对提升公文流转效率的探索与实践

文/中国石油云南销售公司 丁磊

党的十九大以来，习近平总书记对于进一步纠正“四风”，坚决整治形式主义、官僚主义作出系列重要指示批示。集团公司党组也提出了：“纠正‘四风’不止步，作风建设永远在路上”的工作要求。由此，公司狠抓“四风”问题专项整治，严防“变异”“反弹”“回潮”，推动作风建设不断深入、持续向好势在必行。

公司党委办公室严格按照集团公司办公厅“树立两化理念，提升三种能力，实施四大工程”的总体工作部署，紧紧围绕中心工作，持续强化全局意识、责任意识、主动意识、服务意识，发挥“中心枢纽、参谋助手、桥梁窗口、服务保障”四个作用，积极服务公司改革发展大局，较好地完成了各项任务，为推动公司稳健发展做出了积极贡献。2017年被评为集团公司办公室系统先进集体，连续两年被评为集团公司报送公文优秀单位。

一、成果实施背景

结合集团公司巡视、公司巡察、专项审计、专项检查、内控测试等反馈情况来看，公司当前公文流转工作存在的问题主要表现为：一是公司整体公文流转效率较低。2020年公文流转情况，各处室收发文办理平均耗时3天，各单位收发文办理平均耗时12天，其中办文效率最低的某分公司，平均用时43天。未严格执行文件限期办结制，部分单位、处室公文处理不及时，大量待办文件长期存在，部分请示件处理缓慢，工作效率较低。二是重点文件流转时效较长，传达落实不到位。巡视巡察联动发现2020年1～9月，集团公司等上级单位及政府部门共计下发疫情防控文件279份，某分公司党委文件传阅时间超过10天的有21份，最长时间达47天。2020年1月29日公司下发《关于加强新型冠状病毒感染肺炎疫情防控责任落实、严明工作纪律的通知》，某分公司党委要求班子、纪委委员、职能部门、加油站、客户经理及各党支部传阅学习，至10月8日仍有27位加油站关键岗位人员未传阅学习；2020年6月17日集团公司下发《某领导同志在集团公司疫情防控与上半年QHSE审核总结视频会议上的讲话》，直至8月3日，历时47天才传达到位，公文传达落实的时效性得不到保证。

为解决公司当前公文流转中暴露的问题，持续提升公司办文工作水平，巩固公司在集团公司办公室系统的领先地位，党委办公室坚持目标导向、问题导向和结果导向，以提升公文流转效率改进文风为抓手，推动工作作风转变，保障公司重要工作部署及时传达到位，为公司高质量发展做好基础保障。

二、主要措施及做法

提高公文流转效率即减少公文运转时间，提高公文运转速度。必须简化收文处理程序，及时传递公文信息，减少公文滞留时间，保证工作及时开展。党委办公室协同信息处对协同办公系统进行优化，利用信息化技术建立公文流转效率自动统计、超期短信预警功能，用信息技术手段推动解决问题。

（一）公文流转效率自动统计功能。在协同办公系统公文管理模块下增加公文流转效率自动统计功能，规范了公司公文运转效率管理的类型、时限要求和运转效率评价。

每份收文运转效率时间从文件到达处室（单位）第一时间开始计算，包含领导批示、文书转承办、承办人员承办、传阅、办结等流程，处室（单位）文书办结停止计时。每份发文运转效率时间从文件拟稿生成的第一时间开始计算，包含处室（部门）审批、处室（部门）会签、分管领导审核、公司领导签发、核稿、盖章、发送全流程，直至文件点击发送后停止计时。

同时提供公文时效性查询功能，可以从不同维度查询公文运转时效，支持单个文件运转时效查询、每个办文环节运转时效查询、每个公文处理人员文件运转时效查询、每个处室（单位）文件运转时效查询，不同时间段公文运转时效查询。查询权限开放至公司公文管理员、秘书、各单位公文管理员，查询页面包括当前节点、当前状态、当前未操作者、公文发起时间、办结时间、流程耗时、流程状态等内容，公文管理员可以随时掌握每份文件、每个部门、每个节点的办文耗时明细，便于公文管理员进行文件督办。公文管理员通过公文流转效率自动统计出来的信息和数据可进行科学决策，及时督办进度，提高公文管理人员工作质量和效率，促进办公室的管理工作改革，实现时间管理自动化。同时能够更加及时准确地进行信息分享，建立内部信息分享网络，实时进行公文流转效率信息传递和反馈，极大地提升了内部协调组织和公文管理水平，提高了公文管理工作效率和公文管理工作质量。

（二）公文超期办理短信预警功能。按照集团公司党组《关于解决形式主义突出问题为基层减负的十三条措施》和公司党委《解决形式主义突出问题为基层减负二十五条措施》工作安排，公司修订下发了《公文管理程序》，明确要求一般公文在1个工作日内处理流转；内容较复杂的、涉及多个部门的，不超过3个工作日；一般公文应在1周内流转完毕，确保“文到即办、随到随办、文不过夜”。

按照此公文运转时限要求，在协同办公系统公文管理模块中增加公文超期办理短信预警功能。对协同办公系统所有需要办理的公文，包含收文处理、发文处理、传阅件、呈批件等进行未及时办理短信预警。公文从接收到办结用时7天内显示“正常办结”，超过7天显示“逾期办结”，7天以上还未办结的显示“逾期未办结”。公文逾期24小时未处理的，预警短信通过协同办公系统发至本人；逾期72小时未处理的，预警短信通过协同办公系统发至本人直属上级领导。工作日每天上午9点和下午4点进行两次短信预警。减少公文滞留时间，提高公文运转办理效率。

（三）严格文件限期办结制。“言当其时，一字千斤；言背其时，一文不值”。公文办理涉及多道程序，包含众多环节，无论哪一道程序、哪一个环节，都要有时间观念，在确保质量的基础上，尽可能地提高效率。党委办公室面向机关各处室、基层各单位就公文限期办结提出了明确要求。一是公文管理员对接收到的文件，应在第一时间阅览，不能只看标题不看内容，弄清楚是一般阅知件还是需要承办件，有无时限要求及紧急程度，然后进入办理环节。二是实行公文流转提醒制度。坚持急件急办，特件特办，重要件随到随办原则，特别是遇到节假日、休息日要及时送达相关领导和部门责任人，坚决杜绝紧急文件压误。对于任务责任明确的文件，实行领导阅批和业务部门通告“双线并行”，有效减少公文等停时间，对于业务归口不明确或涉及多个部门协同配合的公文，主动与有关部门沟通衔接，以业务分工为依据，及时做好上承下达，落实责任部门，确保领导批示要求落到实处、推动提高机关内部执行力和运转效率。三是增强预见性，对容易延误的事项，如会议报名、呈阅批件等，应由专人盯办，加强沟通，主动提醒，随时掌握进展情况，并做好催办记录。四是阅文人员要树立“误时就会误事”的理念，养成每天随时处理公文的习惯，认真阅读，及时办结。倡导使用移动办公，提高公文办理实效。

（四）建立公文流转时效性通报制度。强化公文流转效率提示预警模块运用，以常态化抽查、通报提升公文办理时效，提升办文水平。将公文流转效率纳入公司党委月度党建重点工作抽查内容、公司例会通报内容，每周检查2～3个处室、月度抽查3～5家单位。从2021年检查情况来看，公司公文流转效率大幅提升，各部室收发文运转平均时效为9小时40分钟，较2020年提高63小时15分钟；各单位收发文运转平均时效为11小时5分钟，较2020年提高292小时39分钟。通过及时预警提醒、持续跟踪督导、共享经验做法、常态化检查等方法，有效提高了公文流转效率，提升了公文质量，严格落实了文件限期办结制，以文辅政水平持续增强。

（五）精简公文处理流程。为提高公文管理效率，确保文件高效、规范运转，对公文运转环节进行优化和简化，处室收文取消文书运转中间环节，实行严格的处长负责制度，对公司转承办至处室的文件，处室负责人是第一接收人，对本处室所承办的公文质量效率负全责。积极创新办文方式，开发移动办公系统，集成集团统建合同管理、集中报销系统，外出人员可随时随地在手机上处理公文，实现“移动办公”，使办文摆脱时间和场所局限，随时进行随身化管理和运转。

（六）提升办文人员的综合素质。公司党委办公室要求办文人员一方面要加强政治理论学习，提高政治站位，拓展理论视野，保持与时俱进的政治品格；另一方面要加强集团公司、销售分公司和本单位重大会议精神、领导讲话精神、政策措施、规章制度的学习，确保始终站在公司发展全局看待和开展办文工作，提高办文工作服务公司经营发展大局的能力。同时，借助机关管理人员库站挂任职、月度“10惠”油站现场帮扶、党建“三联”示范点挂点等途径加强与库站基层员工的联系，掌握基层情况，始终保持与基层员工的情感联系、工作联结、信息连通，防止长期机关工作容易陷入的“思维板结”“末端麻痹”。有赖于较为全面深入的学习，办文人员对公司整体情况做到了心中有数，缩短了相关公文的处理时间，提高了工作效率。

同时办文人员须弘扬“工匠精神”，扮演好五种角色。一是当好公文收发的“传递员”。要求办文人员在收发文环节，及时、安全、准确、高效地传递和处理公文信息，确保政令畅通。要有“马上办、限时办”的紧迫感、责任感，第一时间分发到位。要日事日毕，做到文书手中不压件、不遗漏、不误事。同时，强化“留痕”意识，在公文收发传递的各个环节，严格履行签字手续，确保来去环节可查询，传递过程可追溯。二是当好“以文辅政”的“参谋员”。充分发挥机要文书人员精通公文流程、了解全面工作、熟悉领导风格的优势，把提出精准公文拟办意见作为文书管理人员“以文辅政”的重要内容。要求文书管理人员在工作中不断加强学习，确保提出的拟办意见观点准确、层次清楚、规范管用，能很好地贯彻领导意图，推动工作落实。三是当好领导批示的“督办员”。为确保重要文件、时效文件即批即办，根据领导批示意见，建立台账，销项管理，及时提醒承办单位和人员反馈领导批示办理情况，确保领导批示要求落到实处、推动提高机关内部执行力和运转效率。四是当好协调内外的“服务员”。作为内外信息传递的中枢，积极打造“窗口形象”，增强主动服务意识，真诚热情、耐心细致，尽心尽力做好内外联络协调工作。五是当好重要信息的“保密员”，将“绝对忠诚”作为机要文书人员选用的第一要素，同时强化政治教育、保密教育，时刻绷紧保密这根弦，严守工作纪律，严格按照规程办事。

（七）检查督导推动闭环管理。党委办公室延续两年一次深入基层工作大检查工作机制，对各单位开展业务指导。首先要求各基层单位对公文管理等12个方面77个项目开展自检自查，积极发现问题，明确整改措施，努力解决自身存在的突出问题。后续抽调20名业务骨干组成5个检查组，历时一周时间，深入所属20家分（控股）公司（含大项目部）开展了公司党委巡察发现问题督导及专业线基础工作大检查，覆盖了公司所有的二级单位机关。党委办公室围绕各单位自检自查内容开展检查，同步开展制度宣贯和业务交流培训，以查促改、以查促训。针对公文管理，重点对公文流转时效、传阅批示要求及传阅人员范围等进行检查，针对检查发现的共性和突出问题，均当场提出了较为具体的改进建议，并对下一步工作优化提升提出了细致要求，明确了能立即整改的问题，必须明确整改目标、整改措施、责任人和时限，实行销项管理，在年内完成整改。对暂时不能完成整改的问题，必须结合实际，建立风险防控机制，制订完善工作制度和措施，加大管理考核力度，确保合规运行。与此同时，围绕公司党委重点工作部署，党委办公室每月通过线上抽查等方式，了解各单位在公文办理等方面的工作开展情况，以查促改，培训纠偏，夯实基础，推动落地，进一步推动作风建设长效化。专项检查及日常监督在一定程度上推动了公文流转效率，提升实现了闭环管理。

三、取得的效果

通过公文流转效率自动统计功能、公文超期办理短信预警功能等信息技术管理方式的运用，公司公文运转时效大幅提升。作为系统内首家开发运行上线此功能单位，运行以来共计发送16万余条预警短信，各部室收发文运转平均时效提高至9小时40分钟，较去年同期大幅提高，同比缩减2.6天；各单位收发文运转平均时效提高至11小时5分钟，较去年同期大幅提高，同比缩减12天。各单位、各处室均严格按照文件限期办结制要求，每个处理环节做到“文不过夜”，确保了一般性公文流转在3个工作日内完成，紧急公文务必在1个工作日内完成。各基层单位在党委办公室的引导督促下，对于公文办理流转工作更加重视，如临沧分公司积极开展公文流转预警提示工作，印发《强化机关作风建设以及严守文会风纪的通知》，并严格进行业绩考核兑现，文件流转率较高。

四、结语

总而言之，党委办公室通过提升公文流转效率的探索与实践，改进了工作作风，改正了传统不良阅文习惯，有效防止了文件压误、拖延、漏办现象发生，减少了公文流转环节和时限，提高了公文运转速度，确保了公文流转及时、安全、准确、保密，达到“件件有结果、事事有着落”的要求，提高了公文运转效率，最终达到提高工作效率和工作质量的目的，一定程度上有效推动了公司重点工作安排部署到位，保障了公司政务事务高效运行。