数字化技术在综合档案管理信息化中的应用

摘 要：数字化技术在综合档案管理信息化中的应用具有效率高、检索快，便于提取和利用的优势，但也面临一些问题，主要是电子文件管理不规范、档案信息资源收集不全面、档案信息安全保障和人才保障不足等。为改善这一现状，应合理配备信息化建设相关软硬件，加强档案信息规范化管理，同时在安全保障和人才支持方面进行优化。

关键词：数字化技术;综合档案;信息化管理

数字技术的不断发展，为各行各业发展进步带来了诸多便利条件。同样，数字信息技术在综合档案管理中的广泛应用，对于提升档案管理质量，促进档案事业发展起着积极作用。新形势下有必要对数字技术在综合档案管理信息化中的应用相关问题进行研究，提升综合档案信息化管理水平，更好地发挥综合档案在辅助决策、资源开发等方面的特殊功能和作用。

1 数字技术在综合档案管理信息化中应用的必要性

数字技术在综合档案管理中的应用，能够使不同载体档案资源转变成为数字档案资源，借助计算机系统，既能够实现数字化存储、管理和利用，也能实现数字档案信息资源共享，进一步提升综合档案管理水平，有利于提高档案资源的利用效率。

1.1 适应综合档案管理信息化的显著特征

综合档案包含单位日常工作形成的各类有价值的文件材料和有关信息资料，不仅能够为单位各项决策和活动提供档案信息支持，也是单位发展的重要历史见证。随着数字信息技术的不断发展，综合档案也呈现了数字化特征。因此，新时代有必要给予综合档案管理信息化建设足够的重视，充分认识到数字化信息技术对于综合档案管理产生的深刻影响。一是载体新。综合档案涉及文书档案、科技档案等众多档案类型，范围非常广。传统档案主要依靠纸质载体，能够直接阅读，而数字化背景下综合档案的载体成为了光盘和磁盘，这些档案方便存储、携带和管理，能够满足档案资料快速查询需求[1 ]。二是共享性。信息化背景下综合档案存储到计算机系统之后，形成专门的数据库，通过系统与系统之间的集成对接，使综合档案信息具有共享可能，不仅方便档案信息查询，也能形成更大规模的综合档案信息资源库，提炼出更有价值的综合档案信息。此外，共享性也使档案资源利用开发突破时空限制，避免纸质档案在借阅和传递过程中的损毁、丢失问题，保护档案实体安全。三是时效性。数字信息技术在综合档案管理中的运用，可使使用者借助计算机系统对所需要的档案信息进行快速检索，有效节省查询时间，为用户获取档案信息资源提供更多便利。

1.2 数字技术有助于提升综合档案管理效率

新时代对于综合档案管理提出新的要求。采用数字技术管理综合档案，有助于达到这种要求，提升其管理效率。一方面，数字化技术的运用可以提升综合档案管理和使用效率，为综合档案科学利用开发提供了更为全面的技术支撑。另一方面，数字化技术运用可实现综合档案管理由传统的封闭式管理向开放式管理转变。传统的综合档案管理主要以纸质作为载体，在使用和利用过程中主要以前往综合档案室实地调档与查阅方式进行。而基于大数据、云计算、人工智能等技术，用户完全可以不受时间、空间的限制，通过网络系统对所需档案信息进行检索，在线浏览档案信息，足不出户完成档案的查阅利用。同时也有效地解决了传统档案管理人员重复性工作的弊端，有助于实现综合档案管理人力资源的合理利用和节省。

2 数字技术在综合档案管理信息化中应用面临的问题

数字技术优势在于能够提升综合档案管理效率，解决综合档案管理过程中的技术难题，推动综合档案管理信息化发展。但目前部分档案管理部门在数字化技术与综合档案管理信息化融合过程中还存在电子信息提交与管理不规范、档案信息资源收集不全面等问题，直接影响档案管理工作的发展。

2.1 电子文件管理不规范

在办公自动化背景下，各个单位形成了大量电子文件，而這些电子文件是综合档案室（馆）收集的主要对象，是综合档案管理的重要基础。但目前由于各个单位业务管理系统、电子文件档案管理系统和办公系统等分系统的不兼容，所生成的电子文件技术标准并不统一，很多单位的业务系统和档案管理系统都是委托第三方技术公司开发，且缺少统一的信息化规划和标准，因此业务系统与档案管理系统之间很容易出现不兼容问题，无法实现业务系统与档案管理系统之间的数据转换和信息交换，这对电子文件收集归档提出了新的挑战。另外，部分单位只注重纸质文件的保存，没有实现电子文件与纸质文件的同步管理，也很容易造成电子文件和电子信息的遗漏。同时，应及时完成纸质档案的数字化扫描工作，补充数字档案资源库，便于对电子文件和电子信息进行综合开发和利用。

2.2 档案信息资源收集不齐全

档案信息收集是综合档案管理的重要步骤，也是后续档案信息资源开发利用的重要前提。档案信息收集就是从众多材料中进行筛选，按照应收尽收的原则，将应当保存的档案信息资源进行收集，汇总至档案系统之中，并按照分类对这些档案信息资源进行有效保存。但目前在综合档案信息收集过程中还存在一些问题。一方面，由于档案管理部门对于相关制度的制定与落实并未到位，从组织管理上制约档案收集工作的顺利开展。另一方面，档案管理部门与相关部门在档案信息资源收集方面没有形成有效协同，在具体档案信息收集工作落实过程中还存在着收集时间滞后、收集范围不齐全、职责落实不到位等现实困境，也在一定程度上影响了档案信息资源收集的全面性和系统性。

2.3 数字化档案安全性保障措施不到位

随着数字技术在综合档案管理信息化中的不断运用，综合档案数字化特征越来越明显。从数字化档案安全管理工作角度看，部分单位在综合档案信息化管理过程中只看到了数字技术的优势，没有看到数字技术的缺点，没有形成相应的数字化档案安全管理制度机制，在档案利用、开发、传输、共享过程中，没有对重要的档案信息资源进行加密等严格管理，一旦遭受电子病毒或黑客攻击，很容易造成数字档案信息的泄漏或丢失，数字化档案的安全管理面临着巨大的风险。一是数字化档案的存储、管理、利用、开发都需要依赖一定的硬件设施和软件系统，而这些硬件设施和软件系统需要及时的得到更新和维护，一旦设备和软硬件老化或损毁，会直接造成重要的综合档案信息丢失。加之当前数字化技术迅猛发展，新旧系统之间很容易出现数据格式不兼容，无法读取问题，也在一定程度上威胁了数字化档案信息安全[2 ]。二是相应的保障措施落实不到位。虽然部分单位针对综合档案信息化管理出台了相应的制度机制，但在落实过程中部分档案管理人员、信息技术保障人员存在着工作疏忽，很多非常重要的安全管理制度并没有真正落地，综合档案管理信息化工作开展过程中还存在着工作随意等问题。

2.4 综合档案工作专业人才不足

数字技术具有非常强的专业属性，要想实现数字技术在综合档案管理信息化中的广泛应用，就需要专业人才参与。目前很多单位的档案管理人才虽然是科班出身，对于档案管理相关知识和技术较为熟悉，但是对于数字技术相对陌生，因此现有的综合档案管理人才具有较为明显的不足，难以将现代数字技术顺利地运用到综合档案管理之中，也无法围绕综合档案管理信息化的具体需求开展相关技术性工作。此外，部分单位对于综合档案管理工作重视不足，没有对外引进优秀的专业人才，而是从单位内部进行人员调配，将部分非专业人员调到综合档案管理部门，客观地造成了综合档案工作专业人才不足问题，导致综合档案信息化建设举步维艰。

3 数字化技术在综合档案管理信息化中的应用策略

新形势下，我们应采取措施，更好地发挥数字化技术在综合档案管理信息化建设中的作用，为综合档案管理信息化提供更为扎实的制度、设备、技术、人才等保障。

3.1 合理配备信息化建设相关软硬件

将数字化技术广泛应用于综合档案管理信息化，有助于促进档案信息资源共享，提升综合档案信息管理效率，实现综合档案管理的特殊价值和作用。在综合档案管理信息化建设过程中，一是应合理配置综合档案信息化建设所需要的硬件设施[3 ]。应重视综合档案管理信息化所需要的硬件设施配备工作，确保所采购的设备符合数字化技术运用的相关要求，同时避免采购的硬件设备成本过高，造成浪费。加强对所采购硬件設备的集中统一管理，充分发挥其作用。二是应完善综合档案信息化建设所需要的软件系统。硬件设备是基础，软件系统是工具，只有二者配合，才能为数字化技术提供大展拳脚的平台和载体。档案管理部门应按照档案信息化建设的总体部署，加强与第三方专业技术公司的合作，开发专门的综合档案管理系统，并实现与办公系统、财务管理系统等业务系统的对接，提升综合档案管理系统的兼容性，通过系统间的集成开发，建好数字档案资源库，为档案信息资源开发利用和共享奠定坚实基础。应注重硬件设备和软件系统更新维护，保证资金、人才需求，使档案信息化相关软硬件建设得到有效保障。

3.2 加强电子文件管理

电子文件管理是档案形成的重要基础。在推进综合档案管理信息化进程中，有必要将加强电子档案管理作为重要前置条件。一方面，档案管理部门应与业务部门和其他生成电子文件相关部门加强沟通和协调，广泛宣传电子文件规范化、科学化管理的重要性，要求电子文件生成部门在电子文件形成过程中遵守档案管理部门所提出的各项要求和意见建议，确保电子文件的内容和格式符合档案收集的相关要求。另一方面，档案管理部门也应与电子文件生成部门就相关电子文件收集和交接问题进行对接，进一步明确电子文件的收集范围、分级分类、保管期限、元数据标准等，商讨电子文件的归档原则及归档方式，确保有价值的电子文件信息能够及时归档。档案管理部门也要对电子文件管理出现的问题进行研究和总结，始终坚持动态化管理原则，对更新的数字化技术、综合档案信息化管理的系统更新情况向电子文件生成部门进行通报，尽量减少人为因素、技术因素等方面的不良影响。

3.3 加强综合档案安全管理

综合档案信息系统安全，直接影响档案信息的安全。同时，综合档案来源范围广，有些档案信息资源可以对外公开共享，有些则涉及到单位切身利益或员工的个人隐私，应做好相关的安全保密工作，切实保障综合档案信息安全。为保证档案安全，应综合施策。一是综合档案管理部门有关领导及人员应强化安全管理意识，既要充分认识数字信息技术对推动档案信息化产生的积极促进作用，也要了解数字化技术的双刃剑属性，在工作中结合数字技术特点对档案管理人员开展安全意识教育，要求相关人员在综合档案管理工作过程中遵守安全管理制度，落实国家关于综合档案安全管理的相关法律法规，强化安全责任落实。二是为综合档案管理打造安全的软硬件环境。从硬件安全角度看，应选择高质量的文件存储介质，所选购的设备符合安全保密要求，保障硬件安全和数字档案信息能够长期安全保存。从软件安全方面看，应合理设置分级权限和密码管理，配备必要的杀毒软件，防止外部病毒入侵，定期对系统进行杀毒、维护和升级，加强和落实档案信息系统备份及档案信息备份工作。

3.4 培养高素质综合档案管理人才

无论是数字信息技术运用，还是综合档案管理信息化的推进，都需要高素质的档案管理人才参与。随着网络信息技术的不断发展，对于综合档案管理人员的技术能力和技术水平提出了更高要求。如果综合档案管理人员只了解档案管理的相关知识，只具备传统档案管理人员的基本素质，就很难在综合档案管理信息化中发挥应有作用。为此，一方面，综合档案管理部门应适应时代发展趋势，对外吸收一批高素质的数字化档案管理人才，充实档案信息化建设人才队伍。这些人既要具备档案管理经验，也要具备先进的数字信息素养，能够紧跟综合档案管理信息化建设需求不断地做出调整，不断地更新自身知识结构、业务能力和专业知识，满足新时代档案管理信息化建设需要。另一方面，也要加大对管理人才的综合培养，按照传统综合档案管理模式向数字化档案管理模式转变的要求，将数字化管理相关知识作为培训重点，进一步提升档案管理人员的信息化素养，使他们能将数字技术运用到综合档案管理各个流程之中，提升档案管理信息化水平。

总之，数字化技术运用到综合档案信息化建设之中具有其必要性和必然性，所形成的数字化综合档案有助于提升档案管理效率，更好地服务单位发展。但目前数字化技术在综合档案信息化建设过程中能够发挥的作用还十分有限，既有人为因素，也有技术因素。我们应采取有针对性策略，提升综合档案信息化水平，实现综合档案信息资源的合理开发和利用，为各项工作开展提供精准的综合档案信息服务。

参考文献：

[1]杨静.试论事业单位如何全面实现综合档案数字化管理[J].兰台内外，2021（20）：7—9.

[2]蒋冠.国家综合档案馆数字档案资源服务质量维度研究[J].中国档案，2020（10）：74.

[3]冯湘君.国家综合档案馆数字档案资源建设理念探析[J].档案学通讯，2017（03）：56—60.

作者简介：黄思思，大学学历，中国科学院物理研究所馆员，研究方向：档案信息化管理。