浅谈新时期如何加强信访档案管理

陈丹红

摘 要：信息化办公引领了新时代的发展，政务公开化、党政建设公开化更是吸引着民众的眼球。作为信访部门，工作人员的一言一行都代表着党和政府的形象，时刻受到社会的关注，因此信访部门更要注重提高服务态度、工作效率，而决定信访部门工作效率高低的则是信访档案管理工作。新时期如何加强信访档案管理工作，提高信访工作效率，树立良好的信访形象，成为信访部门亟待解决的问题。

关键词：新时期;信访档案;管理方法

我国的信访制度源于1951年，其建立是为了监督政府部门工作人员的言行，使其全心全意为人民服务，并协助化解各种社会矛盾，保护我国公民的合法权益不受侵犯，为民众创建法治、和谐社会。随着时代的发展，信访形式由最初的写信和走访两种形式，发展成了写书信、打电话、发电子邮件、发短信、视频对话、群众上访、领导下访等多元化形式。信访形式的发展变化直接加剧了信访量的倍增，影响着信访档案对资料的收集、整理、分类归档、利用的进程，给信访档案管理工作带来了巨大的挑战。如何解决档案收集难、管理难、应用难等问题，成为信访档案管理工作的重点和目标。

一、阐述信访档案

1.信访档案的概念

信访档案是记录信访机构接待信访案件活动中形成的一种特殊档案，涵盖每个信访者真实、详细的身份信息，信访者来访的原因、经过，诉求结果，经办人员的详尽信息、处理问题的态度，以及相关部门对于信访事件的调查经过、取证资料、上报文件、处理意见、依据的法律条件、下发的处理文件、印章等。

2.信访档案的特点

（1）真实性、全面性。由于信访档案是一种特殊的档案，信访工作人员在进行档案整理时，会将整个信访过程产生的所有资料进行收集，包括所有人员信息、言论、负责人依据法律法规进行的调查取证过程、内容、结果以及上级部门下发的处理意见、文件等。每一个细节都会记录在案，因此信访档案具有真实性、全面性。

（2）复杂性、庞大性。目前我国有14亿人口，人民群众受经济情况、地域情况的限制，接受的教育层次不同，思想观念、價值观念也存在着较大的差异，因而不同人群面对社会问题有着不同的观点。加之信息发达，群众对于国家的发展方向、教育、医疗、城建等方面都极为关注，这就导致信访量不降反增，五花八门的信访原因和多元化的信访形式、举证方式，造就了信访档案的庞大和复杂性。

（3）随机性、交叉性。一般档案在进行管理时，会根据发生时间的先后顺序进行一键管理。信访档案在进行管理时，不会单纯根据事件发生时间进行归档管理，而是把不同时期、不同单位处理的同一事件进行统一归案。因为信访工作本身比较特殊，人们对信访的处理结果不满意时，会进行二次信访，甚至多次信访，周期较长。同时，信访者会因同一事件到不同信访单位进行个人申诉，如此就会造成信访档案交叉、重复，如果单纯按照时间顺序进行管理，信访档案会失去真实性、全面性、完整性，也会造成资源浪费。

二、做好信访档案管理的重要性

1.信访档案管理有利于社会和谐发展

信访档案详细记录了事件发生时期所实行的法律法规，以及政务工作人员的处置态度、处事方法和事件本身的处理过程和结果。信访档案就是一部另类的中国发展史，见证了党和国家的成长、发展过程，及人民群众对党和国家的认可程度。信访档案是国家级、宝贵的历史材料，有利于发现法律法规、民生建设、教育思想、党政党令等方面的不足之处，可以更好地站在人民群众的角度，从人民的利益出发，促进社会和谐发展。

2.信访档案管理有利于当下政务的处理

信息化时代的到来开阔了人们的眼界，增加了民众的知识储备，新时期的信访工作相较于过去难度更大，需要更谨慎地处理。

信访档案的真实性，不仅还原了事件的全部过程，还体现了法治社会的公平、公正，为新时期的信访工作提供了有力、科学、有效的依据。尤其是处理多次信访、重度信访事件时，同类档案就成为强有力的科学证据，发挥出信访档案的历史价值。信访工作人员结合法律法规进行研究、分析，可以避免掺杂工作人员的主观意识，减少工作失误的发生，高效完成信访事件处理工作，为信访部门树立良好的公众形象。

三、加强信访档案管理的方法

信访档案管理的好坏，直接决定着信访工作的效率，影响着信访部门的形象。因而加强信访档案管理是做好信访工作的前提。

1.完善信访档案管理流程

（1）信访档案管理流程规范化。信访档案因其特殊性，在进行管理的过程中需要实施严格的保密措施，不得有档案内容外泄的事情发生。这就需要信访部门加大管理力度，完善信访档案管理流程，在实施的过程中要不断改进，弥补不足之处，使信访档案管理流程更加合理化、规范化。在信访档案日常管理工作中要做到以制度为依据，以制度为标准，严格按照信访档案管理流程开展档案管理工作，任何人、任何部门都不得有违反行为，做到一视同仁才能真正将信访档案管理流程规范化。

（2）信访档案管理制度严格化。要做好信访档案管理工作，就要制定严格的管理制度，并且坚决执行到底。在制定管理制度时，不可盲目照搬其他信访部门的管理制度，而是要根据所在信访部门的特点，依据《档案法》《保密法》建立适合自身的管理制度。必须要考虑到的内容包括信访档案收集、分类、整理、储存、内部借阅、外部借阅、保密性、责任划分、追责等。严格的管理制度只是信访档案的管理手段，目的是为了使管理流程更加规范化，从而提高信访档案管理的科学性、有效性，能够更好地为信访工作、为人民服务。

（3）信访档案管理责任到人。信访档案的管理必须要责任分明，细化到人，责任追究到人，才能提高档案管理人员的责任心，促进信访档案管理的有效发展。可将信访案件分为一般访问类、领导指示类、重要来访类。每个小组负责一类信访档案，再分别根据信访时间、储存年限、资料收集、归档、电子扫描、数据库信息转化、档案借阅等进行工作分工，并且明确责任到个人，对于出错的个人和小组，严格按照信访部门制定的规章制度进行惩处。

2.提高信访档案管理人员综合素质

（1）提高信访档案管理人员思想觉悟。信访档案管理工作不同于其他文职工作，其性质决定了从事信访档案管理工作人员必须具有较高的思想觉悟，能严格按照党纪党规约束自己的行为，将个人利益放在国家利益和人民利益之后，并且要有“我只是服务于人民大众的服务员”的精神，才能成为合格的信访档案管理人员。要想提高信访档案管理人员的思想觉悟，有关部门要做到以下两点：第一，重视信访档案管理的重要性。要想提高信访档案管理人员的思想觉悟，就要先改变思想观念，重视信访档案管理工作。上级领导部门要定期开展信访档案管理培训，主管领导和相关人员要全员参与，反复学习信访档案的重要作用，让每个信访人都懂得信访档案的价值所在，从而更加重视自己的工作，只有足够重视，才能真正用心。还要定期进行检查和考核活动，做到奖惩分明，给信访档案管理人员一定的压力和动力;第二，重视档案管理人员保密意识。作为档案管理工作人员，具有强大的保密意识是最基本也是最重要的素质。

要加强信访档案管理的有效性，必须要注重加强信访档案管理人员的保密意识。信访部门每月要固定地点、固定时间，请司法部门或者律师进行《保密法》《档案法》的培训，全员都要参与，只有全员都具备保密意识，才能真正杜绝信访档案泄密的事情发生。上级主管部门每3个月要将主管的所有信访部门档案管理人员进行统一培训，加强档案管理人员的思想意识、保密意识。

（2）提高信访档案管理人员专业能力。在科技迅猛发展的今天，要从事信访档案管理工作必须具备两项能力，即专业化档案管理能力和信息化管理能力。新时代各行各业都已经实现办公信息化、自动化，信访档案管理作为一项民生工作，必须要跟上时代发展的步伐，为广大群众做好基础性服务，为社会发展挖掘自身的潜在价值。因此，信访部门必须要加大投入，提高信访档案管理人员的专业能力。第一，对于在职信访档案管理人员进行专业培训。由于历史遗留原因，造成很多信访档案管理人员是由各机构的文职人员兼任，随着时间的推进，逐渐成为专职信访档案管理人员。但是，由于其未经过专业化的教育学习，在工作的过程中，仍然会出现各种问题，所以上级部门和信访机构都要重视在职信访档案管理人员的专业性培养。首先，每季度要进行一次档案管理专业化培训，学习内容包括《档案管理工作规范条例》《档案借阅制度》《档案库房管理制度》《情报学》《信息管理学》《档案学》等。其次，每两个月要进行一次专业知识考评，考试内容为日常工作所要掌握的档案管理技能、信息化操作技能及上一次培训内容，以此来保证每个从业人员都能够成为专业化、现代化的档案管理人才;第二，引进专业能力较强的人才。信息化背景下的信访档案管理对于人才的需求不只是档案管理的专业化人才，更需要同时掌握计算机知识、数字化管理能力、熟知法律法规知识的复合型人才。因而，信访部门在挑选档案管理人员时，不能局限在信访部门内部培养，而是要敢于从外界引进、从下级部门提拔合适的人才。

3.构建信访档案信息化建设

新时期背景下的信访档案管理工作具有数量大、数据载体形式多样化的压力。要应对时代的发展对信访档案管理造成的压力就要适时进行改变，尽快构建信访档案信息化建设。

信访档案信息化建设是为了更好地体现信访工作的服务性，要以日常工作的实际需求出发，构建信访档案数据库，制定统一、规范的录入规则和录入内容。

（1）实现资源共享。在加强信访档案管理的过程中，要将信访档案的作用和价值考虑在内，明确信访档案存在的意义是为了服务于国家建设，服务于人民大众的和谐共处。因此，信访档案管理要将各级信访部门的需求考虑在内，实现资源共享。在构建信息化档案建设时，各部门要达成共识，使用相同的数字化软件设施，制定明确的信息化档案管理制度，将信访档案信息采集、归档、数字化转换、档案查阅等内容都涵盖在内，从而加强信访信息搜索的精准度，提高信访档案的使用率，发挥信访档案的使用价值。

（2）创建集成档案数据。新时期的政务管理让人们能够清晰掌握时政信息，了解民生民意，且能最大限度地参与到政务管理当中。基于此，近年来的信访量呈大幅度上涨趋势，信访档案数据更是如井喷般上涨。各信访部门要构建针对性的档案信息数据库，将所有信息进行集合整理，并且适时进行筛选，将多次出现的数据信息进行合并整理，将出现错误的地方及时修改、订正，将多余的重复信息删除，保证数据库的高效运行。同时，可根据信访档案保存的时间年限、档案种类设立专门的数据库。比如，设立永久性信访档案数据库，分成一般种类档案数据库、领导指示类档案数据库、特殊类档案数据库、重要类档案数据库等，根据档案类型的不同规划出特定的储存位置。此外，档案数据库的储存容量一定要大，要定时进行维护升级，确保能够适应信访档案随时增加和变化的需求。同时，还要为档案数据库设立不同的访问管理权限，保证每个信访档案数据库都具有独立性和保密性。

（3）构建分布式存储系统。随着自动化办公系统的使用，我国信访档案慢慢形成了半结构、非结构化和结构化的数据形态。这种形态的产生对于数据库的构建造成了一定的影响，单一的数据存储方式显然无法满足多种形态的数据信息，要设立分布式存储系统，将数据分散存储在多台独立的设备上，分担信访档案数据负荷压力，利用位置服务器定位存储信息，不但提高了系统的可靠性、可用性和存取效率，还易于扩展，以此满足不同形态数据信息的存储需求。

（4）加强信访档案信息化的安全。做好信訪档案的保密工作，是信访档案管理的重中之重，也是构建信访档案信息化建设的基本要求。构建信访档案信息化建设，是为了最大限度地发掘信访档案的价值，能够实现资源共享，提高信访工作效率。但是，这个过程本身就具有极大的风险，因此要加大资金投入。第一，对于参与信访档案信息化建设的人员都要进行保密培训，学习相关党政、党令、法律法规，做好思想建设，培养较强的保密意识，排除一切危险隐患。第二，购买专业化的保密设施。虽然信访档案并不是一级机密，但是极具敏感性，需要做好周密的防护措施，确保信访档案内容绝不外泄。信息化本身就是把双刃剑，实现快速传播信息的同时，也能快速挖掘个人隐私并进行快速传播，造成不可预估的后果。因而构建信访档案信息化建设，一定要购买专业化的保密设施，杜绝信息被盗的现象发生。第三，要有专职管理人员负责信访档案的安全。上级部门要定期安排管理人员学习，一方面提高信访档案管理人员的安全意识和保密观念，另一方面提高其计算机网络防护能力、维护能力。信访档案管理人员要及时做好信访档案数据的备份，不断进行安全系统的优化，每天进行木马查杀和病毒检测，定期进行安全维护，杜绝因为懈怠而导致植入木马病毒、非法入侵系统等情况发生。第四，设置网络安全锁。在计算机系统上安装防火墙，过滤各种垃圾软件、信息推送、数据包等，避免因失误点击到木马软件，造成系统瘫痪，而无法进行正常工作。此外，还要针对信访档案系统设置网络安全锁，通过身份认证才能进到信访档案系统，再次通过认证才能进入数据库。只有多重防护，才能有效避免网络黑客的攻击，消除数据被盗的可能性。

四、结语

新时期，加强信访档案管理，以全新的面貌呈现出信访工作的社会公益性、服务性，挖掘信访档案的潜在价值是大势所趋。完善信访档案管理流程是加强信访档案管理的前提，提高信访档案管理人员综合素质是加强信访档案管理的根本，构建信访档案信息化建设是加强信访档案管理的必然，将三者进行有机结合，共同促进信访档案管理工作的开展，提高信访服务质量。

参考文献：

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[6]姜 雪.浅谈信访档案的特点与管理[J].丝路视野，2020

（作者单位：福建省泉州市信访服务中心）