试论大数据背景下档案管理体系的构建

过江帆

摘 要：随着大数据时代的到来，各级档案部门转变了档案信息采集、维护、整合和开发利用的思路，改革了传统的档案管理模式，同时在应对大数据背景下档案资料一体化、档案数据信息化改革方面遇到了一些挑战。本文探讨了大数据时代档案管理体系面临的问题和档案管理体系建构的最佳策略，以促进我国档案事业发展。

关键词：大数据时代;体系;构建;档案管理;策略

大数据技术改变了我们的生产生活方式，催生了更加科学高效的管理模式。在档案管理体系建设的过程中，如何充分利用大数据技术实现档案数据的整合、开发与利用，如何在“数据探索”中开启档案管理的新视角、审视大数据的应用与实践，如何实现传统档案管理与大数据技术下的档案管理充分融合，这些问题引发了档案管理信息化应用领域对大数据方法的广泛思考与探讨，大数据背景下的档案管理体系构建问题也应运而生。如何在档案管理领域充分发挥大数据技术的作用，还需要结合档案管理实际情况，做进一步有针对性的分析。同时，要实现电子文件和电子档案在同一平台上的相互转换，进行文件的在线归档和交接，确保档案文件进入电子系统，也是一项重要课题和任务。

1 大数据背景下档案管理体系构建之现状

1.1 大数据技术平台对接有难度

以文档集成推动数据集成，一直是当今大数据时代档案改革的主要方向。通过综合管理模式提高档案文件信息资源的利用率，进而可以提高档案数据的管理效率和转换效率。如何在档案管理中加强文件数据的整合，将档案信息的所有数据全部导入数据库，设置档案数据共享窗口，也是档案与文件整合要开展的主要工作之一。而从平台软件和技术标准上，做好与大数据技术平台的对接，实现档案文件管理与大数据技术的融合，是推动档案管理改革的重点和难点，也是重要的突破口。

1.2 档案管理信息技术发展缓慢

纵观档案管理工作的全局，未来发展定位与行业技术改造迫在眉睫。尤其是现在，应充分发挥数据信息的价值，突出大数据技术的优势，利用集成技术将有价值的档案与文件按照指定模式进行整合与管理。虽然与国外相比，我国档案与文献集成技术发展缓慢，水平较低，但经过长期的实践和众多学者的研究，档案集成技术已经有了很大的完善和提升，许多信息标准化数据格式也已形成，并广泛应用于电子档案管理中。档案管理数字化的理念也被绝大多数档案管理人员所接受，其内容已基本普及，但档案集成体系的构建在实际应用中还未达到全面、广泛与深入。

1.3 档案管理软件水平参差不齐

目前，我国已经开发了很多档案数字化管理相关软件，不同的研发软件有不同的效果，专注于不同的服务方向。不同的软件功能也要求用户熟悉各种软件结构，最大限度地发挥各个软件的优势。但许多综合档案管理软件偏重于档案信息的收集和开发，只是针对某个方面、某个环节的管理内容，并没有一个软件内容可以保证档案管理的完整性，造成了技术市场的资源浪费。如何加强档案集成软件研究，提高档案集成软件质量，使软件集成工作更加简单、高效、有价值，是我们应当研究的一个问题。

2 大数据时代档案管理体系构建面临的挑战

大数据时代不仅给我们带来了便捷的信息处理体验，也隐藏了一些信息安全隐患。如何确保在大数据档案管理体系构建当中产生的信息安全问题得到解决，保证各种档案信息的安全，也是集成大数据技术和系统建设需要考虑的一个重要问题。为保持档案管理一体化发展中各项功能的稳定性，维护档案管理一体化的内容质量，应对当前大数据背景下档案管理体系构建存在的主要挑战进行分析，以期挖掘问题根源，从而更好地促进档案数字化管理建设。

2.1 档案管理的信息种类多、体量大

档案文件最突出的数据信息是非结构化数据。非结构化数据的信息内容复杂，没有既定的特殊规则，数据量也很大。因此，在档案文件的综合处理中，如果对复杂数据的处理条理不够，就会造成综合结构混乱。所以，在档案整合过程中，应注意对这些繁琐信息重新进行分类、规范处理，建立非结构化数据库。如果数据量过大，还会影响应用数据库的运行以及文档集成结构中的基本计算。档案管理中的信息量大、种类多，文件集成中的档案管理软件技术要求较高，这也是档案集成技术实现升级的一大难题。同时，档案管理数据化技术不仅要对这些复杂的数据进行存储和处理，还要建立能够筛选关键词的数据库和数据信息查询系统。一般数据库若要突出检索功能和检索速度，还应在数据库中加入层次化机制。数据库中数据信息的分类和处理，无疑加剧了建立综合数据库的难度。在满足复杂信息导入的基础上，建立信息分级筛选结构，提供信息存储平台，方便用户存储和检索档案信息，从而可以丰富用户档案文件一体化体验。

2.2 文件存储信息安全风险凸显

大数据时代，数据信息的使用将更加广泛，内容将更加复杂。随着数据使用范围的扩大，档案文件综合数据也存在一定的信息安全隐患。如何区分普通用户和特殊用户，如何保护机密文件信息，如何防止档案信息被滥用，都需要在档案数字化管理的综合技术建设中有所体现。如果用户随意使用文件中的信息，也会导致文件结构中某些信息的泄露或文件的任意使用，造成一定的不利影响。因此，在综合平台建设和档案大数据平台的组成中，应注意设置标准化的防火墙和权限。传统的档案信息其内容大多以纸质文件呈现，信息泄露可通过单一方式杜绝。但在数据信息平台下，在使用便捷的同时，加大了信息泄露风险。如果平台窗口没有得到很好的保护，文件信息可能被黑客破解，导致重要的文件内容无法安全保存。此外，在文件用户的分类和要求上，还要注意用户的身份差异。一些高度机密的内容只能在获得高级许可的情况下使用。同时，用户下载的文件内容如有修改或增减，应及时上传并做好记录。

2.3 档案管理人员的素质有待提高

从档案资料一体化的技术要求和平台建设的质量要求中我们不难看出，当前对档案管理人员技术水平的要求比传统档案管理阶段更高、更嚴。尤其是档案文件整合中数据的安全使用，需要管理者必须通过技术关。但是，很多档案管理人员并不专业，有的甚至达不到基本的专业水准。受从业人员的技术限制，档案资料一体化平台的发展势必也会受到影响。通用文件集成技术需要对系统中的用户进行检索和分类，不同的用户需要有不同的使用权限。高级检索可以实现管理信息的更正和删除，中间检索可以实现文档内容的全文检索，管理者则拥有用户的管理权限，可以及时查看每个用户的使用情况。有些平台为了保证文档集成的使用顺序，还会强调用户的使用步骤。所以，只有档案管理人员充分了解如何操作和使用档案管理平台，才能在平台档案信息的使用出现问题时及时发现，既能保证用户的权限行使能按照使用规则进行，也能及时处理档案信息数据整合及利用中出现的问题。

3 大数据背景下构建档案管理体系的相关对策

综合以上对大数据档案管理体系构建中存在相关挑战的分析，我们可以看出档案管理数字化进程缓慢的主要原因有很多，这也是大数据时代背景下档案与文献融合、档案管理改革受到制约的主要因素。无論是信息时代的技术集成，还是复杂数据内容中的数据导入导出，档案文件的集成内容都需要在打破传统档案信息化的基础上，对数据技术进行引入和再创新。但要实现这一目标，还面临一些问题，其中比较突出的是档案文件集成软件的设计问题。目前已经设计了与很多档案文件集成相关的软件，每个软件都有不同的侧重点，但是没有一个软件可以完全解决与档案文件集成相关的所有问题。这也导致整合进程无法快速推进，造成档案数字化管理整合水平始终无法再上台阶。随着大数据相关技术、产品、应用和标准的不断发展，档案管理理应形成包括数据资源、开源平台与工具、数据基础设施、数据分析、数据应用等多板块构成的档案大数据生态系统，并持续发展和不断完善。现结合当前档案管理实际及大数据技术的发展，讨论相应的解决方案，力图改善当前数字化档案管理的局限性。

3.1 树立“大档案”数字化理念

大数据具有海量性、多样性、时效性及可变性等特征，需要可伸缩的计算体系结构以支持其存储、处理和分析。为尽快发挥档案文件一体化的优势，档案从业人员必须树立起“大档案”理念，并据此重新认识其工作内容和职责。一般来说，“大档案”的概念也指档案与文件的集成技术，在档案综合管理中构建综合存储平台。目前设计比较突出的软件是行程数据库。这种非结构化数据库最显著的优点是可以跨平台存储大数据，通过二进制数据形式实现数据对象的各种导入和存储。这种数据库不会过分强调对象数据的大小，可以自行完成文本提取工作，即可以独立搜索文件内容信息。因此，它的检索功能非常强大。在“大档案”理念的指导下，可实现档案、文件完整的统一存储，实现文档一体化管理。

3.2 实现档案集成管理

在档案与文件的整合中，应强调档案的集成管理，还应进一步完善文件的集成存储平台。在档案信息的采集中，不仅应统一采集流程，还应有数据导入窗口。做好对信息的统一采集和管理，便于后续的数据分类处理和数据信息的筛选。在集中的数据文件管理要求中，数据的使用应更加统一。当文件管理员检查数据时，他们可以快速找出问题所在。此外，档案集中管理整合档案和文件信息处理的多个部门，整合与档案和信息内容相关的多个平台，可最大程度地简化档案处理流程，使档案处理更加有效、方便、简单，突出数字化档案管理的理念和意义。

3.3 完善网络安全体系

作为档案管理最重要方面的就是网络档案管理系统的安全性，它直接影响档案信息的使用及其安全。在文件安全系统的设置中，可以在文件集成软件中设置系统权限机制。通过设计一套完整的安全管理机制，完善系统的安全防护体系，在文件管理安全信息出现问题时及时予以保护，确保用户在档案内容使用过程中操作正确。在trip数据库（非关系型全文检索系统）中还应设立分级机制，通过对用户的识别及对访问权限和访问内容的调查，完成档案文件一体化的数据处理监督。同时，还要定期展开对数据化档案管理系统的防火墙检查，确保在使用期间的信息安全。此外，对于一些非法用户，应设置访问权限，以防止复制和保存重要文件，防止数据丢失。

3.4 提高从业人员职业素养

档案工作者技术水平的高低直接影响档案文件集成技术的质量和内容。因此，提高档案管理人员的综合素质，既是提升档案行业整体工作水平的重要举措，也是大数据时代发展的迫切要求。一是档案管理行业组织应积极开展各类培训与学术会议，引导档案人员转变观念，进行系统的知识更新与继续教育，进一步优化档案从业人员的知识结构与技术能力;二是把好档案管理人员准入关，对从业人员进行严格的筛选与考核，提高档案从业人员资质水平;三是为档案从业人员建立科学的绩效考核与职称评级方案，营造良好的成长环境，使基层档案人员能够享受正常的职称评聘待遇，为档案从业人员提供各类岗位培训的机会;四是及时引进与更新档案管理设备与技术，让从业人员能跟上时代的发展，具有开阔的视野与创新的理念及工作技术手段。

大数据为人类探知客观规律、改造自然与社会提供了新手段，同时也为经济社会变革提供了重要动因。借助大数据技术的应用与发展，也为档案部门及工作人员提供了全新的思维和工作方式。因此，在大数据时代档案管理体系构建的研究中，针对档案管理难度高、信息量大、种类繁多、类型复杂，以及档案信息安全风险、档案管理者技术能力不足等诸多问题，我们必须树立“大档案”数字化理念，从充分发挥大数据时代数据信息的价值入手，建立专业队伍，突出技术优势，加强集成模式的创新研究，构建数字一体化的管理体系。国内正在开发和应用的trip数据库，实现了档案管理中的数据化处理以及档案与文献资源的整合，将稳步推进我国档案信息化管理进程。当前，我国档案管理工作的效率亟待提高，从系统更新到软件开发、信息整合等方面均有待加强和改进。为使档案管理工作也能跟上大数据时代的发展步伐，今后我们必须在档案管理的转型发展、提高信息利用效率与质量、加强平台信息交流、档案数字管理一体化等方面，进行更为深入的研究，多维度、多角度地展现大数据技术在档案管理和使用中的突出作用，推动档案管理信息化进程，实现新时代档案数据化管理的改革与创新，更好地发挥档案和档案部门对经济和社会发展的促进作用。

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（作者单位：江西省精神病医院）