新时代高校二级学院办公室主任职业素养提升

文/淮阴师范学院 周宇

随着高校改革的不断深入，办学规模的不断扩大，学校顶层通过优化整合办学资源，深化内部体制机制，逐渐将管理权限和重心下放，形成学校和学院两个管理层级，工作职责清晰的两级管理模式应运而生。二级学院办公室作为学院最基础、最核心的管理服务机构，办公室主任的职业素养若跟不上校院改革发展步伐，会严重影响办公室工作的科学性与合理性，长久下去，势必影响整个学院甚至学校的发展。因此，探析新时代如何提升二级学院办公室主任职业素养具有重要意义。

一、高校二级学院办公室主任现状

（一）岗位门槛偏低。两级管理体制下，二级学院有更多的自主权，学院领导将主要精力与时间放在学院的高质量发展、内涵建设上，很多具体性事务则由办公室主任来完成。然而有些高校领导并不重视办公室主任这一岗位，认为他们工作内容简单，在学院里不重要，只是上传下达，再加上很多高校并没有明确清晰的岗位招聘条件，入职门槛较低，导致高校二级学院办公室主任的来源与背景多种多样，对待工作的态度和追求自然大相径庭，严重影响学院的发展。

（二）职业倦怠严重。校院两级改革后，日常的工作量明显增加，但是学校在用人编制上并没有增加，学院里事务性工作繁多，岗位责任边界模糊，导致二级学院办公室主任一人身兼数职，工作压力大，有的凭着经验机械做事，几乎没有职业幸福感与获得感。作为最基层的行政人员，在职称晋升、职务提拔等方面希望渺茫，长此以往，很多办公室主任极易产生职业倦怠感。

（三）综合素质不高。有的办公室主任职业道德修养低，没有认识到自己是学院领导与师生员工的桥梁纽带，却把自己当成了高高在上的“二把手”，官本位思想严重，只对上服务，缺少为师生服务的意识，严重影响了学院的形象。有的办公室主任基本素质偏低，对于党政联席会议上议而未决的事情逢人就讲，毫无保密意识。有的办公室主任学院年度工作计划与总结无从下手，更不谈在学院学科建设、专业教学改革发展以及学院总体发展规划上当好参谋了，根本无法发挥办公室职能作用。

二、办公室主任职业素养提升途径

（一）提高政治站位。理论是一切行动的指南。二级学院办公室的各项工作都有很高的政治要求，因此办公室主任要始终坚定对马克思主义的信仰，要以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，认真学习党的十九大及历次全会精神，新时代党的创新理论，学习党史、新中国史、改革开放史、社会主义发展史，始终保持政治上的清醒与坚定，要自觉在思想上、政治上、行动上与党中央保持高度一致，把办公室主任这份工作当作一项伟大的事业去奋斗，要用坚强的党性确保学校和学院的各项方针政策得到及时准确贯彻落实。

（二）厚植职业信念。孔子说：“执事敬”“事思敬”“修己以敬”，可见爱岗敬业是职业素养的核心。二级学院办公室主任要有坚定的职业理想信念，忠诚奉献、专注豁达、严守工作纪律，努力修为职业道德与操守，锻造自己独有的人格魅力。对待办公室工作始终要有强烈的责任心，认真细致，公平公正公开，严格按照程序和规定办事，不折不扣做好上级机关职能部门和领导布置的工作任务，及时推进，及时汇报，及时完成，养成工作闭环思维。有道是：有德有才是正品，有德无才是次品，无德无才是废品，无德有才是毒品。唐太宗曾言：“有道则人推而为主，无道则人弃而不用。”可见良好的职业道德修养是做好办公室主任工作的根基与保障，决定了办公室主任整个工作生涯的维度。

（三）提升专业能力。新时代高等教育快速发展，互联网、大数据、人工智能等现代信息技术日新月异，瞬息万变，作为办公室主任，应与时俱进，要树立终身学习理念，要结合工作需要学习，不被繁杂的日常事务困扰，对办公室工作进行深入的思考和研究，静下心不断学习现代化的中外高校办学理念与方法，探寻高等教育规律，学习管理、心理、教育、法律、文化、社会等各方面基础性知识，不断夯实文字功底，拓展知识领域，完善自己履职尽责必备的知识体系。要熟练掌握办公室工作技能以及信息处理手段，提升工作能力、专业水平和科研能力，保持职业能力的可持续发展。通过互联网、大数据积极收集、整理归纳汇总有关二级学院教学、科研管理等各方面的信息资料，为领导决策提供科学、精准的客观依据，充分实现学院管理工作与学校职能部门的深度融合和无缝衔接。

（四）强化服务意识。实践出真知，实践长真才。作为高校二级学院办公室主任，实践即服务，应牢固树立并坚持“只有为全体师生员工服务，自己才能成长成才”的理念。切实加强作风建设，树立办公室人员的良好形象。俗话说，眼高手低不成事，夸夸其谈误大事。办公室工作事无巨细，每年的一些常规工作，比如教师职称申报材料的收集审核上报、聘岗工作、年终工作量核算以及各项考核工作等，办公室主任要时刻提醒自己是一名“服务员”，牢记为人民服务的宗旨，坚持从这些小事做起，从点滴做起，尽心尽责为学院广大师生员工服务。红花再美还需绿叶衬，办公室主任要时刻把自己当作校院大机器中那颗最不起眼但是不可或缺的小螺丝钉，甘当配角，服务好大局，勤勤恳恳、兢兢业业、无怨无悔地为大机器运转奉献自己的力量。

（五）提高协调水平。俗话说，成功从来都不是一个人的单打独斗。校院两级管理体制下，办公室主任的工作范畴越来越广，需要协调的事情越来越多。在学院内部，办公室主任需要做好教务办、科研办、实验室、图书资料室等各个办公室人员之间的协调沟通，遇到诸如教学评估、教师职称申报、新专业申报认证、会务接待等大型事务，更要组织好、调动好、协调好，大家各司其职，心往一处想，劲往一处使，齐心协力保证各项工作有条不紊，高质量完成，保障学院日常工作顺利开展。在学院外部，办公室主任要积极协调与兄弟院校、相关企事业单位、学校各职能部门、各院系等的关系，加强信息沟通与共享，提高学院美誉度，保障学院良性发展。

（六）完善培训机制。高校二级学院办公室主任是理论与实践性要求都很高的工作岗位，业务培训是建设高素质专业化办公室主任队伍的重要途径。学校要建构全方位、形式多样的培训体系。要善于运用互联网技术和信息化手段，开展有计划、有目标的培训学习，可以采取广义面上培训与专项工作培训相结合、集中培训与自主学习相结合、寒暑假短期进修培训等方式，通过组织办公室主任工作经验论坛、公文写作、社交礼仪、档案管理知识培训等活动，努力提升办公室主任业务素质，切实提高办文、办会、办事专业水平。

（七）健全用人制度。高校建立健全二级学院办公室主任招聘制度以及与岗位相匹配的奖惩机制是有效进行办公室管理的重要举措。高校应通过公开选拔聘用真正热爱这个职业并具有一定高等教育专业知识的人来担任办公室主任。定期采取师生座谈、民主测评、检查党政联席会议记录档案等形式，对二级学院办公室主任进行深入了解，对于在师生中口碑好、办事得力、严格自律、全身心奉献、扎根办公室主任岗位数载的“老黄牛”要进行广泛宣传报道，切实发挥优秀人物的示范引领作用，优先晋升、破格提拔。对于工作责任心不强的办公室主任，可以根据个人意愿调离该岗位。通过奖励和惩罚，激发办公室主任的内生动力，大力发掘他们的内在潜力，提高他们工作的积极性、主动性和创造性，充分施展自身的才能，从而跨越、克服工作的“瓶颈期”“倦怠期”，不断调适个人承受能力与压力，促进思想行为发生变化，强化其对工作的自信心、责任感和自豪感，增强职业归属感与事业成就感。

（八）培养创新精神。创新是任何职场人必须具备的职业能力，是个体发展进步的加油站。二级学院办公室主任职业素质的高低，起决定性主导性的是通过自身的努力学习和工作实践中的不断历练、不断总结、不断改革创新将知识变成自觉行为的结果。新时代的高校校院两级管理体制改革是一项创新性综合性工程，内外部环境、体系结构均发生了很大的变化，再加上现在高校的“抢人大战”“人才内卷”，二级学院的教师基本都是高职称高学历的“双高”人才，因此，办公室主任不能凭着老经验办事，不可固守旧框框，要在管理服务理念、方式方法上打破原有束缚，从师生的成长成才需求出发，勇于创新，出新招、出实招，在服务中接通“地气”、备足“底气”，练出“才气”，更好地适应时代发展以及教育的现实环境。

海尔集团总裁张瑞敏说：“把每一件简单的事做好就是不简单，把每一件平凡的事做好就是不平凡”。新时代高校二级学院办公室主任在这一平凡的岗位上需永葆爱岗敬业的初心，“苔花如米小，也学牡丹开”，勤于学习、勇于担当、砥砺奋进、锤炼作风、实干笃定，将自己深度融入二级学院及学校的内涵式、跨越式发展中，积极实现个人价值，促进校院各项工作优质高效、规范有序运行。