教学管理中提高高校教学秘书工作效率分析

蒋 洁

东南大学成贤学院 江苏南京 210088

教学秘书在高校教学管理中具有举足轻重的作用及无法取代的价值性。本文在具体分析研究的过程中，明确教学秘书在高校教学管理工作中的实质性作用深层剖析现阶段所存在的主要问题，在此基础上制定科学可行的处理策略与方案，从根本上提升高校教学秘书的工作效率。对于高校教学秘书的教学管理工作而言，教学秘书自身价值的最关键性是针对三全育人新理念不断创新与优化现阶段的各项工作，强调工作方法的可行性与高效性，对各阶段的任务进行反思与创新，在此基础上形成科学先进的工作方法与操作策略。高校教学秘书的日常工作非常繁杂，时效性强，工作压力大、责任重，在教学工作中需要具备较强的服务意识和工作能力。但现阶段，高校教学秘书在教学管理中的角色通常被忽视，导致教学秘书在日常生活中面临较大的工作强度，这实际上也是教学秘书在高校管理中缺乏认同感和工作积极性的根本原因，导致其在教学管理工作中无法真正获得自身的成就感与收获。

一、教学秘书在高校教学教学管理中的重要性

教育部在《高等学校教学管理要点》中明确指出，“系(院)可结合实际情况设立教学秘书和教务员岗位，在各大教学系主任(二级学院教学院长)的大力领导下，将各阶段的教学行政工作有效处理，确保本学院教学工作的有序进行，同时根据日常教学情况和整体质量等方面，了解日后发展的真正所需，并有针对性地进行后续工作的布置与规划”。在加强教学质量效果方面具有不可取代的重要价值性。教学秘书担任着系(院)“大管家”的重要角色，在教学管理中必须做好“上传下达”的任务，在学校各级领导、职能部门、老师和学生之间发挥着不可替代的纽带作用。高校教学秘书在教育管理中做好各项任务的协调与处理，确保各项教学工作的有序进行，其工作质量直接决定着整体教学质量。

二、高校教学秘书的角色功能及应具备的能力素质

(一)高校教学秘书在教学管理中的角色功能

教学秘书这一职位在我国高校教学管理的中是无法取代的，属于基层管理者，同时也是各个院系师生之间的桥梁和服务者，管理着各种日常的教学事务，贯穿于教学管理的整个过程，在教学秩序和教学管理等方面有着非常重要的影响。教学管理工作贯穿于整个学年教学的各个环节，包括人才培养方案修订、日常教学安排、考试组织与管理、学籍管理、成绩管理、毕业实习、毕业资格审核、教学资料归档等比较烦琐的工作。教学秘书必须熟悉教学管理各方面的规章制度、各专业人才培养方案，对本学院师资条件和教学环境了然于胸，才能够协调和安排好各项教学活动，确保教学工作正常有序的开展。

1.服务功能

教学秘书的重要功能是服务功能，其工作通常是以教学管理为核心，并且此项任务在高校经营管理中被称作为教学行政管理。高校教学秘书的日常工作内容非常繁杂，时效性强，工作压力大、责任重，既要求在工作中具备相应的工作能力和较强的服务意识，同时也需要较强的责任心和端正的工作态度。

2.参谋助手作用

在各类教学管理工作深入开展的过程中，高校教学秘书在其中发挥着无法取代的参谋助手作用。教学秘书是每个学院教学院长的重要助手，在安排各项教学管理工作时，要明确具体的工作目标并做好充分的准备，才能保障各项教学工作的合理分工与有效合作。同时在教学管理过程中不可避免会面临各种突发情况，作为教务秘书需要针对具体情况及时反映给教务处，同时要针对各个学校及各大院系的实质性需求，进行多次分析与沟通，因此教学秘书在教育管控方面承载着巨大的任务量和重要的职责。

3.协调沟通功能

教学秘书沟通协调能力是支撑教学秘书工作执行力的重要方面，是完成各项教学管理的基础。在高校教学管理工作中，教学秘书发挥着“协调纽带”和“上传下达”作用，分析教学过程中遇到的重点和难点，强化二级部门与师生之间的关联性。在教学管理中需要及时传达教务处下发的具体任务和教学相关的文件精神，同时还要针对工作实际做好下行上传，协调左右，保障相关人员的有效沟通以，从根本上保证教学管理和教学实践等各项工作之间安排的合理性。

4.监督功能

监督功能对于高校教学秘书而言是一项不可替代的重要性功能，在实际教学实践活动开展之前，教学秘书需结合具体情况加强与师生之间的联系，采用抽查的形式对各阶段教学环节的部署与实施情况形成基本的了解，在此基础上综合性分析教学管理中所存在的各类问题、教学需求方面的矛盾，并根据所获取的信息与基本情况进行结合，将理论科学地融入实践应用方面，便于校领导者做出科学正确的决策，有助于教学管理的高效性与合理性，从根本上保障各项教学实践管理环节的深入落实。

(二)高校教学秘书所需的能力素质

高校教学秘书在高校教学管理中具有举足轻重的作用，需要高度重视其日常工作的效率，采取有效的方式充分展现出教学秘书在教学管理工作的功效与价值。高校教学管理工作的有序开展，要结合三全育人新理念展现出教学秘书的最大作用，提高整体的教学管理质量和业务能力。

1.坚定的思想政治素养

思想政治素养在高校教学中，是一项最为关键的基础文化知识，也是高校建设过程中业务能力的综合性体现。随着高等教育改革持续深入，教学秘书在日常生活工作中，必须按照新时代的要求树立“活到老、学到老”的学习方法，坚定正确科学的教学信念，自主学习社会发展各个时期的政治理论知识，对于党和国家的教育方针、政策深入了解，并将相关的教学原则、制度和标准落到实处，以教育事业服务为重心、以更加饱满的热情与端正的态度为师生在日常教学管理中提供优质高效的服务。

2.扎实的文化知识，较强的业务能力素质

高校教学秘书在教育管理中需要明确自身工作的职责及重要使命，充分领会科学实用性的管理理念及实践操作技能，进而能够在发展中不断积累自身的经验和专业素质，在此基础上保障每一项教学管理工作的有序开展，并展现出其自身的实质性价值与整体成效。从长远角度来说，教学秘书在自身的发展的过程中，需要集中更多的精力在学院不同专业发展的具体目标上，有效把控每个专业的基本特征和长远发展的关键点，结合毕业目标合理地统筹与协调各项教学任务，高度重视教学秘书在日常的效率与效果，结合三全育人的理念展现出教学秘书的最大作用，保障整体的教学管理质量和业务能力。

3.良好的业务素质

新时代背景下对于高校教学秘书工作提出了更为严格的规范要求，其对各阶段教学环节的部署与实施情况形成基本的了解，在此基础上综合性分析教学管理中所存在的各类问题、教学需求方面的矛盾，并根据所获取的信息与基本情况进行结合。高校教学秘书在日常教学管理中需要将理论科学地融入实践应用方面，便于校领导者做出科学正确的决策，有助于教学管理的高效性与合理性，从根本上保障各项教学实践管理环节的深入落实。与此同时，在具体的教学管理与实践中，需要从整体上加强自身的综合素养与专业技能。高校教学秘书需要充分意识到琐碎工作分析研究的重要性，在此方面投入更多的时间和精力，在日常生活中需要更多的细心和热心，有助于各项管理实践工作按照预期的目标顺利实现，以积极的精神状态面对教务管理中存在的各种困境，有效协调各部门的工作顺利进行，加强各部门之间的互动性与协同性，在日常工作中进行自我状态的完善，不断提高自身的业务能力。

三、高校教学秘书工作效率的提升途径

(一)重视教学秘书队伍的中长期培养，健全教学秘书队伍

对于各大高校教学管理工作而言，在具体实践中需要充分意识到高校教学秘书队伍建设的重要性和必要性，在队伍发展与建设的过程中，高校对于教学秘书工作内容与权限方面的认知不够清晰明确，其共性问题是倾向于教学，未能高度重视管理的真正应用与价值性。在日常管理中受诸多因素的影响而存在专业不对口的情况。高校需要将更多的精力投入教学秘书的中长期培养计划和实施方案方面，依照学生人数和教师人数合理设置教学秘书岗位，对其学历及专业等适当控制，由此提升管理队伍的档次，稳定教学秘书队伍；同时需要严格依据教师系统的专业性培训和继续教育的管理制度，为教学秘书队伍提供良好的发展空间，保障教学秘书能够参与到校内外的教务管理研讨会，在其中分享与获取具有价值性的管理理念，积极参与到教改与科研项目方面，并且在日常教育管理中承担着一定的教学任务，在发展中必须充分明确其整体的研究方向与专长，从根本中调动教学秘书的自主性与工作积极性。

(二)高度肯定教学秘书的工作成绩，结合实际适当缓解日常工作的负担

对于我国高校独立学院在近些年发展的综合情况和具体实力系统性分析，需要注意的是高校师资结构实际上包括自有的教师和外聘教师两大方面。教学秘书必须在日常管理中详细分析与认真地审核外聘教师学历方面的具体情况，积极配合与协助教务处人员，将及外聘教师的课时量及时分析与核算，妥善处理外聘教师在授课时所存在的具体任务和问题。

因此对于教学管理工作而言，要充分肯定教学秘书在工作中的重要地位，从思想观念和实践活动各个方面准确落实教学工作，是现阶段优化教学管理体系的重要举措；高度认可教学秘书的工作成绩，做到奖惩分明，同时为高校教学秘书团队提供有利的发展空间，保障教学秘书能够参与到校内外的教务管理研讨会，在其中分享与获取具有价值性的管理理念，进而确保高校教学秘书的工作达到事半功倍功效。

(三)调整工作态度，提高工作积极性

对于各大高校的教学秘书来说，在繁杂的日常工作中需要效提升自己的工作效率，提高工作效果，一定要避免在工作中产生懈怠心理。工作态度的转变是提升教学管理工作水平的核心方法，教学秘书最主要的工作就在于服务，要为教学服务，为师生服务，因此我们在工作中一定要怀着一颗有爱的心，增强自身的服务意识，提高服务质量，同时要严格按照教务处下发的各项教学管理规章制度，做到服务和管理的有机统一。教学秘书需要在自身的长远发展和实际工作中把握住自己和工作之间的平衡点，充分肯定自身的工作地位，明确自身在高校教育管理中有着重要角色和不可取代的重要功效，在此基础上构建良好人际关系并从实质上加强自身的沟通协调能力和专业素养。另外还要认识到作为教学秘书，需充分发挥自身辅助教师教学的功能作用，协助教师与学生构建良好关系，帮助教师高效地组织学生在各项活动中认识到深层次学习的重要性，积极鼓励教师，增强教师的教学信心，鼓励教师长期保持教学激情，让教学效果更明显。

(四)自我提高，不断学习

教学秘书在高校教学管理中具有举足轻重的作用，为了从实质上有效满足时代对于教学管理方面的目标要求，我们需要高度重视其日常工作的效率。针对教育现代化发展需求，教学秘书应当将自身的知识储备不断更新与优化，进一步提高各项专业技能，采取有效的方式充分展现出教学秘书在教学管理工作的功效与价值。

对于教学秘书而言，自我提高与完善最关键的环节体现在针对三全育人新理念不断创新与优化现阶段的各项工作，强调工作方法的可行性与高效性，在对各阶段的任务进行反思与创新，在此基础上形成科学先进的工作方法与操作策略，进而确保高校教学秘书工作的高效性、科学性、规范性；其次是需要结合现阶段的发展需要将自己的专业知识和综合素养不断强化，积极参加在岗培训和定期学习，在其中分享与获取具有价值性的管理理念，充分领会科学实用性的管理理念及实践操作技能，进而能够在发展中不断积累自身的经验和专业素质，在此基础上保障每一项教学管理工作的有序开展，并展现出其自身的价值性与实质性作用。