实践视域下建筑企业境外项目档案管理研究

2022-10-21戴晨中铁国际集团有限公司

管理学家 2022年12期

戴晨中铁国际集团有限公司

近几年，随着我国经济的不断发展以及一系列重大战略的实施（“一带一路”倡议等），我国国内的企业纷纷走出国门开始向海外发展。2020 年在新冠肺炎疫情的影响下全球经济发展萎缩3.3%，自2009 年以来首次出现负增长，但就是在这样的大环境下，在有关部门贯彻落实党中央、国务院决策部署，统筹推进境外企业项目人员疫情防控和对外投资发展，2020年我国对外直接投资流量1537.1 亿美元，同比增长了12.3%，位居全球第一。我国境内投资者在“一带一路”沿线的63 个国家所成立的境外企业超过了1.1 万家，当年实现直接投资225.4 亿美元，占当年对外直接投资的14.7%。从行业结构上来看，超过一半的投资资金流向了制造业与建筑业。从上述数据上可以看出，我国对世界经济发展的影响在不断扩大，需要值得注意的是随着竞争程度的不断加大、贸易摩擦的不断升级，在发展的同时如何保证我国境外项目建设合法合规、维护国家安全利益以及保障我国境外国有资产的保值与增值是我国境外企业必须面对的一个问题。而企业境外项目的档案建设是解决我国海外企业法律纠纷以及维护合法权益的重要依据，是对整个项目管理与运行的重要信息资源，是为以后其他同类项目建设给予经验的重要参考资源。为境外企业的管理更加规范化，项目档案的管理工作必不可少。除此之外，我国的境外项目档案管理工作由于受到诸多复杂因素的影响，例如政治动荡、复杂的政策环境以及不同的文化环境等等，项目档案管理必须遵从地方法规与国际惯例并按照有关规范来进行项目运作，这给国内企业在境外项目的档案管理工作带来了较大的挑战。

一、境外档案管理的特点

（一）档案内容商业性较多

按照《企业档案管理办法》主要对境外企业的设计、境外企业的合并、境外企业的改制、境外企业的上市等这几个过程所产生的具有保存价值的档案资料进行管理，其次就是对境外企业董事会、境外企业监事会以及境外企业的股东会这些组织机构有关方面的档案资料进行管理，还有就是对境外企业资产转让、资产信息证明、租赁和变更等凭证性档案资料进行管理，最后就是对境外企业生产仪器设备以及生产产品等具有重要价值性的档案资料进行管理。上述所提到的档案都是商业性的，涉及企业贸易往来、人事方面以及行政管理方面的档案资料过于稀少。

（二）档案来源较为单一

由于在境外所成立的企业，其相关企业档案资料都是企业在境外设立时候所形成的，而在国内的企业文件一般情况下是不会发往到境外企业的，与国内企业所具有大量的工、团等组织类文件资料相比较，境外企业的档案资料来源就显得非常单一。

（三）档案管理较为松散

对于境外企业来说，因其所在地的特殊性，当前所管理保存的档案是否具有利用价值是考虑最多的，故境外企业在档案管理方面有着非常明显的利用功能。除此之外，与国内的档案管理相比，境外企业的档案管理较为分散，除了在股权与产权等方面是由母公司所保管，其他方面通常都是由经办企业负责保管，导致无法做到统一管理，有时还会发生档案丢失的情况。在这样的松散的管理状态下，无论是企业档案管理质量还是管理效率都会大打折扣。如果档案的保管较为随意还没有严格按照年度来进行分类，那么档案保管的时限就会根据境外企业所使用的情况来定。

二、建筑企业境外项目档案管理新形势

以中铁国际集团有限公司为例来说明当今时代下建筑企业在境外项目对于档案的管理所面临的新形势。中铁国际集团有限公司下属的子公司大部分都位于境外，为了能够做好有关档案管理方面的工作，专门设立了档案室并由专人负责。但是随着我国“一带一路”倡议的实施，中铁国际集团有限公司在境外的业务也在不断增加，业务量的增加导致档案资料的数量也随之增加，档案管理工作中存在的问题和不足越来越突显，境外项目档案管理工作的“指导难、归档难、利用难”成为制约公司档案管理水平提升的重要问题。随着档案数量的增多以及新老项目的交替，有关档案管理方面的工作急需得到解决，为此在新形势下中铁国际集团对有关项目文件方面的归档工作提出了以下要求。

（一）完善档案制度与规范

首先要以中铁国际集团有限公司的各项档案管理制度为依据并根据实际情况对中铁国际集团有限公司境外的档案进行查漏补缺，以此为基础来建立出较为系统的档案管理制度体系，有了完善的制度体系才能够满足不同种类、不同层级档案管理的要求，尤其是要注意在档案检查与档案信息化建设方面的制度补充。除此之外，还应要求各子公司结合自身实际情况制定符合本公司的档案管理实施细则。

（二）加强档案管理监督的工作

母公司要加强对境外子公司档案管理工作的检查力度，争取尽快做到全覆盖。对档案进行检查时要根据境外档案在管理方面的特点，对检查流程清晰了解，对评价内容做到细化，根据最终检查结果来形成具有参考意义的评价报告，随后根据评价报告来跟踪整改落实情况，以此形成对档案检查工作的长效机制。为了更进一步掌握境外项目的档案管理水平，可将项目部的档案管理工作纳入检查范围，加强对境外项目档案的业务指导，继续开展对境外分公司电子档案管理系统建设工作，从而确保全公司档案工作的有序提升。

（三）做好重点项目的档案归档工作

根据中铁国际集团有限公司项目管理台账来落实项目档案移交责任制，有关重点项目方面的资料收集、资料整理进度以及资料整理质量等工作要对其进行不定期地督导，尤其是要抓好以中铁国际集团有限公司名义投资与代管的项目档案（中老铁路）移交归档工作，最大程度地保障境外重点项目档案的准确性、完整性以及系统性。

（四）传统载体档案逐步数字化

如今是中铁国际集团有限公司传统载体档案向数字化档案管理转变的重要过度时期，要努力做好对传统载体档案的收集、整理、鉴定以及保管等方面的基础工作，同时还要有效推进公司内部历史档案与境外档案向数字化档案转变的工作，力争做到减少存量、消灭增量的工作要求。随着计算机技术与大数据技术的不断发展，档案数字化存储与管理是未来不可避免的发展趋势，为了能够尽快向这一方向转变，要把数字化工作作为一种常态性的工作按照年度来做好，对于重要的档案以及使用频率较高的档案优先进行数字化处理，以来提高使用效率。

（五）提高档案工作的服务能力

以中铁国际集团有限公司档案管理平台为重点，着力提高决策会议、项目绩效、机构设置等使用频率较高的档案数字化率，建立更加高效便捷的服务渠道，以用户档案服务为出发点，持续优化创新，提升全球各地员工的使用体验，推动中铁国际集团有限公司档案质量、效率和服务水平的同步提升。

三、建筑企业境外项目档案管理问题及原因

中铁国际集团有限公司以往的电子档案系统软件使用范围仅限于公司本部，利用功能较为单一，在实际工作中已不能满足档案信息化建设的发展需要。境外各子分公司受驻在国别和地区法规政策、经济发展等因素影响，项目档案数字化进度十分缓慢，纸质项目档案因所在国法律约束，无法带出国境，加之档案资料多、网络不通畅等原因，导致境外子分公司的档案逐渐发展成为一个个独立个体，这给中铁国际境外档案信息资源的整合与管理带来了很大的困难和壁垒，非常容易造成档案信息的丢失，也无法有效利用。根据公司实际情况，在对项目档案管理方面所遇到的相关问题与原因进行了以下总结。

（一）对档案管理的主体呈现多元化

集团在境外的项目在立项和有关可行性研究阶段时所形成的档案文件大多数情况下都是由外方公司来负责管理的，但是因为不同国家对于档案方面的管理制度与方法有所不同，造成上述档案文件收集的完整程度的不可控制性较大。当项目敲定开始正式施工的时候，投资方会委托中方公司总承包管理，所产生的文件材料都会收集到境外项目的承包公司，而在项目建设施工过程中所产生的文件材料则会收集到总承包公司所委托的下属施工单位中。所以在整个项目实施的过程中，不同主体所管理的档案会有所不同，呈现出了多元化的态势，使其无法集中管理从而造成项目档案来源复杂，管理难度大。

（二）文件材料归档滞后

根据相关规定，我国境外项目工程在竣工并完成验收之前所有的项目档案必须验收合格，所以这一规定对境外文件资料归档的时间有着非常严格的要求，只有境外文件资料被送入到公司档案室中才能够算得上是真正意义上的归档。但实际情况是，位于境外的工程项目应归档的文件材料大多数都是由公司境外办事处所管理，大多数情况下的运输都是靠着工作人员回国时候带回并归档，而境外工作人员的回国次数有限并不能够将文件资料及时归档，这就造成了文件材料归档滞后的情况出现。

（三）境外人员归档意识不强

境外工程项目在建设的过程中，无论是技术人员还是管理人员对工程的施工质量、工程的施工进度都是非常重视的，但是往往会忽视项目活动所产生的文件材料。其次就是一些技术人员档案法制意识较为薄弱，只图自己方便不顾别人的感受，长期私自占有与工程项目有关的文件材料，从而造成整个工程项目档案的缺失。

（四）监督指导工作不到位

相关法律规定，公司所设立的档案部门要对公司工程项目的文件材料归档进行监督与指导，处于国内的项目因其不受地域的限制，公司会定期到一线对相关工作进行指导并监督，但位于国外的项目因地理位置的特殊性，指导监督往往鞭长莫及，对工程项目的文件材料把控度不高，等发现问题的时候已为时已晚，给工程项目档案的质量造成一定的影响。

四、建筑企业境外项目档案管理的措施

为保证档案信息的有效存储与利用并使其境外档案资料能够及时归档，中铁国际集团有限公司根据统筹规划、统一领导、分级管理、资源共享的建设原则搭建了覆盖公司本部、所属境外子分公司互联互通、能满足档案现代化管理、开放的、易于扩展的云档案管理平台，并明确了全集团各单位部门的建设职责，先从具有条件的下属公司先行建设试点，完善优化方案以后开始在全公司进行推广。

（一）建立境外档案工作标准规范体系

组织梳理、设计和编制档案管理规范、制度、流程，主要包括：收、发文和档案管理流程；项目和工程设计、施工、调试、监理档案工作流程；产品、设备、科研档案工作管理流程；档案、文件、资料的收集手段；档案信息的查询方式；利用手段和目的；统一的编码和分类方式；数据的存储要求等业务体系，实现了公司通用档案门类和专业档案门类的规范化管理，为档案的科学管理提供了基本方向和具操作性的指导和规范。

（二）完善基础设施

以当前中铁国际集团有限公司的信息化设施为基础，分别从网络基础建设、硬件设备、系统软件、安全保护系统、终端以及辅助设备进行升级完善，为实现数字化档案资源管理、档案安全管理以及档案存储管理打下基础，以此提升档案信息化和数据资源的整合与利用。

（三）统一部署云档案管理平台

在公司本部搭建集中统一的电子档案多全宗管理平台，随后在其相关下属单位设立分级授权的电子档案管理单全宗，其他单位结合中铁国际境外信息化建设整体规划和各自档案基础管理工作实际，分布推进档案管理信息化建设。中铁国际集团有限公司将云档案管理平台搭建的重点放在管理文件、项目档案的信息资源共享方面，坚持以境内外系统用户为导向，完成传统载体项目档案数字化工作，完成项目档案业绩资料库初步搭建，实现境外项目档案数字化、网络化查询利用。同时，借助股份公司信息贯通工程建设和“一体化”工作平台搭建，中铁国际将云档案管理平台接入中国中铁“一体化”工作平台，极大地方便了境外公司的使用，并大幅提升档案归档的效率。