办公室文书档案收集与归档工作研究

文/青岛大学国际教育学院党政办公室 宋倩

自改革开放以来，我国社会经济高速发展，各企事业单位都不断寻求创新的机会。就办公室文书档案工作来看，以往以人工为主的信息收集与文件归档方式不仅效率过低，且文档录入过程中容易出现错别字，其他部门调取文档使用时，也容易造成误导。由此可见，对于企事业单位而言，办公室文书档案能够反映出其发展全过程的各项活动情况，文书档案收集和归档，对其他工作的顺利开展有指导作用。因此，我们必须从思想乃至行动上，加强对文书档案工作重要性的认识，采取有效方式提高文书档案收集和归档工作效率，确保信息资料真实、安全、完整，充分发挥其应用价值。

一、办公室文书档案收集与归档工作的重要意义

新时期，文书档案收集与归档工作的加强尤为迫切，由于文书档案内容繁杂、形式类型增加、信息数量增长，进而针对文书档案收集与归档工作的研究也提上议事日程。办公室文书档案管理中，最重要的是信息资料的安全性、完整性，很多管理者结合人工与自动化方式开展管理，从表象上看，管理效率确实有所提升，但仔细观察仍可发现内容方面二者容易混淆和重复，导致适得其反，因此开展文书档案管理工作时有必要深度创新。众所周知，对于企业和事业单位来说，文书档案资料有着不可替代的作用，能够为其他事务的开展提供指导，为领导决策提供参考依据，所以文书档案管理工作中，要对本职工作内容和自身职责所在有清晰的认知，文书档案收集、归档后，要定期检查发现工作中的不足加以改正，这样才能知道工作中的问题，有针对性地解决，促进文档管理效率和水平不断提升，为其他部门工作提供高质量信息服务。首先，文书档案管理者要做好信息收集工作，这是其他工作开展的基础，只有收集到完整信息资料，才能更加流畅地整理、分类，确保归档质量的完整性。其次，文书档案管理者工作期间，必须有“认真、严谨”的工作态度，因为文书档案管理工作本身具有保密性、政策性、专业性特征，因而作为管理主体，管理者更要谨慎。

二、办公室文书档案收集与归档工作现状分析

（一）文书档案采集与归档趋于规范化发展。近年来，办公室文书档案信息从内容、形式、交互模式、载体媒介上都发生了一定改变，人们对文书档案信息收集和归档工作规范性提出了更高的要求，如何科学地收集和归档信息资源已经成为业内热议话题，且规范化标准化也广受争议，难以达成一致。相关部门针对上述问题，结合社会上企事业单位实际情况，具有针对性制定了档案管理体系，进一步完善了文书档案工作框架，为管理者收集、归档操作提供了有效的指标，引导整体工作迈向标准化道路。但是，工作中还有很多管理者尚不明确办公室文书档案资源利用价值，没有采用合适的方法对相关信息进行收集，导致信息不真实、不完整，这些是当前我们必须认真、积极面对的问题。

（二）文书档案内容呈多样化发展。办公室文书档案传统管理，以纸质文书档案文件整理、存储为主，收集信息时，一个人很难独立完成工作，需要分支部门配合整理材料上交，辅助办公室完成文书档案收集工作，管理者再按照相关制度对这些纸质资料进行分类，最后归档储存。互联网时代，人们的生活方式有了巨大改变，社会生产形式也得以创新，办公室工作中可以借助计算机设备实现智能办公，文书档案收集与归档工作也变得简单。各部门工作内容和产生的信息内容不尽相同，文书档案管理事务繁杂。基于此，文书档案内容趋于多元化发展，文书档案内容从以文字为载体的纸质资料向以数字为载体的电子、录音、录像内容转变，以往文字、图片结合类文书档案居多，现在这些内容可以通过多媒体形式展现。同时，资料传递打破了口头表述和原始资料借阅形式，可以直接在网络平台中发起申请，经批准将备份文件以电子形式发送，使得文书档案资料得以高效、便捷应用，受到办公室管理者青睐。这里还需注意，因为文书档案内容与日俱增，所以信息收集和归档阶段，拓展信息来源渠道，确保文书档案完整性、安全性、使用价值成为当前关键问题。

（三）文书档案信息利用价值提高。文书档案管理工作的开展，目的是为了收集、采集有效信息，对其进行加工整合后成为具有利用价值的信息，其他部门做决策工作时可提供重要参考，其中部分信息是广大群众关心的问题，必要情况下可在网络平台中实施共享，为社会稳定发展奠定基础。对于企事业单位而言，文书档案信息对其发展有着重要意义，对自身长远战略的制定和目标的实现具有推动作用。由此可见，新时期背景下，文书档案信息利用价值不仅为个别部门决策提供参考依据，更是企事业单位制定长远发展目标的重要参考依据，调查数据显示：文书档案资料利用价值日益提高，使用频率也不断提高，所以我们必须做好文书档案收集和归档工作，使信息资源更加安全、完整，充分发挥办公室文书档案管理者职能，促进文书档案管理工作水平和效率的提高。

三、办公室文书档案收集与归档工作中存在的问题

（一）缺乏信息资源获取渠道。一般来说，文书档案信息收集需要获取得到信息提供者的支持，只有各部门配合，才能收集到更加真实、有效、完整的信息资源。办公室文书档案管理者明白自身工作的重要性后，应做好文书档案定期收集工作，其中有些档案内容相互关联、密不可分，需要多部门配合才能收集到完整的资料，这对管理者专业素养和沟通能力是极大的考验。由于文书档案资料涉及诸多关于利益的信息，进而必须要呈现完整的信息，才能够充分发挥其价值，管理者收集信息资料期间，还要注意不断完善和补充，使形成的文书档案达到文档标准要求。但实际工作中，一些部门对文书档案信息收集工作重要性缺乏认识，配合工作时敷衍了事，没有认真的态度，导致文书档案信息来源渠道堵塞，难以形成信息间的贯通，重大信息资源不完整，缺乏连续性，对文书档案收集工作造成极大的阻碍，是影响文档资料资料的重要因素。

（二）缺少专业素质强的专业文档管理人才。现阶段，许多企事业单位对文书档案管理工作重要性缺乏正确的认知，忽略了信息收集和归档工作的价值，甚至没有设立专门的文书档案管理部门，出现大量文书档案时，靠临时调派其他部门人员兼职救急，关于文书档案管理者待遇问题，缺乏具有激励性的奖惩制度，导致管理者积极性不高，并且管理者岗位门槛不高，一些不具备专业知识、技能的人未经培训上岗，最后的结果可想而知，办公室文书档案管理队伍综合水平参差不齐，信息资源收集、归档效率低，文件质量得不到保障，最明显的表现是：管理者收集信息时抓不住重点，将所有信息收集在同一模块中，给后续分类、归档工作留下难题，且信息资料规范性和完整性得不到保障。还有部分企事业单位虽然设立了专门的文档管理部门，且派遣专业人员进行管理，但仅注重管理者经验，没有向管理队伍中注入新鲜血液，管理者沿袭传统方式开展文书档案收集和归档工作，对现代文档管理知识、技能掌握程度低，工作效率不高。

（三）文书档案收集与归档工作体系尚未落实。文书档案管理过程中，办公室管理者仅注重管理体系建设，但却没有真正落实，导致文书档案管理流于形式化、表面化。同时，文书档案管理部门存在条件落后、设施设备老旧问题，对信息资料收集、归档工作的顺利开展造成影响，以传统人工操作方式进行信息收集和归档，不仅耗时、耗力，资源得不到最大化利用，工作效率不高，无法满足当前时代信息化建设发展要求。当前，随着多媒体技术的发展，影像、数字信息资料增多，对传统以纸质媒介为主的信息收集、归档管理模式产生巨大冲击，办公室传统文书档案管理体系专业化不足、硬件设施落后等问题也愈加凸显，无法为办公室自动化、智能化发展提供助力。这些问题对文书档案信息收集和归档质量造成直接影响，阻碍了后期文书档案信息的交流和使用，因此相关领导应重视文书档案收集、归档工作体系的落实，加大投入力度，为文档管理工作高效率、高质量进行奠定坚实的基础。

四、办公室文书档案收集与归档工作改进措施

要想提高办公室文书档案收集归档工作质量和效率，使其与新时期发展相适应，突破文书档案管理工作发展瓶颈，管理者应不断提升自身思想意识和工作能力。从整体上看，只有完善和落实档案管理制度，形成规范化管理体系，才能促使文档管理工作不断改革与创新，充分发挥其利用价值。

（一）加强管理者对档案收集与归档工作的正确认识。首先，领导层人员应给予文书档案管理工作应有的重视，起到带头作用，为管理者工作提供指导，使管理者意识到文书档案收集、归档的重要性，构建上下一心的工作态度，形成统一完备的档案管理协调配合体系，这是办公室文书档案收集与归档工作效率提升的重要前提。文书档案信息资源包括企事业单位重大活动、事件全过程的记录等，未来发展中这些资源的参考、利用价值不可估量，可以说是其最为宝贵的信息资源，如果全体管理者乃至员工都能认识到文书档案管理的重要价值，那么管理者收集信息时，会得到各部门人员的全力配合，打破从前文书档案信息收集难的困境，各部门也都能够按时提交文书档案资料，遇到问题时，各部门协同管理者共同解决，这样的情况下，文书档案信息获取渠道得以扩展，收集工作变得简单，整体工作效率也自然得以提高，促使文书档案管理向着规范化发展。

（二）构建和完善档案管理制度。上文提到，办公室文书档案信息资料内容多种多样，电子文档和纸质文档并存，信息得以在网络平台中顺利流通，且更具时效性，这样的前提下，有必要构建和完善档案管理制度，对文书档案管理者行为产生约束。实际工作中，管理者应严格遵照管理制度，实施符合管理标准的操作，同时明确划分工作任务，有必要将文档收集、归档工作具体责任落实到每个人身上，使文书档案信息资料从收集、整理至归档、存储、使用全过程各个环节都严密高效，符合标准。日常工作中，相关企事业单位可以定期组织管理者开展座谈会，邀请专业人员为其传授最新档案管理知识，提升文档管理者业务能力和管理能力，以此提高文档信息收集阶段内容的完整性、文件归档阶段的严密性。此外，文档管理者要规范自身行为，进行标准化收集、归档操作，其他部门借阅文书档案文件后，管理者应实施跟踪式管理，以防信息丢失或被篡改。

（三）提高文书档案收集与归档工作信息化水平。信息技术被广泛应用到各个领域，且对各行业发展起到积极意义。对于文书档案管理工作来说也是如此，管理者若能熟练操作计算机，掌握自动化、现代化管理技术，则能够更加高效地收集、分析和归档文书档案，并且杜绝了从前由于人为行为造成的误差，起到事半功倍的管理效果。首先，应根据实际情况，构建文档管理信息化工作体系，借助计算机、互联网技术，构建各部门与办公室间联系的桥梁。同时，完善文档管理系统，落实数字化文档网络传输、信息共享体系，更加高效地进行文档收集、归档和其他管理工作，即便管理者更换，也能第一时间完成交接，不会造成太大影响。其次，关于一些重大活动、事务或关于利益经济的文档，对其进行收集与归档时，管理者在保存、备份原始文档后，对文档资料利用情况要实时监督，发现异常问题及时上报和处理，保证文档安全。最后，办公室文档管理者作为管理的主体，其专业能力对文书档案收集与归档工作质量有着决定性影响，因此必须改变管理队伍整体素质参差不齐的现象。可以建立与健全岗位管理制度和奖惩制度，激励管理者认真完成任务，更加努力工作，为管理者营造积极向上的工作环境，鼓励他们主动参与到理论和实践学习活动中，提升自己，建设一支专业能力强、素质高的文书档案管理队伍，为文档收集、归档水平的提高奠定人才基础。

五、结语

综上所述，互联网时代，社会生产、生活方式都迎来重大变革。办公室文书档案收集、归档工作关系到其他部门事务能否顺利开展，能为其他工作决策提供参考依据。管理者要不断提升自己，以严谨、认真的态度对待文档收集、归档工作，可以适当提高文档管理岗位门槛，建设高质量、高素质管理队伍，这是办公室文书档案管理工作效率提升的关键。同时，要不断完善文档管理制度，结合实际情况提高文档收集、归档过程中的信息技术利用水平，促进文书档案管理事业健康发展。