基于信息化平台的医疗设备管理研究与实践

吕振 宋文杰 赵献坤 宋强 于毅 王燕妮 韩同钦 青岛市市立医院医疗器械管理科 （山东 青岛 266073）

内容提要：目的：本文探讨一种基于信息化平台的医疗设备管理方案，并阐述其在实际使用中对比传统医疗设备管理方法的优势。方法：首先介绍了本系统的网络框架，然后分别详细的介绍资产管理模块、维修管理模块、质量控制模块、数据分析模块四个模块的功能，并讨论在实际使用中的效果和优点。结果：基于信息化管理平台，通过效益分析科学的指导采购计划，并且完善员工内部考核制度，促进员工的积极性，提高办公效率。结论：推动医院高质量发展需要对医疗设备精细化管理，精细化的医疗器械管理离不开信息化技术的正确应用。

2021年6月国务院办公厅印发《关于推动公立医院高质量发展的意见》，明确了公立医院高质量发展的目标、方向、举措，是新阶段公立医院改革发展的基本依据，对全面推进健康中国建设、更好满足人民日益增长的美好生活具有重要意义。经过改革开放40年来的医院的高速发展，公立医院已经到了从“量的积累”转向“质的提升”的关键期，必须将发力点放在提升质量和效率上，运行模式需要从粗放的管理转向精细化管理[1]。

医疗器械是医院高度依赖的物质基础，医院高质量发展需要对医疗器械进行科学化、精细化的管理[2]。然而，现在很多医院对医疗器械的管理粗放，没有发挥医疗设备最大的经济效益和社会效益。传统的医疗设备管理方式往往面临很多问题，例如：医疗设备种类数量繁多，设备分散；设备档案查找困难，无法快速的将设备档案和设备一一对应；维修、质控记录保存难、查询难、统计难；无法准确地统计数据，指导管理工作等。本医院在用的医疗设备大约有一万多台，并且近十年来医疗设备的增长速度不断加快。传统的管理模式无法科学、规范的管理医疗器械，精细化的医疗器械管理离不开信息化技术的正确应用，合理借助信息化技术是推进医院高质量发展不可缺少的手段[3]。

1.方案设计

1.1 管理目标

建设信息化软件的目标是：①设备资产信息化管理，实现账物准确对应，设备状态动态显示，设备档案电子化保存；②设备维修信息化管理，实现维修全流程线上办公，全流程记录维修过程并存档；③质控信息化管理，巡检、预防性维护、计量实现网上制定计划，实施计划，查阅计划历史记录，并统计计划完成率；④数据统计与效益分析，统计维修数据、质控数据等，实现工程师考核、效益分析等，指导设备采购，提高工作效率。

1.2 系统架构

将软件系统和数据库安装在医院内部服务器中，以保障医院网络安全和稳定的访问速度。软件设计的框架为C/S和B/S混合的软件架构，医疗设备科和临床人员通过浏览器输入IP地址访问信息化管理软件，外部网需要通过前置机访问本服务器，如图1所示。这种结构的好处是外部用户无法直接访问服务器，保证医院的信息数据相对安全，数据查询和修改主要是在局域网中进行，响应速度快[4]。

图1.医疗设备信息化管理软件系统框架

2.实施内容

2.1 资产管理

2.1.1 资产录入

本系统关联原有的财务固定资产管理系统，不改变其它科室原有的工作方式和提高办公效率，固定资产在财务固定资产管理系统中录入，通过数据接口实时导入本系统；在本系统中通过设备名称自动68分类，并生成唯一标识的医疗器械资产编码。除了自动导入财务系统的必要字段，在本系统中还需要增添设备详细字段，例如：设备序列号、设备存放地点等。

2.1.2 资产卡片标签

利用国家药监局2017年公布的医疗器械分类目录对全院医疗设备按名称进行分类，每台设备都分配了唯一的资产码并生成二维码，如图2所示，左下角的二维码是本系统生成的设备资产二维码，右下角的一维码是原财务系统的资产编码生成的一维码。将资产贴粘贴在对应的设备上，建立医疗设备与信息化平台的快速互联，通过手机微信、PDA、电脑识别资产编号均可查询到设备信息，方便对设备进行查询、报修、巡检、预防性保养的工作[5,6]。

图2.设备资产卡片样式

2.1.3 设备报废、设备转移管理

以往设备报废、设备转移的工作方式是通过走纸质版的报告，临床部门、医疗设备管理部门、医院管理层签字审批，审批结束后资产档案管理员在财务系统中进行减账、转账等操作，这种方式效率低下，易出错。当前，临床设备管理员通过扫码、电脑既可以对设备进行报废、转科申请，系统自动上传至MOA系统进行线上多级审批，审批结束后系统自动将审批报告存档并执行报废和转科操作，大大提升了工作效率。

2.1.4 公用设备调配管理

摒弃以往纸质版的登记，借用公用设备时使用扫描枪扫描设备上的二维码便可进行借用登记、公用设备归还时扫描二维码进行归还登记，并可以随时统计全院公用设备借用情况，提高工作效率，减少工作量。

2.2 维修管理

世界卫生组织在《医疗设备维护程序概论》（Medical EquipmentMaintenanceProgrammeOverview）指出维修步骤包括查明故障现象、故障原因、维修、维修后测试和维修报告填写。为尽快将设备归还使用部门，工程师应该尽快确定故障源头并确定故障，并采取合适措施进行维修最终使设备回归初始功能状态。传统报修通过电话报修，维修报告则以纸质报告为主。维修报告需要好几个部门进行审核签字，每个月还需要人工统计维修信息，效率十分低下，容易出错。随着医院医疗设备的种类和数量不断增加及对医疗设备管理重视，传统管理方式已满足不了医院精细化、数字化和网络化管理需要。

本系统的维修管理流程如图3所示，临床使用人员可以使用手机微信公众号或者PDA扫描设备上的资产卡片进行报修，然后系统会自动派单给分管工程师并发信息提示工程师，工程师收到提示信息之后进行查看，并接单相应。接单之后和临床设备管理人员约定好维修时间并上门维修，维修中产生维修费用后及时地填写维修诊断报告，诊断报告会通过接口上传给MOA系统进行多级领导审批，通过预计维修费用的金额自动判断审批的级别，多级领导审批结束后上传审批结果给分管工程师，设备维修结束后工程师填写维修结果处理报告并提交临床进行验收，最后临床对本次维修过程进行验收评价。图4为MOA维修多级审批流程图。

图3.维修管理模块的框架

图4.MOA维修多级审批流程图

2.3 质量控制管理

质量控制是美国在20世纪70年代中期提出的，指出医学工程科的工作不应该仅仅是设备维修，也应该对设备进行评估、检测以及周期性的计量、保养[7]。实践证明，如果不认真的对设备进行质控，设备势必会故障频繁，增加维修成本和医疗风险。虽然从短时间上看，质控工作增加工作量和医院运营成本，但会防患于未然，降低医疗风险，促进医院整体发展[8-10]。国家监管机构已经意识到医疗设备的质量控制的重要性，并出台了相关的规章制度，要求医疗机构重视设备的质控。本系统的质量控制部分为三个模块：预防性维护、巡检、计量。制定相应的规章规范质控管理，做到每台设备均定时执行质控，并设置提醒功能防止漏检，质控的结果均能快速查询。

2.3.1 预防性维护管理

对全院医疗设备从临床功能、故障导致的风险、预防性维护对设备的作用、事故历史四个维度对设备进行风险评级，将设备分为高、中、低三个等级的风险。对每台高风险的设备制定预防性维护模板，对部分中、低风险制定通用模板；按科室，风险等级对设备设置计划执行时间和维护周期，高、中、低维护周期分别为6个月一次、一年一次、两年一次，系统会提前一周在器械科的大屏幕上面滚动显示，提前提醒工程师对设备执行预防性维护保养，工程师手持PDA现场扫码设备上的二维码执行预防性维护，并上传存档；预防性维护执行后，需要临床在本信息系统中验收、评价。

2.3.2 巡检管理

根据三甲评审关于医疗器械临床使用安全时间监测与报告制度的要求，对生命支持类、急救类、辐射类、灭菌类和大型医用设备进行1个月一次的巡检，其他的设备是3个月一次，主要检查机器是否有安全隐患。工程师首先根据自己的工作时间合理的设定计划执行时间和计划周期，系统会在计划执行到期提前一周在滚动屏中提醒工程师执行巡检计划，工程师使用PDA扫码设备上的资产卡片的二维码执行计划并存档，最后临床设备管理着对本次巡检进行验收评价。

2.3.3 计量管理

本系统中的计量管理分为计量台账查询、计量计划制定、计量检测、计量结果。设置每台设备的计量时间和计量周期，设备计量到期后将提示计量管理员对不同的计量类设备按照国家规定进行定期计量，并在计量检测中录入鉴定机构、检测证书编号等信息，方便在计量结果中随时查询。

2.4 数据统计与效益分析

数据统计是统计每台医疗设备全生命周期动态变化的数据，通过这些数据可以针对性的改进工作，降低维修成本。数据报表模块包括维修报表、质控报表、决策报表。

维修报表包括维修故障统计、维修工作量统计、维修费用统计、维修满意度统计、维修配件使用统计、维修绩效考核等；质控报表包括预防性维护完成率、巡检完成率等；决策报表包括公用设备借用归还统计报表、全院设备维修次数统计、维修绩效考核表、工程师工作量对比图表、工程师临床满意度报表等。

3.效果与展望

3.1 科学的配置资源

推进医院高质量发展的重要内容之一就是要健全以经济管理为重点的科学化、规范化、精细化运营管理体系。通过统计医疗设备日常运营的数据进行效益分析，科学的分配医院资源。

对于年度的医疗设备购置，按《三级综合医院评审标准》中的第九章医学装备管理6.9.3.2中的要求，从本信息平台中获取设备维修费用和资产总值等数据结合PACS、HIS的运营数据，协同本院运营管理部进行效益分析，最后经医疗装备管理委员会审议，指导医疗设备采购。

如图5为2021年全院上半年科室借用公用设备时间对比统计图，对于临床申请购置急救类设备，通过利用本系统查阅各科室借用公用设备的时长，作为判断是否批准科室的增购申请的重要依据。

图5.2021年上半年科室借用公用设备时长对比图

对于大型设备是否购买昂贵的维保服务一直是各医院领导头疼的问题。利用本软件统计大型设备一年的维修次数和维修费用结合每台设备的工作量和设备收入，综合考量可作为是否增购维保服务的重要依据。

3.2 完善内部考核制度

实践证明只有完善员工内部考核制度才能促进员工的积极性，改变医院器械科松散的工作状态。由于器械科的内部考核一直很难量化，无法有效地激励工程师的工作积极性，利用软件的统计数据，初步尝试将工程师考核指标分成维修响应时间（从临床报修至工程师接单的时间）、维修处理时间（从工程师接单时间至发起维修诊断的时间）、巡检完成率、预防性维护完成率、临床满意度评价五个部分。工程师的总分是将五部分按不同的权重相加，每月进行内部公示，将有效地促进工程师的工作积极性，提高临床满意度。如图6所示为2021年上半年本系统中统计的临床对本科室的满意度统计图，调查发现临床满意度总体是上升的趋势。

图6.2021年1月～7月临床满意度评价统计图

3.3 提质增效

经运行此软件一年半，工作效率明显提升，设备资产管理、维修、质控管理、计量管理等实现电子化永久记录，方便随时查询、统计、分析。实现了无纸化办公，所有需要多级审批的流程均转移至MOA中进行。如图7所示，相比以前纸质版的审批，线上审批平均花费时间从7.5d缩短至现在的3d。据接话员统计之前通过电话报修，临床工程师平均响应时间大约为50min左右，通过使用信息化软件大大提高了临床工程师的响应速度，缩短至现在的15min左右，提升了工程师的办公效率。

图7.纸质版多级审批时间与线上多级审批时间对比统计图

3.4 展望

医疗设备精细化管理的探索没有完成时，只有进行时。未来将继续基于本信息化平台，拓展本系统的效益分析的功能，将链接医院的HIS、LIS、PACS等系统，将医疗设备工作量、设备收入等信息整合在医疗设备信息平台；同时，通过增加医疗设备实时监测模块，监测设备电流等参数精准获取设备工作状态、工作时长、开机率，指导大型设备使用、进一步为相关设备采购提供精确的数据支持。

医院的医疗器械部门发展转型趋势应以质量建设为核心，以医疗质量安全和运营成本效益为关注点。