基于信息化的物流企业档案管理浅析

2022-11-14中国石油大港油田物资供销公司窦津艳

办公室业务 2022年8期

文/中国石油大港油田物资供销公司窦津艳

自从中国加入世贸组织之后，物流行业的发展愈加迅速。物流企业作为企业中较为重要的组成部分，对于社会经济的发展起到了推动的作用。在物流企业的各项基础性工作中，档案管理工作具有重要的地位。在实际的档案管理工作过程中，不仅需要关注大环境，还需要关注档案管理的具体内容，应从点滴做起，助力企业成长。

一、物流企业档案管理的必要性

（一）增强物流企业在市场经济中的竞争实力。在信息化普及的时代背景下，企业自身强劲的竞争力是企业在市场竞争中生存的有效保障。一个具有较强竞争力的企业，比竞争力弱的企业更容易在激烈的市场竞争中获得生存发展。信息化时代，档案是企业的无形资产，物流企业也不例外。无论是企业档案的形成还是企业档案的开发利用，每一个环节都体现着企业的价值。而档案管理工作的实施，可以促使企业中的管理更加合理。同时，也能够为企业经营管理打下坚实的基础，一个优秀的档案管理工作模式，不仅是对物流企业管理工作流程是否合理完善的复盘，更是对工作人员业务素养的有利提升，可以说，档案管理是物流企业参与市场竞争的有效武器。毫无疑问，完善的档案管理模式能提高企业的市场竞争力。因此，加强企业档案管理有利于提升企业在市场经济中的竞争实力以及在市场竞争中所处的地位。

（二）有效降低物流企业运营过程中的风险隐患。在日常的经营管理工作过程中，物流企业存在着一定程度的风险隐患。无论是什么类型的企业，在经营的过程中都会面临许多风险因素，这是不可避免的，物流企业通过良好的档案管理，可以将风险出现的频率有效降低或者直接规避风险。档案管理之所以能够有效降低物流企业的经营风险，就是因为档案管理是物流企业基础管理工作中的重要组成部分。可以促使企业中的管理更加合理更加谨慎，档案管理工作的成效对物流企业的管理工作意义非凡。通过合理有效的档案管理工作，物流企业可以维护自身合法利益，从而实现物流企业的可持续发展。此外，加强档案管理也是对物流企业自身资产的一种有效保护措施。是物流企业在现今竞争激烈的市场中依然能够得以生存以及发展的关键。因此，合理有效的档案管理工作能够将物流企业的商业风险降低。

二、物流企业档案管理的实践

档案管理工作是企业管理中最为重要的一环，日常档案管理内容十分繁杂，简言之，一般档案管理的流程主要是档案日常积累—分类整理档案—档案保存—档案使用等，整个档案管理工作程序虽然枯燥，但每天接触的档案内容多且新。首先，信息的出现便是档案管理的开始。物流企业每天产生的信息量很大，无论是客户信息还是物品流通信息，抑或是仓储变动信息等，都需要做好相应的管理，以便于当物流环节出现问题时，可以通过收集的电子档案信息进行追溯，降低物流异常给客户或者企业造成损失。其次，收集档案范围必须明确。每日物流企业产生的信息量庞大，这些信息并不都需要归档管理，因此需要在信息收集之前进行信息筛选，将需要进行归档管理的信息记录到档案中，进行专项管理。在档案信息采集范围界定上，参照国家档案部门相关规定来确定，以不断提升档案管理水平。再次，档案利用问题。档案收集后需要利用，一方面需要为企业法务部门提供相应的材料，另一方面需要为企业文化建设提供相关材料，以助力企业稳定发展。在企业文化建设上，将收集的档案材料结合物流企业发展史编写成企业自身的发展奋斗史，对企业文化进行宣传，加深职工对企业的认同感与归属感，提高企业的凝聚力，为企业未来的发展增砖添瓦。

三、物流企业档案管理工作信息化建设的建议

信息化技术的发展速度极快，各种电子设备、互联网络发展速度惊人，且大数据、云存储等技术更为现代物流企业档案管理工作提供了便利，可以使得档案管理工作更加轻松，也能为企业档案的安全性提供很大帮助，笔者结合自身工作经历，对档案管理工作信息化建设提出建议：

（一）完善档案信息化基础设施。要想让物流企业档案管理工作的信息化建设有效落实，需要物流企业针对档案管理工作信息化建设中所需要的基础设施方面的建设工作进行加强、完善。合理配置档案管理基础设施设备，优化管理流程，完善各项功能，确保物流企业中档案部门软硬件运行平稳有序，各类数据安全有效。在进行相关基础设施完善方面，主要从新设备选择与原有设备更新两方面入手，以全面确保设备满足物流企业信息化体系建设需求。将一些损坏、使用不便的资料库架废除掉，更换为单独带锁的资料架子。同时为确保资料库质量，需要适当安装通风设备，配置智能温度、湿度检测仪，便于随时掌握档案室环境情况。在信息化档案管理平台建设中，需要充分考量档案存储格式、拓展接口兼容性等，依据实际物流档案管理工作开展情况，对设备进行更新、增减等。

（二）提升人员综合技能水平。要想让物流企业的发展跟上现今时代的发展脚步，就应对物流企业中的档案管理工作加以重视，但仅对档案管理工作加以重视肯定是不够的，应当针对档案管理工作相关工作人员的综合素质进行提升。不断强化档案从业人员的数字化转型理念，增加档案教育培训科目设置中有关现代化、信息化内容比重。在教育培训、管理、考核等各个环节进一步加大力度，逐步打造适应档案专业数字化转型需求的人才。物流企业档案管理相关工作人员自身也应当注重新知识、新技能的学习，将自身专业视野继续拓宽，并要针对自身所处档案管理工作的范围以及物流企业的发展现状和动态进行深入了解，积极运用档案管理新技术以及学科新理论。在人员素质提升上，可以多组织一些有趣的活动，例如档案管理知识竞赛、优秀人才评选、档案管理深造培训等。

（三）选择适宜的信息化档案管理模式。面对物流企业，在企业运营中涉及的档案信息众多，在管理中需要充分结合自身的实际情况选择相适宜的档案管理模式，以适应企业档案管理需求，不断提高档案管理质量。在信息化档案管理模式选择上，可从以下几点出发：第一，考量企业当前及未来五年内发展情况。在档案管理模式选择上，需要考量当前发展情况及未来企业短期内发展情况，以便于适应当前与未来一段时间的发展，提升信息化档案管理质量。当前互联网、大数据等技术发展迅速，企业在档案信息化管理中，可以结合自身实际情况，构建企业内部档案信息数据库，便于档案信息管理，提升档案管理的信息化水平。第二，考量技术问题。档案信息化管理中，技术是保证档案信息化管理工作可以迅速推进的重点，在档案管理中，需要考量企业当前设备及整体信息化档案管理资金投入规模，以便于适应实际情况，在技术允许的范围内，最大化提升档案信息化管理水平。

（四）明确信息化档案管理权责。物流企业信息化档案管理工作量巨大，涉及部门较多，在整个档案管理中，为确保整体档案管理质量，需要各部门相互配合，以提升整体档案管理的流畅度，助力物流企业档案管理信息化建设。因此，针对物流企业档案管理实际情况，需要对各部门工作人员的具体职责进行明确，以避免各部门在交接工作中出现沟通不畅等情况。首先，明确档案管理总负责人。在物流企业信息化档案管理中，需要明确档案管理牵头部门、总负责人，以便于由牵头部门和总负责人领导企业档案管理工作高效开展。主要负责人需要具备较强的沟通能力、档案管理经验丰富、档案管理信息化系统操作能力强。其次，明确各个部门档案信息化管理负责人。档案管理不仅涉及一个部门，而是多个部分，包括基建处、保密处、研究所、技术处、信息化处等，而整个档案管理信息化工作的推进，离不开各个部门之间的相互配合，因此每个部门的档案管理负责人需要接洽相关工作。再次，对档案管理信息化中参与的各个部门具体职责进行划分。如保密处主要职责有两个：定制信息化涉密档案资料的审批与使用制度、档案信息化建设过程的保密安全监督。通过将各个参与信息化档案管理部门的相关职责进行明确，在档案管理工作推进中，各部门可以通力合作、密切配合，提升档案管理整体质量。