浅谈新时期机构编制档案管理存在的问题及对策

摘 要：随着信息化时代的到来，档案管理工作成为机构内部管理工作的重点部分。在新时期背景下，机构编制档案管理工作还存在着部分问题，针对此，本文从新时期机构编制档案管理工作的主要价值切入，提出了几点简单的解决对策。

关键词：新时期;档案管理;机构编制;问题及对策

引言

随着社会的不断进步以及科学技术的飞速发展，传统机构编制档案管理工作已经难以满足新时期的各项需求。因此，相关管理工作人员以及部门应当紧随时代发展的脚步，不断完善与健全机构编制档案管理各项规章制度，转变落后的工作理念，提升自身综合素养，从而为机构编制档案管理工作的顺利开展奠定良好的基础。

1 新时期机构编制档案管理工作的主要价值

1.1 机构编制档案管理可以为有效推动机构编制实名制管理提供重要保障

机构编制工作的重要基础保障就是档案实名制管理，机构实名制管理工作是机构编制部门充分落实机构编制管理各项方针政策、执行机构编制管理相关法律法规等重要工作步骤时采取的一种实时监督、核准使用以及全程管理的机构编制管理方法。新时期机构编制实名制管理工作在档案信息化的基础之上，依托先进的信息技术媒体工具，可以促使机构编制档案管理工作向着便捷、高效的方向迈进。这不仅是机构编制档案管理信息化发展的必然趋势，更是在新时期背景下信息化档案管理工作顺利开展的客观要求。实名制档案管理有助于机构管理工作人员了解和掌握机构部门中的实际人员组织情况，并可以在此基础上实时了解相关工作人员的现实工作状况，有利于机构管理人员根据组织内部工作的现实需求进行相应的人员工作岗位调动与安排，不仅能够有效地提升工作人员的协调分配效率，还可以充分提升工作人员的组织效率。在机构编制档案管理实际工作当中应当不断地提升管理效率和质量，因此，在机构编制档案管理工作实践当中，相关工作人员必须有效地做好档案更新、信息收集等多方面的工作，从而為落实档案实名制提供重要基础[1 ]。

1.2 机构编制档案管理可以为机构管理人员制定工作决策提供重要依据

机构编制工作过程中档案管理是其中一项重要的组成部分，不仅能够充分体现机构编制工作的必要性，还能够为机构编制档案的安全性提供重要的保障，为充分实现党执政资源的优化配置以及科学应用提供重要基础保障，为组织机构工作决策的有效性与科学性提供重要保障，从而不断提升我党执政能力以及巩固我党的执政地位。

1.3 机构编制档案管理可以为社会提供有效的信息咨询服务

机构编制档案是各机关单位机构编制管理工作顺利开展的重要依据。通常情况下，很多工作在推进过程当中，都必须查找相应的历史数据信息，根据相关信息数据进行方案对比或同比分析工作。在缺乏相应历史档案的前提下，相关工作就无法有效地进行。档案信息在数据参考和应用方面都发挥着积极的助推作用，为社会各方面有效、合理地维护自身合法权益提供了信息保障基础[2 ]。

2 新时期背景下机构编制档案管理相关内容简析

2.1 新时期背景下机构编制管理工作的主要内涵

机构编制主要指的是组织机构内部工作人员职务分配、确定组织人员数量以及机构内部设置等多项综合工作的统称。我国编制主要分为以下三大种类：一是事业编制;二是行政编制;三是工勤编制。机构编制管理主要指的是为了符合社会经济政治以及文化的发展，各级机关或相关部门依照相应的法律法规制定相应的程序以及权限，并在此基础上根据科学原理与方法按照各级机关权责有效划分事业单位、所属部门、下级机关，有效确定出相应的机构设置、职能，以及人员编制的制度化、系统化行为。与此同时，机构编制管理属于国家行政管理工作中的一项核心内容，从而成为国家行使各种行政管理过程中的关键基础内容。

机构编制管理工作的主要要求与重要工作原则就是统一集中领导。在设置各级地方政府机构与编制管理工作的过程当中，不仅应当充分结合我国社会经济可持续发展的基本要求，还必须充分适应全面履行工作职能的基本要求，遵循效能、统一以及精简的重要工作原则。根据上述分析，可以得出结论：地方机构编制管理工作须在我国中央政府的统一领导下，严格执行相关法律法规，并充分结合本地的实际发展情况，不断地加强并规范各级实验单位和各级机关单位的编制管理和机构设置。

2.2 新时期背景下机构编制档案管理工作的主要内涵

在以往传统的机构档案管理工作中，主要的工作内容为及时采集、接收与保存相关人事信息资料，并在此基础之上，根据相关的档案管理工作内容为各部门提供相应的附加资源信息服务。在新时期背景下，随着科技的飞速发展，在机构编制档案管理工作过程中逐渐实现档案管理信息化，简单地讲就是依托先进的信息技术来有效提高档案管理工作的及时与有效性。通过不断改善信息资源的有效分享方式，从而有效地提高相关过程当中的工作质量与工作效率。在新时期背景下，机构档案管理工作在传统档案保管工作基础之上，发展、转变为信息化、数字化管理。因此，在现阶段互联网信息时代的发展背景下，要想有效地提升机构编制档案管理工作效率，不仅需要相关工作人员转变传统工作理念，还应当提升相关管理工作人员加深对档案管理工作内涵的深刻认知[3 ]。

档案管理工作的主要内容就是实时查找、检阅、搜索相关数据信息，在实际的工作过程当中涉及的相关内容非常复杂，因此必须不断提升现阶段档案管理工作的质量与效率。在充分依托档案管理信息化所具备的各种优势的基础上，能够有效地提高相应的档案管理工作效率以及工作质量。与此同时，在实际的档案管理工作过程当中更需要相关工作人员具备专业的管理知识、较高的综合素养以及长远发展的战略眼光与格局，从而在新时期背景下能够对各种信息资源进行科学的预判。

3 机构编制档案管理工作过程中存在的相关问题

3.1 部分档案管理工作人员的综合素质较低

档案管理工作人员是机构编制档案管理工作开展的核心，机构编制档案管理工作人员的综合素质水平直接影响着档案管理工作的顺利开展。现阶段，仍然有部分档案管理工作人员的综合素养较低，在档案管理工作过程中缺乏系统性学习能力以及管理能力，尤其是在新时期背景下机构编制档案信息化构建过程当中，相应的工作人员专业素养水平较低，在进行档案资料的整理与收集过程当中缺乏对档案实际要求的理解能力，并且部分工作人员在相应的工作过程中还存在着畏难情绪。与此同时，还有部分档案管理工作人员自身具备的系统性专业知识储备较少，而且自学能力较差。再加上在相关工作岗位的交接过程中传、帮、带等工作不到位，严重阻碍了档案管理工作的顺利与有效开展。

3.2 档案管理水平有待提升

部分机构中的相关领导对档案管理工作没有引起足够的重视，从而导致本组织机构内档案管理工作处于形式化工作状态。还有部分机构编制部门处于频繁变动的状态，相应的档案管理工作人员多为兼职，从而导致此类档案管理工作人员对自身的岗位职责没有充分的认知，在不具备专业业务能力、工作责任心以及没有工作压力的状态下，滋长了应付性工作心理。尤其是当需要将档案资料进行信息化处理时，部分机构由于人力、物力、财力的投入不足，严重地阻碍了档案信息化进程。综上，部分机构档案管理基础性工作不足以及相应的经费短缺就成为制约现阶段档案管理工作顺利开展的瓶颈，也就进一步阻碍了机构编制档案信息化构建的发展脚步[4 ]。

3.3 档案管理工作过程中安全意识薄弱

在机构编制档案管理工作过程中，档案信息数据的安全是工作的核心。在信息化采集过程中，部分档案管理工作人员没有对电子数据备份引起足够的重视，存在一定的侥幸心理。在没有进行数据备份的情况下，突发各种意外事故时，就会造成难以挽回的严重后果。还有些机构中的部分档案管理工作人员没有较强的档案法治观念，没有牢固的安全底线思维，对档案管理工作没有一定的安全发展规划，从而引起安全责任没有得到充分的落实。加之缺乏相应的安全整改措施，进一步导致有效保障机构编制档案管理工作安全的机制难以施行，给各组织机构编制档案管理工作带来巨大的安全隐患。

3.4 机构编制档案管理信息化发展进程有待提升

在新时期背景下，随着科学技术的飞速发展，先进的电子信息化技术已经被广泛地应用在人们的日常工作与生活当中，给各行业各领域的发展带来了重要的影响，在此背景下，机构编制档案管理工作也步入了信息化时代。电子信息数据化能够将档案信息转变成相应的电子数据，但在部分机构编制部门，由于自身的档案数量较少，因此没有对档案信息数字化引起足够的重视，将信息化建设流于表面形式。甚至部分机构档案管理工作人员认为本单位的档案数量较少，将档案信息化处理之后再进行查阅时没有直接翻阅纸质资料便捷。从而严重阻碍了机构编制部门档案信息化发展进程。

4 新时期背景下提升机构编制档案管理的相关策略

4.1 充分提升机构编制档案管理工作人员的综合素养

机构编制档案管理工作自带服务性以及业务性的重要特点，因此在机构编制档案管理工作的实际开展当中，档案管理人员必须具备过硬的专业技能以及综合知识素养，在日常工作和生活中不断努力提高自己的专业工作能力、创新工作理念。机构内相关领导应当高度重视档案管理工作的重要性，不断完善档案管理队伍的构建，充分提升管理工作人员的专业素养，切实加强对档案管理工作人员的关心与关爱。与此同时，应当利用一切可以利用的条件构建档案管理工作人员专业培训体系，针对档案管理工作人员定期进行信息化技术知识理论与专业技能的培训，从而有效提升档案管理工作人员信息化技术整体水平，引导其逐步加深对信息化知识的认知与掌握，从而充分提升档案管理工作人员的专业能力，为机构编制档案信息化建设提供根本保障。与此同时，在机构招聘相关档案管理工作人员的过程中，可以通过优胜劣汰的竞争方式来充分提升机构编制档案管理工作人员的整体竞争意识，促使其能够自主进行相关技能的有效提升，从而为机构编制档案管理工作质量以及效率的有效提高打下良好的基础。

4.2 不断完善与健全机构编制档案管理制度

为了有效提高机构编辑档案管理工作的效率和质量，必须不断完善与健全机构编制档案管理相关制度，从而制定出更加规范与严格的工作标准与工作要求。建立健全的机构编制档案管理制度，能够有效促进机构编制档案管理工作规范化、科学化以及系统化，可以为档案管理工作人员提供切实可行的工作参照标准，为机构编制档案管理指明正确的发展方向，从而进一步促进档案管理工作的高效性与精准性。所以，各机构部门应当充分总结与分析以往机构编制档案管理工作过程当中有待提升的部分，深挖工作中的各种问题，在此基础之上，制定出高效、合理的工作制度，努力完善与健全机构编制档案管理体系。机构编制档案管理工作应当站在有规范、科学的管理制度的前提下，充分挖掘档案信息的内在价值，不断总结与反思现阶段档案管理工作的方式方法，做到对问题早发现早解决。可以通过达到以下三方面要求对档案管理工作进行提升：一是精要，主要指的是在进行机构编制档案管理工作过程当中必须对档案材料进行处理时确保材料的完整性与简洁明确性;二是快速，主要指的是在机构编制范围内相关档案管理工作人员在进行档案材料入库时遵循及时、快速的工作原则，充分保障相应的档案材料可以及时录入到档案管理程序当中，从而为后续工作的开展奠定基础;三是全面，主要指的是机构编制档案管理工作人员不仅需要整理分类管理所有纸质文件资料，还应当制定出有关声像以及事务等相关材料的管理流程以及管理方法，从而保障机构编制档案管理的全面性和细致性[5 ]。

4.3 充分落实机构编制档案管理实名制

实名制主要指的是在机构编制档案管理工作过程中，针对人事、编制以及组织等相关部门有效做好相应的协调工作，从而切实实现实名制度的管理方法。在机构编制档案管理落实实名制的过程当中，构建相应的实名制信息化硬件和软件，从而真正实现档案资料的分享与整合。在互联网+模式背景下，不断升级與改进现有档案管理工作的相关硬件与软件，合理运用先进的机构编制信息系统以及在线电子文档接受系统，充分提升机构自身硬件与软件水平，从而为后续工作的开展奠定良好的基础。

4.4 有效落实档案管理工作的保密制度

在机构编制档案管理工作过程当中，应当充分提升涉密档案信息资料的有效管理能力，从而避免泄密现象的发生。在日常档案管理工作过程当中，应当有效结合相关工作保密要求，对档案管理工作人员进行相应的保密条例培训，引导相关工作人员在新时期背景下切实遵循保密管理相关制度，充分做好档案资料的借阅与收存等各项工作，通过相关保密条例的专业培训，有效提升档案管理工作人员的遵纪守法以及工作责任意识，增强保密工作与档案管理工作的有效融合。充分完善机构编制相应的档案管理保密制度，有效提升对档案资料的保密管理整治力度，将各种风险因素进行有效地梳理，从而不断提升档案管理工作的保密水平。

5 结束语

综上所述，在新时期背景下，机构编制档案管理工作必须紧随时代发展的步伐，深挖传统工作模式中的各种问题，采取有效措施，转变档案管理传统理念，推动机构编制管理工作水平的稳步提升。

参考文献：

[1]王涛，李强.新时代机构编制管理评估的探索与应用[J].行政科学论坛，2022，9（01）：13—16.

[2]张维琴.机构编制档案管理工作的重要性及其实施策略[J].城建档案，2021（09）：95—96.

[3]杨莹.新时期机构编制档案管理存在的问题及对策[J].兰台内外，2021（24）：39+75.

[4]朱志强.基于实名制管理的机构编制档案管理信息化探索[J].黑龙江档案，2021（01）：191—192.

[5]王一评.电子政务环境下机构编制档案管理与服务研究[J].兰台内外，2019（27）：52.

作者简介：许健函（1984— ），大学学历，公主岭市机构编制电子政务中心馆员，研究方向：机构编制档案管理。