干部人事档案专项审核工作中具体问题的探讨与建议

文/南京医科大学附属南京医院（南京市第一医院）人事处 于婧

干部人事档案是党和国家的重要资源，也是组织人事的基础工作。长期以来，卫生事业单位的工作重点都放在专业技术的提升上，对干部档案管理工作不够重视，导致干部人事档案存在较多的“历史遗留问题”。

2018年11月，中共中央办公厅印发了《干部人事档案工作条例》，规范了干部人事档案的工作内容和日常管理。2020年开展的干部人事档案专项审核工作，不仅要着力解决2015年的遗留问题，更要将中、高层干部以及已聘任高级职称的专业技术人员纳入全覆盖范围，全面推进从严治党。

自2020年7月布置干部档案专项审核全覆盖工作以来，笔者在近两年的干部人事档案专审工作中遇到了很多具体问题，在此提供一些切实可行的处理方式，供大家参考。

一、干部人事档案专审工作的基本情况

笔者所在单位为市属三级甲等公立医院，截至2022年5月，共有员工3262人，纳入审核人数共502人，占员工总数的15.39%。干部人事档案专审虽然是一个阶段性的工作，但是应该作为常态化工作来抓，夯实考察与选拔干部的基础，为党组织选贤用人提供助力。审核过程中，纳入档案专审的对象数据处于动态变化之中，要根据实际情况删除离世和退休人员，增加符合专审条件的新进人员，比如新聘任副高级职称的专业技术人员和新提拔的科、处级干部，后者是审核的重点关注对象。

二、干部人事档案专审工作的组织实施和基本内容

（一）专审工作的组织实施。人事档案专审工作的组织实施一般分为前期筹划、审核认定、阶段性报告三个阶段。前期筹划包括制定方案、编写计划、人员配备、工作培训、健全制度；审核认定包括审核档案、发现问题、调查核实、组织认定；阶段性报告贯穿整个干部档案专审全过程，主要是每3个月至半年向上级主管部门汇报已审核、未审核和已认定的人数，提出难以判定的问题，请示上级处理意见，推进审核工作顺利进行。

（二）专审工作的基本内容。开展档案专审工作的内容主要包括：1.档案材料是否齐全、完整，档案内容是否客观、真实，干部信息是否准确；2.工作经历材料是否完整、规范；3.档案中有无错装、混装的材料；4.核实“三龄两历一身份”等重要信息的真实性。

三、干部人事档案专审工作中的具体问题

（一）填好两张表。《干部（职工）基本信息审核表》和《干部人事档案专项审核认定表》是此次干部人事档案专项审核工作成果的重要体现，也是上级组织部门检查工作完成情况的重点。表中所有信息必须做到正确严谨、具有组织认定的公信力和权威性，这既体现了干部档案专审工作的严肃性，也是对干部本人切身利益负责。

“真实可信”是对人事档案的根本要求，也是档案专审工作的底层逻辑。这就要求《干部（职工）基本信息审核表》填写的所有信息都能在档案中有明确的材料支撑，换言之，没有相关支撑材料的信息不能写入《干部（职工）基本信息审核表》，包括“三龄两历一身份”、干部奖惩情况、培训情况、职称聘任、职务任免和年度考核情况等内容。

（二）对于出生日期的认定。出生日期是“三龄两历一身份”中审核的重点，也是最容易产生争议的环节，关联着干部身份的确认。个别干部日常填表时不注意个人信息填写的一致性，档案材料记载的出生日期前后往往不一致。尤其是资质较高、年龄较大的干部，年轻时填报的是农历出生日期，到了工作单位又填报了公历出生日期，甚至出现档案记载与户籍底根、身份证信息均不统一的情况。对此，人事部门应当始终坚持“公平公正、最先最早、全面取证”的原则严格审核，谨慎认定。可以让干部本人提供早于档案记载的户籍材料或者组织派人外调的相关信息。若干部本人无法提供或提供的材料无法推翻档案记载，根据组通字〔2006〕41号《关于认真做好干部出生日期管理工作的通知》“以干部档案和户籍档案中最先记载的出生日期为依据”，由人事部门出具《干部人事档案专项审核认定表》对干部出生日期予以认定。即使干部本人放弃提供材料，口头同意组织认定意见，人事部门仍应出具《干部人事档案专项审核认定表》，完善档案审核程序。

（三）对于工作情况的认定。根据《干部档案工作条例规定》规定，工龄的认定同时需要社保缴纳证明和劳动合同两个要件，但笔者在档案专审过程中发现，部分干部参加工作较早并曾就职于多家单位，其中有些企业没有设置正规的人力资源部门，缺乏完善的人事档案管理制度，甚至没有给员工缴纳社保。在企业工作期间，干部档案多保存于当地的人才市场，档案中仅有和企业签署的部分劳动合同，干部本人既不接触档案也不重视档案材料的收集整理。事实上，档案中既没有辞职报告也没有当地人社部门盖章认可的终止合同手续，这段工作情况类似真空状态。如果发现这种情况，人事部门需要重新确定干部工作时间，可以将干部博士研究生入学时间作为确定参加工作时间的依据，或者以干部和本单位签订劳动合同并开始缴纳社保的时间为参加工作时间。由于相关用人单位及组织部门未严格遵循干部人事档案管理文件的要求填写相关表格并及时归档，干部档案中缺少与原单位的劳动合同或《转正定级表》《工资变动审批表》等材料。此种情况通常需要通览整卷档案，从其他的支撑材料中找到线索对工作时间予以推测，如高校毕业生派遣证、工资定级表等，或请干部本人打印社保缴纳记录作为连续工作时间的佐证，如无法提供相关证明则需本人写情况说明，自愿放弃该段无法证明的工龄，由人事部门重新确定其工作时间，并对工资标准作出相应调整。

按照上级部门关于薪资的规定，除了当年新入职人员和长病假人员年度考核为“不定等次”，个别人员年度考核为“不合格”之外，其余年度考核为“合格”的人员均应调整一级薪级工资。上文中提及，笔者所在单位总人数为3262人，工资测算和档案资料归档的工作量无疑是巨大的。人事部门仅有一名人员负责工资测算工作，负责档案管理的人员也尚未达到“千卷一人”的要求，因此很多干部缺少多年的《工资变动审批表》，从2007年机关事业单位工资标准改革后，档案中仅有一张《工资套改表》，此后再也没有更新补充过。按照此次干部人事档案专审的要求，人事部门需要补齐1993年后的干部工资材料，保证材料的连续性，且2006年后的工资材料必须齐全。值得注意的是，在补齐上述工资材料的时候要扣准《干部（职工）基本信息审核表》个人简历中职称和职务变化的时间节点，如职称晋升须有聘书、聘文，职务任免须有《干部任免表》并写明文号作为支撑材料。同时要注意所属单位的任免文件形成时间、职称聘任起算时间，依据实际情况进行工资变动，数字间的逻辑关系应注意前后衔接。

（四）对于入党时间的认定。关于入党时间的差异多见于不同时期入党时间计算方法的不同，有的干部登记的是成为正式党员的时间，而有的干部登记的是成为预备党员的时间，此类错误一般与实际入党时间误差不大。根据党章的最新规定，“预备党员的预备期，从支部大会通过他为预备党员之日算起。党员的党龄，从预备期满转为正式党员之日算起。”如果《入党志愿书》中填写的党员预备期起算时间和召开支部大会时间不在同一天，则将召开支部大会时间认定为入党时间。

（五）对于学习经历的认定。一些干部学籍档案中缺少《入学登记表》《毕业生登记表》或学校授予学位的决定等材料，但因时间久远有的学校已撤销或与他校合并等，又或者因为疫情原因封校无法补齐材料；另有因参加的是成人教育或在职教育，缺少相应的成绩单或者学籍材料。人事部门可以在核对完原件后，将干部本人的毕业证、学位证复印件盖章签字归入正本，或者请干部本人在官方的学历、学位网站上进行认证，再将认证材料归档。如原学校档案馆可查到干部学籍材料，则可复印学籍材料归档。此外，审核中发现有些学校的个别批次学生是没有《入学登记表》的，对这种特殊情况可在卷宗最后的《档案备考表》中予以注明。《干部（职工）基本信息审核表》“学历学位”一栏的填写，本科学历应填写“大学”，硕士研究生与博士研究生的学历均应填写“研究生”，各个受教育阶段应注明学习形式如“夜大”“函授”“网络教育”等，党校学历另需注明。

（六）家庭成员及主要社会关系的填写。《干部（职工）基本信息审核表》中家庭成员和主要社会关系由个人填写，多数干部填写的时候顺序主次不清，信息模糊。正确填报顺序应以配偶、子女、父母为序，不管退休与否都要明确工作单位及部门职务，如没有工作单位则应写明家庭住址（含去世人员去世前的住址），子女还在受教育阶段的应写明具体学校。

（七）材料排放顺序。在材料的排序方面，第九大类包括工资、任免、出国材料。其中第一小类为工资材料；第二小类为任免材料、劳动合同；第三小类为出国、出境材料；第四小类为参加会议材料。第一、三、四小类须按照时间顺序排放，第二小类的干部任免材料和劳动合同不必再细分为任免类和劳动合同类，而是按照干部本人经历的时间顺序摆放，作为《干部（职工）基本信息审核表》个人经历部分的支撑材料。此外，关于《高校毕业生见习期鉴定表》究竟是放在第九大类第一小类还是第二小类，在实际工作中较有争议。因为见习期鉴定材料既明确了干部的工作时间，转正定级时间，又通常带有定级时的工资信息，无论放在第一小类还是第二小类都有道理。经过上级组织部门的培训和讨论，如不涉及工资信息则将《高校毕业生见习期鉴定表》归入第九大类第二小类，作为工作经历的开端；如涉及工资信息则归入第九大类第一小类工资材料为宜。

四、干部人事档案专审工作的建议

（一）提高认识，加强保障。卫生系统的中高级人才较多，专业技术干部的流动性强，要抓好干部人事档案专审工作的难度很大。

以笔者所在三甲公立医院为例，自2012年至2022年，因辞职、调动、行政职务调整离院的人员共计236人，其中本科学历109人，占比46.17%；硕士研究生学历41人，占比17.37%；博士研究生学历31人，占比13.14%。以上离院人员中聘任中级职称23人，占比9.74%；聘任副高级以上职称31人，占比13.14%。人员的流动去向呈现出三种状态：一是去往本市同级的新兴医院以寻求更大的平台，例如入职部分有民营资本参与的三级医院；二是流入二线城市的三级医院获得更高的职务或者降低职称晋升的困难程度；三是回到家乡医院就业解决生活困难，例如照顾家里病重老人。无论是以上哪种状态，都不能保证新入职的卫生事业单位拥有完善的人事档案管理制度，因此档案材料不完整几乎是普遍现象。卫生事业单位的领导应把干部人事档案专审纳入年度计划，认真听取人事部门的汇报和意见，充分认识到人事档案专项审核工作对人才选拔、优化干部队伍的重要性，积极为专项审核提供有力的支撑，为培养优秀专业技术人才创造良好的环境土壤。

建议组织人事部门牵头成立专门的审核小组，定期召开会议，梳理审核中的问题并进行分析研判，及时提出针对性解决方案。同时加强组织保障，给予档案管理工作足够的硬件支持。设立专门的工作场所，制定明确工作规范，加强审核工作的严肃性和纪律性。

（二）完善制度、从严落实。由于卫生事业单位对人事档案管理工作不重视，档案管理人员配备薄弱，虽然有人事档案管理制度但是落实不到位。借由此次干部人事档案专审的契机，可以根据审核过程中遇到的各种问题提炼好的方案经验，重新制定和完善相关管理制度，系统管理人事档案的收集、整理、归档、保存、利用等各个工作环节。严格手续，做到档案的转入、转出、接收、查阅、借阅登记，及时准确提供各类资料，保障人事档案材料的齐全、完整和真实可靠。

例如笔者在审核过程中发现，很多干部连续五年缺少年度考核表，经过查询得知，由于申报职称评审的时候需要连续五年的年度考核表拍照上传，因此干部在申报时将这五年的年度考核表借出但使用完毕后一直没有归还。这充分暴露了档案借阅和归还这一制度的漏洞，以及管理人员责任心不强的问题。经过人事部门的研究，决定对档案借阅制度作出进一步完善，即“原件不离室”。如遇到申报职称、户口迁移、财产继承需要档案材料的，应向人事部门提出申请，经过审批之后，档案管理人员可以将其所需材料的复印件或扫描件发给本人。如某些事项必须出示原件才能办理的，本人除了正常提出申请之外，还需填写借条，并将其暂时归入档案，待归还时再将借条取回，确保人事档案的管理不出现真空状态，材料的借阅和归还必须能够溯源，责任到人。

（三）严控质量、规范管理。档案管理人员作为干部档案的把关人，对每一份归档材料都要认真审核，确保真实。档案审核过程中，审核人员需要保持耐心与细心，对档案信息逐页检查。重点关注继续教育、人事任免、党团信息，一旦个人状态发生改变立刻进行档案信息更新，保障干部人事档案的时效性。复印件归入正本之前必须和原件进行比对，确保完全一致后盖上人事部门章，并由经办人签字方可归档。

另外，人事部门需加强干部人事档案材料的搜集工作，比如每年《工资变动审批表》《干部任免审批表》《年度考核登记表》等，并将这些信息及时归入干部人事档案中，进一步提升档案的完整性。针对干部人事档案中关于身份、任免审批、入党审批等重要材料缺失者予以宣教，并给出适合的补充途径的建议，始终将严控归档质量作为干部人事档案管理的首要前提。

（四）统一标准，提升水平。要从上级主管单位组织人事部门的层面统一审核标准。在干部人事档案专项审核近两年的工作中，笔者发现关于上文提及的诸多具体问题各家单位的审核标准不一，审核人员缺少专业的培训和实践，一定程度上影响了审核工作的进度和效率。因此，应该定期对档案管理人员进行业务培训，使其熟练掌握人事档案管理工作的基本技能，加强业务能力，提高管理水平。此外，应当着力提升档案审核人员的沟通能力，在审核过程中对检出问题的干部要做好解释和答疑工作，介绍组织审核的原则和标准，提供有效解决方法，争取圆满完成审核任务。

五、结语

综上所述，干部人事档案工作是一项政策性、专业性、服务性很强的基础性工作。伴随着干部人事档案专项审核工作的开展，暴露出很多亟待解决的突出问题，同时也体现了卫生事业单位解决人事档案管理问题并进一步规范档案管理的迫切需求。加强干部人事档案管理的标准化、规范化，发挥干部人事档案材料的参考价值，能够提升人才培养规划的科学性，加强对现有人力资源的再开发，夯实学科人才发展的基础，促进卫生事业和谐发展。