强化企业档案安全管理的新举措

薛方波 张 蕾

（鄄城县左营镇人民政府，山东 鄄城 274600）

档案的安全管理需要采取多种形式的管理方法，并加强对管理人员的教育。特别是近年来信息化的发展，给档案管理带来了较大的冲击，一些新的管理方式正在冲击传统管理方式，只有紧跟社会发展要求，用专业的档案知识武装档案人员头脑，才能进一步提升档案人员的工作技能。但是在实际组织档案业务技能提升工作时，还存在一些问题制约着培训质量的提升，从而也阻碍了档案管理整体水平的提升。

一、强化档案工作的重要性

档案是生活工作和社会发展的全面反映，是承载历史发展轨迹的唯一载体性资源。随着档案价值的开发，档案管理工作的重要性被逐渐了解和重视。档案形成于长期的社会发展实践，在一定程度上保留了政治和文化活动的真实印迹，通过档案可以回看历史的脚步，吸收借鉴更多的优秀做法和经验，促进现实工作的开展，总结更多的经验教训，做出更加科学的规划，促进决策的可行性合理性。因此，档案对于社会的全面发展，以及促进各个行业的创新提升具有无可替代的重要价值。

二、档案管理的现状

（一）重视程度不够

档案具有重要的使用和历史价值，它的作用是在需要时才会体现出来，平时工作不需要时价值作用得不到显现。因此，很多人错误的认为档案可有可无，作用不大，基本用不到。这种思想导致档案工作得不到应有的重视，在人员的安排方面不会考虑是否具备档案管理能力，在档案管理的硬件和软件方面投入不足，缺少必要的工作经费，制度建设不全，没有长远发展的基本规划，档案工作管理不善，甚至不能开展正常的基本业务管理工作。

（二）档案管理模式落后

在计算机技术应用较为普遍的今天，很多单位档案管理仍然沿用人工为主的模式，在档案管理任务日益繁重的情况下，手工管理任务重，查阅利用慢，档案安全管理压力大，定期的安全检查是用人工来逐卷清点的，耗时费力，质量不高，有的档案年代长久，保管不善甚至没法翻阅利用，档案占用较大的库房空间，给管理存放也带来不便。

（三）档案管理员专业素养不高

档案工作是专业化的业务工作，需要体现工作的专业性，不能与简单的事务性工作混为一体。很多单位对档案关注度不够，认识不到位，在档案岗位人员选陪方面不够科学合理。一是兼职在岗人员多。导致工作内容不够专一，在时间和精力方面无暇过多关注和重视档案管理工作，加之对档案业务的主动学习不够，培训不到位等，档案人员专业素质不高，影响工作的质量。二是档案人员机构不合理。档案管理需要选配年轻有能力的人员进行充实，并通过老档案员做好传帮带，现实情况是很多单位档案人员年龄老化，缺少年富力强、学历层次高和能力强的人员，档案工作的持续创新发展没有保障。

（四）管理系统单机运行，未建立档案网络化管理

档案管理系统辅助档案管理人员开展档案归档、查找利用等一系列职能工作，是档案管理的重要工具，目前疾控系统档案管理已配备有适用的管理系统，但系统是单机配套版本，没有建立单位局域网内信息共享的档案网络系统，仅有档案管理员有权使用，档案的归档、查阅、借阅利用全过程工作仍停留在完全由档案员承担的阶段。其他人员无权限获取相关档案信息，虽然从源头上保证了档案信息的安全，但不利于单位内部人员便捷查阅、利用档案材料，也无法在有限的范围内提高档案材料开放利用的效率，这对一个有专业人员管理、配备专业管理系统和相对健全管理制度的单位来说，是一个需要突破的局限。

（五）文件归档管理制度不完善

根据档案管理的实际情况，疾控系统档案以管理纸质文件为主，在办公自动化系统上部分重要的电子文件采用打印纸质版本的方式归档后上传电子版本附件进行管理，在档案管理工作流程上增加了一项重复的工作，对于单位内部各项业务的开展所形成的电子文件收集归档没有做出相应的要求，暴露出了档案管理中对于电子文件前端管理、电子档案归档存在管理不完善的问题。当下随着各项工作信息化管理进程的不断推进，档案管理也需要根据信息化程度不断完善相关管理制度，采取对应的管理措施，以适应信息化管理时代的要求。

（六）培训监督评价机制不完善

对于业务培训工作，一般在培训的组织及培训前的各项安排工作较为重视，甚至事无巨细，“汤水不漏”，在培训工作中过程流畅，衔接有序。但是，过程并不代表培训效果，甚至说过程在一定程度上只是具有保证培训正常开展的作用，至于学习培训效果还要通过档案人员的理解和实践中的应用才能体现出来。因培训组织学习结束后没能及时开展培训效果反馈和跟踪调查，以及开展必要的调研考核，纳入档案业务监督评价机制，导致培训效果不佳。

三、培训档案管理人员应把握的原则要求

（一）坚持因需施教，学用结合

培训的目的是起到好的学习效果，好的学习效果离不开科学的培训方法，只有这样才能保证培训质量的提升。要针对档案管理所处的实际情况以及档案人员的文化和档案业务素质，从事档案工作的年限，实际档案业务动手能力等方面开展对等学习教育，不断满足档案人员的档案业务需求，提升实践操作能力，真正落实好档案业务培训学习的本意。

（二）提升档案培训内容的覆盖面

为适应社会发展对档案管理工作的需要，档案人员要具有丰富的理论，用以指导具体实践，坚定政治素质，提升综合素养。培训内容要覆盖档案管理工作的每个流程和各个环节，既满足传统档案管理需求，又与新时代新要求相一致和适应，内容如，传统档案立卷管理知识，包括立卷整理的步骤要求，案卷题名的拟写要素，分类排列，装订等具体环节；现代档案管理需求，如，电子文件的形成归档，元数据的形成和收集，档案管理系统的基本操作等；再如，档案管理的各项标准规定、规范、各档案令的内容等等都是需要档案人员需要掌握和学习的内容，都应该纳入培训内容，做好培训计划和相关准备工作。

（三）优化培训环境条件

良好的培训环境和条件是开展培训的必备基础条件。要积极争取设置专门的培训场所或联合政府、院校部门，利用其设备齐全，场所达标的培训场所开展培训教育学习。同时还要借助各高等院校、档案专业机构的档案人才力量，联合开展各有关方面的学习培训活动。

四、强化档案安全管理的新举措

（一）档案系统网络化建设，充分发挥电子系统功能

各类电子系统的设计、开发和使用大多以实际工作需要为基础，档案管理系统也不例外，目前专业的档案管理系统功能相对完善，拓展灵活程度较高，最大化开发和利用档案管理系统可以减少许多非必要的重复工作，本节主要提出对档案管理系统与开放利用权限方面的要求，选择可在局域网内多客户端、多账号同时登录使用的网络化系统版本，对不同类型用户赋予不同的浏览、查找、下载使用的权限，最大化地利用系统进行档案查找、利用方面信息的记录和管理，减少手工作业，减少人员失误对档案工作造成的影响。在档案系统网络化建设过程中，转变档案管理观念是首要，档案管理重要工作部分应由档案管理人员线下管控的思想应改变，信息化系统化管理大潮下，充分利用系统进行信息化管理才符合现实管理工作需要。

（二）新增档案管理要求，加强文件管理

计算机网络技术的应用、无纸化办公要求的深入推进以及档案信息化的逐步发展，要求档案管理工作进一步关注对电子文件、电子档案的管理、建立和完善电子档案管理制度。电子文件类型广泛，随着各类型信息技术软件开发的深入发展包括但不限于图像文件、图形文件、数据文件、文本文件、计算机程序等种类的电子文件正在增加。这就要求档案管理部门充分了解本单位电子档案的构成，建立和完善相应的电子档案管理制度。不论何种类型的单位，电子档案的管理应重点关注电子文件存储介质的完整性和电子文件信息的可读性、真实性，并保证相应的知产软件产品和软、硬件说明一同归档。对于办公自动化系统产生的电子文件、纸质档案数字化版本扫描件存储介质的管理应纳入电子档案的管理范围，并做好相应的多套备份、异地备份工作，逐步建立起中心档案数据中心。

（三）增强内部档案管理系统独立维护能力

随着网络管理的不断发展与完善，很多行业针对自身的管理特征，对计算机网络管理系统进行了一定的构筑和应用。疾控系统也根据自身职能特点构建了符合工作需要的网络化、信息化管理系统。档案管理系统作为所有文件流转和保存流程中的最终节点，是网络化、信息化管理的重要组成部分。信息化系统的管理必须要采用科学的、合理的维护方式、才能确保计算机网络系统能够更加有效运行的同时保证内部信息的安全和保密，这就要求单位内部建立起信息系统的专业维护团队，搭建起信息系统维护、网络安全和管理防护相关管理工作制度，加强系统使用和维护人员的专业能力，减少对外部维护协助的依赖，档案管理人员作为档案系统的主要使用者，也应积极主动学习，加入系统基础维护者的队伍之中。

（四）档案管理人员提高档案信息发掘能力

随着疾控系统对档案管理工作的越发重视，档案管理人员得到了较多的学习机会，档案管理人员可定期参加业务培训，与不同行业的档案工作者开展学术交流，可选择的多种培训教育模式大大提高了文件管理者的综合素质和文件管理水平。现今日益发展的信息技术和多种信息需求的不断增长，对档案管理者提出了利用发掘档案的价值、利用档案服务与组织内各项工作的更高要求。疾控系统现阶段已完成档案目录信息化、全文信息化，给信息的发掘和利用打好了坚实的基础，而如何发掘本单位丰富的档案信息，就需要档案管理人员积极利用档案管理系统数据信息和单位提供的各种学习、培训机会，积极学习，并在实际档案利用过程中加强对单位内部档案利用需求和趋势的关注，同时加强信息组织与检索、信息分析能力和必要的行文能力，才能更好的发掘档案信息价值、发挥档案管理工作价值。

（五）重视档案管理工作

档案是一种特殊的信息资产，在推动社会发展的进程中具有重要的保障性作用。在新的社会发展环境下，档案的价值得以体现。一是领导要支持档案工作，为档案人员创造好的工作条件，为档案工作的开展提供基本保障。二是档案人员要奋发有为，热爱档案本职工作，积极努力创新开拓，多出经验和成绩，争取更多的认可，三要加强宣传，营造有利于档案工作开展的档案工作氛围。

（六）推进档案现代化管理

推进实施档案现代化管理要认识到档案现代化管理的必要性，努力改变现有的管理模式，通过信息化的实施，提升档案管理质量，克服传统管理弊端。通过实施信息化管理可以有效解决档案查阅慢，管理任务重，以及档案纸张破损等安全风险，对档案实体是一种有效保护。在档案数字化基础上，实现更多信息的整合利用，更好地服务发展需求。

（七）加强档案基础知识的培训

目前，很多单位档案人员长时间没能接受专业化的档案知识培训，新知识新技能掌握少，工作能力不强。加强教育培训，迅速提升综合工作能力的要求相当紧迫。单位要多创造档案学习机会，接受更多的业务专题培训，档案人员自身也要增强学习的主动性，加强知识更新，学习更多新的知识和理念，应用于档案管理之中。工作中要把理论知识与实际工作相结合，指导档案管理工作的规范化开展，做到文件材料整理规范有序，档案库房整洁安全，查询利用快速高效，用过硬的专业素质促进工作水平的提升。

（八）档案和归档档案必须完整

由于档案形成的复杂性和档案来源的分散，为了将分散的档案转换为完整的系统档案并确保档案和存储的完整性。第一，依法管理档案。要认真研究实施《中华人民共和国档案法》及其实施措施，不断提高对社会档案的认识，建立档案的正常工作秩序，依法确保档案和存储的完整性。第二，建立和执行规章制度。各单位必须认真执行国家有关代理档案和材料备案和不备案范围的规定，并根据单位的实际情况制定具体备案制度，明确备案范围；归档方法和实体要求，并将归档工作纳入业务部门职能。评价范围和目标。档案部门将及时下达档案计划和任务书，并做好监督指导，以确保单位每年形成的档案完整，定期存档。第三，选择准确。每个单位的档案编制人员应按照识别原则和方法，认真识别和检查收集到的档案和材料，保证文件的保存期限，确认反映文件和材料内容的所有部门的主要职能活动和重要事件。接收档案时，档案应仔细检查档案，并及时补充和纠正发现的遗漏。

（九）加强档案户外调查

指导档案收集工作，是解决分散档案形成和集中管理之间的矛盾。为了确保馆藏通道的畅通，需要做好图书馆馆藏工作和户外调查工作，主档案应包括培训，流程，管理和使用档案。档案馆必须调查并了解每个档案馆的历史和现状，形成档案馆的内容，数量，处置状态和存储条件，合理确定档案馆要转移的单位，并准备档案。完整记录档案并协调范围，时间和档案数。对于散落在社会中的历史档案馆，档案馆需要进行深入的研究和研究，在找到目标之后，尽一切可能收集它们。在收集工作中，档案室必须掌握单位工作活动的基本情况，形成档案和材料的类型，内容和数量，并按照备案制度按时收到。

（十）保持不分散性档案整体

该机构的工作活动密切相关。一个组织形成的档案在来源、内容、形式和时间上都是有联系的，并且是不可分割的整体。在档案收集工作中，由单元组成的档案应存储在统一的档案室中，并且不应手动拆分。维护档案的完整性是档案管理的基本原则。只有坚持馆藏一般档案的不可散布性，才能为将来的一些活动做准备，例如分类，评估，保管和统计奠定良好的基础。整个部落的档案不应分散，不同的档案也不应混淆。这是档案馆藏的重要原则。

五、结束语

档案馆藏在促进档案学理论的发展和档案工作现代化方面起着重要作用。档案管理是档案理论发展的重要来源。存储的档案越丰富，在执行各种业务就越方便。但不可避免地会出现许多新问题，这也将促进档案理论研究的深化和发展。为了实现档案现代化工作，档案馆藏越来越丰富，档案馆数量的迅速增加对传统的档案馆管理和服务方法提出了新的挑战。