现代供电企业行政办公工作精细化管理探析

文/国网甘南供电公司 郑永刚

现代供电企业的业务类型包括电能传输、电能变换、电网管理、电能分配、电能销售与用电服务，不仅具有技术密集性和用电连续性等特征，还具有社会服务性和集中管理性，需要高技能电力人才负责电网运行、维护与调度；又需要行政办公人员综合管理公司运行中部门协作、稽查审核、文印资质、信息发布、会务外联等事宜，根据不同部门的业务特点有序协调、统筹全局，确保供电企业稳健发展。因此，现代供电企业应通过精细化管理提升行政办公协作效率，在成本、服务与速度等方面实现质的飞跃。

一、现代供电企业行政办公工作精细化管理需求

（一）业务需求。供电企业主要从事发电、电力设备制造、电力设施建设与电力生产等业务，企业的领导管理体系分为国家、跨省区的电网公司和按行政区设立的各级供电公司三个层面。供电企业主营的数字变电站产品需要由调度部门、技术管理部门、生产运行部门、检修维护部门与工程建设部门共同协调生产，各个部门分别负责不同的生产与维修环节，需要由行政办公人员统一、有序、协调安排各部门的业务活动，承担各部门信息传导和交流的职责，以此确保业务链条的正常运转，实现对企业业务信息资源和业务活动的标准化管理。同时，行政办公部门能够维护企业与政府部门、上级电网公司等机构的良好公共关系，及时掌握最新的行业政策和经营管理准则，准确识别、监测与评估企业经营业务与合作项目的财务风险，为企业合法合规进行业务推进提供行之有效的方案与建议。

（二）信息需求。行政办公部门是供电企业的信息集成中心，企业的业务信息、设备信息、用户关系信息、设施建设信息、部门调度信息都需要行政办公部门进行规范化采集、传递、整理、存储、发布、保存与保密。供电企业的项目管理、客户关系、规划设计、燃料管理、系统技术、物资管理都配备了相应的信息库和数据库，而信息库的运维都需要专门人员管控，因此需要行政办公部门开展对企业范围内信息的应用集成，形成对信息的规模化和集中化管理，以便为企业各部门在资本分析、资产管理、物流传输等方面提供扩展应用、趋势预测、实时跟踪等服务，提升各部门与各环节的信息整合效率，优化配置、联动重组企业资源，减少信息传导成本，提高信息互通的规范化和流程化水平，提供完善的业务分析、预测功能和决策支持，实现资金流、物流和主要工作流等信息的同步流转。

（三）管理需求。在供电企业的持续发展中，企业规模和员工数量正不断增加，所以需要实行更完善和高效的精细化管理，保证企业组织之间、人员之间、业务之间的分工明确和配合密切。供电企业的物资、项目、设备、技术、客户、燃料等环节需要行政办公部门的协调组织与统筹管理，财务、审计、人力资源、运行、数据等环节需要行政办公部门的集中、直接管理。由行政部门的集成管理能够促进企业整体管理目标的实现，规范与优化企业运行模式和业务流程，有效弥补各部门的业务功能缺失，成为企业服务管理的“指挥中心”。

二、现代供电企业行政办公工作的主要内容

（一）会务外联管理。供电企业行政办公部门的会务外联管理主要负责与上级电网公司和社会各界的建立与维护公共关系、建立企业外部联系、搭建交流平台，提升社会外界对企业的好感度与企业的知名度。行政办公部门还需要承担企业内部的各部门与各阶层的联系，负责制定公共活动计划和支出预算方案，规范重大活动的组织、协调与接待工作，协助业务部门积极维护与客户的合作关系，及时处理企业的重大风险与经营危机。行政办公部门还需审核企业待批准与待签发的管理制度和各类文件，督促与检查企业各部门的业务活动进展，协助开发相关行业市场，高效处理对外关系。

（二）资产采购管理。供电企业的资产采购管理是一项复杂、多变的工作，通常由财务部门和使用部门联合管理。财务部门负责物资资产的投入、增减值变动、物资报废等价值化管理；使用部门负责资产的对接和维护管理，根据业务部门的生产需求对资产进行修理与改造。行政办公部门需要站在企业全局角度严格开展资产采购管理，协同各部门人员正确分辨资产性质和资产价值的增减变动，及时处理折旧的固定资产、易耗品与周转件。

（三）文印资质与会议管理。供电企业行政办公部门负责公文的草拟、审核、核稿、呈批、提交批阅、盖印与发文，需要严格保密与管理企业的文印材料，每个部门都要单独开展公文报送，并要保证发文效率和质量，确保文印资质管理的严肃性和权威性。此外，行政办公部门还要负责企业内部事务性会议，协调与配合会议申报部门编制会议计划和会议实施方案，维护与推进会议秩序和会议进程，检查与完善会议纪要与决议，并评估会议决议的执行情况，针对实施工作的评估总结改进会务工作。

（四）稽查审核管理。行政办公部门要确立企业内部需要被稽核的项目和内容，主要为总务支出和业务账目，避免企业资产的外流和浪费；针对存在的问题向管理层递送业务核查表和业务稽核建议书，形成稽核报告，协同各部门负责人强化核查纠错和即时监督效能。因此，行政办公部门开展稽查审核必须实事求是、有错必纠、维护正当权益，保证稽查审批的合法性与实效性；针对重大事件请示上级领导和相关部门负责人，提升行政监督的全面化、深入化和细致化，帮助企业构建良性的质量控制和监督保障体系，维护企业运行的规范化和有序化。

三、推进现代供电企业行政办公工作精细化管理的有效路径

（一）搭建行政办公管理体系，形成横纵贯通的组织格局。现代供电企业行政办公管理体系构建的目的就是与各部门保持高效、密切的沟通联系和信息对接关系，所以应建立跨职能部门，使其成为行政部门和其他部门相互联通的信息管理组织，由行政部门负责人领导以及其他部门的主管共同参与，以此有效解决企业管理和运营体系中的“孤岛”问题，要通过既定的业务流程有效统筹行政业务中复杂繁琐的管理手段、理念与措施；而流程规范制度的建立需要收集财务、业务、采购、物资、生产等部门涉及的行政类表单，梳理各部门的管理需求，以此搭建行政办公管理体系的框架。

为确保数据信息的可追溯性，行政办公部门应建立符合现代化供电企业发展实际、结构完善的综合流程平台，将制定完成的规范、流程与框架录入流程平台中。行政办公管理部门需将各部门岗位职责和工作目标进行分解与优化，并有机融入管理体系和流程中，严格按照实效、动态原则及时督促各部门按照流程进度和时限快速完成业务对接，提高部门协同运转效率，形成横纵贯通的组织格局，不断提高行政办公业务的整体工作成效。

（二）建立政策研究机制和信访工作制度，提升相关工作能力。针对现代供电企业的决策需求，行政办公部门应建立以专家智库为引领的政策研究机制，建设由电力生产技能专家、电网文库审核专家、省级电网专家人才等组成的多元智库体系，为决策提供智力支撑。行政办公部门还应基于政策研究机制，构建外部交流和纵向沟通平台，与上级电网公司、省级检修公司的专家开展信息交流，学习并引进先进管理政策，以此提升决策服务能力。为保证企业内部的和谐稳定、防范劳动争议纠纷，行政办公部门还可建立多维度的“大信访”工作格局，根据各部门的信访责任链条，由部门负责人共同成立信访工作组、劳动纠纷管理委员会和应急指挥机构，统一协调与管理企业内部的一切劳动纠纷事件。行政办公部门应协同人力部门共同制定供电企业信访管理工作流程和实施细则，科学处理劳动纠纷上访事件，保障企业职工的基本权益，创设良好的内部运营环境。

（三）构建督办工作闭环式管控流程，凝聚督办合力。行政办公部门应建立立体式的督查督办体系，制定完善的决策督办管理细则，全面提高决策执行的监督水平。为充分落实督查督办管理体系，行政办公部门还需构建闭环式管控流程，形成以“企业+部门+业务”三个维度的督办工作清单，将清单中的督办任务进行细化分解，通过线上实时监控的方式捕捉工作进展情况和异常，明确每项督办任务的责任人、时间节点、完成实现和预期效果，切实做到“下达一件、跟踪一件、办成一件、考核一件”。针对督查督办任务的落实进度，应以周报的形式向管理层报告与反馈决策的执行情况，及时解决阻点与卡点，确保上级决策部署和交办事项充分落实到位。在督办工作任务最后的结项审核环节中，要将督办任务的结项递送各部门负责人，由负责人确认后呈送给管理层完成批准，并将领导批示结果纳入行政办公评价指标，为企业各项决策部署的有序落实凝聚督办合力。

（四）完善公文辅助和保密管理机制，提升行政办公精细化水平。现代供电企业的电能分配、安全生产与管理运营都需要以文档形式明确记录与入档，而行政管理部门作为文档管理的核心部门，应完善公文管理和辅助保障机制，提高文档管理的精细化水平。行政管理人员应从文档全生命周期的角度出发，确保公文管理全过程的透明化和规范化，在文件形成与审批的重要节点进行排查，综合评估“平均待办时长”“领导审批时长”等指标，组织与督促各部门文件管理员第一时间处理本单位文件，确保当天完成文件审办，提升公文经办效率。同时，行政管理部门可与各部门管理层开展“双向监督评价”，定期评估公文质量，实现公文管理的源头把控，提升公文的精细化管理水平。

针对企业内部的重要文件应构建严密的保密管理体系，围绕保密工作完善领导责任制和部门协同制，明确保密级别和保密期限，根据不同保密需求实施差异化保密措施，在保密管理过程中需定期分析保密级别，谨慎开展对重要档案的升密、降密与解密，充分配合管理层的评估与审查，及时补齐保密工作短板。保密工作一旦出现问题，需要及时向管理层报告问题发生的时间、地点、泄露程度、造成后果、原因等情况，与安保部门、技术部门联合追查，情节严重的需上报公安机关，并加强企业文件的加密权限管控。

四、结语

行政办公部门是服务和支撑现代供电企业发展的重要部门，发挥着横纵贯通和承上启下的作用，其工作的整体效能和精细化水平也代表着企业的发展能力和外部形象。供电企业对行政办公部门具有极大的业务、信息和管理需求，行政部门应根据企业的运营和业务特点建设规范、贯通、集中、精益的现代化行政办公工作体系，围绕部门协同、决策执行、信访、稽查审核、公文管理等模块不断完善行政办公机制，不断提升自身组织协调、决策执行、信息支撑和风险防控的能力，以全面提升行政办公管理工作质效。