数字化时代高校档案管理信息化建设

文/陕西开放大学 刘洁 刘大鹏

高校档案管理的涉及面十分广阔，既包含了教学管理、学籍管理，也涵盖了教学研究档案、学校发展档案、文化积淀档案等，是记录学校发展的重要信息资源。自步入信息时代以来，档案数量剧增，传统的手工、电脑录入方式已经无法满足档案管理的实际需求，加强档案管理，注重数字化、信息化档案库的建设，实现信息资源互通共享、统一管理，是高校档案管理改革的主要方向。在此形势下，高校档案管理部门要及时转变传统的发展观念，加大数字化、信息化档案库的建设，保障档案管理的有效性，为高校档案管理信息化建设奠定基石。

一、高校档案管理信息化建设的重要意义

档案管理信息化，即以计算机技术、扫描技术、数字摄影技术、数据库技术为核心的现代化档案管理形态，在现代技术的支持下将档案资源转换为数字化形式的档案信息，在数字化存储形式下，档案管理人员可灵活运用计算机系统进行管理，从根本上规避传统纸质档案管理的问题和不足。首先，通过档案信息化管理体系的建设，可实现对高校档案库的再度拓展，实现对管理模式的再创新，并通过智能化、数字化管理，有效实现对档案信息的录入、索引，既实现了档案管理体系的优化，提升了管理效率，也减少了人工管理成本，对于促使高校档案管理的可持续发展有着重大意义。其次，在信息化技术的支撑下，高校档案管理工作部门可以将丰富的档案资料内容完成分类、分析、总结等工作，让档案管理流程更加系统化、层次化，从根本上确保档案工作的顺利开展。档案管理的信息化建设意味着对当代档案管理人员的工作水平、工作效益、综合素养、计算机操作能力提出了更高水平的要求。在此过程中，档案管理人员为适应岗位需求，必须不断从实践中汲取经验，学会灵活操作计算机，有效处理档案信息安全问题，严格遵循职业道德标准。在处理档案管理问题时，其内容复杂、操作要求多，档案管理人员要保持严谨的判断力去解决这些问题，这也会在间接中促进档案管理人员综合素养的提升。最后，通过信息化档案管理模式的建设，切实提高高校的整体硬实力。档案信息化管理的建设意味着高校内部各个部门都会被带动，促进本部门整体教学管理效果、教学服务水平的提升，实现本校教育管理水平的不断进步，从而为高校今后的可持续发展奠定基础。

二、高校传统档案管理中存在的问题

（一）档案种类繁多且归档复杂。高校档案管理涉及多个领域，并逐渐形成了多层次的综合性学科。在高校档案管理中，既包含了基本的学生学籍、教学研究内容，还包含了校园安全、卫生健康、设施建设等相关资料，涵盖范围较广，档案名目众多，难以实现其收集、整理以及归档处理，这在一定程度上强化了对信息化、数字化管理的需求。

（二）档案管理信息化水平不足。在数字化时代背景下，互联网技术让各个领域取得了跨越式发展。然而，部分高校在内部管理上仍未实现现代化，在档案管理层面依旧存在原始手工记录、存档的现象，既限制了高校的发展上限，也在很大程度上降低了高校的“软实力”。虽然当下高校信息化水平得到了较大提升，但档案管理软件的投入不足，缺乏高效、系统的建设，其操作步骤繁杂、实效性较低，再加上高校档案管理工作本身就十分繁重，使其无法及时进行信息化档案管理模式的建设，这也极大地影响了档案管理效率。

（三）档案管理制度有待完善。高校档案记录了高校在不同发展时期的文化建设、基础建设、教学活动等众多内容，有效的档案管理能够帮助高校自身意识到不同时期的发展轨迹，从而更加深刻地总结、反思。但就当下高校管理的实际情况来看，部分高校仍旧采取传统的粗放式管理制度，严重缺乏针对性，长期如此，极易造成档案遗失、遗漏甚至恶意篡改等现象，既不利于档案的高效、有序管理，也会在极大程度上使得高校内部信息出现泄漏。

（四）档案管理意识较为滞后。在新的经济条件下，高等教育行业迎来了极大的变革，其教育性遭到了较大程度的削弱，促使自身经济利益的提升成了高校发展的主要方向，在内部服务、档案管理等后勤类工作上逐渐懈怠，久而久之，高校领导人员也就逐渐降低了对于档案管理工作的重视，最终使得高校档案管理工作问题频出。

（五）先进的管理人才匮乏。先进的档案管理人才不管是在信息化档案技术的投入运用，还是在高校的可持续发展上都有着极其重要的作用。而就具体情况来看，高校在选拔管理人员时所设置的标准并不统一，对于档案管理人员的要求也不高，只要求做好本档案室内档案信息的收集、检查即可，这就导致档案管理人员素质不一。尽管部分人员在长期工作实践中累积了较多经验，但随着高校内部档案信息化进程的不断加快，其如果不在自身素养、计算机操作方面取得发展，仍旧不能满足信息化档案管理的需求。

（六）档案管理安全性不足。不管是纸质档案还是数据档案，都需要在管理过程中保障其安全性，然而部分档案管理人员在工作中，更多地将重心置于档案的存档上，对于一些容易对档案造成危害的因素并未引起重视，如纸质档案被恶意篡改、盗窃等。在档案的信息化管理上，也会出现被黑客攻击或者被电脑病毒影响而出现的档案信息泄露问题。档案管理人员只有加大对档案信息的全过程监督和管理，才能从根本上保障档案的安全度。

三、高校档案管理信息化建设的路径

（一）加强基础设施建设。要想实现档案管理的信息化建设，必须保障高校的基础硬件设施过硬。当下高校要在硬件设施建设上具备一定的智能性、数据性和前瞻性，就要构建出一套围绕着计算机技术的灵活结构化布线系统，只有基础设施到位，才能为今后高校的信息化档案管理提供更加广阔的空间。同时，高校在选择相关技术时也要具备一定的先进性，要综合考虑到高校档案数据的复杂性，要以档案数据的录入、保存及检索为中心。与此同时，为方便信息化档案管理的展开，高校还应配置扫描仪、打印机等基础设施，以更加方便档案的输出和利用。

（二）创新档案管理工作理念。当下部分高校已经具备了一定的档案数字化、信息化管理能力，然而由于部分管理人员缺乏对档案管理的重视，其在档案信息化管理体系的建设上依旧困难重重。因此，高校档案管理要想真正与时代发展接轨，首要任务就是要转变管理人员的工作观念。广大档案管理人员要不断接收时代发展的思潮，充分意识到档案管理信息化建设是大势所趋，清晰地意识到信息化管理的优越性、便捷性和灵活性，只有管理人员具备正确的发展观念，才能真正促使高校档案管理模式的创新和变革。

（三）加快档案管理体制的建立。健全的管理体系是保障管理效率的前提，高校相关部门在促进档案管理技术的研发与应用的同时，还应严格遵守科学合理的机制和政策，构建出全新的信息化档案管理体系。高校可以结合档案信息化管理的内涵、特征，构建出一套完整的档案管理体系，如在档案管理时要严格按照“登记——编目——检索——利用——统计辅助”五个板块展开，对于各个板块的档案信息，要构建出合理的站点，以实现档案信息的连接、互通，既提升档案管理的安全性，也能够保障档案管理工作的梯度性展开。

（四）整合高校档案内容。为实现档案信息化管理体系的建设，高校档案管理部门同样要充实档案库，根据高校档案管理特点进行改革，这些内容不仅应包括学籍管理、教学研究报告，还要包括教学管理质量及效果评价资料，这些资料能真实且全面地反映出高校的真实教育情况，将其作为其日后总结和发展的依据。通过高校档案的整合，为后续档案信息的完整录入奠定基础。

（五）加快数字化资源发展。数字化资源建设是高校能够有效运用档案信息化管理技术的必备前提之一。高校在数字化资源建设上要基于校内资源、社会资源两大层面，具体而言，要涵盖文书档案、学历档案及人事档案等，档案建立时要注意编制目录，便于后续的检索和查询，也有助于相关人员及时阅读和下载。通过数字化资源的建设，将高校的档案信息有序整理，并将其录入网络系统当中。

（六）实现档案信息的数字化录入。档案信息的数字化录入是构建信息化档案管理体系的关键点。对于以往的纸质档案，管理员可以通过文字、图片等形式将其录入到网络数据库中，也可以利用扫描仪等现代设备进行录入，实现纸质档案和数字档案的共存，从根本上保障档案信息的安全性。另外，对于各个档案，要做好备份，高校既可以建立多个数据库，也可以选择多台计算机，通过对档案信息的备份，切实保障档案信息安全，且对于一些重要档案，也便于高校随时跟进。

（七）实现人工与计算机结合。档案信息化管理的核心在于管理人员，不仅要创新档案管理人员的管理理念，还需要增强其专业技能，以有效实现人工操作与计算机的融合。就当下高校档案管理人员的实际情况来看，普遍存在“两多”和“两少”问题，“两多”即低学历人员较多、非档案管理专业人员较多；而“两少”则体现在专业管理人员少，而具备专业管理水平和计算机操作能力的人员更少。为有力解决这一问题，高校在加强信息化建设的同时，也要加大对档案管理人员的培训，强化数字化、信息化技术的专业教育，让人员既具备专业档案管理知识，也能够通晓计算机技术、通信技术及信息技术。只有通过培训、招纳一批“复合型”人才，才能真正实现档案管理人员从“保管员”到“信息员”的转变。

（八）保障档案管理的安全性。高校档案管理信息化建设意味着档案信息的安全问题也将不断凸显。由于网络信息具备一定的开放性，极易受到不法分子的侵入，工作人员要对档案管理过程进行实时监管，建立网络防火墙。对于一些重要文件，高校要严格设置权限，实现分区加密，如此一来，档案信息就难以发生丢失和泄漏。且为防止一些不必要的损失，高校要在各个计算机上安装杀毒软件，定期排查，以从根本上保障档案信息的安全性。此外，管理人员要定期对数据进行核查、检验，加大对服务器的监督和管理，及时找出存在的安全问题并加以修复，只有从计算机、数据库及防火墙等多角度构建出完整的安全管理体系，才能真正保障档案管理的安全性。

（九）建立健全的档案管理制度。只有实现档案安全管理制度的建设，才能确保高校的信息化档案管理能够梯度性展开。在管理制度的构建上，高校要遵循信息化管理的原则，分析档案管理信息化的特征，从而构建出针对性的管理制度。如从数据库的建设，到档案信息的数据化录入，再到档案的目录编制，都需要管理人员严格按照制度办事。总之，建立健全高校档案管理制度，对实现信息化手段与档案管理工作的顺利融合，促使高校档案管理效能的提升有着重大意义。

四、结语

综上所述，时代的高速发展给当前高校档案管理带来了新的机遇和挑战，以往的手工录入的低效手段将会被逐步取代。意味着当代高校档案管理部门要积极实现管理、工具及方法的转变，深刻意识到数字化、信息化技术给高校档案管理、整体硬实力提升带来的巨大价值，从加大硬件建设投入，从提升管理人员的信息素养、构建完整的数字化档案管理体系为方向，全面确保高校档案管理工作的数字化、信息化、智能化落实，最终提升高校档案管理成效，保障高校的可持续发展。