增值税发票电子化与企业会计档案管理探讨

左晓晴，钟凤英

（东北林业大学 经济管理学院，黑龙江 哈尔滨 150040）

增值税发票是在购销商品，提供或接受服务以及从事其他经营活动中开具和收取的收付款凭证，一方面证明经济业务和商事活动的发生，另一方面也是财务报账和增值税征收的重要凭证。增值税发票分为增值税普通发票和增值税专用发票。为了促进我国社会主义经济的发展和税收现代化建设，国税总局于2015年颁布《国家税务总局关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告》，自2016年1月1日起，在全国范围内推行使用增值税电子发票系统开具增值税电子普通发票。在国家政策的支持下，具有开具便捷、保管便利、查验及时、节约成本等诸多优点的增值税电子普票受到了众多纳税人的欢迎。2020年2月27日，《国家税务总局关于开展2020年“便民办税春风行动”的意见》指出，增值税电子专票的推广确定了先试点、后推广的工作方案，并决定于2020年9月1日启动增值税专用发票电子化试点工作。此后试点地区不断扩大。截至目前，增值税电子专票实施范围已扩容至25个地区，增值税发票全面实行电子化指日可待。

除了增值税专票电子化政策的发布，财政部为了科学规划、全面指导“十四五”期间会计信息化建设，于2021年12月30日印发《会计信息化发展规划(2021-2025年)》(以下简称《规划》)。《规划》指出了“十四五”时期我国会计信息化工作的总体目标，其中就包括：加快推进会计数字化转型升级，会计数据价值得到有效发挥。在当前大数据、人工智能等电子技术快速发展时代背景下，增值税发票电子化无疑是响应了当前政策。但是会计数字化转型不能止步于此，如何利用数字技术推动会计信息化建设迈向更高水平，是十四五期间的主要任务。

2019年9月26日，“2019中国发票数字化发展白皮书发布会”在北京召开，会上发布的白皮书显示，在电子发票替代纸质发票的大趋势下，电子发票的渗透率和开具数量均已进入爆发式增长阶段。据人民日报报道，2017年我国电子发票开具量达13.1亿张，预计到2022年可能高达545.5亿张，保持超过100%的年均增长速度。

一、增值税纸质发票在企业内的管理流程

增值税专票电子化后，企业对增值税发票的管理流程发生了不少变化。实行增值税纸质发票时，增值税发票在企业内的流转和管理如下：

(一)企业出具的发票

财务管理部门负责向税务机关申请领购发票。业务部门核对好客户的信息之后向财务部门申请开票，财务部门将开具的增值税销项发票传递给业务部门，业务部门签收之后传递给客户。企业开具的增值税销项发票的记账联要经过财务人员的手工汇总整理装订之后入账。

(二)企业收到的发票

业务部门在收到增值税进项发票之后填写报销单，将发票粘贴在报销单上，经过上级领导审批后，由财务人员要对进行审核，防止虚假发票，重复报销发票等不合规发票的入账。不合规的发票要退回业务部门。合格的发票签收后，要定期去主管税务机关进行增值税发票认证(如果企业也开展网上认证，可随时在网上进行认证)。认证过的专用发票才能作为企业抵扣增值税的依据。企业收到的增值税进项发票的发票联要由财务人员手工汇总整理入账，抵扣联应当妥善保存，作为报送主管税务机关认证作为主管税务留存备查的凭证。

企业每月月末要在开票系统进行抄报税。抄报税可以使税务机关确保所有开具的销项发票和所有抵扣的进项发票都进入税务系统，就可以在系统内由系统进行自动进行比对，确保每一张抵扣的进项发票都有销项发票与其对应，从而达到“以票控税”的效果。抄报税完成后，企业就可以进行本月增值税的纳税申报，及时缴纳税款。

(三)纸质发票的后续管理

企业应当按照税务机关的规定存放和保管发票，不得擅自损毁。已经开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存5年。因此，已经认证或当期交易、涉税事项已经办理完结的发票也不能弃置，要妥善保管。

二、增值税电子发票在企业内的管理流程

增值税发票电子化后，企业对增值税缴纳和发票管理的流程可以用更快捷，更便利，更经济来概括。

(一)企业出具的发票

发票电子化后，企业不再需要向税务机关申请领购纸质发票，降低了财务人员的工作负担。当企业需要向客户开具销项发票时，不再需要打印。电子发票通过电子邮箱、二维码等方式在企业各部门之间、企业与客户之间的流转。交付电子专票，与纸质专票现场交付、邮寄交付等方式相比，发票交付的速度更快。发票电子化提高了发票的流转速率，降低了企业为发票传递发生的管理成本，可以有效提高资金回收周期。纸质发票获取不及时，抵扣不及时的问题将被有效避免。

(二)企业收到的发票

发票电子化后，在接收到客户发来的电子发票后，业务人员可以直接通过移动终端填写报销单，附上电子发票，直接提交上级审批。传统报销中需要手工填单贴票造成的报销效率低下将被有效避免。业务人员发票丢失的风险大大降低，也不会因为粘贴问题被财务部打回，节省了大量时间，提高报销速率。相关财务人员后续对发票审核会更加便捷。如果企业有大量纸质发票需要审核，对财务人员是一个大挑战，但是电子化后财务人员可以通过全国增值税发票查验平台下载增值税电子发票版式文件阅读器，查阅电子专票并验证电子签名有效性，降低接收假发票的风险。

(三)后续管理

后续管理中，电子化的发票存储保管更经济。纸质专票的后续保管不仅需要空间，而且需要相关人员的时间来对纸质发票档案进行归集整理，分类摆放。电子专票采用信息化存储方式，不需要专门场所存放，也可以大幅降低后续人工管理的成本。

三、发票电子化对传统会计档案管理的影响

企业会计档案管理工作长期以来是建立在纸质会计档案管理基础上的，发票电子化后，对电子发票的档案管理一定会与纸质档案管理有所区别。以下将从档案采集、存储、管理、利用四个方面分析电子发票对传统档案管理的影响。

(一)档案采集

传统会计档案采集阶段，除了会计凭证需要按月立卷之外，会计账簿，会计报表与企业会计资料都是在会计年度末，将装订成册的会计档案整理立卷。这已成为传统会计档案的固有流程。电子发票出现后，会打破这个固有流程。当企业接收或向其他公司发出电子发票，这张发票的信息就由业务人员与档案管理人员共享，档案管理人员无需等到年末立卷归档，即可了解相关信息。发票由当期会计凭证变为会计档案的时间界限被打破，这就需要制定相关电子发票归档要求。

(二)档案存储

传统纸质会计档案的存储需要专门的档案室，对空间的大小要求更大。纸质档案的保管一般是将装订好的纸质档案卷宗有序地排列在档案架或者柜橱里。当企业的业务量大，凭证、账簿非常多时，企业就需要更大的空间来存放。但是电子发票作为一个无实体的存在，势必会改变档案存储方式。电子发票的存储所使用的载体一般都是计算机磁盘等设备，所以电子发票的存储对空间大小的要求不大，但是保管室要保持良好的温、湿度环境，防磁、避光、防水、防火。企业如果把电子发票作为电子档案进行管理，就要专门建造一个符合保管条件的电子档案储藏室。

(三)档案管理

纸质档案的可选择分类是单一的，选择了按资料类型分类，就不能按专题分类，多种分类标准必然不能兼顾。但是企业交易中的电子发票可以按交易对象、时间、交易类型等多重标准进行分类管理。

纸质档案存放在企业内部，只要公司内部不失窃，档案不会有丢失的风险，但是电子发票就不一样了。企业电子发票一般不仅存储在硬盘里，还会同时储存在云空间里，别有用心的黑客可能会窃取企业的发票信息，打探商业机密。所以相对纸质档案来说，企业对发票的管理可能更要关注安全性。

(四)档案利用

会计档案是企业各种经济核算资料的总结，对会计档案的分析有助于企业对前期经济活动进行分析总结，对经济前景进行预测和经营决策。在查找纸质档案时，只能依靠人工，效率低下，不能很好地发挥会计档案的应有作用。但是存储在云端的电子发票可以根据电子检索功能，提高档案利用的便捷性和高效性。

四、企业会计档案电子化管理规划

事实上，随着近些年电子科技的发展，越来越多的原始凭证都在电子化，如银行电子回单，电子缴税单。增值税电子普票和增值税电子专票的陆续普及更是会计凭证全面电子化路程中的一块里程碑。会计凭证电子化为企业会计档案的电子化打下了坚实的基础，而且，随着电子科技发展，会计档案电子化已经成为必然趋势。

会计档案的电子化要通过电子档案管理系统实现。那么优秀的电子档案管理系统应该做到什么呢？首先，它要能够完成对企业会计档案的全生命周期管理。通过档案采集、档案管理到档案应用三个模块实现对企业会计档案的收集、著录、查询、借阅、利用、统计、鉴定、销毁的全过程管理。其次，它要确保整个系统的安全性，防止档案丢失、被盗、被篡改等风险。

(一)档案采集

档案系统应提供多种系统集成方式，可以提供标准的接口与其他系统实现数据交互调用。在理想状态下，企业的档案管理系统应该可以从企业常用的ERP系统，OA系统，HR系统等系统中采集相关会计凭证和会计资料等，然后分条清晰列示。

(二)档案管理

档案管理员对从各个渠道接收来的数据进行检查，要确保相关会计凭证、会计资料的完整性和准确性。有价值的档案可以移交整理库，随后进行排序、编号、著录等基础操作。没有价值归档的部分数据，可以移交资料库定时存放。整理库中的档案以卷，件的形式由管理员管理，并按照规范进行必要的著录等操作。整理好的会计档案可以按照年份、类型、项目号等多种分类标准进行分类，方便日后查找。

整理好的会计档案会进行相应备份，以防意外事件、黑客攻击等各种潜在风险。档案管理员根据《会计档案管理办法》规定的保管期限，给不同种类的档案设置对应期限。会计档案到期时，档案管理系统会向管理员提示，由企业档案管理机构牵头对其鉴定和销毁。

(三)档案利用

在企业接受内外部检查，需要调用会计档案时，可以根据多种标准进行检索，如根据会计资料类型检索、专题检索、关键字检索、会计期间检索等，最大化地发挥电子档案系统的快速检索能力。

在档案借阅方面。企业内部不同职位的员工的借阅权限不同，即各员工所能借阅的会计档案的范围和内容不同以此来降低企业内部信息泄露的风险。员工们可以在借阅列表中检索，选择需要借阅的文件，向档案管理员发出借阅申请，经过借阅审批，即可阅读。另外，员工也可以在借阅期间发出续借申请，延长借阅期限。同时，档案管理员系统端可以进行会计档案借阅的统计。

会计档案是会计活动的产物，是记录和反映经济活动的重要史料和证据。通过对会计档案的分析，企业可以发现生产管理方面的不足。为了发挥会计档案的作用，组织内部可以在档案管理系统中建立专题，对档案库中的档案进行再利用，发掘档案深度价值。如，组织成立相关小组，系统研究近年来产品成本资料，分析成本变化原因，更好的控制产品成本。

(四)系统安全性

企业要确保所建电子会计档案系统的安全性。纸质档案向电子档案转变的过程中，档案承载介质由纸张变成电子数据。而电子数据具有数据高度集中的特点，非常容易泄密。因此，确保系统安全性时系统建设的重中之重。

系统可以采取多重措施来提高系统的安全性，如多重备份机制，日志管理机制，数据加密机制，认证机制等。将原件数据进行多重备份并存放在不同地点，可以防止数据因火灾等意外灾害丢失而造成的损失。日志管理可以将用户访问记录、业务操作记录、归档日志记录等形成日志，方便在数据发生意外时追根溯源。数据加密可以有效保证数据的安全性。严格的认证制度，如口令认证、指纹认证等，可以防止未经授权的人员进入会计电子档案系统。

近年来电子科学技术的发展大大促进了会计工作的发展，从纸质发票演变为电子发票，从纸质会计档案发展到电子会计档案。在当前时代进步、技术更迭的大环境下，顺应时代发展，紧跟时代步伐显得尤为重要。发票电子化的实施正是企业会计档案向电子化方向发展的一个强有力的信号。企业应重视电子会计档案系统建设，加大资金投入，建设适合本公司的安全高效的电子档案系统，充分利用电子技术对企业档案实现高效便捷管理，促进企业发展。