大数据背景下事业单位干部人事档案管理模式的优化

徐艳

摘 要：随着大数据时代的到来，社会生活的各个领域也都发生了巨大变化，各行各业对大数据技术的了解和应用在一定程度上决定了该行业的发展，事业单位干部人事档案管理也面临着新的契机，对档案管理人员提出了更高的要求。在大数据背景下，我们应摒弃传统的档案管理模式，与时俱进地进行改革创新，弥补原来管理模式不合理、应用效率低等缺陷，优化干部人事档案管理工作。

关键词：大数据;事业单位;人事档案;管理模式

随着经济社会的快速发展，信息技术也在不断进步和完善，为我们的工作和生活带来了很大的便利。事业单位的服务职能覆盖了我们生产、生活和工作的各个方面，对社会公共服务的发展起到了积极作用。事业单位干部人事档案管理工作对其职能发挥具有重要意义，能为事业单位人力资源开发提供决策依据。传统的干部人事档案管理手段占用大量保管空间，费时、费力，容易出现档案信息的错漏和遗失。大数据背景下，在事业单位干部人事档案管理中融入信息化技术，是顺应社会发展的必然举措。在大数据时代，怎样借助信息技术优势，创新干部人事档案管理理念，优化管理体制，健全管理制度，是目前干部人事档案管理者需要研究的重要课题。

1 干部人事档案管理中大数据技术的利用优势

1.1 有利于干部人事部门工作的顺利开展

在实际工作中，应保障干部人事档案管理工作的科学性、规范性。作为事业单位人才招聘、考核、任免、评估的重要依据，对干部人事档案实行数字化管理，实现人事档案管理模式的优化，能够更好地保障人才价值的充分发挥，推动事业单位的稳定发展。另外，在大数据技术和干部人事档案管理相协调的过程中，借助信息化管理手段能够避免对这些数据进行人为改动，提升档案管理工作的安全系数。[1 ]同时，事业单位干部人事档案管理可以借助大数据信息处理技术，完成对人事档案信息的采集、重组、划分和处理，增强事业单位干部人事档案部门的科技创新能力，为需求者提供更好的服务体验。

1.2 有利于干部人事档案管理科学化进程

大数据背景下，干部人事档案管理信息化变革迫在眉睫。敏锐捕捉到干部人事档案管理改革的动向，高效开启人事档案管理的新征程，是顺应时代发展的需要。在大数据技术的支撑下推进事业单位干部人事档案管理标准化，可以引领事业单位干部人事档案管理向着更科学的方向迈进。为干部人事档案管理现代化提供多元化的转移路径，推动办公自动化和干部人事档案信息化的融合，可以增强干部人事档案管理的科学性。

1.3 有利于促进资源共享

信息化背景下，各个部门之间可以设立干部人事档案沟通机制，以此来增强干部人事档案资源的功能和效用，推动干部人事档案管理价值的不断提升。尤其是在当前共享经济迅速发展的时代环境中，借助互联网技术对干部人事档案管理工作进行协调，将这种共享理念贯穿于干部人事档案的日常管理之中，可以全面展现数字档案管理的现实意义。

2 当前事业单位干部人事档案管理模式的不足之处

随着经济社会和网络信息技术的快速发展，干部人事档案管理的传统模式越来越不适应时代发展的需要，存在一些明显的不足，直接影响了干部人事档案作用的发挥。

2.1 干部人事档案管理信息化水平低

现阶段，很多机关事业单位的干部人事档案管理机制还沿用传统模式，尤其是一些经济比较落后的地区，由于资金投入不足，计算机硬件普及比较缓慢，对人事档案管理软件的研发和利用也比较滞后，再加上档案管理者的素质不高，导致其信息化管理进程发展缓慢。在大数据时代，事业单位在实际工作中对信息技术高效利用的覆盖率较低，很多单位只是在网络上对档案信息进行简单的查找和检索，整体的管理水平并未得到实质性提升，在档案利用上存在较大的局限性。现阶段很多事业单位已经开始推进管理模式的创新，但是相关工作者由于自身能力的制约，未能将云计算、云存储、大数据技术等落实到对档案信息的筛选、收集和分析利用上，拉长了工作时限，弱化了工作效率。

2.2 缺乏完善的档案管理制度的支撑

现阶段，事业单位一些干部人事档案管理工作人员缺乏信息化管理理念，对档案管理工作的实质性内涵理解过于片面，缺乏对数字档案管理模式的正向认知，认为干部人事档案管理只是对档案信息简单的收集和保存，导致事业单位还没有落实完善的数字档案管理体系，难以全面发挥信息化手段的功效，改革和创新现有的管理制度。同时，由于目前档案管理体制不完善，无法为干部人事档案管理工作的实际开展提供科学的引导，提出更详细的工作要求，导致了在平时的工作中经常出现档案信息价值被低估的状况，从而使得档案信息资源的应用和共享受到了很大的限制。[2 ]此外，一些工作缺陷及制度不完善，使得档案管理人员对其工作内容和岗位职能并不明确，无法实现有针对性的奖惩和问责，降低了这些人员的工作热情，使得他们的工作不认真、不严谨，引发了数据信息的混乱，难以满足工作要求。

2.3 干部人事档案数字化管理的安全性未能得到保障

保障档案信息的安全性是档案管理工作模式改革的主要内容之一。目前，有的档案资源管理工作没有落实安全防护机制，出现了许多安全隐患，应当引起重视。事业单位的干部人事档案信息有一定的机密性，应做好保密工作，避免信息泄露。但据了解，很多事业单位依然保留着传统低效的管理模式，并且在数字化存档代替纸质档案的过程中，忽略了對纸质档案的管理，对新产生的电子档案也没有进行科学稳妥的保密防护，面对突发的网络病毒以及黑客攻击时，非常容易导致机密数据的外泄、管理系统的崩溃等状况。所以，为了保障档案数据资料的安全性和完整性，不管是纸质文件还是电子文档，都要及时进行备份以及完善相关的保密措施，否则就会给干部人事档案数字化管理带来无法挽回的损失。

2.4 干部人事档案信息资源未能充分开发

事业单位档案管理人员为了协调整合干部人事档案信息而建设了档案信息数据库，但一些数据资料不够详细和充分，管理效率不高，未能实现全面和更深层次的档案信息资源的挖掘，对后期档案数据的应用产生了很大的负面影响。档案信息资源的开发和利用不充分，使得事业单位在档案管理中缺乏准确的数据支撑，不利于事业单位的长期稳定发展。同时，许多事业单位出于对传统管理模式的依赖，尚未认识到数字化管理开发的重要性，限制了档案管理的工作效率。我们应发挥大数据技术的优势，推动信息化干部人事档案信息资源的开发，不断整合挖掘数字档案价值，推动档案信息资源共享。

3 大数据时代事业单位干部人事档案管理模式的创新路径

为了能够使大数据技术在事业单位干部人事档案管理上发挥更好的作用，需要我们对当下管理中存在的问题进行反思，借助科学的管理理念，构建完善的管理体系，提升电子档案的安全系数和信息化水平，优化人事档案管理模式，实现档案资源的充分开发和应用，保障大数据时代事业单位干部人事档案管理的健康发展。

3.1 创新干部人事档案信息化管理模式

根据大数据时代档案管理的发展要求，各事业单位及从事档案管理的相关人员应根据实际情况落实科学的管理方案，完善信息化基础设施，加大对干部人事档案数字化管理的设备投入力度。通过信息技术改革档案管理模式，实现干部人事档案管理系统和自动化办公系统的有效衔接，为大数据技术在人事档案管理中的利用奠定牢固的基础，推动档案事务的高效运转。[3 ]应依照事业单位干部人事档案管理工作的需要，单独或者兼职设置干部人事档案管理科室，合理划分工作人员的具体职责，保障各项工作能够在允许范围内得到顺利实施。在管理机制履行中，应及时对运行模式进行查验和数据评估，以便迅速发现档案数据库系统中存在的问题并优化改进，保证事业单位干部人事档案管理工作健康进行。应根据本单位发展需要进行干部人事档案关键板块的构建和数据更新，使干部人事档案管理系统的核心数据与其发展的基本要求相契合。在实施新的管理模式时，不能脱离事业单位的实际情况，应根据实际管理工作的需要科学合理地拟定实施方案，设置短期和长远的发展目标，有序进行档案资料数据的管理工作。同时，档案管理人员在管理干部人事档案信息资源的时候，应当利用数字化的技术方法来提升管理效率，应用数据和文字以及图像及视频相结合的措施，来代替传统档案管理，保障这些档案资料在进行转移传输时的安全性和完整性，确保这些重要档案资料不会遭到损坏。

3.2 完善干部人事档案信息化管理制度

为了跟紧大数据时代发展的步伐，事业单位必须改进完善档案管理制度，以满足时代发展的需求。应强化干部人事档案管理者的创新意识，提升他们对工作价值的认知，促使其重视干部人事档案管理工作。当前，应进一步完善事业单位干部人事档案管理的法律法规及规章制度，更好地促进事业单位干部人事档案管理体系和管理模式的转变，更好地侧重档案管理和大数据技术的有机融合。对于经验不丰富和技术不成熟所引发的问题，应始终坚持与时俱进，根据实际情况并依照相关的规章制度来进行调整和完善，落实监管机制，避免走大的弯路。同时应完善管理流程，推进操作程序标准化，对管理人员的工作职能进行明确的规定和科学的划分，引导他们积极严谨地对待工作。同时，在制度健全的过程中，也要重视对档案使用权限的规范，不光要统一档案的处置手续，还要规范关联人员的应用权限，保障档案机密的安全。此外，为了提升干部人事档案管理人员的整体素质，应定期组织专业培训，使得管理人员工作能力符合大数据技术的推广要求，使得档案管理工作能够高效、有序地开展。

3.3 保障干部人事档案数字化管理安全

信息化的广泛应用给各行各业带来新的技术革新的同时，也带了一定程度的网络安全威胁。大数据技术以网络为基础，如不注意，在事业单位干部人事档案管理中会潜伏一定的安全隐患。这就要求我们制定完善的安全操作使用制度，加强对信息系统软件和硬件相关设备的管理，对系统中可能存在的安全隐患进行实时核查，及时修复系统运行中的漏洞，并加强对档案管理者技术能力的提升，增强相关工作人员的安全防护理念。一是事业单位档案管理人员应认真落实档案信息资源数据存储和应用的法律规范，重视提升他们对档案数据的保密意识，以防出现由于工作疏忽而导致档案信息的损坏和丢失。二是应通过对档案管理工作人员进行专业知识和职业能力的培训，来巩固和提升他们的信息技术运用操作水平，使他们在干部人事档案管理工作中驾轻就熟，提高管理效率。三是对数据管理系统进行不定时的更新和优化，加强日常维护，提升风险防控，增强信息系统及数据的安全系数，借助软件和硬件的叠加防御，实现电子档案管理体系的安全保护最优化。由于信息技术的不断进步，网络病毒和黑客也是屡见不鲜，档案管理者部门及人员应通过将档案数据进行加密处理以及加强构建管理系统防火墙，实现对电子档案病毒和黑客的严防死守，阻止数据信息的外泄。另外，也可以利用人脸识别、指纹识别、电子签名以及数字标识等安全技术手段来遏制机密暴露风险。

3.4 促进对档案资源的深入开发和应用

事业单位干部人事档案管理部门及人员应积极将信息技术转化应用到具体工作中，这不仅能给档案管理工作打开方便之门，也有助于引导管理人员对档案资源更加广泛深入的发掘，拓宽档案资源的覆盖面，最大限度地提升档案资源的利用效率。[4 ]因此，在实际工作中，应根据档案信息资源的动态变化，不断优化档案资源管理体制，将杂乱无序的档案资源进行系统化的梳理，凭借强大的数据技术来应对持续增加的档案资源开发和利用任务。此外，档案管理人员在对档案资源信息筛选整合的时候，应采用先进的技术手段对档案信息进行分析和处理，提升档案信息资源的利用层次和效率，更好地实现档案数据资源的整体效用和长期价值。

事业单位的发展，人才是关键。因此，构建科学的事业单位干部人事档案管理体系，探索高效的干部人事档案管理模式至关重要。为应对大數据时代的发展要求，我们应增强事业单位干部人事档案管理者的创新意识，摒弃传统的管理模式，将大数据技术与干部人事档案管理工作相融合，完善管理制度，重视档案信息的开发和利用，提升信息化技术能力，优化人事档案信息化管理机制，提升档案管理的工作效率，维护档案数据的安全，推动我国事业单位干部人事档案管理工作长期稳定发展。

参考文献：

[1]黄小玫.浅议大数据背景下事业单位人事档案管理工作[J].文化产业，2021（36）：145—147.

[2]刘洋.大数据环境下事业单位人事档案管理现状及改善策略[J].黑龙江档案，2021（02）：88—89.

[3]张伟城.大数据时代下机关事业单位人事档案管理面临的困境及出路探索[J].兰台内外，2020（28）：4—6.

[4]李薇薇.大数据时代事业单位人事档案管理创新路径研究[J].中国新通信，2021，23（10）：109—110.

（作者单位：江苏省扬州市中心血站）