改革形势下地震台站档案管理工作的思考

文/陕西省地震局 吴格

近年来，为深入贯彻落实习近平总书记关于防灾减灾救灾和提高自然灾害防治能力的重要论述精神，落实关于全面深化改革的任务部署，大力推进新时代防震减灾事业现代化建设，适应新时期地震业务高质量发展要求，地震系统开展了地震台站改革工作。根据中国地震局《关于全面深化改革的指导意见》《关于深化局属单位机构改革的指导意见》《地震监测预报业务体制改革顶层设计方案》和《关于推进地震台站改革的指导意见》的要求，地震台站改革工作主要包括省地震台站和地震监测中心站两个部分，其中地震监测中心站的改革主要包括机构设置、职责任务、业务领域以及人员队伍的调整。地震台站改革对地震台站档案管理工作的制度建设、管理人员、安全保存保管、规范性整理、利用服务方式等方面都会产生影响。因此，地震部门档案管理人员一定要认识到新形势下出现的新变化和新要求，在思想上和行动上主动适应，只有做好地震台站档案管理工作，才能更好地发挥出地震台站档案的作用，为国家防震减灾事业服务。

一、地震台站档案管理工作的重要性

地震台站档案是指在地震台站工作中形成的具有保存价值的选台建台、观测工作计划、观测中形成的各种原始记录、观测仪器标定，工作总结报告、观测质量评比、科技成果申报等地震台站观测材料。地震台站档案管理工作是防震减灾事业的重要构成，对防震减灾事业的发展有着重要作用。

（一）有助于提升地震台站管理水平。地震台站档案是地震台站工作最直接和最原始的记录，可以为台站地震监测、运行维护、优化改造、监测设施和观测环境保护等基础工作保存资料。地震台站工作人员可以从这些档案资料中总结经验和教训、提炼方法、进行归纳与分析，并应用到地震台站管理中，从而提升地震台站管理水平。

（二）有助于开展地震科学研究。地震科学研究对于攻克地震预报的难关有至关重要的作用。地震台站档案包含地震观测中形成的各种原始记录，可以为地震科学研究提供真实准确的基础数据，也可以为地震志、监测志等各种志书编纂提供参考资料。地震科学研究的基础数据越翔实，地震科研人员就越能准确地把握地震活动规律。

（三）有助于地震烈度速报与预警工程建设。地震烈度速报与预警工程依托的是震中附近的密集地震台网的监测数据，地震台站越密集，监测数据越准确，地震烈度速报与预警能力就越高。因此，做好地震台站档案管理工作，提高地震台站运行效率和数据质量，是地震烈度速报与预警工程建设的重要内容。

二、改革形势下地震台站档案管理的现状分析

改革之前，陕西省地震局有西安、乾陵、宝鸡、临潼、周至、泾阳、汉中、安康、宁陕、榆林、韩城（合阳）、商洛共12个直属的有人值守地震台站。目前，已撤销地震台站的档案保存在局档案室，其他正在运行的地震台站档案都由各地震台站自行收集、整理、保管和利用。经改革，陕西省地震局于2021年10月成立了西安、宝鸡、安康、渭南、榆林5个地震监测中心站，并进行了人员划转和职责完善等工作。经过对改革前陕西省地震局乾陵台、西安台、临潼台、泾阳台、宝鸡台、周至台和韩城台7个地震台站档案管理工作情况的调研，综合考虑改革形势对地震台站档案管理的影响，总结出改革形势下地震台站档案管理的现状有如下几个方面的问题。

（一）档案管理制度缺乏保障性。档案管理制度是对档案管理工作的有效约束和有力支撑。有些地震台站缺少专门的档案管理制度，或是制定了档案管理制度但没有严格执行，存在一定的疏忽和遗漏。档案管理制度的缺失和执行不力，使地震台站档案管理工作从根本上缺乏依据和保障，不利于地震台站档案管理工作的开展，影响了地震台站档案数量和质量，严重制约了地震台站档案价值的实现。

（二）档案人才队伍缺乏稳定性。地震台站档案管理人员一般由台站业务人员兼任，业务人员观测工作任务繁重并且实行轮班制度，导致台站档案管理人员配备不足且不固定。改革后根据新成立的地震监测中心站的工作职责，按照“人随事走”的原则进行人员划转。台站工作人员的流动势必会造成档案工作人员变动，进一步加剧了档案人才队伍的不稳定性。此外，近年来地震台站业务人员多为年轻同志，没有经过系统的档案管理相关培训和指导，缺乏档案管理经验、意识和专业知识，不利于地震台站档案管理工作的开展。

（三）档案基础业务工作缺乏规范性。地震台站工作直接生成的原始观测记录、手薄等文件材料大小不一，格式不同，规范化整理须根据格式内容进行分类、组卷、装订和著录。经调研发现只有部分文件材料按规范完成了基础整理工作，其余生成的材料多数没有按时进行规范化整理和归档。地震台站改革后观测手段的变化、运维任务的加强、应急以及风险防范服务的增加都会影响地震台站档案的种类和数量。新业务产生的文件材料的规范性收集、整理和归档工作，是确保地震台站档案工作水平的必要内容。

（四）档案保管条件缺乏安全性。受地理位置和办公环境条件的限制，多数地震台站没有专门用于存放档案资料的档案室，档案资料一般存放在值班室、仪器室或者仓库，存放档案的柜子多为木质柜，难以实现档案“十防”的保管要求。地震台站改革重构的业务体系是“国家地震台、省地震台、中心站、一般监测站”四级业务架构，采用的管理模式是集地震台站建设、运行、维护和管理于一体的中心站管理模式，逐步采取“有人看护、无人值守、远程维护、多维产出”的运行方式。随着改革的进行，一般监测站人员逐步向中心站集中，一部分之前有人值守的台站将成为无人值守台。无人值守台档案资料的安全保管是一个亟须重视的问题。

（五）档案利用服务缺乏信息性。无人值守台站的出现会造成档案资料与管理人员分开，将严重影响档案的利用服务。目前地震台站的档案还没有开展过档案数字化工作，档案利用服务是传统查阅方式。地震监测中心站成立以后，对地震台站档案的利用需求只增不减，并还会增加利用服务难度。档案如果不能及时提供有效的利用服务，发挥其价值作用，就失去了档案管理的意义。因此，加快推进地震台站档案数字化，提升档案利用服务的信息化，实现档案资源共享是地震台站档案工作的又一个挑战。

三、做好改革形势下地震台站档案管理工作的思考

如何适应新形势，加强地震台站档案的科学管理，既是地震部门的管理职责和使命，更是对地震部门做好改革形势下地震台站档案管理工作提出的新要求，具体要做好以下工作：

（一）建立健全档案管理制度。制定和完善档案工作制度，是做好地震台站档案管理工作的根本保障。针对目前地震台站档案管理制度不健全以及贯彻执行不到位的情况，各地震监测中心站可以依据中国地震局的《基本建设项目档案管理办法》《科技档案管理办法》以及各省地震局的档案管理办法，结合自身业务范围以及观测手段等具体情况，建立健全台站文件材料的形成、积累、整理、归档制度。尤其是要明确档案归档范围、归档时间、档案负责人、整理要求以及保管要求等内容，确保台站档案管理工作的各个环节都有据可依。在数字时代，还要对台站运行过程中形成的电子档案管理提出具体要求。健全完善的管理制度是地震台站档案工作顺利开展的先决条件。

（二）稳定优化档案人才队伍。目前地震台站的档案管理人员多是业务人员兼任且不固定，他们往往身兼数职，对档案工作投入的精力不够。因此，新成立的各中心站应该配备固定的档案管理员，在档案管理制度中明确其岗位职责，由其专门负责台站所产生的文件材料的收集、整理、登记和保管工作。要组织他们积极参加省地震局档案管理的相关业务培训和指导，确保台站档案资料的收集完整，保管环境安全可靠。地震台站档案管理人员缺乏档案意识，可能造成不可弥补的损失。因此，要稳定地震台站档案管理人员队伍，提高地震台站管理人员和档案人员的档案意识，为地震台站档案工作的高效开展提供保障。

（三）加强档案业务培训指导。各地震台站档案管理人员对档案工作的了解参差不齐，因此各省地震局要定期组织开展全省范围内的地震台站档案业务培训，提高地震台站档案管理人员的档案意识、档案专业知识和档案业务能力。培训内容包括重点项目档案管理细则、台站档案业务档案整理方法与实际操作技术、新的档案管理标准规范等内容，以夯实档案专业知识，促进理论知识与实际操作相结合，提高地震台站档案管理业务水平。同时还要不定期进行档案业务的监督和检查：一是要检查档案的保管环境是否符合档案安全管理的各项要求；二是要督促地震台站档案管理员及时整理归档材料，确保地震台站档案管理质量。

（四）提升改善档案保管条件。纸质档案的安全管理是档案管理工作的生命线，是档案赖以生存的重要保障，必须得到重视。调研发现，地震台站档案保管的软硬件条件都有缺失，保管环境难以确保档案安全。再加上地震台站改革以后人员变动，业务变更，原本保存条件欠缺的档案资料可能无人看管，这不仅会造成档案使用不便，并且会出现很大的安全隐患。因此，在地震台站改革成立地震监测中心站的新形势下，应将各一般站的档案资料随工作人员转移到中心站。同时，各中心站的办公场所应设置专门的房间，用于存放各一般站的档案资料，并配备专用的档案设施设备，为档案资料安全保管提供保障。如果中心站确实不具备安全存放档案的条件，也可以考虑将各一般站的档案资料移交到省地震局档案室，进行统一集中管理。

（五）加快推进档案信息化建设。数字信息时代，利用网络信息技术实现档案信息资源共享是档案工作的发展趋势。档案数字化是档案信息化建设的基础环节。地震台站改革导致台站人员与台站档案有分离的可能，不便于台站档案的利用，并且在信息化时代，纸质载体档案已难以满足科研人员利用的需求。因此对地震台站档案开展数字化工作既能对档案原件进行保护和备份，也能提高档案利用效率。此外，地震台站会不断进行升级优化改造，国家地震烈度速报与预警工程建设会建立新的台站，这些优化改造和新建设的台站档案都保存在项目档案里，没有与这个台站其他的档案集中保管在一起。地震台站档案数字化以后，各地震监测中心站就可以将数字化的档案以单个台站为责任者，建立一个本台站的档案案卷，实现台站从建立到停测全过程档案资料的集中管理和共享。地震台站档案信息化进程要与各省地震局档案信息化建设步伐相一致，加快实现现代化的“管理自动化、存储数字化、利用网络化”的地震台站档案管理及服务模式。

四、结语

地震台站是地震基本业务体系的重要环节，是防震减灾工作的基础单元，是我国防震减灾事业发展的基石。地震台站档案是地震工作者不断努力认识地震和更好把握研究地震发生发展规律、进行预报预测地震、提升地震烈度速报与预警能力、开展震害防御和抗震设防工程的最重要依据。在地震系统适应“全灾种、大应急”管理体制新要求，推进地震台站改革的形势下，地震台站档案管理工作要顺应发展趋势，积极应对新要求和新挑战，认真分析地震台站档案工作遇到的各类复杂问题，努力提高档案工作能力，创新地震台站档案服务于党和国家防灾减灾事业的新模式，实现地震台站档案工作的提质增效和创新发展，为防震减灾事业现代化建设和高质量发展提供有力的支撑和服务。