人本管理制度在高校办公室工作中的应用

文/西安工程大学 唐琦

在高校日常管理工作中，党委和学校办公室是推动各项工作顺利开展的重要支撑。辅助领导完成各项党政工作、工作任务的分配和对工作落实的督查督办等是高校办公室的主要职责。但在实际的工作中，办公室还普遍存在着一些问题，应积极应用更合理的管理模式进行优化与完善。对此，人本管理制度正发挥着越来越重要的作用。怎样在高校党政办公室中提高人本管理制度的有效性，是值得探讨与深思的问题。

一、人本管理模式的主要内涵

人本管理理念受到诸多专业人士的高度认可，并快速应用于社会各个行业领域的办公管理工作中，逐渐形成了人本管理模式。从本质上来看，人本管理模式注重“以人为本”，在办公管理流程中深入贯彻人本思想，可以提高高校的管理水平。目前，“权力本位模式”是我国很多党委和行政办公室正在使用的管理模式，这样的管理模式对权力大小、权力等级等方面更加重视，与现代社会“以人为本”的理念并不相符。基于此，要想提高办公室的服务职能实效，就必须积极转变管理理念，将更多精力放在满足高校人员的需求上，才能将办公室的整体素质凸显出来。

二、人本管理制度在高校办公室的重要作用

目前，很多高校办公室都开始在行政事务管理工作中融入人本管理理念与人本管理方法，为了确保其管理效果，办公室积极构建人本管理制度，希望能利用制度保障办公室各项工作的顺利开展。在人本管理制度实施中，办公室一般会根据每个人的实际情况来安排工作，体现“以人为本”，使大家在工作中更具主动性、积极性，这也体现了人本管理制度对人员的激励效果。在人本管理制度下，办公室的工作人员要不断提升自身综合能力，实现科学合理的自我管理，积极做好各项事务。例如，在做人员接待和会议安排等行政事务工作时，不用花费太多的时间与精力，可以腾出时间来推进其他工作。行政人员的综合能力与高校行政管理工作质量息息相关，行政人员应具备较强的素质水平与自我管理能力，能够快速进入到工作状态。办公室要给行政人员创造更多展示自己的机会，让行政人员的创新思维得到锻炼，提高创新意识，为行政管理工作的高效开展打下基础。同时，办公室也要给行政人员更多发展晋升的机会，使行政人员能够将自己的创造力充分发挥出来。目前，高校对外交流活动越来越多，高校办公室也应深入实施人本管理制度，为行政管理事务的实效性提供保障，促进各项工作有序开展。

三、人本管理制度在高校办公室工作中的现状

（一）对人本管理理念不够重视。受学校办公室工作性质影响，办公室的很多工作都由领导直接安排与部署。从科学管理的视角分析，领导在安排工作时应坚持人本管理理念，通过各项工作实现对行政人员的培养与锻炼。在人本管理制度下，行政人员不仅要完成自己的工作，还要提升自身实力。目前，很多高校管理人员对人本管理理念并不重视，也并未真正意识到人本管理制度带来的积极作用，在实践中并未以自我提升、自我锻炼为核心开展管理工作，这与人本管理理念并不相符。只有“以人为本”才能实现高校“人性化”管理。因此，人本管理制度在高校办公室的合理应用至关重要。

（二）管理机制执行效果不佳。随着互联网技术、计算机技术的普及与广泛应用，人们的思想愈加丰富，高校办公室管理工作也迎来了新的挑战。目前，有的高校办公室管理工作还处于被动状态，部分行政人员开展工作时目的性不强，工作欠缺主动性。同时，办公室管理机制不完善，且可实施性不高，再加上激励机制不健全，导致行政人员工作积极性不高。因此，办公室管理机制执行效果不佳，严重影响了办公室管理工作质量，导致高校办公室管理工作与新时期的新要求并不相符。

（三）行政人员综合能力有待提高。高校办公室管理工作内容复杂，如果行政人员不能主动学习新知识，自身管理能力与工作能力不能得到有效提升，人本管理制度的执行效果就会受到影响，办公室的工作效率与工作质量也会有所下降。从人员构成方面分析，很多高校办公室人员构成都具有复杂性特点，不同的行政人员工作理念、工作方法等都存在差异性，甚至有部分行政人员并未接受过系统的培训，上级下发任务后，行政人员不能很快抓住工作重心，使用的工作方法与理念也不够先进，只能机械式重复以往的工作模式。近年来，办公室人员的服务意识虽然有所提高，但还是存在部分人员的服务意识不强、工作态度不够端正的问题，导致师生们反映的各种问题并未及时解决，反馈信息也并不及时，行政管理工作效率较低。

（四）激励机制不够完善。一般情况下，要想充分调动员工的工作热情，增加薪酬、奖金与福利等是最为有效的手段。但这种激励方式对学校整体发展而言较为单一，部分学校对教职工精神层面的激励机制并不重视。所以，学校精神文明建设与人本管理很难结合起来，人本管理制度的深入落实也受此影响。

四、人本管理制度在高校办公室中的应用策略

（一）树立人本管理理念。在现代高校的发展中，人本管理理念逐渐被认可与推行，在日常管理中，人本管理思想受到诸多关注与重视。因此，高校办公室应将人本管理作为工作开展的基本模式，促进各项行政管理工作有效开展。办公室工作人员要服务保障学校领导工作开展、统筹保障学校教职工开展工作，行政人员的服务保障水平与办公室工作的执行能力有着直接的联系。目前，行政管理工作应由传统权力本位模式逐渐转为“以人为本”的具有中国特色的新型管理模式，在各项工作中将学校人文关怀、人文精神彻底体现出来。所以，办公室行政人员应积极树立“人本管理”理念，主动提升综合管理能力，从学校综合发展、教职工的切身利益出发，在各项行政事务工作中落实人本管理理念，有效提升高校办公室工作效率与工作质量。

（二）对日常管理制度进行完善。严格规范的制度是实现对人员约束管理的重要保障，必须严格按照规章制度开展相关工作，才能让人本管理制度得到真正落实。高校办公室涉及的工作内容较多，很多工作关系着学校整体的管理与发展，任何一个细节都可能会导致出现工作失误，为了杜绝这些问题，必须制定合理的规章制度，对各项岗位职责进行明确划分，推行目标管理责任机制，且管理制度还应随着不同的情况而变化，才能让办公室各项工作有序进行。对此，学校应积极制定一套符合行政办公管理特点的工作管理制度，并将办公室各类工作、各项管理规范等内容纳入其中，比如大家的日常考勤、办事记录、办事标准等。学校还应进行岗位责任机制的制定，让每一个工作人员都能明确自己的工作范围与职责，保持工作任务平衡，确保每个人的能力都与工作岗位相匹配，都能担负起自身的岗位职责。学校还可以建立和完善岗位监管评价制度，针对每个人进行合理的绩效评估工作，督促工作人员认真履行自身岗位职责，对表现优秀的人员给予多种方式的表扬与认同，将“以人为本”充分体现出来，实现良好的自我监督与他人监督，促进学校快速发展。

（三）增强高校办公室服务意识。行政人员必须具备较强的服务意识。广义上来说，从学校领导到全校师生都是办公室的服务对象。因此，行政人员应对服务对象有深入的了解，学会换位思考，站在服务对象的角度思考问题，了解其实际需求。在实际工作中从被动服务逐渐转变为主动服务，处理好各项行政事务，给大家留下良好的印象，树立正面的办公室与个人形象。还要积极主动地开展工作，以切实提高办公室的工作效率。

（四）通过共情增强办公室组织能力。要想真正发挥出人本管理制度的积极作用，管理人员应将自身的积极性、主动性、创造性等充分发挥出来，提高共情能力，让大家心甘情愿且认真履行好岗位职责，完成工作。对此，管理人员应更加关心大家的生活，主动了解其思想与情绪变化，了解他们是否需要帮助，多做一些暖心的实事，加强学校人文关怀，让大家可以专心工作，没有后顾之忧。同时，管理人员还应掌握以情感人的能力。通过自身行为对大家进行潜移默化的影响，让大家在工作中更加积极主动。大家的情绪与其工作态度有着直接的影响，管理人员要具备较强的观察能力，以情动人，以理服人，与大家构建和谐的关系，增强相互间的情感信任度，拉近彼此之间的距离，让其积极主动地投入到办公室的各项工作中，促进工作效率有效提高。另外，办公室还应积极营造良好的工作氛围。办公室人员之间虽然没有较大的工作竞争，每个人有着明确的分工，但工作交叉情况时有发生，一旦处理不好人际关系，工作效率也会受到一定的影响。所以，办公室要定期开展工作会、探讨交流会等，加强各成员之间的沟通与交流，形成良好的办公室文化，让大家在工作中积极配合、互相协调，齐心协力做好各项工作，提高高校办公室整体服务水平与工作效率。

（五）加强对行政人员的培训工作。高校办公室管理人员应将团队建设加入到人本管理制度当中来，让行政管理措施更加规范化，让行政人员的凝聚力得到进一步提升，为人本管理制度在高校办公室的深入落实提供人才支持和基础。对此，办公室应组织行政人员积极开展专业的培训活动，帮助行政人员明确自身岗位职责，掌握“部门责任制”等相关知识，行政人员还应在培训活动中了解其他部门主要的工作范围、职责所在，才能在之后的行政事务管理中相互配合，有序开展各项行政管理事务工作。行政人员还应在培训中掌握各种行政管理工作问题的有效解决方法，努力提高自己的业务水平与专业能力，在人本管理理念下为学校提供更优质的服务，提高各项行政事务的管理能力和工作实效。

（六）构建完善的激励机制。高校办公室涉及的工作内容较多，行政人员也多，很多行政事务都需要行政人员亲力亲为，长此以往容易产生厌烦等情绪，从而影响工作效率与工作质量。因此，办公室管理人员应对这一问题格外重视，及时对行政人员的需求与想法进行了解，针对一些工作压力较大的行政人员，办公室应适当安排一些外出参观、研学等活动，释放其工作压力，或者组织团建活动，激发行政人员的工作积极性，同时继续完善制定的激励机制，为工作能力优秀的人员颁发精神物质奖励，或提供外出进修学习的机会，对行政人员起到激励作用，激发他们的工作积极性。

五、结语

在高校的行政管理事务中，很多工作都需要学校办公室来完成，针对办公室行政人员的管理工作，应坚持人性化管理，将人本管理理念融入各项工作中，严格落实人本管理制度，充分调动行政人员的工作热情与积极性，使其扎实工作、奋勇争先，不断提高学校的凝聚力与向心力，奋力谱写新时代学校发展新篇章，推动学校可持续健康发展。