探讨信息技术在建筑工程档案管理创新中的应用

[ 作者简介 ]

尤佳，女，江苏无锡人，同济大学建筑设计研究院（集团）有限公司，助理馆员，本科，研究方向：档案管理。

[ 摘要 ]

本文简单叙述建筑项目档案管理存在的价值，归纳建筑项目中的档案信息化内容，并分析此类档案管理工作中信息技术的使用方法，进一步探讨优化信息技术应用效果的策略。

[ 关键词 ]

建筑工程;档案管理;信息技术

中图分类号：G27

文献标识码：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.03.022

工程档案在建筑业务中起到重要作用，并且贯穿项目始终，可以完整记录建设的具体状况，该类资源的使用价值较高。考虑到信息技术的应用优势，建筑领域也紧跟时代步伐，积极探索新型的管理方式。通过调整档案管理提升此项工作的落实效率，控制该环节的人力、物力。但在实践过程中发现，信息技术也不是毫无缺陷的。

1 建筑工程档案管理的价值

首先，档案管理为建筑项目的关键性构成部分。建筑项目在实际推进施工期间会形成海量的工程资料，比如立项文件、招标书、设计材料、预算方案等，对于建筑项目而言，档案资料是极为重要的内容。同时在项目建设时还会持续形成各类建设材料，如子项目质量检测材料、隐蔽工程验收材料等，该类文件均属于建筑档案管理工作的范畴。

其次，建筑工程档案管理能比较全面完整地记录项目进行期间的全过程，作为质量与现场施工安全的管理参考依据，因而，高品质地落实档案管理是比较重要的工作事项。在建筑项目持续过程中，由于任务量大、工序繁多，施工队为按期交付，会进行交叉作业，会出现某道工序的成果被下一道工序作业覆盖的现象，导致现场管理人员无法观察到全部的施工内容，不能实现全方位的质量检测，这样会造成部分安全、质量隐患难以被及时发现，因此，及时归档项目检测文件是关键的管理环节，相关工作者应保留项目工地现场的有关记录，并主动、合理化应用档案资料。根据现代建筑项目的运行情况来看，档案管理效果对项目质量也有影响，对此，有关管理工作者应灵活应用各类举措，保障工程档案的可用性，落实每项工程材料的质量管控。

最后，建筑工程档案管理有助于提高项目施工的建造质量。虽然工程档案表面上是静态不变的资源，但管理行为属于动态的，应当建立完善、全面、可靠的档案。此项工作需交给专业人士负责跟进，保障档案管理的有序性，同时注意控制档案管理者的流动，使档案资料具有连续性。现代建筑项目档案中涵盖较多内容，如设备应用状况、材料质量检测文件、工地现场日志、物料合格证等，该类档案信息均是在反映建筑施工期间的操作行为与物料品质，这些直接关系到建筑物成品的质量。

2 建筑工程档案信息化的内容概述

2.1 数据资料

档案数据资料是凭借信息技术，比如计算机、网络及扫描仪等，将档案内容直接录入到系统數据库以及存储硬件中，产生数据形式相同的电子档案，支持后期使用与处理。根据现阶段的实践情况来讲，纸质版档案和数字化文档资料组合应用的模式依旧要持续较长时间，所以把纸质版文件转变成数字化档案应当是近期档案管理的主要工作内容之一。

2.2 管理过程

利用档案管理专门的软件程序对大量材料进行归类、排序与编目等，此过程都可以交给计算机自动完成。这不仅能提升此项管理工作的推进效率，还能降低人为操控与干预的概率，保障档案数据内容的统一性。其中的应用程序是依托于信息技术进行档案管理的基础性条件。现如今，市面上有不同形式的档案管理程序，但挑选出符合具体建筑工程的软件并非易事。所用的系统程序需要能提供基本的管理功能，并拥有较高的可靠性与兼容性，支持稳定、顺畅的人机交互，同时还要考虑与建筑项目自身的匹配性。

2.3 档案检索

运行分级检索，借助互联网与局域网能迅速查找到所需的资料，提高档案管理、使用的便利性，保障文件资料的利用率。实施档案管理的根本性意图是服务于相关使用者，所以档案管理要基于适应检索与应用需要，运用信息技术进一步提高资料的可用性。

3 建筑工程档案管理中的信息技术运用方法

3.1 取得档案资料

为保障建筑项目的档案信息能实现可靠有序管理，需结合工程项目的作业程序，并把此当成高级次序的活动，把各个工序步骤中产生的数据信息材料当成基础事件，由此有计划性地取得工程档案内容。根据建筑工程的总体规模和项目数据保存方法，汇总整合档案资料。在统计处理期间，应利用大数据手段，依托于专家决策系统，比较档案数据资料和决策系统数据库内的建筑公司历史信息，探究各个类别档案信息之间的潜在联系。基于此，运用逻辑推理的方法，过滤筛选档案资料，将数据集群内和档案内容有出入的数据删除，同时，各个类别的档案数据均应配备相应的解释，运用信息技术取得建筑工程档案资料。

3.2 建立管理模型

相关企业需运用信息化的手段，并站在技术层面与经济角度去评估档案管理模型的可行性。在实践中，把建筑工程中的最小工序当成基础档案节点，此处用“Ei”表示，其能反映出工程档案中的一个数据单元。把各个单元的信息当成工程档案的原子事件根据建筑项目档案管理的总体流程，对模型中的所有事件都进行相应的属性描述。鉴于事件本身的复杂性，所以档案信息管理应当按照时序确定，分成若干并行及顺序两类档案。

3.3 档案决策管理

在建立档案管理模型后，可选择粗糙集原则，在庞大的数据集合中，提炼出数据和规则，继而生成建筑项目档案数据决策管理的标准化规则。根据档案数据管理流程挑选决策表格，制成管理行为的决策表格。其中包括的信息有：非空集、连续化、成本资料。相关表达式如下：

S = （U+A+V+f ）

其中，S是指对建筑项目档案资料的有效管理举动;U是指档案资料非空集信息;A是指知识连续化的档案数据资料;V是指档案的成本资源;f 为档案数据对应的类别。在计算机系统运行上述程序时，既需遵循决策原则，还需符合信息属性。总而言之，在保障档案信息持有基本可行性的前提下，实现对建筑项目档案的合理化决策。

3.4 BIM的运用

在常规档案管理模式下，前期设计阶段，相关单位需要先对项目现场、周边环境、地质条件进行勘察，生成工程报告、设计图纸等诸多资料，在全部整理好后交由工程建筑方。后者经过对这些材料逐一剖析及探究，组织安排项目建造。假设在档案管理期间运用BIM技术，设计方把编制的各个文件传递给建设方的过程中，实际选择的方式会有差异。同时，对于归档处理、提取信息要素等都有影响。在BIM技术下，要注重建筑工程设计的整体性、关联性与交互性。相关管理工作者若想借助BIM同时获得电子文档和档案内容的属性，应当先把纸质版档案实施归类管理，而后上传至相应的资料管理程序中，系统支持自动辨别文件内容，完成档案归类。

进入现场施工阶段后，把项目档案数据进行BIM化处理，将施工资料和项目单元关联起来，相关工作者能基于设定的关系进行工程验收及审核，保障对建筑项目档案资料审核的完整性。管理人员能直接利用客户端登录相应的系统平台，检索项目单元所属数据库内的有关信息，由此对照项目作业工地现场状况，将其整理成文字以及数据，保存到平台系统中，配以数字签名。再循环上述流程，构成完整的信息链，持续优化工程档案信息。在建筑项目进行中，BIM模型可以涵盖工程全部的信息资料，在提交与应用项目档案中，仅需输出BIM模型，档案管理工作者就会直接导入计算机系统中，通过相应程序判断相应资料的完整度，安排入库。该操作过程可以在短短几分钟内完成，有效降低建筑工程档案入库的作业压力与任务量。另外，通过BIM化处理后，能克服翻阅纸质版文件的缺陷，提升工程档案的应用效率。在档案管理中应用BIM技术几乎不会发生储存空间不足的问题。单个建筑项目的BIM模型一般在数百MB至几个GB以内，普通硬盘便能保存大量工程模型。和以往纸质版档案的形式相比较，运用BIM以及信息技术的优势比较明显。既能节省档案文件存放的物理空间，又能有效预防传统档案形式不易保存与容易被环境影响的问题。目前，通过本地数据备份与云备份等形式，使工程档案兼顾可用性、完整性、便利性。

4 优化建筑项目档案管理中信息技术利用水平的举措

在建筑项目档案管理中应用信息技术，先应准备好所需的计算机硬件、软件程序、数据平台等。完成前期准备工作后，才能借助信息技术实现数字化、自动化的档案管理。

4.1 归档既有工程档案

在建筑项目档案管理工作中运用信息化的手段，首先要考虑的是把既有档案信息统计、整理及归档。依托于档案管理程序，所有部门把现存的项目档案整理好后上交，由档案管理部门负责汇总，录入系统平台中，生成专项数据库。对于档案管理工作来说，归档属于基础性工作，能确保工程档案内容真实與完整，这样才能确保以此为基础的管理与资料使用等环节能顺利进行。根据当前的信息技术水平，可以给档案管理工作提供所需的条件，如系统平台、数字化表格等，使工程档案资料的查找与检索能够较为便利地完成，使档案工作者能有序管理档案。

4.2 强化档案安全管控

基于信息化手段可以实现档案数字化管理，但根据如今的网络科技的情况来看，信息技术并非是完全安全的，因而相应的档案管理也存在安全问题。工程档案价值和信息真实性有直接关联，换言之，真实程度越高，在同等信息含有量的前提下档案可用价值会相对更高。而为保障项目档案的实际价值，相关方应当注重档案资料的安全管控。为此，首先，要注重所用的软硬件，保证系统平台稳定运转，尽可能抗击外部的威胁，由此保障建筑项目档案资料的安全，预防工程资料外泄。其次，档案管理中要运用信息化手段，主要是借助系统程序辅助人员进行日常的资料管理。为保障档案安全，应当定期对软件程序实施杀毒与清理等操作，一旦扫描出问题，需及时处理，维护系统运行的稳定性。最后，相关建设企业应当主动引进各类管控技术，提高系统运维人员的专业技术水平，这样可提升建筑项目档案系统的稳定性，降低被恶意攻击的风险性。

4.3 落实工作人员培训

不管是常规纸质版文件，还是数字化的文档，均需投入一定的人力。而工作者是实施管理行为的主体，个人现代化档案管理能力关系到此项管理工作的落实效果，对此，应逐步优化管理工作者的个人能力。在网络信息时代，档案工作者既需夯实自身档案管理的专业知识，又要具有灵活应对各类偶然情况的能力，例如，熟练操作档案管理有关的计算机技术。而且建筑项目档案管理作业的环境并非是固定的，所以，只有档案工作者灵活使用信息化方法，才能合理化处理建筑工程运行期间的各种问题。对此，有关公司应借助专业化培训活动，增强档案管理者的实践能力，完善其理论储存结构，更新档案管理观念。另外，通过合理安排培训内容，提高档案工作者的业务水平，让其准确意识到个人职责，真正投身于建筑项目档案管理的工作中。

4.4 创新档案管理模式

在现代建筑项目的档案管理中融入信息技术，切实提升该项管理工作的总体水平，并把其置于当代工作模式中。而在网络科技逐渐成熟下，相应技术手段的更新频率日渐提高，为适应大环境的变化，应从管理手段及模式入手，探究创新的切入点，以增强档案管理能力。一方面，相关管理工作者应拥有创新性的意识，主动尝试把信息化手段运用到日常管理中，如此便需要档案管理者主动更新个人知识储备与信息化方法，提升综合创新水平。同时，建筑项目档案管理使用计算机程序，不代表可以任意管理，也要根据此项管理的要求，制定全面、合理、规范的管理制度，特别是特殊建筑项目，需要实施保密管理。总而言之，创新工程档案管理工作，需依托于计算机使用管控方法，同时遵循传统管理机制要求，仅有如此，才能保障该项管理工作得以顺利进行，给建筑方提供必要的管理服务。

4.5 推进硬件设施建设

一方面，准备工程档案管理工作需要的计算机、刻录仪器等设备，以保障信息化手段的价值得到突显，促使工程档案内容电子化处理得以实现。另一方面，构建档案数字化系统。和常规纸质版形式的档案管理相比较，数字文档与档案的管理过程的技术性相对更强，并且关联要素较多，联系更为紧密，所以电子文档对信息记录工作有比较严苛的标准。建筑项目档案资料包含有关公司的各个方面，并且和多个专业学科均有明显关联。比如，自动化办公程序、工程档案管理的数字化平台，便是依托于若干专业的电子化系统程序的信息，将电子资料和文档进行集约化管控。近些年，国内的大规模运营企业均开发信息管理的平台，把服务器与储存硬件进行统一化布局，形成家住工程的数据中心，对复杂工程信息的集中保存与应用，促使企业整体的上下级单位之间的工程档案系统可以有效稳定联通，构成三层级的统一档案管理格局。根据目前国内建筑市场主体的运营管理模式，通常是由总公司统一管理，通过网络管理模式，建设PDE信息系统，对子公司进行管理，数字化档案能直接在线提交与互查，同时，上级可通过档案系统进行建筑业务的在线监管及检查，把在建工程归纳到管理机制中，有助于强化对工程档案的管理、使用，提高该类珍贵资源的利用率，切实展现出信息技术的应用优势，将档案资料的价值发挥到最大。

5 结束语

综上所述，在工程档案管理中，融入信息化手段对于工作效率、质量、全面性等都有较大的帮助，能消除管理过程中的一些不便。与此同时，相关企业也要注意信息系统的安全性问题，积极应用各类预防技术，主动更新系统程序，保障基础设施的可用性与先进性，使档案资料能够为相关企业提供必要服务。

参考文献

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