事业单位档案管理工作优化创新方式分析

李慧

摘 要：在档案事业发展过程中，档案管理可以采用的现代化技术不断增多，如信息技术、网络技术、数据技术等，对传统档案管理工作形式进行了改进，有效简化了档案管理流程。在现今档案管理工作中许多工作内容都可以通过计算机来完成，不仅有效减少了在档案管理工作中人工失误问题，还能够减少人力、物力的消耗，因此需要重视以信息化、现代化、标准化为基础来推动档案管理工作的优化创新。

关键词：事业单位;档案管理;优化创新;重要性

新时期事业单位在发展过程中其内部也进行了改革，使档案管理工作适应事业单位的发展形势来进行调整，在实际中需要通过创新方法对传统档案管理工作体系进行优化，科学运用现代化管理技术、管理模式、管理理念以满足不断增多的管理要求，并对快速增长的档案信息资源进行高效处理，提高档案管理工作执行效力，并加强对档案资源的开发及利用，从而使档案管理能够有效适应信息时代所带来的变化，在提升档案管理效率及质量的同时增强档案服务水平。

一、事业单位档案管理工作优化创新目的分析

1.适应信息化时代发展趋势

信息时代，事业单位在发展过程中所产生的档案资料也在不断增加，其在对档案管理工作效率及质量提出要求的同时，也要求对档案管理的职能进行完善，针对此种情况，需要通过优化创新的方式来对管理体系进行改进。信息时代使得档案管理工作需要充分利用现代科学技术，要想加强档案管理整体的科学化水平，应创新档案管理模式，使信息技术融入档案的收集、保管、整理、传递、利用等过程中，实现档案管理的规范化、信息化。

2.提升档案管理的质量及效率

对档案管理来说，其工作的优化创新是提高管理科学化水平的主要路径，在档案管理中所应用的网络技术、数据技术、计算机技术等可以通过改变档案管理方式的同时提高其实施效率，并且数字化、电子化的档案处理方式可以减少人工操作，使档案的存取、筛选、分析、处理等环节都程序化执行，实现档案管理自动化发展的目的。现今，多种现代化技术一定要为办公自动化提供支持，符合档案管理工作的未来发展趋势。

3.提高单位档案资源的利用率

在事业单位中，许多档案资源都具有较高的使用价值，但是传统纸质档案资源增加了档案的查找及使用难度，人工操作效率较低，导致档案资源的整体利用率不高。在档案管理工作科学化发展过程中，通过优化创新其管理技术、管理体系，可以改进以往管理工作中的不足，如信息技术的应用可以将纸质档案进行电子化处理，使档案的查询、检索、收集、归档等工作更为高效，实现对档案的快速查找及传递，对档案资源的开发及利用有着极为重要的作用。

二、优化创新事业单位档案管理工作方式的重要作用和实用价值

1.不断更新制度，坚持与时俱进

檔案管理工作的开展，对事业单位的发展具有重要作用，需要及时更新档案管理工作模式，在转型和优化的基础上，坚持与时俱进的发展理念，确保现阶段的档案管理工作体系能够充分满足事业单位的革新需求。不仅如此，在政治、经济和文化等各方面事业发展过程中，对新时期事业单位档案管理工作提出了全新要求，为整体的管理运作形式带来新机遇和新挑战，从而为事业单位档案管理工作模式的创新和优化提供了支持，明确了革新方向。为此，应及时公布与事业单位发展相关的信息和内容，使社会各界能够借助档案所提供的信息和数据，明确事业单位的整体发展趋势，从而充分发挥社会各界的监督效用，使其能够主动参与事业单位档案管理工作，保障管理工作的时效性，促进事业单位的可持续发展。同时，还需要对新时期事业单位的档案管理工作方式予以优化和完善，在加大创新力度的情况下，基于标准化和规范化的管理工作原则，打造与事业单位发展相契合的管理工作体系。在现代化科学技术的支撑效用下，保障了事业单位档案管理工作方式的创新性，确保管理工作体系能够持续处于稳定的运行状态，基于客观化的管理工作手段，根据事业单位最新业绩和运行状态予以全方位分析，为档案管理工作的顺利实施提供便利支持。

2.确保档案管理工作标准化和系统化定，了确保事业单位档案管理工作得以有效落实，需要确保现阶段所使用的管理工作方式和管理流程，具有标准化和系统化的特点，并将此内容作为档案管理方式优化和创新阶段的重要任务，有效保障事业单位档案服务工作的整体品质，进一步提高事业单位档案管理工作人员的业务能力。在开展事业单位档案管理工作过程中，需要积极引进现代化的科学技术，对相应的管理工作模式进行重新构造，在不断改革的基础上，确保所打造的管理工作模式能够满足现代化管理工作的规范要求。事业单位的档案信息记录了其长久的发展和变迁历程，需要保障档案管理工作模式的高效性，为相关主体提供优良的服务保障，使其能够借助档案信息了解事业单位的工作进展和发展历程，在掌握变迁过程的情况下，基于实施化的分析角度，根据相应的档案管理设备应用情况加以探究，引进先进的技术和设备，为事业单位档案管理工作的统筹规划予以合理部署，从而保障档案管理工作有序开展。

三、事业单位档案管理工作优化创新的要求分析

1.创新档案管理理念

要想对档案管理工作进行优化创新，需要保证工作人员具备一定的创新意识，使创新化管理理念深入管理活动中，从而更好地对现代化技术进行运用，促进档案管理工作的顺利进行。传统档案管理体系在实行中许多内容已不适用于现今档案信息化建设要求，因此需要创新管理理念，使工作人员能够将新的管理技术、方法融入工作中，实现创新管理工作的要求。

2.优化档案管理技术

目前，在现代科技的支持下，许多技术都可以应用到档案管理工作中，因此为了使档案管理的科学化水平得到进一步提高，需要考虑在实际工作中适用的技术方法，通过技术创新的方式对管理工作中的不足进行改进，推动档案管理工作的标准化、程序化、规范化发展。同时，对档案管理技术的优化也是其工作创新的重要内容，只有在现代化管理技术的支持下才能实现推动档案管理工作发展的要求，并使其信息化建设进程得到加快。

3.坚持档案管理原则

第一，分级负责、集中管理。根据国家规定要求，事业单位的档案严禁个人持有、保存，所有档案应由所属单位或上级领导单位负责管理，确保在档案工作中其管理權限与管理范围相一致，在事业单位中落实分级负责、集中管理有利于对单位内部管理体制的完善，推动档案规范化管理与发展。

第二，真实准确、完整规范。事业单位的档案需要按照规程来收集、记录、整理，确保其对事业单位发展进行全面留存，并保证档案的原始性、真实性，这是档案工作开展的基本要求，在实际中需要严格遵循《条例》要求进行档案资源处理，保证档案的规范化管理。

第三，方便利用、安全保密。事业单位档案中许多档案资料都具备一定的保密性质，因此在实际的档案规范化管理中需要熟悉相关法律法规，在档案利用上严格履行规定程序，提升档案保密意识，保证其安全性。

四、事业单位档案管理工作优化创新方式分析

1.优化档案管理机制

事业单位传统档案管理机制主要是以纸质档案保管为基准所设立的各项规程，而在现今档案信息化建设中的管理机制在许多工作环节中的规定都较为模糊，在此情况下需要结合实际情况来对档案管理机制进行创新优化，使其适应档案管理工作的现代化、科学化发展趋势。

首先，需要建立健全档案管理制度，结合档案管理的现状及发展对规章制度进行细化及补充，从而使制度可以覆盖管理工作的各个环节，也是档案管理工作执行的依据。

其次，需要规范档案管理流程，保证工作人员在档案工作中按照相关规定及执行标准要求来对档案进行管理，使管理流程做到程序化、标准化，防止在档案管理过程中出现差错。

最后，落实档案管理责任制度，责任制是档案管理中较为常用的制度方法，其主要是针对事业单位档案管理部门的设置情况来对管理责任进行细致划分，这样既可以使档案管理责任落实到个人，又可以避免出现责任混淆，进而强化档案管理的实行效果。

2.进行档案管理平台开发

当前，事业单位想要提高档案管理水平，就应重视信息系统的开发与建设，加大投入力度，推动档案管理平台的建设。因此，事业单位应当充分结合自身发展情况，深入调查事业单位内部档案管理现状，根据工作人员日常需要，制定高效的系统建设计划，对单位人力资源进行优化，合理调配事业单位内部资源，调动员工的工作积极性，使其能够发挥自身优势，创新档案管理系统，针对单位现阶段档案管理情况，开发出高效便捷的档案信息管理系统，满足事业单位当前的档案管理需求。

3.推进档案信息化建设

首先，对档案进行基础性的信息化处理。主要是将以往的档案资料及现有档案资料进行电子化处理，对已经收入档案室的卷宗需要根据其类型及管理要求来确认是否进行电子化收录，完成档案电子化处理后需要按规范进行归档，保证档案资料的完整、安全。

其次，利用现代化技术加强档案管理。在档案管理中利用大数据技术对档案信息资源进行筛查、分析、处理，大数据技术所具备的海量数据分析功能可以进行高速运算，对档案类型进行分类、归档，并自动生成目录，能有效减少档案管理中的工作量，同时也可以及时筛选出无保存价值的档案，对废档需要按照规定要求进行销毁。

最后，利用信息技术加强对档案的利用。在事业单位内部建立起信息网络来提升档案传递的效率，同时也可以优化档案收集流程，防止档案在传递过程中出现丢失、遗漏。对事业单位档案需要严格按照规章制度要求来执行调用手续，确认其档案资料的使用范围及查阅权限，非管理人员无登录档案信息化管理系统的权限，以此来保证事业单位档案的安全性。

4.加强档案管理服务能力

随着互联网的迅速发展，事业单位在发展中对信息的需求量越来越大，通过单方面渠道获取档案资料已经不能满足现实需要，这就要求实现档案资料来源多元化、丰富化，档案管理实现多方位一体化管理，丰富档案数据库，满足不同用户需求，实现资源共享，不再受时间和距离的限制，提高档案管理工作的效率及工作质量。同时，可以通过在事业单位间建立联合目录的方式来满足各事业单位的需求，通过网络实现各单位之间信息互通，充分了解档案资源的存储情况，以便更好地利用档案资源。

5.规范档案管理程序

第一，在档案收集整理中，主要是对档案进行基础性的管理工作，包括对档案资料的收集、整理、归档、保管，而在实际的档案工作中受多方因素的影响，容易导致在档案收集的过程中出现缺失、遗漏等情况，因此，对档案资料的收集整理需要建立起系统化的管理模式，保证事业单位档案信息的全面性，使档案管理部门可以对各类档案进行高效管理，能够更好地落实档案管理工作的责任及义务，从而保证事业单位档案的完整性、安全性。

第二，在档案的查询调用中，需要依据相关规章制度来对档案使用手续进行规范，尤其对具有保密性质的档案资料，在其查询、利用、传递等过程中要确保其严格遵循《档案法》《保密法》的规定要求操作，避免在档案使用中出现保密信息泄露的情况。同时，对特殊的事业单位档案，需要经由档案管理部门进行移交，对档案递交手续进行严格的控制，确保移交单位及接收单位严格按照规章制度履行各项档案移交手续，并在规定的档案移交时限内完成档案转移。

6.加强档案安全工作

第一，对于纸质档案需要严格按照《档案法》的规定进行管理活动，保证档案室符合“十防”标准，在档案查阅及调用中规范其办理手续，并注意移交过程有专人、专车进行，防止档案安全受到威胁。第二，对于电子档案需要注意网络安全化办公要求，对网络风险进行预防，避免造成电子档案信息泄露的情况，档案管理所使用的办公设备除了相关管理人员，其他人员不可接触，计算机需要安装防火墙并设置访问权限，在电子档案传输中应采用加密技术，防止档案信息被截取、盗用。事业单位需注意根据档案管理的情况建立相应的安全保密机制，以此来降低档案安全风险。

五、结语

对于档案管理来说，其工作的优化创新需要有充分的理论指导、完善的制度保障，使档案管理各项工作的开展可以依据相关规章制度的要求来落实，有利于档案管理的现代化、规范化、信息化建设。在实际中要转变管理理念、创新管理方法，结合加强档案管理工作需求来建设信息化管理平台，并对档案管理职能进行优化，使档案管理能够规范化、精细化落实，并以事业单位的工作要求来优化档案管理体系，确保相关工作顺利进行。

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（作者单位：山西省文水县卫生健康和体育局）