医药企业财务共享系统的风险管控研究

冯明霞

（上药康德乐〔北京〕医药有限公司，北京 100000）

一、引言

随着信息技术的不断发展，财务共享技术在企业中的运用越来越普遍，通过财务共享技术，各分子组织离散、相互重叠的财务核算工作与会计管理业务实现了规范化与流程化，为企业财务管理转型奠定了数据基础、管理基础与组织基础，是企业财务管理转型的第一步。财务共享系统已成为国内外许多医药企业开展财务管理工作的主要技术手段，对企业的发展发挥着重要作用。

财务共享服务中心和企业内部其他部门之间是相互协作的关系，通过共享服务中心可以增进企业内部各部门间的联系，但一旦处理不好各部门间的关系，就会影响企业内部协作，从而影响经营绩效。目前，中国医药企业仍然选择传统的财务方法，并没有作出创新性的选择，医药企业的财务共享服务中心也才刚刚启动，使得财务共享系统面临着很大的经营风险，甚至会导致重大财务风险，严重威胁到企业的发展。所以医药企业只有结合现实情况，找到合适的管理方法，在执行流程中，合理评估企业风险并提出相应的策略，不定期维护系统，才能形成科学有效的企业财务信息资源共享服务，从而实现企业共享中心的最大价值。

二、财务共享相关概念

（一）管理会计的财务共享

财务共享服务中心是一种全新的概念，在企业管理会计中也是全新的观点。在社会主义市场经济新形势下，运用有关信息技术，有机融入企业财务管理和经营活动中，在企业规划、投资决策、企业管理与评估等方面都对企业产生了重大影响。相对于传统单一的会计工作，现代管理会计更注重金融服务对现代企业经营管理的作用，其核心就是对企业的保护和创新。

（二）网络时代的财务共享中心

随着市场经济的进一步发展，财务管理工作日益重要。由于国内宏观经济形势的持续变动，企业的财务工作在内涵与形式上都出现了重大变化，传统的财务工作理论与方式早已不能满足企业的实际需要，财务共享服务已成为目前我国企业财务管理研究中的一项重大课题。相比企业来说，财务共享服务中心有符合自身的管理考评方法。如今经济社会高速发展，企业理财模式必须改革，以进一步提高企业财务管理工作的全面信息化建设水平。网络时代，企业数据共享理念也在日益革新，企业的财务管理工作应当紧跟时代的步伐，发展财务共享服务中心。只有减少企业财务方面的重复性工作，合理配置财务人员，才能使企业有效开展各项服务，从而增强竞争力。

（三）财务共享服务的优势

一是增强医药企业财务管理的效果。财务共享服务使医药企业能够从容审查相应的计划，使资本得到合理高效的使用。医药企业通过财务共享服务中心，还可以快速整理企业资产，再采用贷款的方法将流动资金分配给有需要的企业，实现资产的合理配置。二是财务共享系统可以增强资本运营意识，加强医药企业的财务和资本运营。三是减少财务成本。医药企业应用财务共享服务，可以聘用更少的财务人才，也能相应地降低医药企业的财务成本。所以，合理控制财务共享系统的风险，突出财务共享服务的优势，已成为当前学界研讨的热门话题，引起了更多专家学者的关注。

三、医药企业财务共享前财务管理的缺点

（一）财务管理与资本意识不强

在企业的财务管理工作方面，医药企业财务共享服务中心的办公场所集中化，与分支财务管理场所分开，会影响医药企业的固定资产管理、财务管理等工作的开展，不利于医药企业控制资产。并且大多数医药企业将绝大部分精力放在产品营销上，因此在经营中产生了很多问题，如业务规模不断扩大，但利润在下滑，还产生了不少坏账，在财务报表撰写等重要财会事项方面耗费了许多时间。医药集团子公司对医药集团的资金依赖性也造成了医药集团现金流的冗长，同时，随着企业管理层级别的提升，耗时延长，也提高了管理复杂度和管理成本。一旦医药集团长期处于这种状态，企业资本链将产生很多问题，企业会面临无法解决的困境，甚至会危害到企业的生存和发展。

（二）财务管理效率低下

部分医药企业基于在市场上的优势地位，成立了不少子公司，并实行分域管理。随着子公司的增加，医药集团企业在财务核算中对资金管理也采用了分散的方法。这种管理模式导致内部管理非常混乱，由此造成大量重复性财务工作的出现，也大大降低了整体财务效果，资金管控风险增多。此外，从产品角度分析，医疗用品属于企业必须重点关注的产品，医药企业对产品质量要求非常严格，对医疗产品的存放与运输规定也非常严格，但许多医药企业的产品库存管理能力非常有限，产品在长期存放过程中往往出现品质降低、损坏和过期的问题，这要求管理人员更加注重防范管理问题。

（三）财务人员工作强度不同

医药集团企业的纵向一体化策略选择，使医药集团子公司业务规模扩大，对财务人员来说，工作量增加是必然的。而企业中个别财务人员工作量并不大，如医药企业特有的医药出纳，工作强度低，严重影响了个人的工作效率。

四、医药企业实施财务共享服务模式的主要风险识别

（一）组织结构变革方面

实施财务共享管理模式时，必须对医药企业的组织架构和职责权力进行再次分解。在这种情形下，易形成的主要组织架构变化风险包括以下两点：一是财务共享管理模式下财务的集权化趋势显现，子公司财务管理自主性减弱而出现抵触心态，由此形成财务管理风险；二是因组织架构的变化必须实现职责权力的重新分配，这容易导致企业内部产生矛盾，形成财务管理方面的风险。

（二）财务人员转型方面

医药企业的财务人员可以运用数据共享技术对企业经营管理情况作出合理的预测、分析和报告，有利于其履行经营管理职责。但如果医药企业在建立财务共享服务中心过程中，前期的宣传推广不足，以及技术培训力量投入不够，则很容易使部分员工对财务共享服务中心的运营情况缺乏认识，从而产生抵触心态，并且存在财务人员的自身操作技能、管理维护力量无法适应财务共享服务运营要求的情况，从而制约整体目标的实现。由此，多数财务人员都存在职责转型的需求，易形成两方面的风险：一是大范围的职责转型易造成部分员工的抵触心态，易形成不安定因素；二是部分财务人员可能无法胜任新岗位，对财务共享模式和操作方法存在畏惧心理，容易产生操作错误的经营风险。

（三）财务业务流程再造方面

财务共享服务提升了医药企业的经营管理效率，因此，在财务审计方面，医药企业必须形成行之有效的管理体系，从而推动财务发展。企业的财务流程被重新塑造，数据共享服务中心整合资源后，原来部门内的审批可能跨部门进行，对不同的项目有不同的审批过程，其面临的主要问题就是审查责任不清，甚至每个单子都提交到数据共享服务中心审批。而财务共享服务中心工作人员直接接触到的是书面资料或电子影像资料，因此财务业务审批过程也有流于形式之嫌。因此，在财务业务流程再造方面，企业容易产生的风险主要有两方面：一是与财务管理流程整合的难度很大，易产生不合理的设计环节；二是规范性、标准化的业务流程已无法适应财务管理活动中发生的某些特定业务，以及无法应对企业内部环境发生变化的新要求。

（四）会计档案管理合规性方面

纸质原始资料的传播具有一定的滞后性，因此，在此管理模式下，绝大多数信息都是以电子数据信息形式传播的。在这种方式下，会计档案合规存储的风险，主要在于医药企业的电子数据信息和纸质原始资料是否保持一致，尤其业务量较大的企业更易因审查不严而存在此方面的风险。

五、医药企业实施财务共享服务模式的主要风险管控对策

（一）合理划分和变革组织结构

在实践中，医药企业要通过以下措施做好预防与防控。一是科学合理地界定机构职责，着重强化前端财务监管，使财务管理与经营融为一体。二是从财务共享的特性入手，构建更明晰、具有弹性的责任机制。企业在职责权力分配中必须全面衡量当事人的权益，增强员工的共同意识，凸显财务管理工作的中立特性，解决企业组织架构转型中利益冲突的问题。三是医药企业财务部门也要积极与政府部门配合，做好工作间的交叉合作，以提升各方的工作实力和工作水准。

（二）明确财务人员转型路径

财务共享服务的出现对医药企业人员的要求也发生了改变，对医药企业的财务人员提出了新的要求。新的财务制度要求财务工作人员具备专业素质，同时对电脑使用能力有了更高的要求。根据财务共享服务模式的具体实现流程和服务要求，要做到对企业财务转型风险的有效控制，就需要确定企业财务岗位转型的具体途径，以协助其迅速适应岗位变化，从而减少因转型产生的抵触心理。

首先，医药企业财务工作不再只是事后的会计核算，还包括财务管理大数据汇集，要求财务人员具备财务管理技术，掌握更多业务领域的专业知识，从而提升财务决策能力，并促进企业财务变革，逐步实现由专业化人员向综合型人才转型。其次，医药企业必须对共享中心的财务人员开展系统化培训，使其熟悉整个流程，并树立全局观念。加强财务人员职业道德建设，规范工作制度，强化质量监管。可以把医药企业员工的道德水平纳入考评内容，加强职业道德教育，发挥榜样效应，形成优秀的医药企业文化。最后，医药企业人力资源部门也应当建立科学的晋升机制，在财务共享服务中心实行轮岗机制，培养新人，鼓励优秀员工，在促进医药企业审批工作更加规范的基础上，确保服务效果有效提升。

（三）注重业务流程与增值管理

企业要有效处理业务流程运行问题，需要注意对业务流程后续管控和优化管理。在医药企业政策统一的基础上实施业务流程改造，并重点关注业务流程和增值部门。根据企业的实际状况，设计出统一的财务政策、科目和数据管理系统，并在此基础上整合重要的业务流程和增值部门，同时通过多层次的审批控制，以增强事前预警效果，减少因业务流程变更带来的经营风险。此外，要把控资金安全，定期盘点资产。财务共享服务中心严控银行账号的付款审核、发票领用，集中管理所有银行账号。网银付款时根据数额的多少设定审核权限，达到某个数额时必须由多人审核。针对存货类、固定资产类，要重点关注采购审核、原物料调配、处理和移交等控制点。对项目的整体或部分执行定期盘点制度，以确保项目账实相符。此外，增强医药企业财务机制的科学合理性，强化医药企业在财务管理中的监管职责，在实际监管流程中，及时发现医药企业在实际工作流程中可能出现的问题和出现风险的可能性，并根据具体的问题提供合理的意见和建议。

（四）合规管理企业会计档案

关于会计档案保管合规与经营风险高的问题，笔者认为，要采取严格措施规范资料传输与存档，对电子影像资料与纸质单证实施多环节把控，保证电子数据与纸质数据的统一性，并建立审核单证丢失的紧急预案方法，以增强会计档案保管的合规性，降低经营风险。此外，医药企业要关注并提供足够的资金支持，同时运用优秀的信息系统为财务共享服务中心的顺利运营和后期维护提供便利。

六、结语

新形势下，人工智能的发展带来的行业数据共享、信息资源共享极大地解放了生产力，信息共享环境下，会计核算凭证也能够自主产生，减少了企业财务人员的工作量，同时使财务管理工作从企业后端逐步迁移至前台，让经营成果和财务管理大数据间的关联更为密切。

随着医药企业规模的扩大，财务流程越来越复杂，已经无法快速方便地实施财务管理，因此需要一个全新的财务管理方法。而财务共享服务正是适应网络时代与企业数据共享理念的全新的财务管理方法。财务共享服务中心将整个企业的财务管理信息汇集在一起，让管理者可以在第一时间掌握财务管理资讯，使总公司及时准确地掌握各分公司的生产与运营状况，同时也可以监测下属公司财务管理政策的执行效率与财务计划的执行程度。