提升高职院校教学秘书管理工作效率刍议

古 丽

（常州工程职业技术学院，江苏 常州 213164）

高职院校越来越重视内涵建设，尤其是在教学管理方面，更应注重科学的管理和人才队伍的培养与激励。教学秘书是教学管理的基层人员，在维持学校的正常教学运行中起到了至关重要的作用，教学秘书的工作成效将直接影响教学管理工作的顺利开展。

1 高职院校教学秘书工作现状

1.1 工作任务跨度大、内容繁杂

随着高职院校的不断深化改革，多数学校设置了二级学院，学院拥有更多的自主权和决策权。教学秘书不再是单纯地上传下达，而是加入学院的教学改革中，直接参与制定相关的教学管理文件，工作层次多，繁杂性大。在纵向方面，学校下达的教学文件，教学秘书需认真研究，领会文件精神，协助学院主管领导进行文件的传达，做好相关教研室教学文件的解释、执行和监督，并与老师进行沟通与解读。在这个过程中，教学秘书需要做好从学校、二级学院、教研室、教师和学生个体的大跨度沟通与协调，才能保证教学文件的顺利执行。在横向方面，包括课务安排、课务调整、考务安排、毕业事务、期初期中期末教学质量检查、工作量核算，以及学校、二级学院、教研室的各种教学文件、档案资料收发归类整理等等。由于工作跨度大、内容繁杂，教学秘书有时会出现顾此失彼，难以理清头绪的现象。

1.2 工作任务周期短负荷大

高校教学秘书工作，涉及具体工作内容繁多，往往需要在短时间内处理很多事情，尤其是大的二级学院，这种现象更显突出，导致工作应接不暇，力不从心。虽然高校常规的教学管理工作有一定的可规律性，每个学期的开始、中期和期末，工作内容有一定的预见性，可提前准备。但有时由于人员换岗不能及时处理现有的教学工作，或新上岗人员对工作内容不熟练，或长时间学习和熟悉新的教学管理软件系统，或由于其他原因导致工作任务的滞后等，而这些工作往往还需和多个部门、教研室和教师个人进行协调、解释和沟通等。这些都会导致教学秘书的工作任务周期变短，工作负荷加大，精神压力增加，身心疲惫。

1.3 工作认同感低积极性差

高职院校教学秘书的工作是繁杂琐碎的，大多都是协助二级学院教学主管领导处理教学事务。这些“服务性”工作的终极目标就是维护教学的正常运行。而这些繁杂的工作很难体现在年终的绩效考核中，且对其职称晋升的贡献度低，对其自身职业发展的受益性低。教学秘书对其自身工作等价性的认同感很低，会出现职业倦怠，“不思进取”。长此以往，人员流动现象频繁，不利于队伍稳定。因此，教学秘书工作绩效的量化及等价考核是关乎其职业发展的重要依据，只有明确了奋斗目标，教学管理工作者才有岗位的期待感和认同感。针对教学秘书制定科学合理的考核政策，完善奖励绩效职称晋升制度是至关重要的。

1.4 职业发展受限没有获得感

高职院校教学秘书出现职业倦怠和其职业发展受限，与没有获得感有一定的关联。高职院校教学秘书职业发展受限，原因主要有两方面。其一是管理业绩不突出。高职院校教学秘书人数比较少，一般二级学院只设一个教学秘书岗位，一人承担整个学院的教学维护及日常教学事务管理。由于教学秘书自身工作性质决定其绝大多数时间均在忙于教学管理与维护，很难升华为突出业绩，限制了自身发展。其二是个人业绩无法归位对标。如学校对教学秘书的管理工作没有系统规划，缺少专门培养教学秘书的政策，教学秘书很少有学习进修的机会；且职称晋升、奖励制度等政策往往倾向于教学科研人员，导致教学秘书目前从事的工作无法对标职称晋升政策。当然也有部分教学管理人员自身缺乏计划，没有明确的职业规划，个人期待较低，在工作中缺少激情和责任，导致自身发展受到限制。总之，由于种种原因，高校部分教学管理人员常常缺乏获得感，容易产生职业倦怠。

2 教学秘书在教学管理中的作用

2.1 是学校与二级学院教学业务传达的关键纽带

教学秘书的管理更偏重于过程管理，将教学过程的各要素进行分类、整理、管控等，使教学过程有序运行。高校教学管理人员的层次结构为分管教学的校领导、教学工作部、教学督导、二级学院分管教学领导、教研室和教学秘书。虽然教学秘书管理层次较低，但在实际工作中往往都穿插于各级别的教学管理中，需要协助二级学院领导传达上级教学管理文件的精神并按时执行，协调、监督并收集教研室人员的执行情况，及时向上级反馈教研室的意见及建议。总之，教学秘书是学校与二级学院教学工作的关键纽带，也在学校教学秩序正常运行中起到关键作用。

2.2 是维护二级学院正常教学运行的重要保障

教学秘书是学校的基层管理人员，其重要职责之一是维护二级学院日常的教学事务管理，确保教学秩序正常运行。学期初的教师课务落实方面，合班、分班、定向培养班级的课表安排情况、各类教学场所（包括理论教学场所、实训操作场所和理实一体教学场所）的分配，补考重修考试安排，期初的教学质量检查等；学期中督导听课安排、各类课程衔接及课务调整安排、期中考试安排以及了解整个教学过程中的落实情况并做好相应的监督工作；学期末考试安排、国家级省级大型英语考试安排、毕业班的顶岗实习和毕业设计、学生成绩统计分析、各类教学材料的收缴分类归档等。整个学期的教学运行过程中，只要中间某个环节出现问题，就会影响整个教学进程的有序进行。因此，教学秘书肩负重要职责，不能掉以轻心，教学秘书是高职院校教学正常有序进行的重要保障，是促进教学质量提升的中坚力量。

2.3 在教学质量提升方面有促进和监督作用

教学秘书在教学方面的监督与管控主要有学生学习和教学运行。首先，教学秘书是教学管理者中工作在基层的人员，直接接触教师和学生，能及时了解他们的想法和建议，为进一步完善人才培养提供最切实的参考素材。其次，教学秘书在期初、期中、期末的教学质量检查中，可以直接发现问题，为学院进一步规范教学，提升教学质量起到有效的监督和管控作用。再者，一个综合素质良好的教学秘书，能够本着学院长远的发展目标，提出一些具有建设性的意见及建议，如人才培养方案的调整，课程的合理安排，教学资料的科学归档，工作量的合理计算等等，促进学校教学管理现代化。

2.4 促进教学档案规范管理

教学资料的归档存储，不仅是任课老师平时努力的沉淀，更为老师在后期查阅自己的教学资料提供便捷的平台。同时教学资料科学归档，可为后期的教学改革、监督和管控提供有力依据。教学资料分门别类合理归档，在查阅时才能准确省时。每个学期的人才培养方案、教学标准（大纲）、课程标准、考试试卷、课程总结、试卷分析、作业等等的归档；跟岗实习日记、周志，顶岗实习日志、周志，毕业设计任务书、开通报告、毕业论文（设计）等等常规教学资料的归档。每个学期下达的文件整理、会议内容整理、各种活动的记录及整理等的归档。教学秘书的工作内容几乎覆盖二级学院整个学年的所有教学环节，非常广泛，能及时把握和准确执行高职院校教育政策、改革创新，上课、考试等，是学院教学资料归档整理的关键人员之一。合理规范的归档教学资料是教学秘书的重要工作之一，也有助于提升学院教学质量。

3 如何提升教学秘书的工作效率

3.1 教学秘书应具备良好的综合素质

首先，教学秘书应认真负责，善于分析归纳。高职院校教学秘书的工作内容非常广泛且复杂烦琐。这就需要教学秘书对平时工作内容进行及时归纳总结，分类规划，对不同时间段的工作内容有提前预判，这样工作中就会做到胸有成竹，不慌不乱。其次，教学秘书还应具备过硬的专业知识储备。教学秘书的工作很多会涉及二级学院的专业事务，只有充分了解专业背景及发展，才能在教学管理过程中解决遇到的各种与专业相关的问题。比如专业建设、人才培养、课程建设等，均需要教学秘书的参与、监督和评价，没有过硬的相关知识储备，很难胜任这一工作。再者，教学秘书还应有良好的沟通能力和健康的心态。教学秘书在工作中难免会遇到不被理解或者工作难以执行下去的情况，这就要求教学秘书本着对事不对人的态度，耐心解释和气沟通，最终解决问题。

3.2 提高教学秘书工作的规范化

规范化管理强调的是在管理过程中，要充分体现人文价值和经济价值，在充分考虑人的工作价值和需求的基础上合理制定管理流程。高职院校应树立以人为本的现代管理理念，为教学管理人员制定人性化的工作环境，杜绝“一刀切”的懒政思维，摒弃“平均主义”和“论资排辈”的老旧思想。要对教学管理流程进行科学合理的整合，避免无谓的工作消耗，尽量采用信息化管理。尤其教务管理应建立长效机制，循序渐进，逐步完善。如在教学信息管理软件系统方面，涉及人员纵横层次较多，应根据实际使用情况逐步完善，不应遇到问题就彻底更换，这样容易导致教学管理人员重新学习和难以适应，同时还要花费大量时间进行培训，耗时耗力，又容易与正常的教学环节脱节。总之，教学秘书的工作规范，没有统一模式，应一校一策，根据实际情况科学合理地制定。

3.3 提升教学秘书工作的认同感和获得感

教学秘书工作任务繁重，工作量大，且自身职业发展受限，对自己的岗位认同感低，获得感少。学校在管理过程中应注入人文关怀，为教学管理人员明确工作定位和角色期待，为其提供一条清晰的职业发展路线。为此，高校应为教学管理人员建立专门的考核、评价及激励政策，在其绩效考核、职称评定、职务晋升等方面做到有据可依。如年度考核优秀者，应给予适当奖励，可以优先进修学习、外出培训等，或者在职务晋升方面给予适当倾斜。在职称晋升方面，高校应充分考虑教学秘书工作性质的特殊性，为其制定职称晋升渠道和相关政策。学校应给予教学秘书相关绩效的政策支持，充分调动其积极性和能动性，以保障队伍的稳定性和长久性。