案信息服务中存在的问题，及时发现问题所在，填补空白，努力构建特色档案服务体系，提高使用者的满意度。3.优化档案信息服务流程，为用户提供多种服务，提升网上良好服务态度，简化档案查询手续，营造优质服务环境，从而提高工作效率，促进档案治理模式不断增加。

四、结语

当前，国家层面不断发布相关指导意见，强调了档案治理模式的重要性。在这种情况下，为了实现机关单位档案治理模式的转变，提升档案管理质量，本文提出了相应创新路径，以期提升档案管理工作效率，提高资源利用率。但在转变的过程中要谨记，无论怎样转变，档案管理都必须以中国特色社会主义核心价值体系为指导，并以此为核心进行创新，从而实现档案治理的可持续发展。