浅谈医院设备档案精细化管理模式

洪衍界 福建省级机关医院 （福建 福州 350003）

内容提要：医院作为带有部分公益性质的事业单位，设备档案进行精细化管理具有更加积极的意义，能够为其他工作提供基础。从当前的实际情况可知，在很多医院中对于设备档案的管理工作非常重视，但尚存很多问题，伴随着医疗改革的不断推进，医院设备档案管理工作中的问题进一步显现，如果没有制定出完善的解决措施，则会对其发展产生严重的阻碍。文章针对相关内容展开综合讨论与分析，阐述医院设备档案管理的重要性，列举医院设备档案精细化管理模式，探讨医院设备档案精细化管理的问题，并提供了医院设备档案精细化管理的优化措施。希望通过针对相关内容的研究，能够为我国的实际发展提供动力。

伴随着科技的不断进步与社会经济的快速建设，医疗设备产品更新速度逐渐加快，技术水平也明显提高，在医院临床诊断中发挥出了非常重要的作用。然而在医疗设备的实际管理工作之中，还有很大的进步空间，需要借助更加有效的措施，提高其管理水平，利用精细化管理手段，使医院的医疗设备管理工作能够获得更好的发展，促进医院业务建设的有效提升，为其实际建设提供更大程度的动力。

1.医院设备档案管理的重要性

医疗设备档案管理是医院管理中非常重要的一部分，也是档案管理中比较重要的内容之一，医疗设备档案属于医疗设备信息基础，是设备管理的根基，需要覆盖从计划采购，直到最终报废的全过程，对其中产生的所有信息进行保存。加强医疗设备档案管理对于医院设备维护工作来讲，具有非常重要的意义，提高医疗设备的使用率和经济收益也具有非常重要的作用，建立完善的设备档案能够为其提供科学有效的信息帮助，保证医院各个部门在实际工作中拥有更加完善的基础。医疗设备档案属于维修工作展开的基础，能够为设备维修与保养等提供相关资料。在贵重设备展开各项工作的过程中，需要加强维护水平，提高保养有效性。如果医院采购了全新的医疗设备，有关档案能够为管理人员和专家提供最新数据，使医院在制定各项决策的过程中拥有依据，而且相关档案还能够解决医患纠纷等问题，提高医院利益的维护效果。所以加强医疗设备档案管理工作发挥出其各项作用，对于医院的工作质量、技术水平与各项收益，都具有非常重要的意义。

2.精细化管理应用于医疗设备档案中的必要性

2.1 利用精细化管理手段，夯实医疗设备档案管理

“天下大事，必作于细。”因此，在进行医疗设备档案管理过程中，要想提升医疗设备档案管理的全面性、加强设备的使用维修和记录的完善度、全面的将医疗设备中所出现的故障进行排除、化解在使用过程中出现的安全隐患、同时想要分析设备保修动数据的完整度、降低医疗设备的故障率、提升医疗设备全生命周期的管理力度，首先就要利用精细化管理手段夯实医疗设备档案管理工作，只有利用精细化的管理手段提升医疗设备档案管理的全面性，才能够加强对设备预防性的维护工作，提升医疗安全质量管理，全面的降低风险发生的概率。

2.2 精细化管理在医院医疗设备档案管理中的实施

精细化管理在医院医疗设备管理中的实施，使医院医疗设备管理全面进入大数据时代，成为大数据时代创新医疗设备档案管理的必经之路。档案管理是整个医疗设备管理过程中的重要环节，档案管理能够贯穿整个医疗设备的生命周期。新时期背景下，国家对于医用耗材的管理提出了全新的要求，因此各医院应不断完善自身的设备管理系统，顺应时代发展结合科技时代下的科学手段，适当启用电子化记录功能板块，从而降低电话报修的频率。同时在建设过程中要加强设备扫码报修，维护进度，跟踪设备状况分析，保养计划制定，人员工作量统计分析等一系列的完善工作；与此同时，医用耗材应实行全条码化管理，在采购过程中应结合电子化采购方式对库存进行监控，通过智能设备和电子技术的使用进行准确记录终端的消耗，并且能够将整个动态做成实时报表，从根本上摒弃传统的“手工式”“粗放式”的管理状态，全面的提升对耗材物流管理的重视度，从而提升管理效率。通过精细化管理模式在医院设备档案中的应用可以了解到，很多医院管理设备在医院平台上线运行过程中，基本能够实现全院的设备数据以及重大科室的大型设备的贴条码和建档工作，并且能够针对大型设备的工作状态进行实时监控，加强对相应事件的维修工作，从而降低设备发生故障的频率。

3.医院设备档案精细化管理模式

3.1 在档案归档范围中的应用

在实际利用经济化管理展开档案整理工作的过程中，有关工作人员需要在设备运行情况变化的基础上进行跟踪，获得相关的资料，提高把关水平，落实有关措施，使档案资料的完整性进一步提高，为医疗活动提供基础。医疗档案建立的过程中，会覆盖较长的时间，参与的人员比较多，所以非常容易造成文件损失或者是破坏等情况，会对档案管理的利用价值产生一定的影响。在实际进行归档的过程中，容易出现两方面的问题：一方面各个部门都会整理与收集一些大型医疗设备的档案资料，所以造成了资料内容过多与重复归档的情况；另一方面小型设备的档案资料无人管理，使这些资料出现杂乱不齐和不完整的情况。通过精细化管理优化医疗设备档案管理水平，能够使其按照相关要求完成各项工作，保证档案管理的整体水平，收集设备在计划采购直到最终报废中的所有资料，这些设备都需要建立台帐，由工作人员专门进行保管。所有的档案则由医疗中心档案室进行统一管理，并随时补充相关资料，其他工作人员不能收集与保管档案原件。在实际利用精细化管理措施的过程中，会使用最优归档范围的操作方式与流程，能够使这一工作的整体水平有效提高，改进操作程序，使档案管理工作更加完善，提高了的方案的完整性与准确性。

3.2 在管理制度制定中的应用

在医疗设备档案管理的过程中，管理系统属于经常出现问题的环节之一，所以在这一情况下，需要使用精细化管理中标准操作规程与PDCA循环工具，借此提高档案管理制度的优化。前者重视的是降低成本与变动，而后者则指的是反复运行，保证管理工作的不断展开。根据我国相关规定可知，当前已经制定了完善的医疗设备档案管理制度，明确了设备档案管理的各项内容[1]。所有档案管理工作人员必须在相关内容的基础上，优化管理工作，使档案管理工作能够获得更大程度的提高。在档案归档之后，需要及时进行登记，提交有关手续，在档案外借之后则需要办理相关手续，登记规定外借时间，到期之后需要及时归还。在相关规定的基础上，还需要从实际问题的角度进行分析，完善档案管理水平，优化其科学性。通过档案管理制度，能够使档案管理工作更加科学与有效，实现现代化管理。

3.3 在档案具体管理中的应用

在医疗档案管理的过程中，需要使用“ECRS”（即取消（Eliminate）、合并（Combine）、调整顺序（Rearrange）、简化（Simplify））原则，通过这一原则针对其进行分析，从原本随时形成与优化转变为专职档案员完成档案收集与管理等工作。所有档案内容需要交由设备科，并保证相关资料的完整性，由相关的人员进行管理。医院需要拥有专业的分管领导，并建立档案管理科室，保证管理工作的有效展开，所有文件包括使用与维修等方面的材料，需要在下一年的第一季度进行归档，保证资料的完整性，并做好档案的移交工作，交接的过程中，双方都需要签字。档案需要存放在专门的库房与档案柜之中，保持整洁与合理。在档案归档之后，需要将其划分为两类，一类为常用档案类，一类则是不常用档案。如果其中存在没有用处的档案，需要及时进行处理，将常用档案通过各种方式进行保存，并做出标记。工作人员需要保证档案室的清洁，在使用完档案之后，需要将其放回原本的位置，避免造成影响。

3.4 在服务功能利用率的应用

医疗设备档案管理需要保证档案管理的整体效率和共享水平，准确与有效地为社会提供信息资源。有关工作人员需要利用多种方式，开发档案信息，不断优化档案的管理内容，并保证自身工作态度的积极性，使档案资料更加完整，为医疗工作提供帮助，使医院的管理者能够制定出正确的决策。通过建立局域网等，使医院能够实现设备档案的查找与保存，建立完善的电子数据库，提高对接重视程度，优化档案的利用率，使其能够发挥出更好的效果。

4.医院设备档案精细化管理的问题

4.1 管理人员素质水平不高

从当前的实际情况可知，在很多医院中，档案管理工作人员并不是专业人才，并没有掌握有关方面的专业知识，而且档案管理人员的年龄都比较大，所以在思想方面更加陈旧，创新能力不足，对于一些新鲜事物甚至会存在抗拒的情况。这一问题的存在，导致在展开各项工作的过程中，很难获得比较好的效果，整体管理水平明显降低。在长时间发展的过程中，使管理工作更加混乱，会对后续工作的展开产生严重的影响。

4.2 医院缺少完善管理机制

在实际进行档案管理工作的过程中，如果拥有完善的管理制度和控制机制，能够使管理工作更加有效的完成。但是当前在很多医院中，依然缺少完善的管理机制与相关制度，使其无法实现规范化发展[2]。正常情况下，医院设备档案管理工作中会包括多项内容，但是大多数医院并没有制定完善的管理机制，导致档案管理工作很难落实，而且档案管理人员本身的积极性并不是非常强，经常会出现工作懈怠的情况，使设备的使用与维修的无法及时有效的记录，甚至会出现各种问题，对于档案管理工作会产生严重的负面影响，造成了不必要的损失。

4.3 管理形式过于固定单一

伴随着信息技术的不断发展，在各个行业中都运用了互联网与其相关技术，然而对于医院档案管理工作来讲，一些出现时间比较久远的资料进行管理工作的过程中，依然使用纸质化的保存与管理方式，导致管理形式非常单一，在分类的过程中无法做出准确的划分。而在查询相关信息的过程中，就会造成严重的时间浪费问题，并且很难获得完整的信息。除此外，纸质的实体档案非常容易受到破坏，还可能出现丢失等情况，在出现问题之后，就会对查询工作产生严重的影响，导致管理水平非常低，对医院的整体工作效率会产生严重的影响。如下图为某医院档案室，其依然使用纸质管理的方式，相对来讲比较杂乱。

图1.某医院档案室

4.4 设备档案较为分散

综合对我国多数医院的档案管理现状进行分析，可以了解到医院设备档案管理在管理过程中，由于其自身的管理制度不够健全，组织不够落实，因此出现了医疗设备分散管理的现象，医院没有将档案进行统一保存管理，导致设备从引进、安装、使用到报废，为其提供的完善资料都不够健全，资料出现了凌乱的特点，同时出现了较为严重的丢失现象，制约了医院科技档案的完整发展，无法发挥其自身的实质作用。

5.医院设备档案精细化管理的优化措施

5.1 提高管理人员的专业素质

因为很多医院的设备档案管理人员并不是专业人才，所以在管理思想方面过于落后，导致相关工作中经常会出现各种问题。要想提高管理水平，就要提升有关人员的综合素质。首先，在招聘工作的过程中，需要提高招聘要求，保证有关人才专业对口，不仅需要拥有完善的知识，还需要具有一定的医学常识，在这一情况下，能够有效解决各种问题，避免出现工作失误的情况[3]。其次，医院在展开外部招聘的同时，还需要对现有人才进行培训，制定完善的考核制度与奖惩措施，使有关工作人员能够不断优化自身的实际水平，更好地满足工作需求。在工作中学习专业知识，更新管理思想，提高工作积极性，使档案管理工作的水平获得更大程度的进步。

5.2 健全设备档案管理的体系

因为设备档案管理的重要性不断增加，很多医院已经建立了管理体系，但是并不是非常完善，其主要体现在信息记录时间不及时等情况，例如部分医院在医疗设备引进和使用的过程中，并没有将其使用情况和各项基本信息记录在档案之中，这一情况不仅会导致设备数据信息缺失，也会对其他工作产生负面影响。所以要想提高医疗设备档案管理的实际效果，完善管理体系，就需要建立与其相符的规章制度。医院需要建立完善的监督小组，保证各项工作能够有效落实，制定出完善的档案管理制度，可以通过抽查的方式进行检查，借此加强对档案管理人员管理工作的监督，避免其因为自身工作积极性，对档案管理产生严重的负面影响，还可以将挡管理责任落实到个人，使所有档案管理工作人员的责任意识都能够有效提高，加强设备档案管理工作的整体水平。

5.3 借助信息化实现创新管理

使用知识化档案管理记录的方式可能会造成档案遗失等情况，而且在查找的过程中，容易出现浪费时间和影响工作效率的问题。伴随着互联网行业的不断发展，医院设备档案管理信息化已经成为发展中的重点。信息化建设不仅可以提高整体工作效率，也能够缩短工作流程。首先是医院需要对档案管理人员进行培训工作，使其不受传统观念的影响，优化管理方式[4]。而且档案管理人员本身也需要提高学习水平，在这一基础上，才能够熟悉业务提高自身的管理水平和工作效率。其次则是医院的管理人员需要提高对于管理工作的重视程度，因为互联网本身具有比较强的开放性，所以网络黑客或者计算病毒等容易对档案信息造成破坏，需要定期进行档案的检查与管理工作，确认相关数据的准确性，保证档案信息的安全。利用创新性的管理模式，能够使档案管理工作实现信息化发展，更大程度上优化管理流程，使管理工作获得更大程度的进步，为其设计发展提供动力保障。

6.小结

医院本身具有比较强的公益性，是为人们的身体健康提供服务与保障的机构，是以医院中的所有工作都需要得到更高程度的重视。设备档案管理是医院管理工作中的重点，其中存在的问题同样需要得到关注。本文在针对有关问题展开分析的基础上，提供了相应的解决措施，希望通过相关措施，能够为有关工作提供帮助。各个医院需要从自身的实际情况出发，对档案管理工作存在的问题进行分析，使管理水平获得更大程度的提升，保证医院中的各项工作能够有效展开，为人们的身体健康提供帮助。