谈新时期技校档案管理人员职业素养教育与培养

袁爽

摘 要：文章针对技校档案管理人员职业素养的现状，从新时期技校档案管理人员具体的职业素养教育与培养方法进行了探讨，认为加强档案管理人员的职业素养培养，能够提升技校的档案管理水平，使档案资源合理、有效地为学校和社会提供服务。

关键词：技校;档案管理人员;职业素养

随着改革开放的深入，学校档案管理已成为学校建设、管理工作中的核心内容。从事档案管理工作的职工是否具有较高的职业素养和工作能力，决定了档案工作能否正常实施。

对此，怎样提高管理人员的职业素养，强化学校档案管理队伍的建设，成为当前的研究重点。现结合笔者的工作经验，就以下问题展开简要论述。

一、技校档案管理人员职业素养的现状

1.专业人员少

技校的档案是学校在从事管理、科研、教学等活动中形成的历史性记录，也是学校开展各项工作的重要依据。档案编研的任务是加工、处理档案资料，借助编研的形式深入开发和挖掘档案价值，这也是新时代对档案工作的新要求。目前，技校档案管理队伍普遍存在专业人员少、编研能力低等问题，表现为：（1）本科档案专业人员少，具备博士、硕士学位的人才更少;（2）不了解档案编研的要求和特征;（3）受档案资料、传统理念等因素限制，导致所编研的材料含金量低等。

2.不重视档案管理工作

对于档案管理工作而言，很多技校并未给予足够的重视，普遍认为该工作无法给学校带来直接效益，科研、教学才是主要任务。此种情况下，档案管理工作得不到学校领导的支持，导致其无法顺利推进，甚至影响档案管理工作的效率。

3.档案责任意识不强，法律意识淡薄

由于技校发展局限，加之经费不足，部分技校的档案管理人员多由其他职工兼职，自然也就缺乏责任意识和职业道德。多数情况下，他们被临时分配到档案管理岗位，本来就不情愿，认为档案管理并不是自己的本职工作，只要做好本职工作即可，甚至个别职工将档案管理丢到一旁，在年底检验时突击应付。由此可见，当前不少的档案管理人员责任意识不强，职业道德素养缺失。

受档案管理工作性质的影响，从事该职业的工作者应具备强烈的法律意识，严格按档案法的相关规定，对档案信息进行开发和使用。目前，技校现有档案管理人员的思想觉悟、理论水平普遍不高，档案信息鉴别能力有限，法制观念不强，这些因素均影响着档案工作的开展，妨碍着档案管理事业的发展。

4.相关档案管理人员专业素质不高

据调查，我国不少技校的档案管理人员并不是专业人才，不具备专业的档案知识，也不愿意主动学习相关知识。对于档案管理的方法、政策等一知半解，对于档案管理信息化、校园信息化等技术望而生畏。由于档案管理人员缺乏专业素养，因此在开展各项业务时容易出现问题，如档案信息收集不全、不会用计算机、档案分类不明等，这些现象均不利于档案工作的开展。

5.管理观念落后，缺乏创新意识

首先，由于技校不重视档案管理工作，档案管理人員通常被认为是学校的后勤人员，对于档案管理设施的采购和建设，学校领导也没有给予足够的资金支持，缺乏先进设备和其他支撑，从某种程度上妨碍着档案资料收集、整理等工作的开展。其次，档案人员极少有外出学习、交流的机会，导致档案管理无法紧跟时代潮流，降低服务效率。最后，档案管理技术、设备落后，多数技校仍使用人工操作、手工检索等方式。

6.缺乏激励和培养机制，档案管理人员频繁流动

技校建校时间短，档案管理处于发展期，伴随着技校的不断发展及学生的增加，对于档案人才的需求度也随之提升。然而就现实而言，技校现有的档案专业人员少，基层人员都是其他岗位转来的，身兼数职，无法专心学习档案管理方面的知识。档案管理人员待遇低，发展空间有限，福利和专业贡献也未挂钩，无法发挥激励作用，由此造成档案人员频繁流动、管理团队的稳定性不足等后果。

二、新时期技校档案管理人员应具备的素养

1.道德素养

和其他工作相比，档案管理工作比较沉闷，工作人员长期面对无生机的资料，容易出现懈怠的情绪，失去工作热情。对此，管理人员必须具备良好的道德素养。一是管理人员要具有乐于奉献和敬业的精神，不为利益左右，尽职做好自身工作;二是实事求是，用负责的服务态度，保证档案资源的安全性、真实性，不能篡改历史事实;三是管理人员要有较高的责任心，热情的工作态度。在日常服务上要耐心、主动，在服务语言上要谦逊、和气，在服务方式上要将坐等服务变为主动服务。

2.业务素养

要想保证档案管理工作规范、高效开展，不仅需要档案管理人员政治觉悟高，还要具备各方面的知识和业务水平。一是档案专业知识，档案管理是一项技术性比较强的工作，一位合格的档案管理人员，需要花费很大的力气钻研、理解档案专业知识，如《科技档案管理学》《档案保护学》等。同时，还要掌握档案管理工作的各个程序和环节，熟悉工作重点;二是要具备扎实的实践能力，灵活运用档案管理的相关制度和专业知识，确保工作保质保量地完成;三是学习新知识和新技术。科学技术的发展，使档案管理工作的现有局面得以改变。为提高工作效率，各大学校开始引入先进技术，无论是档案信息的收集、处理，还是保存和提取，都实现了自动化，极大减轻了档案管理人员的工作压力和工作量。因此，为适应新时期的档案管理需求，档案管理人员应学习现代技术和知识，实现自我升值。

3.政治素养

相比其他工作，档案管理工作有着极强的政治性，需要从事人员政治素养良好。从本质上看，档案工作的任务是对学校的各种文件进行处理，因此他们必须具备较强的社会责任感和较高的思想觉悟。

一是确保政治方向坚定，坚持四项原则，热爱档案工作，全身心为人民服务。

二是少说多干，严格保守国家、党的机密，关心党和国家的系列问题。

三是学习政治理论，提高思辨能力和政治觉悟。

四是时刻联系群众，言行一致。

五是借助辩证唯物主义的方法和观点，对档案管理工作的特点、规律进行分析和研究，将理论学习、档案管理工作结合在一起，有效解决工作中的问题，这是档案管理人员的必备素质。

4.严谨作风和法律意识

档案管理工作是一项烦琐、细致的工作，需要工作人员始终保持严谨的作风。日常工作中，应严谨、认真地整理档案，无论是分类立卷，还是汇编注释等工作，都要精准无误。同时，档案管理人员还要具备法律意识。新时期，档案管理工作从原本依赖行政手段，转变为依法治档，因此档案管理人员应具备法律意识，努力学习相关制度和法律知识。

三、新时期技校档案管理人员职业素养教育与培养的方法

1.加强专业人才的引入和培养

新时期，档案管理人员既要做好本职工作，也要重视自身工作能力、职业素養的提升，组建一批专业、复合型的档案管理团队。一是技校领导顺应时代潮流，转变工作理念，将档案管理人员的职业素养培养纳入学校的战略规划中;二是对档案管理人员培训多媒体技术，学习电子档案的接收、保管等知识;三是引入研发型人才和信息技术型人才，提高档案管理团队的知识结构、业务水平。

2.加大重视，强化服务意识

一是加大对档案管理工作的重视，落实工作职责。作为档案管理人员，应认识到档案管理工作的必要性，及时学习法律政策，提高档案意识，尽量为档案管理工作的开展创设优良的环境。因此，在开展档案管理工作前，需要工作人员明确自身职责，不断完善和优化档案管理规范，加大监管力度，为档案管理工作的顺利开展提供支持;二是提高服务意识和水平。工作过程中，管理人员应树立“主动服务”的意识，转变以往重视档案管理、轻视档案使用的观念，使档案管理不只是文件资料的整理与归类。还要结合学校的档案管理规定，借助先进技术、优良设备对相关环节进行监管，如收集电子文档、对文档内容进行编排等。此外，还要对检索档案资料的工具进行研发和探索，为该工作的现代化建设提供服务和保障。

3.加强思政教育和职业道德教育

一是加强档案管理人员的思政教育，贯彻落实依法治党的准则。培养工作人员的管理意识，加深他们对自身工作的认知，提高工作积极性和服务意识，自觉收集有价值的信息，并对其进行分类归档，切实体现档案管理的价值;二是加强档案管理人员的职业道德教育，具备爱岗敬业的思想，培养保密意识、严谨的工作态度，定期考核工作结果，使管理人员忠于职守，具有乐于奉献的精神和良好的职业道德。

4.加强专业业务培训

为提高档案管理工作效率和质量，应加强工作人员的业务教育与培养，指导并督促他们学习专业知识，了解工作环节，树立自觉服务的工作态度，这样既能保障档案资料的完整性和真实性，又能提升档案资料的利用价值。

（1）学习档案管理的专业知识。要求工作人员对档案知识进行系统、规范地学习，如学习《档案学概论》，使其对档案资料的管理步骤、内容等心中有数，从而在档案资料的收集、整理等环节，始终贯穿分析、判断等科研活动。

（2）学习档案管理相关的知识。档案管理工作涉及内容多，涉及学科广，而且各学科又相互影响和渗透，除了要工作人员熟知专业知识外，还要了解相关学科的知识。一是工作人员要具备良好的表达能力，无论是语言方面，还是文字方面。了解学校历史，资料的产生背景，方便对档案资料的整理和使用;二是学习《情报学》《文献检索》等知识，并学习外语、法律等方面的知识，确保档案管理人员既精通档案管理的专业知识，又具备其他学科的知识。

（3）熟练掌握专业技能。一是通过各种形式，提高工作人员档案管理技术的熟练度，如专家上门指导、到其他学校交流经验等，提升其技能水平;二是培养工作人员的现代管理技能，如摄影技术、计算机技术、打印技术等，丰富档案资料的保管方式，提升档案工作的自动化水平，继而保证相关资料、文件的真实性，提高工作质量。

5.培养创新能力

一直以来，人们对档案管理人员的印象是“仓管员”，这不仅使得他们缺乏工作积极性、岗位晋升机会，还影响管理团队的稳定性。想要彻底转变档案人员的传统印象，必须具备创造性的思维及创新意识，尽最大可能提升档案资料的价值，如此才能满足工作需求、适应时代进步。鉴于此，技校领导和管理层应鼓励工作人员对管理方式、形式进行创新，定期举办交流、介绍会，对提出创新性建议的管理人员，应给予精神、物质上的奖励，在学校内部营造良好的创新氛围，使每位档案管理人员做到与时俱进，开拓创新，确保档案管理工作顺利开展。此外，若档案管理人员具备创新能力，无论是档案的阅读，还是档案的检索、交流，都能挖出更多、更有效的方法和技巧，为档案的管理和利用提供保障。应注意，档案管理人员具有实时更新、获取档案资料的能力，是实现网络化档案管理的要求。

6.加强绩效管理，提高个人待遇

新时期，技校在开展档案管理工作时，应确保档案管理人员具有较高的职业道德、个人修养，以便适应新形势的发展需求。一是做好管理人员的待遇工作，根据职称、行政级别，基于有助于人事档案管理的原则，根据工作要求制定并落实相关的福利待遇，保证从事档案管理工作的人员待遇同于或好于同等职称和级别的员工;二是加强管理人员的绩效管理，激励管理人员提高业务素养，实现预期目标。实践中，可以借助绩效管理系统，对管理人员的工作数量、质量进行测评，对于工作表现好，业绩高的员工予以奖励，反之则处罚，切实体现奖勤罚懒，调动管理人员的工作创造性;三是建立激励机制、绩效反馈机制等，激发工作热情，提高对档案管理工作的成就感、归属感，推动档案管理事业发展;四是做好档案管理人员的未来规划工作，通过提高待遇、改善工作环境、提供晋升机会等形式，防止管理人员产生职业倦怠感，提高工作效率。

7.加强信息化建设力度

加强档案管理信息化建设，借助各种先进的技术手段，提升档案工作的网络化水平，既要在档案管理工作中发挥出信息化的作用，更重要的是要学习相关知识，推动信息化建设进程，加大软件、硬件的建设力度，将财务管理和自身工作的各项活动结合在一起，保证档案资料归档的有效性、实时性。另外，重视财务信息的收集和整理，及时升级相关数据，提高档案资料的利用率，充分发挥档案管理的效用。因此，需要完善档案管理系统的功能，加强对管理人员的教育和培养，提升专业水平，提高信息化的建设效果。

四、结语

综上所述，在技校档案管理中重视管理人员职业素养的教育与培养，对提高其技能水平、综合素养，促使档案管理工作顺利开展具有重要作用。因此，应加大对档案管理人员的培训力度，可从加强专业人才的引入和培养、加强专业业务培训、强化服务意识等方面着手，进而更好地为技校发展提供服务，推动档案事业发展。

参考文献：

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[6]潘再华.坚持继续教育，不断提升档案管理人员的素养和能力[J].人文之友，2020

（作者单位：山东交通技师学院）