“互联网+”联合PDCA循环在医院档案管理中的应用

摘 要：在“互联网+”时代背景下，医院档案管理工作中工作技术和载体出现了变化，如何探索“互联网+”技术在档案管理工作中的有效应用、促进全新档案管理模式的构建成为热点研究课题。本文从“互联网+”联合PDCA循环的角度，对医院档案管理工作中“互联网+”联合PDCA循环的实践应用措施进行了探究，旨在充分发挥“互联网+”联合PDCA循环的重要作用，构建全新的医院档案管理工作体系，助力医院档案资源的全面应用。

关键词：“互联网+”;PDCA循环;医院;档案管理

医院档案资源是在医院各科室业务工作中逐渐形成的，医院档案本身具有考察、保存和利用方面的价值，主要内容涉及党群管理档案、行政管理档案、医学科研档案、医疗管理档案、基础建设档案、财会工作档案、统计工作档案等。档案资源的内容体系相对复杂，整体容量较大，创新医院档案管理工作，有助于全面促进档案管理工作科学化开展，有利于推动档案资源的高效化利用。鉴于此，新时代在“互联网+”技术广泛应用于档案管理的情况下，医院在开展档案管理改革的过程中可以针对“互联网+”联合PDCA循环在档案管理工作中的应用进行探究，促进全新档案管理体系的构建，为医院档案资源的系统化整合利用创造便利。

一、PDCA循環理论内涵

PDCA循环理论是在美国质量统计控制专家休哈特所提出的PDS理论基础上发展和衍生出来的，在我国经过国家质量管理专家戴明进行改进后形成了PDCA循环理论，因此该理论在实践应用方面也被称之为“戴明环”。PDCA循环是针对质量管理提出的管理理念，认为可以将质量管理划分为四个主要的阶段，即P（Plan）——计划阶段、D（Do）——实施阶段、C（Check）——检查阶段、A（Action）——处理阶段的四个主要过程，这四个过程所构成的循环系统就是PDCA循环。在质量管理工作中，探索PDCA循环理论的有效应用，能促进全面质量管理工作的贯彻落实，可以在开展质量管理工作的过程中形成从计划到处理，再从处理到计划的全过程管理系统，在不断实践、总结和改进中，对管理体系进行建设和完善，取长补短，促进质量管理效率和水平的不断提升，从而形成最优化的管理模式。在医院档案管理工作中，结合“互联网+”技术的支持积极探索PDCA循环的有效应用，能在循环系统中促进管理工作的开展，有助于将“互联网+”管理技术融入质量管理循环系统中，从而构建全过程、全方位的档案管理质量体系，有效促进医院档案管理系统的全面创新，为医院档案管理资源的高效化利用与医院综合管理服务体系的全面创新提供支持。

二、医院档案管理工作中“互联网+”联合PDCA循环的实践应用

医院档案管理工作开展需要全新的技术和模式作为支撑，新时期把握“互联网+”信息技术的应用，重点从PDCA循环的应用角度对档案管理工作的创新规划进行探究，可以进一步彰显PDCA循环联合“互联网+”应用的优势，从而提高医院档案管理工作的整体发展效能。下面就结合互联网技术的支撑对联合PDCA循环开展医院档案管理工作的具体实践方法进行探究。

1.P——计划阶段（Plan）

按照国家档案局制定的档案管理方面的法律法规以及医院档案管理工作中的具体工作制度，分析互联网时代的影响，对医院档案管理制度进行修订和完善，可以重点对《档案移交制度》《档案保管制度》《档案保密制度》《档案借阅制度》《档案数据库建设制度》《档案信息资源共享制度》等进行建设、修订和完善，为档案管理工作的开展提供相应的支持。在此基础上，把握“互联网+”时代医院档案管理信息化建设的需求和医院医疗服务工作改革发展的现实需要，组织医院档案管理工作人员或者兼职人员加强对“互联网+”档案管理技术的全面学习和系统创新，引导他们了解互联网信息技术在档案管理工作中的合理化应用，对工作人员的档案资源数据库归档工作、档案资源在线共享工作等能力进行强化训练，从而确保档案管理人员能把握“互联网+”时代的影响，对档案管理工作的开展进行准确的定位分析，在明确各方面工作人员岗位职责和分工的基础上，保障各项建设工作的稳定推进，有效促进医院档案建设工作实现高质量和高效化发展的目标。通过对于档案管理工作的精确分析，档案管理工作人员可以做好预案，为全面开展相关工作奠定坚实基础。

2.D——实施阶段（Do）

在实际落实档案管理制度的过程中，按照“互联网+”时代要求修订的医院档案管理制度和医院各项业务工作的实际需求，做好各类档案资料的搜集、整理和归档工作，同时积极探索电子档案管理系统的构建和应用，有助于增强电子档案分类管理工作的规范性和有序性，促进档案管理效率的全面提升，为新时代背景下档案管理工作信息化建设的有效实施奠定基础，带动档案管理体系的全面创新。除此之外，医院方面还应当加强内部管理，加强档案管理部门与其他各部门之间的交流与沟通，避免在运行过程中出现信息孤岛等现象。通过加强各部门之间的联系以及引进最先进的互联网技术，能够进一步提升档案的准确性以及档案管理效率，也能够进一步减轻档案管理工作人员的压力，为医院适应新时期基本需求做好准备。

例如，在实施阶段构建“互联网+”医院档案管理模式的过程中，可以尝试引入蓝凌档案管理系统，构建医院全程数字化、信息化的档案管理体系，在系统的支撑下促进档案管理和利用效率的全面提升。在实际对档案管理系统进行建设和实施的过程中，要重点针对传统医院档案管理工作中面临的档案工作量大、档案管理不规范、档案信息检索便利性偏低、档案利用率较差等基本情况，从业务应用、后台配置、第三方软硬件集成的角度对档案管理系统进行设计和应用，重点在档案管理信息化系统中对档案接收管理、档案资源管理、档案利用、档案处置模块的主要功能进行完善，促进预归档案和档案库的建设、完善，确保能在医院档案管理工作中，充分彰显“互联网+”档案管理工作的优势。构建智慧化的档案管理平台系统，形成从档案归集到档案处置全过程的全生命周期数字化档案管理体系，增强医院档案管理工作的综合发展效率，从而为医院各科室工作的开展提供相应的支持，有效促进医院综合服务工作、科研工作水平的全面提升。与此同时医院方面也可以引进专项资金，加强本院的互联网系统建设，提升互联网系统安全系数，为全面开展档案管理工作保驾护航。

3.C——检查阶段（Check）

在全面探索“互联网+”联合PDCA循环开展医院档案管理工作的过程中，要重视医院档案管理检查工作的落实，并在档案管理检查工作中探索信息技术的有效应用。具体而言，在检查阶段的工作中，要重点结合档案管理数字化服务系统的有效应用，对医院各门类、各载体档案资料的使用情况进行全方位监督，对档案资料的规范性、完整性进行严格审查，判断医院档案管理工作中档案内容是否存在一致性、是否具备同一性，电子档案资源是否与纸质档案资源存在一致性。在有效检查的基础上，要重点针对医院档案管理检查结果进行适当统计和分析，并组织开展深度讨论工作，不但对医院档案管理工作的方法进行完善，还应切实优化医院档案管理工作的综合发展效能。

在“互联网+”时代背景下开展医院档案管理检查工作的过程中，要重点结合档案管理系统的应用，做好档案鉴定、审批、提醒方面的工作，并且还要促进档案盘点、档案编研工作的系统贯彻落实，确保能发挥当前资源综合分析、统计分析等重要作用。对医院档案管理进行系统的创新，在实际推进档案管理工作的过程中降低管理难度，提高档案管理的数字化水平，为医院档案资源的科学规范开展和有效利用创造便利，全方位优化档案管理工作的综合效果。从整体上看，在医院档案管理工作中，运用先进的互联网系统对所储存档案进行全面检查，有助于避免档案管理工作出现失误，也有助于提升使用者的满意程度。因此医院档案管理部门应当高度重视，对医院现阶段互联网系统进行全面升级，不斷提升这样检查效果。

4.A——处理阶段（Action）

医院档案管理工作中，有效处理能进一步突出档案管理工作的规范性和系统性，提高档案管理工作的标准化程度。因此，在信息时代背景下，为了增强档案管理工作的效果，还要对处理阶段的工作进行改进和创新，重点对档案管理工作中存在的疏漏和错误情况进行审查，在及时改进的基础上总结经验教训，查找出现错误的原因，并制定更加完善的档案管理方案，确保能促进档案资源的优势共享，增强管理的科学化水平。同时，在处理阶段，还要对处理结果和经验教训进行总结，为循环系统中“计划阶段”工作的改进和创新提供相应的参考，使医院档案管理真正构建良性循环发展体系，为工作的改进和创新提供相应的参考，使医院档案管理真正构建良性循环发展体系。在构建良性循环发展体系过程中，医院有关领导应当积极听取一线档案管理工作人员的意见以及建议，不断完善相关制度。

例如，在“互联网+”时代联合PDCA循环开展档案管理工作的过程中，通过互联网信息技术在档案管理工作中的有效应用，能发挥电子档案信息系统的重要支撑作用，针对档案进行有效鉴别，并完善档案触发、鉴定方面的功能，如果医院档案系统中档案资源存在即将到期的情况，则系统会自动识别、触发，并向档案管理人员发送预警消息，鉴定人员可以申请对档案资源进行鉴定，按照鉴定结果重新对档案的属性进行设定，如果档案在鉴定后被判断为没有价值，则系统会自动对其实施销毁处理，此时在档案销毁数据库中能对被销毁的档案进行查询。这样就能将信息技术融入医院档案处理阶段，发挥“互联网+”技术的应用优势，促进医院档案管理工作的全面创新，逐步提升医院档案管理工作的综合影响力。

三、“互联网+”联合PDCA循环应用于医院档案管理的成效

在“互联网+”时代背景下开展医院档案管理工作的过程中，积极探索互联网信息技术与PDCA循环的联合应用，能充分展现“互联网+”档案管理的特色和PDCA循环理论的应用优势，提高档案管理工作的效率和效果，促进医院档案管理工作实现系统创新的目标。

1.有助于深化档案功能开发，服务医院大局

在医院对档案管理工作进行改革创新的过程中，将“互联网+”联合PDCA循环的应用作为重要的切入点，不仅能通过互联网信息技术的应用，全面对医院档案管理工作机制进行改革创新，对服务模式进行优化，还能促进档案功能的系统开发，使档案管理工作的开展服务医院管理工作大局。具体分析，医院档案本身存在信息量大、存储时间长、档案资源相对复杂的特点，在互联网信息技术的支持下，在档案管理工作中引入PDCA循环系统，能构建标准化、程序化和科学化的档案管理模式，能有效促进档案管理功能的系统开发，确保档案管理工作的开展可以与医院工作紧密联系在一起，促进档案资源在各部门工作中的有效应用，为信息技术支持下实现档案管理工作的高效化发展创造条件。从整体上看，在医院档案管理工作中引入PDCA循环系统，对于医院适应新时期发展需求具有积极意义，也有助于不断提升档案管理水平，让档案管理更好地为医院正常运行服务。

2.有利于推进档案管理创新发展，提升管理效能

在医院开展档案管理工作的过程中，选取“互联网+”技术的应用作为切入点，重点针对PDCA循环的应用进行分析，在档案管理环节进行明确的基础上，确保档案管理工作的开展能体现出全面性和完整性的特征，为档案管理人员提供更加便利的管理模式，对档案管理工作的效率和效果进行有效改进，促进医院档案制度化、规范化、共享化管理模式的系统构建，从而在优化创新档案资源利用的基础上，使全新的档案管理模式得到设计和应用，确保医院档案管理工作的开展能体现出精准管理、自动化管理、高效管理、便捷管理的特色，有效促进医院档案管理系统的多元化发展和创新，逐步增强档案管理工作的效率和效果。同时，PDCA循环质量管理模式在医院档案管理中的有效应用，还能借助互联网信息技术的支撑，构建全新的档案管理质量控制体系，形成全过程、全生命周期档案管理支撑系统，在管理的全流程实施高效化的质量监控，为医院档案管理水平的全面提升创造条件，最大限度地彰显档案管理效能。

通过引入PDCA循环系统，能够进一步激发档案管理人员的创新潜能，也有助于提升医院其他方面工作效率，对于医院可持续发展具有重要现实意义。

四、结语

综上所述，在对医院档案管理工作进行全面改革创新的过程中，积极探索“互联网+”联合PDCA循环的有效应用，能发挥PDCA循环与互联网信息技术整合应用的优势，为档案管理工作的开展提供良好的支持，全面促进医院档案管理水平的提升。因此，新时代背景下，要注意对“互联网+”联合PDCA循环的档案管理模式进行准确的定位，积极探索档案管理体系的系统构建和全面创新，借助全流程档案管理质量系统的构建为档案管理工作的科学化发展奠定基础，助力医院档案管理现代化发展，逐步促使医院档案资源实现高效化利用的目标。

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（作者单位：青岛市即墨区人民医院）

作者简介：黄宇（1983—），女，汉族，山东青岛人，本科，馆员，研究方向：医院档案管理。