新时期高校办公室工作效率提升路径探析

2022-06-08三江学院王华

办公室业务 2022年10期

文/三江学院王华

高校办公室作为学生工作管理以及高校工作运行的组织者与助力者，其地位不言而喻。在新时期，为了促进现代化高校办公室管理工作的提升和高校资源管理的整合与利用，许多高校办公室逐渐将工作重点放在了提升自身工作效率上，不断积极学习优秀的办公室管理策略，优化办公室管理办法，打破传统办公室工作模式壁垒，努力落实高校办公室管理工作。

一、高校办公室管理工作问题分析

高校办公室是高校内部信息与外部信息连接并进行交流沟通的窗口，在高校内部起到承上启下、上传下达的作用，所以，高校办公室的工作效率关乎高校的形象。现阶段，高校办公室管理工作效率低下，大致可从以下三个方面进行分析：

（一）办公室职能定位缺失。新时期，高校办公室管理工作涉及高校各项管理工作的调度与规划，与高校未来发展方向有着密不可分的联系。但是在具体的高校办公室工作当中，部分高校办公室管理人员对自身的职能定位有着模糊不清的认知，对于高校办公室行政管理工作缺乏正确的认识，导致自己最终成为高校师生的“服务生”。除此之外，在具体的工作当中，高校办公室工作人员以及高校高层领导人员缺乏对办公室管理工作的重视，导致许多高校教师、辅导员将高校办公室视为“后勤部门”，一律将琐碎的杂事交由办公室处理，导致高校办公室的真正职能未能得到发挥与体现。

（二）办公室管理观念落后。高校办公室管理工作有着复杂性、琐碎性和广泛性的特点。高校办公室管理工作所涉及的内容十分广泛，其流程也较为复杂。办公室的各个职位的职责和工作是不同的，所以日常高校办公室管理工作运作过程中呈现出庞杂的情况。虽然部分办公室人员意识到自身的工作意义，但是在具体的管理过程当中，由于高校内事务管理较为繁杂，执行难度较高，并且高校办公室的办公制度未能建立或完善，部分职工的工作责任意识较为淡薄，在管理过程当中常常顾此失彼，导致办公室工作效率低下，不论是从外在或是内在都制约了高校教育质量的提升。

（三）办公室制度缺乏完善。由于高校办公室管理人员对自身的职能定位不清晰，所以将自己列为高校的“服务生”角色，在具体的管理工作当中，往往较为被动。除此之外，高校办公室工作被动的另外一个原因是其未能完善办公室管理制度，缺乏专业且专项的规范条例，导致高校办公室管理人员在处理具体的事务时出现权责不分的情况。并且，办公室内部的管理制度、责任制度和奖惩制度未能健全，导致管理人员在工作当中经常推卸责任，形成办公室内的“散漫之风”。

二、高校办公室工作职能定位

为了提升高校教育质量，首先在高校内部要重视高校办公室管理工作质量，对于如何提升高校办公室管理工作质量，办公室工作人员应该对自身职能有清晰的认知，从而激发出工作能动性，保证办公室工作有序进行。新时期的高校办公室工作职能，大致可分为以下三部分：

（一）政治管理职能。高校办公室具有政治管理职能，其具体表现在高校政治制度的落地与执行方面。高校办公室要积极配合教育等部门各项要求，落实现代化教育政策，要在高校领导的指导下，开展高校内部的校务工作。高校办公室人员首先要具备良好的政治修养，积极提升自身的政治管理职能，在高校领导以及党政部门的领导与指示之下，开展高校政治管理工作。

（二）统筹规划职能。高校办公室作为高校内部的重要行政管理部门，其工作内容涵盖了高校的各项运营，其中包括高校的行政运营、教学运营等，在工作当中不仅要对接高校领导人的行政事务，对高校内部的教学活动、科研活动以及竞赛活动等需要做到详尽且科学的安排。基于此，高校办公室人员要具备良好的统筹规划能力，对于校内所出现的各项问题，或者高校部门之间所出现的矛盾，要积极处理和协调，避免因为处理不及时而影响工作的顺利开展。

（三）行政服务职能。“牢牢把握服务宗旨，做好高校办公室工作”是新时期高校办公室的工作宗旨。在新时期，想提高高校办公室工作效率，全体职工需要正确认识自身的行政服务职能。通过优化和改进办公室全体职工的服务理念、服务内容，有效提升其服务质量。除此之外，高校办公室人员应该积极学习新时期的服务理念和方法，为现代化高校师生的教学工作、教学活动提供强大的保障。

三、新时期高校办公室工作效率提升路径

（一）增强服务管理意识，创新管理服务理念。新时期，高校在不断提升自身办学质量方面，注重内部的教学质量和科研质量。为了助力高校教学质量和科研质量的提升，高校办公室人员应该增强服务管理意识，积极创新服务理念，积极学习科学的管理理论，建立完善的办公室管理条例，强化办公室管理职能，促进自身协调能力和统筹能力得到充分体现与发挥。与此同时，由于高校各个院系之间的联系需要借助高校办公室进行协调，高校办公室人员提升自身的服务管理意识，能够深入广大师生的学习与工作当中，做好“上传下达”等方面的工作。

（二）采用精细化管理服务，提升办公室管理服务质量。在新时期，各个行业充分运用了现代化科技技术，教育行业也不例外，为了达到提升高校办公室工作质量的目的，高校办公室应该结合现代科技，采用精细化管理，提升办公室管理服务质量。对此，高校办公室工作人员首先应该对现代科技进行积极学习，然后对于精细化管理服务有正确的认识。精细化管理服务是提高高校办公室工作效率的前提条件，也是新时期创新办公室管理模式的重要措施。同时，高校办公室应该高瞻远瞩，从长远的角度分析高校发展的方向，确保各项政策条例能够准确落地。采用精细化的管理模式，坚持以高校为中心，制定科学且合理的实施规则，将精细化管理理念运用在高校政务系统当中，有助于促进高校管理工作正常运转。

（三）规范管理服务制度，实现标准化服务管理。1.健全办公室管理制度，规范工作程序。健全办公室管理制度，规范办公室管理工作程序是实现新时期背景下标准化办公室管理工作的保证。标准化的高校办公室管理制度是保证标准化工作流程的基础，例如在办公室文件管理、相关会议组织、高校工会的运作、高校信访接待工作等方面均能够得到体现。与此同时，高校办公室建立健全的管理制度能够减少因办公室人员工作疏忽等原因造成的不良影响，并且约束办公室人员的工作行为，有助于提高高校办公室的工作水平与管理能力。2.完善办公室责任制度，提升工作效率。完善高校办公室责任制度，将办公室的工作以及工作责任落实到具体的人员身上，是保证工作质量的关键。完善办公室责任制度可以从办公室人员考核机制、督办机制、奖惩制度中进行切入，以此提升高校办公室人员的工作积极性。由于高校办公室的工作职能对于高校的发展有着特殊性，所以办公室人员的不同岗位职责需要对接高校各个院系以及各个部门，确保工作职责与工作内容准确落实，从而提高高校办公室的工作效率。

（四）树立现代化服务管理意识，创新管理手段。树立现代化服务管理意识，创新高校办公室管理手段是实现新时期背景下高校精细化管理的重要内容。高校办公室工作人员参与到高校精细化管理工作当中，需要人员对精细化管理有着高度的认可，才能将精细化管理进行有效落实。创新高校办公室管理手段可以从完善办公室人员的考核登记进行切入，对于人员的工作重点内容进行考核登记，并且对工作效果进行及时登记，从制度方面约束办公室人员的工作行为，帮助办公室全体职工树立现代化服务管理意识。