基层档案管理信息化建设问题及对策探讨

燕颖

（山东省东营市东营区档案馆）

随着科学技术飞速发展，我国已经逐步迈入信息时代，新型数字技术在政治、经济、社会、文化、教育等多个领域都有广泛的应用，并产生深刻的影响，同时也为我国档案事业带来了蓬勃向上的生机和前所未有的挑战。因此，如何加强档案信息化建设，促进我国档案事业快速发展就成为了基层单位的必要功课。基础档案馆作为档案管理的基层单位，开展相应的档案管理工作旨在及时记录和存储本单位在开发、建设及发展过程中产生的相关信息和数据内容，从而为后续相关数据的进一步使用和丰富提供方便，是基层单位重要的信息数据资源。因此，在具体的档案管理工作过程中，要充分结合现实情况，了解基层档案管理工作重点和核心，重视相应的管理理念、管理思想和技术管理方法，以满足相关工作要求。同时，要顺应时代潮流，将基层档案的信息化建设落实到位，保证关键环节不掉链，进而推动我国档案管理工作信息化建设的进程，推动基层落实和执行，确保基层档案管理工作成效显著。

一、基层档案管理信息化建设的现状

（一）信息化建设定义及主要任务

档案属于一种信息资源，同时也是社会信息的一部分，主要是对过往及现有的数据信息进行收集整理，并为后续相关工作提供相应的数据参考和支撑。基层单位中的档案管理部门在单位的信息化建设发展进程中发挥着重要作用，也在国家信息化建设进程中担任重要角色。知识经济时代背景下，数字信息技术飞速发展，传统的信息记录和整理方式逐渐弱化。在社会对档案进行“认知”的过程中，基层档案曾经“重管理轻使用”的理念逐渐被摒弃，档案室新型功能的探索越来越受到重视和关注[1]。因此，在信息时代这个大背景下，我国基层档案的信息化管理应紧跟步伐，不断强化，这样不仅可以在最大程度上发挥档案馆传统功能，同时也对档案管理的后续功能起到加强作用，保证档案管理工作与时俱进，并不断发展壮大。此外，为了满足基层工作对档案信息的巨大需求，档案信息化基础建设的主要任务是完善相关基础设施建设、信息资源档案建设、标准规范建设和人才队伍建设。因此，档案管理信息化建设的加强主要通过通信和网络技术等技术方法实现，并且要注意档案信息的现代化改造、开发和利用。

（二）基层档案管理信息化建设的现状

1.系统化建设薄弱

目前，我国基层档案管理信息化建设仍普遍存在系统建设薄弱、系统运用老套等现象。此外，相关法规标准的缺失或过时也导致管理工作运行过程中不能有效地服务实际工作。档案管理工作的整体专业化水平较低，整体运行体系混乱，数据信息资源后续利用效率普遍较低，难以提供良好的数据信息使用体验，导致无法适应用户需求。以上这些问题的存在，导致我国基层档案管理建设中信息化应用不到位，整体的信息化建设中仍存在系统化不足等薄弱项目和环节。

2.信息资源整合不力

目前，我国档案管理信息化已得到初步应用，信息化工作已经初步开展，但在工作过程中数据信息资源没有得到有效整合，也缺乏合理且长远的规划。长此以往，就会容易导致档案管理的数据信息质量难过关、效率难提高、资源难利用。因此，在这个大数据时代，我国基层档案管理工作迫切需要互联网和信息技术的辅助，并要进行长期的科学规划和有效的科学管理，从而实现基层档案管理的信息化建设，实现信息资源的有效共享与互动操作[2]。

3.电子档案的数据安全隐忧

基层对档案的信息化管理建设给单位带来了巨大的实际效益，极大地提高了档案采集、传输和共享的效率，但同时也存在诸多隐患。由于数字信息的广泛使用改变了传统档案管理模式和储存形式，形成了系统的网络管理体系，因此，管理体系内一旦出现安全问题，恢复建设将耗费更多的精力。因此，信息技术所带来的技术风险，尤其是存储风险，应引起高度重视。

4.管理队伍的信息化素质有待提高

档案管理的信息化建设对整体工作团队的工作素质与水平提出了更高的标准要求。因此，在信息时代的大背景下，对档案管理人员的要求不止局限于传统档案的整理和归纳，同时还要求具备先进的档案管理知识与过硬的信息管理操作能力。管理信息过程中也需具有较强的信息化思维和较强的信息化运营能力，能够确保档案信息资源的合理使用和开发。而目前，我国档案管理信息化建设中仍存在工作人员素质不足的问题，又缺乏有效的培训体系和规格，从而阻碍了我国档案管理信息化建设的长足发展。

二、基层档案管理信息化建设的重要性分析

（一）有助于提高档案管理的效率

在当前信息技术不断发展的环境下，基层档案管理的发展趋势也呈现出明显的变化。它以信息化和数据化的形式开展进行，通过强大的计算机处理功能以及存储功能，大大简化了档案管理的工作流程。同时，它还结合现代信息技术中数据处理方法的各个部分，将各类数据信息资源分门别类存储在对应数据库中，以便日后调取使用。此外，受信息技术的影响，档案的信息化管理模式得到广泛应用，人们适应于这类便捷的信息收集、查询模式，深刻体会到数据信息化的管理方式给人类社会带来的便利，从而更加愿意选择这样的管理模式，进一步促进档案管理信息化的建设和发展，从而实现数据检索共享，对资源信息得到充分利用[3]。与此同时，档案的信息化管理借助先进的计算机设备，利用其便捷性和准确性将繁琐的文件收集和整理工作简化为自动程序，提高工作质量的同时大大减少了人力成本，并减少了人为管理工作中的一些失误，减轻了员工压力，保证了工作效率。并且，其独特的追溯功能也提高了档案管理的容错率。

（二）有助于开发利用信息资源

档案管理的目标是通过信息的开发和使用，使得档案中的数据信息发挥其真正的价值。在档案管理过程中，通过信息化建设可以将数据资源以及文件资料以电子文档的形式存储云端，占用空间小，门类分别丰富清晰，赋予了档案信息资源可操作性和兼容性的特点。此外，基础档案的信息化管理使不同数据资源的后续使用更加顺畅和方便。这种新型信息管理模式进一步开发利用了现存的一些信息和数据资源，为后续工作创造了良好的条件，进一步提高信息扩展效应。

（三）有助于提升档案管理的质量

档案管理可以为有关部门或技术人员提供相应的参考文件。而档案管理的信息化建设更加促进了这项工作的推进与发展。在信息时代，档案管理采取数据库的形式保存相关资料数据，这样不仅可以在后续工作中以最快的速度找到和引用数据，还有助于对其进行再开发，充分发挥档案的价值，服务于各类工作人群的需求，切实发挥出档案管理的深层价值。此外，档案管理工作是整体基层工作的重要组成部分，也是了解各项工作发展的重要参考。因此，在基层单位的管理工作中，要重视档案管理工作，科学规范地实施档案管理，这些都是提高基层单位管理水平和工作状况的关键措施，有利于单位的长期发展。在档案管理信息化建设的过程中，可以更好地分析实际情况，做出科学合理的判断和决策，同时提高基层单位工作效率，为各项工作的开展打下了良好的基础。

三、加强基层档案室信息化建设的对策与建议

（一）加强对档案管理的重视

基层档案管理工作能够顺利推进，要取决于基层单位对该工作的重要程度，并且能否向档案管理的工作人员传达档案管理的重要性。这种工作观念的转变有助于相关工作人员认识档案管理的价值，进而从源头上解决或预防档案管理问题的发生，防止工作人员对相对枯燥的管理工作产生懈怠心理。在实际工作中，应树立起档案管理优先的理念，并根据信息时代特点，在档案管理的信息化建设中充分发挥其独特的优势，充分利用信息化存储模式，提高档案管理质量。例如，在设置档案管理办公区域时，应注意单独布置安装，确保其位置安全隐蔽[4]。此外，档案管理过程中整体的服务方式必须创新。在基层建设中，档案占据十分重要的位置。因此，为了充分发挥档案资料的实用价值，不仅要着眼于自身服务质量的提高，还要满足档案使用者的客观需求，并且提高相关决策的科学性。在日常工作中，要注重服务方式和手段的创新，向多元化方向发展，拓宽服务渠道，尽可能满足用户的不同需求。

（二）完善档案室管理制度

建立和完善档案管理制度是做好档案工作的重要保障。因此，基层档案工作必须实现制度化和规模化，要建立起良好的管理制度，并进行合理运营。首先，要建立档案收集和分类制度，以便后续档案的调取和利用，其中重点是要制定档案保管期限、归档范围、分类编目等标准。即按照相关的档案管理规定，完善基层档案管理制度，使“采集—存储—调取—开发”有据可循，确保基层档案管理的良性循环。与此同时，完善的档案管理体系还能够把分散在个体的文件资料收集归档，进行集中归纳处理，并由专人负责管理和利用，使得档案资料覆盖范围到位。其次，基层档案管理人员交接时，也要设置相应的交接规定，并且必须严格执行。移交工作前，档案管理人员应清点各类档案记录，规范操作移交程序，避免档案移交后，出现数据存疑、内容不清等责任不明确的问题。此外，还可以尝试将这些制度法规融入岗位责任制和年度考核办法，将档案管理信息化建设工作与绩效考核挂钩，切实提高档案管理基础水平。

（三）提高档案管理人员的素质

为提升档案管理水平，推进信息化建设，档案管理工作人员的素质、水平、自身修养在整个管理环节起到决定性作用。具体来说，管理者要系统地掌握档案管理的相关知识以及与信息化建设相关的实际运用经验。此外，管理人员在工作中要始终保持端正的工作态度、强烈的事业心和责任感，学会灵活变通，适应新形势下信息化建设的发展趋势，并将其运用到档案馆建设的各个方面，扎实开展档案信息化建设的各个阶段。而为了提高档案管理人员的素质，就要注重档案管理人员的培训，注重培训的实际效果。在培训过程中，不仅要涉及传统档案管理知识，更要与信息化建设相联系，使他们在通过培训后，管理工作水平能得到有效提升，并做到理论与实践相结合。此外，还要积极引进专业人才进入档案管理和信息化建设，为基层档案管理工作提供更好的人力资源[5]。

（四）加强档案信息安全内控建设

基层档案的信息安全性不仅局限于防病毒软件的被动保护或调取权限的设置，以及出现问题后信息技术操作人员的事后紧急补救。其还包括整体管理系统内所有层面自上而下的安全管理意识，注意涉密文件的安全管理，养成良好的安全管理操作意识。同时，电子档案存储介质要定期升级更新，在数据备份上也要积极推进异地异质备份的实施。尤其是目前，面对网络领域信息流通量参差不齐的情况，基层档案馆必须不断更新鉴定标准，力求在真实性和完整性的基础上确保档案信息发挥积极作用。

（五）要重视对基层档案管理信息化建设工作的宣传

基层档案管理工作中，信息化建设能否得到良好的应用受到多方面的影响。如果基层单位对档案管理信息化建设不重视，没有在管理过程中投入更多的精力和精力，将会导致部分档案信息的价值无法体现，使得基础档案管理工作中部分信息失去了真实性和准确性。因此，在基层档案管理过程中信息化建设工作的宣传力度需要进一步加强。可以通过多种渠道发布管理工作的具体内容，并利用多媒体进行现场案例宣传和推广，从而提高人们对档案管理工作的重要性，使人们逐步加深对基层档案管理工作价值的认知，促进工作基础档案管理工作的稳定发展并确保工作的实际效果。

四、结语

综上所述，在基层档案管理过程中，为更好地适应信息时代的特点和要求，开展信息化建设已成为必然趋势，这将有助于档案管理质量的提高。信息时代背景下，基层档案室要以高速信息媒体和信息技术为媒介，努力实现档案收集、整理、统计、鉴定、存储的全网络化、共享化，适应知识信息时代的大浪潮。满足人民群众日益增长的物质和精神需求，激发广大人民群众的档案文化需求，对档案事业的发展产生了不可估量的影响。相信随着社会各界的关注，未来的档案管理工作将越来越适应时代的要求，更好地保证档案数据的安全性和完整性，进一步提高档案管理的质量。