“双一流”高校建设背景下院系行政人员的角色定位探析

文/复旦大学马克思主义学院 胡雅倩

建设一流大学和一流学科，是党中央、国务院做出的重大战略决策。2018年，教育部、财政部、国家发展改革委员会联合印发了《关于高等学校加快“双一流”建设的指导意见》，为高校落实“双一流”建设提供了总体方案和实施办法的具体指导。随着“双一流”大学建设的推进，需要发挥高校行政管理功能进行指挥协调。高校院系行政人员是指负责高校行政事务的工作人员。在日常工作中，他们执行学校和院系政策制度，直接为师生提供服务，他们的工作效果将直接影响学校行政管理效果和师生感受，是高校行政管理功能发挥的基础。

一、明确角色定位的意义

《关于高等学校加快“双一流”建设的指导意见》中提出“以制度建设保障高校整体提升”“规范高校内部治理体系，推进管理重心下移”。管理制度和治理体系建设是“双一流”高校建设的重要基础。管理的专业化，需要以行政管理人员的专业化为前提。目前，高校院系行政人员往往身兼数职，事务性工作占据了日常工作的大部分时间，深造学习的时间和机会较少，在工作中难以形成专业优势，容易产生职业倦怠，降低职业认同感，影响行政工作的成效。在“双一流”高校建设背景下，将院系行政人员简单定位于事务性工作将难以适应高校建设的需要。建设高素质专业化的行政团队，要根据高校院系行政管理职能，进一步明确院系行政人员的角色定位，帮助行政人员明确自身工作性质和工作定位，更新思想、转变工作观念，通过自身工作为“双一流”高校建设做出贡献。

二、院系行政人员的角色定位

基于“双一流”高校建设要求和院系行政工作特点，院系行政人员具有育人协同者、管理服务者、事务协调者、团队合作者等多个维度的角色要求。

（一）育人协同者。“立德树人”是高校的根本任务，更是“双一流”高校建设的初心和使命。管理育人是高校思政工作的“十大”育人体系之一。《高校思想政治工作质量提升工程实施纲要》中提出要“切实强化管理育人”“引导管理干部用良好的管理模式和管理行为影响和培养学生”。在过去，行政人员的育人角色并不明晰，行政人员也习惯认为“育人”与自己工作的关联不大。中共中央、国务院在《关于加强和改进新形势下高校思想政治工作的意见》中提出“坚持全员、全过程、全方位育人”。一方面，院系行政工作是教学科研工作的支持，为教学育人、科研育人提供保障；另一方面，院系行政人员在日常工作中，与学生接触的机会较多，良好的管理行为可以使学生在交往体验的过程中起到涵育的作用，反之管理行为的不当也会在发挥管理育人功能时起到负面的效果。在“双一流”高校建设的背景下，行政人员应站在“立德树人”的政治高度，去思考自身的育人职责，做到多方面、多层次、多角度育人，做好育人协同者。

（二）管理服务者。在院系层面，行政管理功能与服务功能是相辅相成的，管理通过服务实现，服务通过管理体现。院系行政人员要配合贯彻执行高校行政管理制度，为教学科研目标的实现提供服务。同时，做好服务工作是赢得师生认可的关键，也影响着高校行政管理制度落实的效果。在“双一流”高校建设背景下，院系行政人员要以高质量的服务作为重要的工作目标，为院系教学科研运行提供有效保障，做好管理服务者的角色。

（三）事务协调者。在日常工作中，院系行政人员起到沟通上下、联系左右、协调内外的作用，涉及的事务工作较为繁杂和琐碎。因此，院系行政人员需要善于去冗存精、化繁为简，合理统筹协调，不断提升工作效率。另外，在政策制度落地过程中，难免会遇到师生不支持、不理解的情况，院系行政人员需要协调各方关系，推进政策制度落地。在协调过程中，既要将政策制度精准向师生进行宣导，也要将师生的诉求和意见建议及时上报反馈，在学校管理部门和师生之间起到桥梁和纽带的作用，促进构建良好的管理服务关系，确保政策制度有效落实。院系行政人员还要从大局出发，用宽容的心态处理行政事务中的矛盾，不断提升工作效率，提升行政服务水平，做好事务协调者的角色。

（四）团队合作者。斯蒂芬·P·罗宾斯提出“团队是指一种为了实现某一目标而由相互协作的个体所组成的正式群体”。院系行政工作涉及学科、教学、学生培养、学生工作、人事工作、外事工作、接待工作以及综合事务等职能。这些工作分属不同办公室或者不同岗位。院系师生在办理事务过程中，会遇到办事流程跨工作职能的情况，需要不同的办公室、不同岗位职责的行政人员共同协作开展工作。如果院系行政团队不能形成合作的氛围，协调配合不足，往往会导致师生办事要多跑路、办事体验差，使得院系行政团队的服务效能大打折扣。在“双一流”高校建设背景下，院系行政人员要提高团队合作意识，协同配合开展行政事务，做好团队合作者的角色。

三、院系行政人员如何主动适应角色定位

院系行政人员要根据“双一流”高校建设要求，设定个人工作目标，通过加强自我学习和实践锻炼，提升个人素养、增加专业本领，从而适应角色定位。

（一）设置个人工作目标。一是要充分认识到行政工作对于教学科研工作顺利运转的重要保障作用及对于“双一流”高校建设的支撑作用，将个人工作与学校建设紧密联系起来，增强个人的责任感和使命感。二要制定职业发展目标和规划。职业发展目标的设置既要有可行性，也需要具有一定挑战性。仅仅设置职业发展目标还不够。需要将职业发展目标分解为阶段性目标，并制定分阶段的计划，逐步达成目标。在目标的指引下，不断寻找工作价值，提升职业认同感，增强工作岗位上的“主人翁”意识，把为学校发展、为师生服务内化为一种精神动力，做教育事业发展的奉献者和助推者。三是要树立终生学习理念，主动应对工作要求和环境要求的变化，学习新的知识和技能，并且能够学以致用，主动将学习成果转化为工作成果，持续达成目标，积极迎接“双一流”高校建设对于行政工作的新要求和新挑战。

（二）不断提升个人素养。一是要有政治素养。要以马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观、习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，认真学习党的最新理论成果和路线方针政策，并坚决拥护和落实。二是要有高度的责任心。要积极主动开展工作，主动发现问题、提出解决方案，充分发挥服务职能。在做事情的过程中，要注重细节，尽可能做到细致周到。其次，出现问题时不推诿，要勇于承担责任，积极采取措施改正问题。三是要有原则性。对于机要文件和保密工作，要按照相关规则制度行使自己的权责，把握工作原则。四是要有敬业精神。要热爱并全身心投入到工作，并始终保持永不满足的心态，持续提升工作水平。

（三）持续增强专业本领。“双一流”高校建设背景下，对院系行政人员专业本领的综合性要求越来越高，既要有专业知识、掌握岗位技能，还要具备专业能力。专业知识不仅包括业务知识，还需扩展岗位相关领域知识，比如心理学、人力资源管理、档案管理等。岗位技能除了要掌握行政职业技能外，还需要与时俱进，掌握信息化办公手段、新媒体技术应用。专业能力是沟通交流能力、组织协调能力、执行能力、合作能力的综合体现。高校院系行政人员可以通过学习和工作锻炼，逐步克服本领恐慌，增强专业本领。一是积极参加业务培训，充分把握单位提供的经验交流和培训机会，同时，有效利用网络培训资源，利用碎片化的时间进行学习。二是立足本职岗位，在干中学。要求院系行政人员不能停留在完成工作的层面，要善于工作总结和提炼，提高对工作任务和目标的深入理解，提高专业能力，不断提升工作效率和效果。同时，要有意识培育个人创新思维，主动从日常事务中提出问题并尝试用新方法解决问题，持续优化服务流程和方案，从而促进行政管理工作水平的提升。三是把握轮岗、借调的机会，丰富职业阅历。通过参与其他部门或者单位的工作，从不同视角理解政策要求，全面掌握信息，借鉴好的经验和做法。

四、高校如何帮助行政人员适应角色定位

“双一流”高校建设背景下，学校和院系需完善院系行政人员管理制度，通过明确岗位职责、完善培养模式、创新激励机制，帮助院系行政人员把握岗位要求，提升专业水平，激发工作动力，从而适应角色定位。

（一）明确岗位职责。一方面，基于高校管理功能，梳理复杂任务并进行有序分离，明确院系行政人员的岗位职责和权限，使得院系行政人员能够把握所在岗位的任务和要求，充分理解角色定位；另一方面，基于院系行政工作特点，岗位职责不宜划分过细、过窄，要以服务师生为导向，鼓励不同岗位的院系行政人员协同开展工作，防止出现职责“真空地带”。

（二）完善培养模式。一是增强培养的系统性。培养贯穿于员工整个职业生涯，关注于员工从心理状态到职业发展的多个方面，需要进行整体设计。在“双一流”高校建设背景下，高校及院系需加强对行政管理功能的重视，根据院系管理职能，结合岗位工作需要和个人发展需要，明确培养的目标和达成路径，将多种培养方式和方法进行有效整合，形成院系行政人员培养的系统性方案。二是丰富培养形式和内容。高校行政人员培养目前仍以集中授课或者业务会议为主，侧重于讲授的方式进行单向输入，缺乏让培训对象主动思考与实践的环节。高校可以借鉴企业培训中使用的“行动学习”“案例研究”等培训方式，增强培训的互动性，激发个人对于工作的反思和思考。除了培训课程外，高校及院系还能通过提供轮岗、挂职锻炼、参与项目等实践机会，帮助行政人员锻炼工作能力、提高个人素养。三是增强培养针对性。通过调研，区分不同类型岗位人员的发展需求，制定有针对性的培养方案，使得培养与实际工作能够紧密衔接，将培养内容有效转移和应用到解决实际问题中。

（三）创新激励机制。一方面，发挥好考核机制的“指挥棒”作用。良好的考核机制是调动院系行政人员工作积极性的重要手段。通过公平、公正、公开的方式，对行政人员的“德、勤、能、绩、廉”进行综合考察，并与奖惩机制挂钩，引导和督促行政人员努力践行服务理念，推动院系行政人员适应角色；另一方面，运用好精神激励方法。要支持和认可院系行政人员的工作、加强人文关怀、提升荣誉激励和提高社会地位，营造尊重和理解行政人员的工作氛围，鼓励院系行政人员适应角色。

五、结语

在“双一流”高校建设背景下。院系行政人员是高校行政管理中不可缺少的重要组成部分。高校内部治理体系与管理制度建设对院系行政人员的工作提出了更高标准和要求。一方面，院系行政工作人员在工作中要认清自己的角色定位，为个人设定工作目标，加强自我学习和实践锻炼，不断提升个人素养、增加专业本领，适应角色定位，主动迎接新要求和新挑战；另一方面，高校及院系要加强对院系行政人员队伍建设的重视，通过明确岗位职责、完善培养模式、创新激励机制，帮助院系行政人员适应角色定位，促进院系行政人员提升工作和学习创新能力，引导和督促行政人员努力践行服务理念，为“双一流”高校建设作出贡献。