新媒体环境对高校档案管理的影响与应对策略

◆摘  要：信息技术和互联网技术的发展使我国进入到了新媒体时代，原有的信息传播方式发生了改变。高校档案管理是高校发展的重要组成部分，随着新媒体时代的到来，丰富了档案管理的形式和载体，拓展了档案管理的空间，为档案的发展注入了动力，但同时也为大管理带来了许多的挑战，如改变了原有的档案管理方式和手段，服务模式也面临着挑战。为此，在新媒体环境的影响下，应该加强对高校的大管理建设，提高管理的效率。本文以新媒体给档案管理带来的机遇为切入点，分析了档案管理面临的挑战，重点论述了提高档案管理的有效措施，以期为高校的档案管理提供一些参考。

◆关键词：新媒体;档案管理;影响;应对措施

一、前言

新媒体主要包括网络媒体和手机媒体，在网络科技高速发展的背景下出现，而随着数字化技术的到来，越来越多的人开始放弃传统的信息传播技术和方式，开始利用具有信息个性化和传播共享化的新媒体技术。在高校的档案管理中，利用网络数字化技术能够实现资源的信息化管理，通过建立实时共享和方便快捷的管理系统能够提高档案管理的效率。

二、新媒体给高校档案管理带来的机遇

（一）丰富了档案的载体和传播形式

在很长的一段时间，档案主要是传统的纸质，不仅内容单一，同时服务手段落后，灵活性能差。在新媒体出现之后，为档案管理提供了新的环境，传统的档案管理方式发生了改变，主要包括以下几方面。第一，在新媒体时代到来之后，一些先进的技术，包括计算机技术和数字技术能够不断的丰富资源的传播速度，可以实现全方位和多角度的信息传播，以此为高校档案提供更多的数据资源。第二，利用新媒体可以实现不同地区和不同国家的高校档案管理的资源共享，丰富档案管理的内容。档案可以以文字、图片和影音的方式呈现给需要者，丰富了档案管理的内容，使档案更具吸引力，满足不同群体的需求。

（二）拓宽了档案的空间

高校的档案具有独立性和局限性，受到时空因素的限制，影响档案发挥应有的效果。新媒体时代下，打破了高校档案的时空界限，使档案管理更加科学和网络化。另外，设立主题教育和信息反馈等栏目，加大师生之间的交流，促进思想的传播。管理人员要加强对外界动态的了解，提高档案管理的服务能力，发挥档案的价值。

（三）为档案管理注入活力

媒体不仅能够丰富档案的内容，同时可以注入新鲜的血液，提高档案管理人员的服务能力和意识，打破原有的服务界限，可以增加档案的利用人数，让档案被更多的人需求，调动人们使用档案的积极性和主动性。在新媒体网络建设的背景下，可以改变原有的档案管理方式，在档案网站中设置聊天室和交流栏目，实现档案管理方式的创新，为人们提供参与和交流的平台，能提高广大师生的档案管理意识，提高工作人员的热情，实现档案管理质量和水平的提升。

（四）为档案馆提供更多展示的机会

传统的高校档案管理比较封闭，高校之间的档案管理互不干涉，进入新媒体时代之后，高校之间应该加强档案信息的交流，并且各高校也在积极开展档案的信息化建设，不仅可以为市场提供更多了解高校发展的重要渠道，同时能够实现资源的共享。高校的档案馆可以借助新媒体的力量传播馆内的动态和成果，扩大高校的知名度和影响。通过新媒体的作用不仅能够加強高校档案馆和社会的沟通和联系，同时也可以让档案馆有展示自我的机会。

三、新媒体给高校大管理带来的挑战

新媒体在给高校档案管理带来机遇的同时也带来了许多的挑战，主要包括以下几方面。

（一）档案的文化教育功能学

高校档案对高校的建设和学生未来的发展非常的重要，高校档案的主要文化功能是能够发挥档案的权威性，但是在新媒体环境的影响下，档案文化功能受到影响，表现在档案文化的权威性遭到削弱。在新媒体时代到来之后，信息获取的渠道比较多样，并且传播速度快，师生很容易受到许多不良观念的影响，不能有效的控制自己的言行，可能造成道德意识的缺失。在新媒体时代到来的背景下，每档案的管理提供机遇的同时也使档案的文化教育功能遭到一定程度破坏。

（二）档案管理方式和手段遭到挑战

新媒体时代的到来会影响档案管理的对象和服务的内容，使档案管理更加多元化，但是也使档案管理面临新的挑战。高校档案馆需要进行改革，可能会丧失主动权，在改革之后全校的师生很容易接受新鲜事物，能够在短时间内掌握新媒体技术。但是高校中传统的档案管理方式和实收掌握新媒体技术的水平差距比较大，很难及时的掌握相关的信息，无法和师生有效的沟通和联系。新媒体的开放性决定了档案管理人员必须转变观念，重新调整管理思路和策略，才能更好的抓住档案管理的主动权。

（三）档案服务模式面临挑战

传统的档案重视管理，但是不重视利用，是一种被动的服务模式，无法向有需求的人更好的开发，不能真正发挥档案的服务功能。在新媒体到来之后，传统的高校档案服务模式面临很大的挑战，人们获取信息的方式和途径多样，对获取的内容也提出了更高的要求，传统的重视管理和轻视利用的服务模式必须发生改变，否则直接影响档案服务需求。

（四）对管理队伍的挑战

新媒体时代的到来对传统的管理队伍也提出了更高的要求，新媒体时代到来之后出现了大量的信息，而信息的质量参差不齐，师生不能判断海量的信息，如果档案管理队伍中的工作人员的理论知识不扎实，很容易出现管理的一系列问题，无法满足用户的需求，为此，新媒体时代的到来给档案管理也提出了一些挑战，那就需要管理人员不断的更新理念和知识素养，提高档案管理的能力，应对时代发展的需求。

四、新媒体时代下提高档案管理质量的策略

随着新媒体时代的到来，高校档案管理需要进行改革，包括技术改革和观念改革，尤其是档案管理者必须有改革的自觉性，抓住新媒体时代发展的机遇，及应对档案管理面临的挑战，努力适应新媒体时代下的高校档案管理的需求。

（一）转变原有的档案管理观念

为了适应新媒体时代到来的挑战，应该加强对高校档案管理的思想的转变，确立新媒体档案观，应该采取以下的调整方式。第一，改变原有的档案管理模式，不能仅仅把档案馆建设在高校校内，应该促使室档案馆走向社会，拓展覆盖的范围，使档案能够面向全社会。第二，在内容把控方面，应该符合新媒体发展的需求，丰富馆藏的内容。第三，在档案管理方法和手段方面，应该加强互动和信息的反馈，提高档案管理的服务功能。第四，要拓展档案服务的多元化，把握档案管理的主动权。在新媒体时代下，高校的档案管理应该重视各类综合档案信息的编制，实现档案信息的开放性和互动性，让档案服务更加主动。

（二）推进档案的管理信息化建设

为了发挥档案的应有作用，在新媒体时代下应该让高校的档案馆认识到加强信息化建设的重要性，重视对档案馆的基础设施的建设，加大建设的投入力度，以便更好的开发信息和利用信息资源。在新媒体环境下，重视对高校档案的利用和管理，引导高校中的师生成为档案的利用者和传播者，发挥高效的安全优势。充分利用数据软件等采集工具，重视对档案收集平台的建设，实现对全校档案的全面和系统化的管理。重视对数据技术应用，可以搭建特色的知识题库，为学校的师生搭建一站式的交流平台，提供更多的档案资源，满足师生的档案查询的需求，开展档案的查询和打印业务，实现数据的共享和技术的交流，提高资源的共享效率。

（三）重视档案的交流和互动

在新媒体时代背景下，应该加强用户的交流与互动，发挥档案馆的文化功能，需要建立用户的体验服务平台，通过互动栏目和教育栏目来发挥档案的特色作用，加大对本学校的特色文化和档案的个性发展的建设。通过教育栏目可以培养大学的精神，营造良好的校园文化氛围。开展不同形式的档案的展览活动，引导更多的学生参与其中。互动栏目能够起到反馈的作用，了解档案用户的实际需求，掌握时代发展的动态，为提高档案的管理效率奠定基础。

（四）打造综合的档案管理队伍

在新媒体环境下的档案管理对档案队伍提出了更高的要求，不仅需要管理工作人员有专业的档案管理知识，同时还应该了解其他的综合学科的知识，沟通能力比较强。档案管理需要专业的技术人才，也需要管理人才。其尤其在新媒体环境下对档案管理提出了更高的要求，不仅需要管理人员掌握计算机操作技术，同时还应该将现代化的档案管理和传统的档案管理有效结合，打造一支高素质的档案管理队伍，才能更好的适应新媒体环境下的对档案管理的要求。

（五）开发新媒体产品

在新媒体时代到来的背景下，人们对档案信息也提出了更高的要求，单一的档案信息不能满足用户的需求，管理人员需要掌握用户的实际需求，做好档案的全方位的编研和整理工作，能够挖掘出更多的档案信息，为更多的人提供帮助。档案编研室开发档案的主要途径，随着新媒体时代的到来，管理部门应该坚持与时俱进，探索新方法和新途径，能够为学校的发展和师生的科研提供全方位和多层次的档案信息，在新媒体要求下开发出更多的档案产品。档案管理人员还需要将劳动成果转化为最大的经济效益和社会效益，充分的展示出档案的文化功能。

（六）重视品牌打造

新媒体时代的到来给高校档案提供了更多自由和发展的空间，尤其为高校档案的个性化发展提供了便捷，使高校的当然有了独立发展的可能性。新媒体时代也加速了高校档案与社会之间的交流，促进了高校档案的传播，推动了档案管理的不断创新，为高校档案的特色发展提供了方便。高校档案室档案管理的重要组成部分，并且具有鲜明的时代特点，是记录学校发展和师生成长的重要文件，也是高校发展的重要组成部分。为此，在高校档案管理中，必须要遵守档案管理的规律，能够结合高校发展的实际情况能够在众多的档案中体现出个性和时代的特色，提高档案管理的效率。

（七）探索档案传播的新途径

高校档案管理应该重视和新媒体的融合，重视和使用者的交流和互动，真正发挥档案馆的教育功能。要挖掘高校中的档案的文化基调和档案资源的共享的功能，在教育专区环节，应该让大学生对档案有正确的理解，可以引导大学生发起征文活动，利用高校丰富多彩的文化建设来感受学校的文化底蕴。重视体验者的信息的反馈，了解具体情况，提高档案的利用和服务质量。

（八）加强对档案的数字化建设

媒体传播需要信息的全方位的数字化，在档案信息传播的过程中也要进行数字化的建设，其是实现广泛传播的基础。从当前的高校档案信息化的建设情况来看，一些高校的建设还处于初级阶段，主要体现在数据的录入信息不健全和纸质的档案扫描工作比较缓慢，因为学校各个部门的协调配合不足导致数字对接不能很好的完成，在工作的过程中可能出现一些问题导致后续的工作无法有效的展开，从而影响档案信息的利用效率。为此，高校应该加强对档案信息的数字化建设，应该让档案信息更加全方位和更加方便的展示在广大的用户面前，实现档案管理系统的智能化，更好的发挥档案的服务功能，加强学校和其他高校的竞争合作，体现档案管理的优势。

五、结束语

新媒体时代的到来影响社会发展的方方面面，也為高校中的档案管理带来了很多的机遇和挑战。对新媒体时代的到来，高效的档案管理应该积极应对机遇和调整，能够依托新媒体技术的力量加强对档案资源的开发和共享。高校档案信息的价值比较大，档案是学校发展的重要组成部分，学校建设者以及档案管理人员应该不断的更新思想观念，重视对档案的数字化的管理和建设，加大对档案管理人员的综合素质和能力的培养，提高管理人员的业务能力。重视档案的数字化建设，引导高校积极合作，发掘档案的价值。此外，创新档案管理的手段和服务方式，拓展档案传播的渠道，发挥档案的服务价值，为实现高效综合能力的提升奠定基础。

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作者简介

彭彩霞（1986.06—），女，汉族，贵州石阡人，本科，贵州省铜仁市铜仁学院图书馆，研究方向：档案管理。