新时期建立健全干部人事档案管理数字化制度研究

摘 要：档案数字化管理能够优化干部人事档案管理工作流程，保证工作效率，有效提升档案管理工作的开展及水准。干部人事档案数字化管理相对于传统管理模式更加高效，具有明显的优势。同时，数字化档案管理也是新时期档案管理的发展趋势及大形势所需，对我国社会主义经济建设提供了优秀的人才资源，对现实发展具有重要意义。

关键词：新时期;干部人事档案;数字化管理

新时期我国互联网技术快速发展，各行各业都开启智能化发展道路，国家档案管理更需要建立数字化的信息管理模式。其中，干部人事档案管理是我国档案发展管理中最为重要的内容。

因此，对干部人事档案管理数字化是改革创新的主要措施。在数字化建设中，要确保干部人事档案信息的准确性，政府人事部门可根据数字化建设中的新数据有计划地对干部发展进行定位研究，并且提出一套适合我国国情和发展的干部发展路线。建立干部人事档案数字化系统的同时，还要建立健全相应的管理制度，只有完善的管理制度，干部人事档案数字化建设才能更好发展，为我国社会主义发展选拔有用的人才。

一、干部人事档案数字化管理与传统档案管理区别

干部人事档案主要是对干部的履历、工作能力及品德方面的相关统计资料，其档案内容主要包含以下几种内容：第一，干部人员生平经历、个人家庭状况、工作经历、思想道德及综合业务能力等;第二，详细记录干部人员的学历、业务水平及技能、专业职称等级评定等;第三，进行政审后的详细记录;第四，干部人员在党内及团内等详细参与情况;第五，任职期间所获荣誉及相关处分等;第六，任免记录、转业退伍、出国深造、岗位调动，以及任職、离职退休等相关记录。

在干部人事档案中需将传统的纸质档案转化为数字化档案，通过信息技术转化为电子化、数字化的方式存储，该档案主要是由人事、资料库及搜索查阅等部分构成。在干部人事档案中，其关键是将相关干部基本情况分类进行统计储存，进而方便查阅及统计。数据库主要包含干部人员相关数据信息、教育经历及参与各种活动的照片及视频，开展全方位管理。查阅系统是干部电子档案平台，也是干部人事档案数字化的核心，能够实现远程查阅档案的功能。

二、干部人事档案数字化管理的现实意义

干部人事档案数字化管理是一项综合性较强的系统性工程，该建设可有效提升干部人员的综合素质，不断提升相关人事部门业务能力。此外，可有效对干部人员进行督促，不断提高自身综合素质，丰富个人履历，为后续发展提供有效帮助。

1.系统化分析人事数据，整合人才资源

传统的干部人事档案在收集、整理、归档、查阅方面既耗时又耗力，不仅工作周期长，检索查询慢，对于档案的系统化分析薄弱。当干部人事档案数字化管理后，可以大批量复核文档的数据信息，对干部人事管理进行综合管理。借助该形式的数字档案可将干部信息呈现得更加直观，能够针对相关数据信息分析得更加全面、公正，对人员的分配及管理更加便捷，有利于人才资源的开发和决策。

2.提高档案资源的利用效率

一直以来，我国各类干部人事档案基本是以传统的档案袋方式进行存储，在查阅时，既浪费时间又浪费人力，效率非常低下，并且还会造成原始档案的损坏、丢失。因此，改变干部人事档案的管理方式迫在眉睫，将干部人事档案数字化管理，能够在网络上随时查阅，避免了人为查询造成的损失。档案数字化不仅可以实现信息资源共享，还具有灵活、便捷的特点，能够有效发挥档案信息的最大利用率。

3.对重要人事档案载体的持久保护

传统人事档案是以纸质为主要载体，也是最原始的证据材料。干部档案中记载的内容是干部成长经历和发展前景的重要依据，具有法律性和原始证据性。在职称评审、选拔重用、工资晋升方面起到重要的凭证作用。因此，即使进行了档案管理数字化，还是要保护好纸质档案载体。干部人事档案管理数字化可以实现资源的共享性、复用性、交互性的特点，避免了纸质档案人为损坏，保存时间短的特点。同时，计算机的电子检索档案信息，节省了人力查找的时间，减少了纸质档案由于翻阅次数过多所产生的损坏，有利于纸质档案的保存。

4.优化管理运行状态

现阶段，将干部人事档案转化为数字化管理仍处于观望状态，利用率较低。目前，江苏省内干部单位已应用数字化干部人事档案管理模式，在应用期间均正常运行及应用，未发生系统崩盘或档案数据丢失等情况，为人事部门统计及查询档案提供便利，同时为人事档案的保管及数据备份提供了新方式。由此可见，要与时俱进，在保留传统模式的优势下将其劣势进行完善，有效提升工作效率，为各个部门工作开展提供便利，方便档案调取与查阅。在日后发展过程中，要积极开展干部人事档案管理数字化建设，在应用期间不断总结使用经验并完善档案，进而优化管理运行状态。

三、干部人事档案管理数字化存在的问题

干部人事档案管理数字化意义重大、作用明显。但是，在人才、设备、技术等方面还是会受到制约，管理工作中仍然存在很多问题，主要体现在以下几个方面：

1.传统管理方式滞后，数字化程度不高

传统的档案管理方式局限性较大，整体工作模式均处于手动操作上，因此，导致人事档案数据及管理模式落后。此外，大多数单位计算机配置相对滞后，其性能无法满足数字化管理需求。同时，人事部门在录入相关数据时不够严谨导致数据不够准确，未做到实时更新，进而导致数据库参考价值不高，数字化管理实效性受阻，无法发挥其重要效能。因此，很难满足人事档案管理数字化需求，一直沿用传统档案管理模式，导致干部人事档案审阅烦琐，对档案存储与记录十分不利，影响其服务效能。

2.缺乏高素质复合型档案管理人员

开展干部人事档案管理数字化工作，需要组建档案人才队伍，档案人才除了需要拥有较强的信息化水平外，还需要具备良好的知识储备和专业能力。当前，既具备计算机技术，又懂得档案管理的复合型人才短缺，严重阻碍了干部人事档案管理数字化工作的有序开展。现阶段，档案管理部门人才缺乏并且缺少相应的人才培养体系，再加上档案管理人员不主动学习，导致其专业能力和业务水平无法得到有效提高，影响了人事档案电子数据开发的力度和深度。因此，要尽快普及对档案管理人员计算机知识和操作的培训，从而让干部人事档案管理数字化广泛应用。

3.档案资源未得到充分利用

现阶段，档案管理部门缺少对档案资源的有效利用，在日常管理过程中，对档案的查询和检索难度较大，并且在向相关人员或部门提供信息服务时对于资料查找所花费的时间较长，严重影响了部门服务质量的提升。将纸质资料转化为数字档案后，管理人员能够快速、准确地查找到人事档案资料。同时，数字化档案不会受到纸质磨损等问题的影响，只要存储档案的数据库未被损坏，那么数字档案将可以永久保存并随时查看。另外，由于纸质资料查找速度较慢，有的部门为节省时间，就不进行相关档案资料的查阅，导致档案资料未得到有效利用。因此，在保证数字化档案存储安全的情况下，进一步加大对档案资源的深入开发，将档案资料的作用发挥出来，是档案管理部门亟待解決的问题。

4.档案数字化普及度较低，信息化水平不高

以江苏省档案管理数字化工作为例，现阶段，江苏省国家机关单位部门中，仅有15家单位将人事档案转化为数字档案，并开展了数字化管理工作。其中，仅有1所高校对学生的档案进行了数字化管理，其余高校均处于筹备阶段，有10家国企单位开展了干部人事档案管理数字化工作。针对全国不同省份和地区而言，实现人事档案管理数字化的地区相对较少，大部分地区仍采用传统方式对档案进行管理。虽然部分地区构建了数字化管理系统，但是并未得到充分利用，仅对重要信息和档案进行数字化管理，其他档案资料仍为纸质档案，并未对档案信息进行充分的开发利用。

四、影响档案数字化发展进度的主要因素

1.理念因素

影响数字化档案发展进度的重要因素是“理念因素”。首先，人事档案记录了员工的个人信息，因此具有保密性。由于档案数字化普及程度较低，并且部分单位受到传统管理思想影响较深，阻碍了档案数字化的发展;其次，管理人员接触传统管理方式和管理模式的时间较长，无法快速接受新颖的档案管理数字化模式，对其缺乏了解和学习，在认知上没有形成相应的理念，也不愿意学习数字化档案的知识，严重阻碍了档案管理数字化建设。

2.管理因素

传统档案管理模式根深蒂固，并且制度和模式趋于完善，而对于档案管理数字化的管理体系和管理细则还没建立健全，因此，导致档案管理数字化制度缺乏明确的依据，使得下级管理部门缺少完善的管理制度进行参考，无法有序开展相关工作。

3.技术因素

信息技术作为开展档案管理数字化工作的基础，其在提高档案管理工作效率的同时，也存在信息安全问题。如果出现干部人事档案信息泄露的问题，就会对干部本人、单位甚至社会造成严重后果。因此，要确保干部人事档案信息的安全，但保护档案信息的安全，不仅需要投入大量的经济成本，也会增加管理人员的工作量，该问题严重阻碍了档案数字化的发展。目前，大部分管理人员由于缺乏良好的信息素养，在开展档案管理数字化工作时无法熟练掌握信息技术，尤其是老员工由于年纪大，不愿意学习新技术，阻碍了档案管理数字化工作的有序开展。

五、对建立健全干部人事档案管理数字化制度的研究

1.完善档案管理数字化准备工作

首先，在建立档案数字化信息平台时，档案部门需要对所有的纸质档案开展核查、归纳、分类、整理工作，保证纸质档案与数字化档案目标内容相一致。其次，根据纸质档案存储要求，补齐缺失的纸质档案信息。在补齐档案信息过程中，管理人员必须对补齐的档案进行鉴定，查验其真伪，保证档案信息的真实性和准确性。最后，对档案进行归档，上述三个步骤是档案管理数字化工作的关键内容，只有保证档案信息的真实性，才能够充分发挥档案信息具有的作用。当档案全部收齐后，就需要对档案进行归纳整理，以便于为后续管理工作的有序开展提供帮助。首先，管理人员需要将同一个人的信息整合在一起，并对整合的信息进行扫描、排序、装订和编目。其次，档案整理完成后，管理人员需要检查纸质档案是否与数字化档案信息相一致，确保数字化档案的准确性，同时形成档案的双重管理和保障机制，从根本上提高档案管理工作和服务工作的有效性。

2.保证管理系统的安全性

纸质档案作为记录员工个人发展经历的重要载体，对于干部未来发展有着直接的影响。虽然档案管理数字化降低了纸质档案管理中人为磨损、涂改等情况，但是信息技术仍然存在不安全性，严重影响了档案管理数字化工作的有序开展。因此，系统安全问题也是管理部门亟待解决的技术难关。最常见的信息安全问题是数据丢失和黑客攻击，这些问题严重威胁了档案数字化管理。其中，数据丢失、损坏等问题的解决，需要管理部门制定完善的档案管理和存储机制，可以利用移动硬盘、电子档案出入库记录、移动备份等设备和技术进行定期的备份和管理，避免出现档案信息丢失和损坏等问题。针对黑客攻击数据库系统的问题，是目前互联网行业很难突破的关键性技术难题，在这方面，档案管理人员要注意规范存储操作流程，避免点击各种不明链接，还要对系统设置防火墙和多重密钥，为数据提供安全技术保障。

3.提高管理人员的素质水平

干部人事档案管理数字化对于人员的要求较高，不仅需要具备档案管理的基础知识储备，还要对档案管理信息化操作熟练掌握，但是很多单位对人员培训方面的管理比较薄弱。在新时期，为了顺应数字经济的发展，相关单位要打造一支综合素质过硬的档案管理队伍，对档案管理人员加强档案管理数字化的培训和考核，解决当前档案管理人员素质参差不齐的问题。同时，还要根据档案管理数字化的实际需要，引进高素质的专业信息技术管理人才，为档案管理队伍注入新鲜血液，使相关工作有效实施。实施档案管理数字化还要成立干部人事档案专项工作领导小组，将骨干分子投入档案管理数字化建设中，组织档案管理人员参加档案管理技能培训，以此提升管理人员的业务水平。

4.明确各职能部门间的权责，提高服务水平

干部人事档案管理部门不是单一的独立部门，它需要和各种相关单位、部门联系沟通，协调工作，因此要明确各职能部门之间在干部人事档案处理方面的衔接规则和权责，从而更好地提高档案管理数字化建设水平。建立健全干部人事档案管理数字化制度最关键是要提升服务能力，这也是提高各机关单位办事能力的关键。在数字化档案管理平台上，要开通服务业务，将档案管理与服务管理一体化，同时要在区域内对数字化档案联网管理。一方面，给广大干部提供档案查询服务，另一方面，实现档案查阅与业务办理的跨区域服务。档案管理部门可以建立网站集群，从而扩大档案资源的覆盖面，提升服务能力。

六、结语

干部人事档案管理数字化是社会发展的必然趋势，在改革期间会遇到各种各样的困难和阻碍，但是这些困难和阻碍都阻止不了时代前进的步伐。档案管理数字化建设是一项系统性的工程，它需要档案管理部门切实落实工作需要，明确发展方向，推动干部人事档案管理数字化全面且深入地发展。

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（作者单位：重庆开放大学）

作者简介：刘岁梅（1982—），女，汉族，陕西韩城人，硕士，馆员，研究方向：人事档案研究。