高校公文处理工作的实践思考<br/>——以河南科技大学为例

高校公文处理工作的实践思考
——以河南科技大学为例

2022-07-03河南科技大学闫真

办公室业务 2022年11期

文/河南科技大学闫真

公文处理作为高校党政工作中必不可少的重要环节，直接体现着党务行政管理效能。本文以河南科技大学为例，采取汇总抽查的方式，对目前高校公文处理工作的现状进行了摸排汇总，找出存在的具体问题并进行原因分析，初步提出了改进提升的可行性建议。

一、高校公文处理工作的整体现状

据河南科技大学近四年（2018、2019、2020、2021）数据统计，该校年均处理公文1972件，其中：呈转校外各级各单位来文（包括通知、意见、函等）1081件、印制学校文件335件、处理校内请示报告556件。目前，公文处理工作由校长办公室文秘科的2名工作人员具体负责，经手的每份公文都需要至少3次以上的处理步骤，年均差错率控制在0.35%以下。该校自2011年启动OA（办公室自动化）系统，目前公文处理工作基本实现了全覆盖（达98%以上），办公效率得到极大提升。

总体而言，该校行政公文运转效率稳步提升，发文质量不断改进，领导指示件处理规范，文件归档和保密工作严谨安全。但是，仍存在着一些不可忽视和回避的问题，如：公文格式不规范、公文内容不符合要求、办文程序不够严格完善、办文人员不够专业等。

在与省内外12所兄弟高校的办文人员交流中，发现上述问题具有极大普遍性，极个别差异只表现为某些方面问题的严重程度。

二、高校公文处理工作中存在的问题

近年来，由于公文处理条例新规定的完善、办文人员岗位变动及文字水平高低等因素影响，高校内设职能部门、学院在公文办理方面并没有严格执行新规定、新标准、新要求，导致在公文起草、流转、审批等环节出现问题。笔者结合在全省教育系统公文审校小组的工作经历，在对100份具有问题代表性的公文总结基础上，归纳出存在的以下主要问题：

（一）公文格式不规范。1.页面设置和排版规格不当。党政公文用纸统一采用A4纸型，尺寸为：210mm×297mm，版心尺寸应为156mm×225mm，每页22行，每行28个字。但有的单位未严格按照要求设置页边距，字体字号往往因人而异，排版随意性很大。2.发文字号不规范。有的单位以圆括号、方括号、黑括号等代替六角号，发文字号未按规定使用三号仿宋GB2312字体，且不应加粗。3.文种使用错误。一是没有严格按照公文种类进行发文，即使用的公文文种不是法定行政公文，误用“建议”“方案”“要点”等，如《关于对XX的建议》《关于实施XX的方案》《2020年XX工作要点》。二是文种使用混乱，最为常见的是“请示”和“报告”张冠李戴，有的报告类公文中夹带请示事项；有的向不相隶属的部门或单位请求解决问题或给予支持时使用请示文种；有的需要上级机关批复但使用报告文种。4.公文标题不规范。公文标题由发文部门名称、事由、文种三部分组成，且按顺序编制，不能颠倒、错位。在实际发文中，经常出现文体错用及语病问题，有的词义重复，如《关于请求批准XXXX的请示》，“请示”即“请求批示”。且标题排列需居中选择菱形或者梯形排布，换行时避免词语分开引起歧义。5.主送单位不当。标识主送机关时，应注意使用全称或规范化简称。一般文件，只有一个主送机关，即由一个主管机关主办或答复，特别是向上级及业务指导机关请示或报告事项时更应如此。涉及几个单位的，一般也只送一个主管单位，其他单位应使用抄送形式。6.附件标注不规范。有的附件与正文间隔或大或小；有的附件顺序号用汉字数字；有的“附件”二字虽然编排在版心左上角第一行，却未顶格，而是左空二字。7.附注不准确。附注是对公文的印发传达范围、使用时须注意的事项等的说明，其中“请示”还需注明联系人和电话。但有的单位未按照要求标注，或位置不对、要素不全。8.用印不规范。存在的问题为：印章歪斜、模糊不清、排列不齐，没有严格按照印章标准使用。9.印制管理松散。公文印制过程中没有严格遵守操作规范，没有严格执行新标准新要求，排版存在较大问题，字迹模糊、错字漏字问题严重。

（二）行文规则不严谨。1.“善”走“捷径”，不遵守发文规程。有的公文提交稿尚未经本单位办公室统一把关，甚至未经单位主要领导或“一把手”认真审核就直接报送，还有个别单位绕开学校办公室直接提交给学校领导。2.盲目求大，文山会海。上级明令要求：可发可不发的公文，坚决不发，而有的部门对其日常事务性工作仍以“学校发文”的方式布置，且屡禁不止，致使校级发文数量常年居高不下。3.振振有词，横冲直撞。有的部门对文件办理要求比较高，刚提交文件就必须马上印发，完全不顾及学校事务繁忙、相关领导会议多、人员请假出差等因素，往往直接绕开公文处理正常程序，“逼迫”文印人员完成印制工作。

（三）文字内容不准确。1.有的单位初拟文稿敷衍了事，存在研究不深、内容空泛、逻辑混乱、照搬照套的问题。大多将文字校对任务理所当然地“指派”给学校办公室的文秘人员，且从不对学校办公室修改部分进行认真研究、分析琢磨、汲取经验教训，待下次提交公文仍重复上一次的错误，致使本部门公文水平和行文质量始终停滞不前。2.语言运用不当。公文内存在着多字错字漏字、词不达意、语义重复、结构混乱等问题；文字语言口语化、感情化、散文化等倾向严重；文字篇幅较长时，段落层次不清楚、内容主次不分；有的大量引用上级文件，繁琐冗长；有的文不对题，语焉不详，请示报告事项不清。

（四）过程管理不完善。1.对OA（办公自动化）系统使用重视不够。经过多年的建设和应用，目前大多数高校的OA办公系统已趋于完善成熟，但仍有校内的个别单位处理文件时处于“不关注、不使用、不知情”的状态，甚至推诿懈怠。2.“公文”台账不完善，没有严格的签收、流转、追踪记录。校内二级单位的办公室人员接到公文后，只管送达分管领导，之后就不再干预，督办落实情况时，往往“一问三不知”，公文的运转效率和落实质量大打折扣。3.归档和保密意识不强。有的高校在文件制发、传递时，内外网、移动U盘等交叉使用；有的随意对文件复印传送、归档保存；有的安全保密意识差，没有严格控制传递范围，领导批示件被无关人员随意查看、复印。对文件归档、保密、保存造成不可逆的损失。

三、高校公文处理工作存在的问题

（一）思想认识不到位。一是二级单位的主管领导、分管领导未对公文规范处理有足够的思想认识，大多存在重结果、轻程序、轻格式的现象。面对公文工作时，只问最终结果不管程序、方式，在对15名学校二级单位领导的访谈中，接近85%的认为公文格式只不过是形式而已，只要能实现办事目的即可，不必过分“较真”。二是二级单位的办公室人员疏于对公文格式、内容等严格审查把关，在公文处理过程中，导致问题五花八门、漏洞千奇百怪。三是二级单位多年未按照公文办理的新标准新要求组织办文人员进行全面深入的学习，导致办公室人员仍按照惯例传统、个人经验进行操作。

（二）运转机制不健全。一是作为事业单位的高校，虽参照政务运转方式进行了公文处理，但受限于单位性质，尤其是在公文处理的细节方面，理念方式过于陈旧保守、不敢创新，一旦遇到紧急问题时，往往会把公文处理标准置之一旁，凭借以往管理经验行事，随意性大。二是多年的学校内部管理已趋于稳定，形成了内部默认规则，成为办文人员的工作共识和惯性。很难在改革创新中予以纠正，阻碍了公文管理工作的健康发展，影响了高校公文质量的提高。三是高校内部管理机构设置精简化与公文处理繁琐、重要的性质存在着不一致，行政管理岗位职责与义务缺乏清晰界定，公文管理往往处于多头管理或无人管理的无序状态，加之校内公文草拟、修改、校对、送审及签发等流程由发文机构来承担，多重岗位角色和工作要求冲淡了相关人员的岗位职责意识，导致很多质量不高甚至漏洞百出的公文直接进入到学校办公室，也为公文管理工作带来极大压力。

（三）队伍建设很滞后。一是公文处理为幕后工作，文秘人员的进步诉求容易被忽视，长此以往，工作的积极性、主动性大大降低。加之文字工作细致严谨，办文人员一旦志不在此，大多疲于应付，只为完成任务而不求工作质量。二是大多数二级单位办公室的办文人员为1人，且多为兼职，日常除了公文处理外，还有办事办会、后勤服务等其他任务，精力被牵扯于琐碎事务中，基本不能沉下心来完成文字的写作任务，即便在特殊情况下，只能是通过加班完成，压力大、效率低的结果就是质量差。三是公文处理常识匮乏，许多办文人员没有经过正规的公文办理培训，对公文办理工作一知半解、生搬硬套，加之其实践深度不够，写作水平短时间内难以提高。另外，办文人员外出交流机会不多，对最新要求理解不深刻，很大程度限制了其文字水平的提高。四是办公室人员很少有时间到基层一线调研，对实际情况了解不多，撰写文字材料往往是“闭门造车”，对领导决策的参考价值大打折扣。

（四）硬件设备老旧差距大。由于财力有限、经费不足，加之领导重视不够，文秘人员的硬件设备（电脑、打印机、复印机等）陈旧落后。据不完全统计，在对5所大学的65个二级内设单位的问卷调查中，有85%以上的办文人员使用的办公设备年限超过5年（有的甚至达到10年），工作中，机器运行缓慢，卡顿死机现象时有发生。当下计算机互联网及多媒体技术的快速发展，自动化办公已成为目前最为高效、最为流行的办公方式，而办公设备的落后导致最新办公软件无法安装、更新失败，字体要求、版面设计等新标准不能实现，办文效率和质量都受到了极大的影响。

四、推进公文处理工作的方法路径

（一）提高认识，强化组织领导。公文办理水平影响着政令的畅通程度，决定着以文辅政的成效；公文质量体现着单位形象和行政效率，也是工作作风的具体体现。各级领导尤其是单位“一把手”应在思想上重视和支持办文工作。一是要切实注重公文处理工作，相互沟通，及时发现和纠正存在的问题，帮助解决出现的实际困难。二是要有意识地选拔政治过硬、精明能干、有文字功底的同志充实办文队伍，有计划地开展业务培训，提升办文人员的综合素质和业务能力，尤其要在政治上关心他们的成长，生活上解决他们的实际困难，不断激发他们全身心投入办文工作的主动性和积极性。

（二）完善机制，严守操作规程。《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）是办文的基本准则，学校办公室要从自身实际情况出发，制定行之有效、与之相配套的公文管理规章制度，从公文的草拟审核、签发复核到编号印制、校对印章、登记分发等核心程序进行规范，使公文处理的各个环节都能做到有迹可循、有章可循。校属各二级单位要严格执行，并结合工作实际制定相应措施，健全和完善公文办理机制。一是部门领导要带头遵守公文办理的各项规程，严格审核，守住“政策关”“文字关”“质量关”，严格控制公文发布数量，提升公文发布水平。二是明确责任，分工负责，明晰公文处理人员的岗位职责，并且制定详细的办文追责、督查和通报制度，将公文格式是否规范作为重点督查内容，有错必纠，有责必追，确保办文规范高效。三是办文人员必须以《条例》规定为准则，从制度上杜绝相互推诿现象，提升文秘工作者的职业能力与职业素养，熟练掌握办文基本技能，成为公文办理的“行内人”。

（三）锤炼素质，注重内涵建设。提高公文质量，推进办文工作，关键在于培养一支能力强、素质高、业务精的文秘队伍。一是要主动适应新时代下的新要求，采取岗位培训、专家授课、观摩学习等形式，加强办文人员的教育培训，提高业务能力。二是要积极与上级有关部门（省办公厅、教育厅等）联系沟通，建立公文交流见学制度，以学带训，有针对性地提升业务水平。三是要加大公文办理工作的宣传力度，定期不定期举办《条例》解读、专题讲座、辅导报告等，增加横向交流机会，互相借鉴，取长补短。尤其是要建立考试制度，做到以考代训、以考代练。

（四）增加投入，提高硬件水平。随着国内自动化技术、智能化技术及数字化技术的发展，自动化办公已成为互联网时代的必然发展趋势。加大资金投入，提升高校公文处理环节的自动化程度与智能化水平已经刻不容缓。一是设立专项经费，淘汰陈旧落后的硬件设备，升级换代符合办公自动化的电脑、打印机、扫描仪等硬件终端。二是设置过渡期限，允许纸质文档与电子文档的共存，允许公文处理人员的岗位适应期，在3～6个月后，必须完成过渡，实现标准化办公。三是加强宣传鼓励和技术引导，增强办公人员运用自动化系统办公的信心。