新形势下民办高校办公室管理工作探究

2022-11-01无锡太湖学院武婧

办公室业务 2022年17期

文/无锡太湖学院武婧

民办高校办公室作为校内统筹行政管理工作的部门，发挥着联系内外、承上启下的重要作用。随着民办高校发展速度日益加快，办学结构、层次、质量不断提升，民办高校办公室管理工作强度、难度也逐渐加大。

一、新形势对民办高校办公室管理工作的要求

党的十九届五中全会通过的《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十四个五年规划和二〇三五年远景目标的建议》明确了“建设高质量教育体系”的政策导向，提出了“支持和规范民办教育发展”的新方向。民办高校高质量发展的新形势，对民办高校办公室管理工作提出了新要求。

（一）先进性。民办高校办公室是学校管理系统的核心部门，承担着服务全校行政事务的重要责任。在民办高校注重内涵建设、不断提高办学质量的新形势下，民办高校办公室行政管理水平也要跟得上，甚至更超前。有先进的管理制度保驾护航，教育教学等其他方面工作开展才会更加顺利。民办高校管理体制机制相较公办高校更加灵活，因此，在管理水平、管理理念和管理能力方面更应体现先进性。民办高校办公室工作涉及校内行政管理的方方面面，应该把先进性摆在管理目标的首位，不断创新工作思路、工作方法和工作模式，展现新时代民办高校先进的治理水平和管理能力。

（二）绿色性。绿色是高质量发展的底色，办公室日常管理工作中能否做到环保、绿色，达到绿色校园标准和要求至关重要。办公室作为民办高校行政管理中心部门，在工作各个环节要积极践行绿色发展理念，时刻绷紧节能环保这根弦，在高校用水、用电、用餐、用纸时主动做到节约、不浪费。

（三）统筹性。民办高校办公室作为全校统筹协调的综合性部门，事务性工作通常涉及多个部门、多个领域，既有学校党政年度工作计划、学期工作计划、全校党政专项工作计划的组织实施、各类会议及活动的组织安排，也有各类机要文件的管理、各类公文的起草、核稿和处理、全校性的综合统计和信息收集等。这要求民办高校办公室有统揽全局、协调各方的能力，不仅要与校领导和校内各部门沟通协作，完成校内相关工作，维系好校领导与师生、本部门和其他部门之间的关系，还要与上级部门联络对接，完成上级主管部门派发的各项任务，处理好学校与地方政府、其他院校之间的关系，确保校内各项工作平稳有序推进，校外关系融洽和谐。

（四）服务性。民办高校因为发展时间短，各方面资源配置不如公办院校充足。在这种情况下，实现高质量发展难度更大，尤其是师资、教学、科研等方面实力需要经过多年的积累才能达到较高水平。但服务水平短期内通过有意识地培养可以较快提升，而且服务质量在一定程度上能够体现高校治理能力和管理水平，因此，民办高校可以在服务质量上多下功夫。民办高校办公室作为服务师生的窗口部门，应该把提高服务质量作为行政管理工作的重中之重，在实际工作中遵循“以人为本”的原则，服务好全校师生员工，提高办公室管理工作水平。

（五）规范性。民办高校办公室工作涉及学校行政管理各个方面，是高校对内、对外的形象窗口，所以管理的规范性尤为重要。首先，办公室承担大量文字工作，校内各种规章制度、公告、通知等公文都由办公室组织起草并发布，内容是面向全校师生甚至全社会，所以行文的规范性非常重要。其次，办公室很多工作需要与上级部门联络对接，作为校内信息向外传达的重要窗口，信息表达的准确性和规范性很重要，必须确保信息传递精准无误，上级部门认可无异议。最后，办公室作为校领导和各部门、各学院沟通的桥梁，在履行秘书职能时，守纪律、讲规矩是基本要求，凡事都要及时向校领导请示汇报，不能自作主张，更不能越权。

二、新形势下民办高校办公室管理工作存在的问题

在民办高校高质量发展的新形势下，办公室管理工作日趋复杂，面临的问题也逐渐增多。

（一）管理水平滞后。民办高校办公室管理水平滞后主要表现在以下两方面：一是管理制度滞后。民办高校办公室管理制度通常是刚建校时制定的，没有根据民办高校发展的要求及时更新、不断完善，加上民办高校存在“人治”，很少按照规章制度来管理，管理制度建设工作长期得不到重视，导致办公室管理制度跟不上学校行政管理现代化发展的需要，阻碍了民办高校治理能力的进一步提升。二是管理理念滞后。民办高校办公室工作人员大多没有文秘或管理学专业背景，加上民办高校不重视管理人员职业素养的培养，没有经费支持行政管理人员参加培训和进修，导致办公室工作人员缺少学习先进管理知识的机会，没有提升自身管理能力的意识，更没有主动探索先进、科学管理方法的积极性。

（二）保密意识不强。如今，我国网络安全局势严峻复杂，各级教育行政管理部门越来越强调工作的保密性，高校办公室作为高校对外联络的主要部门，经常接收涉密的机要文件和信息。民办高校虽不像公办高校有接收保密文件的专网，但有专门接收普通机要文件和抄写保密文件的途径，所以保密工作是民办高校办公室管理工作的重要内容之一。由于民办高校保密意识培育工作起步较晚，发展时间较短，很多保密工作还处于起步阶段，保密氛围不浓厚，保密宣传工作没做到位，办公室人员保密意识不强，在工作中没有切实履行保密职责。例如，一些纸质版的文件就放在办公桌上，没有及时放进机要文件保密柜，存在信息泄露的安全隐患，增加了民办高校办公室管理的风险。

（三）服务意识淡薄。很多民办高校办公室的工作人员服务意识淡薄，认为完成校领导交代的任务就行了，对于其他部门提出的需求，能推就推，不愿承担与自己无关的工作。对于有诉求的师生表现冷漠，态度较差，对于基层反映的问题，也只是单纯传达，无法做到有效沟通和解决，例如，办公室的座机经常能接到师生或其家属的诉求电话，涉及学校管理各个方面的问题，因办公室人员没有认真对待每一位师生的诉求，更没有后续解决措施的跟进，长此以往，不利于民办高校办公室管理水平的提升，严重影响民办高校高质量发展进程。

（四）信息化水平低。信息化建设需要投入大量资金，民办高校由于经费有限，信息化水平较低，办公室的设备比较老旧，缺少办公自动化系统，很多工作需要办公室人员耗费大量时间和精力完成，信息化技术不能普遍应用，影响学校各项工作的开展以及办事效率。例如，在发生突发公共卫生事件时，需要快速准确统计全校师生员工信息，这时如果没有建立全校人员信息系统，办公室作为统计负责部门，只能依托相关部门的统计员，分别在各部门工作群里逐一询问，这种传统的信息搜集方式既耗时还容易出错，增加了办公室工作难度。此外，有的民办高校办公室即使拥有办公自动化系统，但工作人员缺乏信息化素养，还是习惯沿用传统的工作方式，导致优质的信息化资源无法被充分利用。例如，在文件办理过程中，虽然办公室OA系统开发了文件传阅功能，但工作人员和领导还是习惯看纸质版文件，没有信息化办公管理的意识，影响工作的效率。

三、改进民办高校办公室管理工作的对策

（一）重视制度建设，提升管理效能。高校办公室要重视管理制度建设，通过不断优化、完善本部门的规章制度，提升行政管理效能。制度既是管理行为的依据，也是管理行为的约束。对于民办高校办公室来说，必须从观念上重视规章制度建设，围绕学校行政管理的重点工作，认真分析研究现行管理制度中落后、不符合学校发展新要求的内容，并修改完善。随着民办高等教育高质量发展速度加快，民办高校办公室行政管理涉及的领域越来越广，工作量增加，针对新领域的新任务，要科学、有效制定新制度。此外，规章制度的建设或是管理方式的改变都要以提高管理效率为目标，从办公室工作实际出发，突出创新性。例如，随着办公信息化程度越来越高，很多行政管理方式也发生了巨大改变，尤其是统计方面的工作，对于信息化的依赖度高，同时关系到学校整体发展和未来规划，这就要求办公室根据国家统计制度的最新要求及时调整本校的统计制度和统计方式，利用信息化手段实现网络直报，不论是开布置讨论会，还是统计过程中遇到的问题需要交流，都可以在网络平台上实现，大大提高了统计工作的效率。

（二）增强保密意识，筑牢安全防线。高校保密工作事关国家安全与利益，民办高校办公室在日常工作中会接收一些机要文件，因此，增强办公室人员的保密意识迫在眉睫。一方面，高校办公室要提升工作人员的保密意识，定期组织相关人员参加保密培训，或者举办保密知识竞赛等活动，通过丰富多彩的宣传形式，加深工作人员对保密工作的认知，从心里筑起安全意识防线；另一方面，高校办公室要严格控制保密文件的传播范围，由专人抄送文件，并确保文件不外泄，从保存好每一份涉密文件做起，切实维护国家安全和利益。

（三）践行绿色理念，注重内涵发展。民办高校要贯彻绿色发展理念，坚持绿色发展，办公室作为校内行政管理部门，更要积极践行绿色发展理念，将绿色发展观融入各项工作，将绿色校园建设与日常工作有机结合，抓好落实。办公室要把节能、节水等绿色管理工作作为重点关注内容，办公室人员要树立绿色理念，坚持绿色办公，尤其是工作过程中涉及用纸、用电等能源资源时，要遵守节约的原则。例如，尽量做到无纸化办公、办公室的公共区域节能减排、校内低楼层活动不乘坐电梯、降低人均能耗、在采购办公室用品时尽量选用环保产品等。践行绿色理念是个体内在发展的一种表现，也是学校内涵式发展的重要体现，因此，办公室在常规工作中通过贯彻落实绿色发展理念，打造绿色管理服务，助力学校内涵式发展。

（四）加强队伍建设，提高服务水平。民办高校办公室必须建立一支全能型、服务水平一流的队伍。作为高校对内、对外的窗口部门，办公室人员除了要熟悉全校行政业务，具备高效完成各项事务性工作的“硬实力”外，还要有处理各种突发情况的“软实力”，这就要求办公室人员不断提高自身沟通、协调等综合能力，做到“一专多能，独当一面”。此外，办公室人员还要加强自身服务意识，在日常工作中，把广大师生利益放在首位，主动与师生沟通，了解他们的需求，倾听他们的意见，真正做到“想师生所想，急师生所急”，把服务好师生、各部门落实到工作中。另外，民办高校办公室要把舆情处理作为服务工作的重中之重，认真对待师生各类投诉，接收后立刻反馈给相应部门领导，排查相关问题，尽快处理，给师生一个满意的答复，师生满意度高，服务质量才能提高。

（五）利用信息技术，提高办公效率。民办高校办公室要想实现更高效的办公，必须提升办公信息化水平。其一，借助先进的“云技术”，摆脱传统办公设备的约束，做到实时办公，处处办公，现场遇到问题现场解决，现场上报，提高解决问题的效率。其二，依托协同办公平台，实现多人在线协同办公，降低沟通成本，提高工作效率。其三，建立智能信息综合管理系统，实现信息的高效收集与利用，结合系统的自动预判功能，提醒相关工作人员存在的问题以及未来需要处理的问题，及时查漏补缺，制定合理的工作计划，提升工作效率。