浅议国有企业档案数字化建设问题及其解决措施

摘 要：随着我国社会经济体系的逐步完善，各行各业的发展模式与运营机制都发生巨大变化，数字化时代的到来，使互联网技术在各行各业中的应用更为广泛。国有企业中档案管理工作亦是如此，由最初的纸质档案管理逐渐向数字化、智能化管理方向发展，这是国有企业相关部门紧跟时代潮流趋势的突出表现，能够解决纸质档案管理的一些漏洞，并在很大程度上提高了档案管理工作的效率。就当前国有企业档案数字化建设的具体情况而言，仍然存在着一些亟待解决的问题。本文将针对这些实践过程中出现的具体问题提出几点与之相应的解决措施，希望对国有企业档案数字化建设有所帮助。

关键词：国有企业;档案数字化建设;现存问题;解决措施

国有企业的快速崛起，使之在我国社会经济发展中占据了重要位置。为带动其进一步发展，国有企业应迎合当前信息化时代的具体要求，对企业内部的档案管理工作进行数字化建设，有效提高国有企业档案数字化建设工作的实际效率，也是档案管理工作更为规范化的重要措施。档案数字化建设的有效落实，能够加强对国有企业内部档案的有机整合与利用，从而更好地提高企业的服务效率与服务能力，使国有企业的经济效益达到最大，更好地推动我国社会经济的稳定发展。

一、国有企业档案数字化建设过程中的现存问题

1.对档案数字化建设的重视程度不足

就我国当前国有企业档案数字化建设现状而言，大多数企业对档案数字化建设的重视程度不够充足，究其根本原因，还是对档案数字化建设的重要性认识不足。国有企业进行档案数字化建设，可以有效提升档案录入与存放的工作效率，相较于传统的录入方式而言，数字化建设后的档案存放与录入，只需要很短的时间就可以完成扫描，为档案管理人员节约大量的工作时间和精力。

此外，经过数字化建设后的档案，能够被彻底封存保管，使档案原文件的安全性得到有力保障，在很大程度上避免原文件丢失或出现遗漏的现象，这些都是国有企业档案数字化建设必然性的充分体现。许多国有企业在进行档案管理工作时，没有充分意识到数字化建设的重要性，导致企业内部的数字化工作严重落后，影响国有企业档案管理工作的正常进行，对企业档案管理与应用也没有引起足夠的重视。由于管理层的忽视，使得部分国有企业的档案室及相关工作部门无人问津，更不必说积极配合档案管理人员的相关工作，为档案管理工作带来巨大难题。这样的档案管理工作失去了档案信息存在的真正意义，无法对档案进行及时整合与处理，就难以在需要相关信息时进行有效查询。因此，国有企业档案数字化建设的进度与质量的高低，离不开企业内部管理者及相关部门的支持，企业对档案管理的疏忽会严重阻碍数字化建设。

2.档案管理相关工作人员缺乏专业素养

国有企业档案数字化建设工作的水平在很大程度上受到档案管理人员素质高低的影响，由于数字化建设所涉及的信息技术较为广泛，对档案管理人员提出更高的专业要求。档案管理人员不仅要掌握基本的手工整理档案的技巧，还要具备熟练应用现代化技术手段的实践经验，能够充分利用科学技术的便捷性与实用性，切实提高档案管理工作的效率，从而更好地为企业的发展做贡献。目前，有的企业为了节约资源，一般会让非专业人员兼职档案管理的相关工作，没有设立专职档案管理人员，即使有些具备前瞻性的国有企业，设置了专门的档案管理岗位，但工作人员由于专业素养达不到标准要求，也会使档案数字化建设工作严重滞后。我国大部分国有企业仍然停留在手工管理档案的阶段，这对国有企业档案数字化建设的推动是极为不利的。

3.档案管理相关的基础设备建设不完善

档案信息化建设需要大量基础设备，需要企业为档案管理部门配备相关仪器设备，部分企业会出现设备配置不完善的情况，导致部分工作难以顺利展开，而一些具备充足硬件配备的企业，也会由于设备缺乏定期维修管理、达到使用年限、设备更新优化速度较慢等原因，导致档案管理所需的计算机和相关软硬件设备无法正常使用，严重阻碍档案数字化管理的工作进度。

例如，扫描仪等相关仪器使用年限过长，会造成扫描出来的档案信息不够清晰，会对档案信息的录入造成一定的影响，这些原因都会导致国有企业的档案数字化建设工作难以顺利开展。

4.档案数字化建设缺乏专业的技术指导

国有企业档案数字化建设是一项极具技术含量的工作，对工作人员操作的规范性与科学性有极高要求。由于我国大多数国有企业对档案数字化建设工作仍然处于探索阶段，在具体实施数字化建设的过程中，管理者对可能出现的档案扫描具体流程、扫描方式、图像清晰度、色彩模式等技术的掌握情况严重不足。这是相关管理人员缺乏技术指导的表现，即使拥有数字化建设的硬件设施及展开条件，实际操作能力的缺失也会致使档案数字化建设受阻。

5.档案数字化管理有较为突出的安全问题

档案数字化管理在有效提高档案管理工作进度的同时，对档案的安全性也做出一定的考验，就当前国有企业档案数字化建设工作的具体情况而言，档案安全性所受到的威胁主要有以下三个方面：一是对电子档案管理设备监管力度的缺乏，如移动硬盘、光盘等电子档案存储设备，难以通过有效保管方式进行监管，因而有可能会出现电子档案丢失或泄露等问题;二是由于国有企业工作事务繁多，所记录的档案信息数量十分庞大，实体性的档案信息本就难以妥善保管，因而在将纸质化档案转变为电子形式的过程中，可能会出现部分档案信息丢失或遗漏的现象;三是当前大部分国有企业档案数字化管理的通病，企业没有对数字化环境进行有效监管，使得电子档案存在的网络安全难以得到有力保障。一些国有企业为节约资源，将所有部门连接共同的网络配置，导致不法分子趁机连接企业网络，盗取相关电子档案信息，造成企业内部文件的泄露，使企业遭到重创。

6.档案数字化建设体系机制建立缺失

随着档案数字化建设工作的逐步推进，我国档案局也颁布纸质档案数字化的相关标准，针对这一规范要求，我国各地政府及相关部门也出台了相应的技术指导，便于国有企业档案数字化建设更为顺利。由于，国有企业档案数目过多，档案信息的具体分类也存在差异，这就导致政府部门的统一规范难以符合国有企业自身档案管理的实际情况。国有企业若仅依据国家统一标准开展档案数字化建设工作，则会导致一些不适合相关标准的档案信息难以正常存储和应用。

总而言之，国有企业内部缺乏对档案数字化建设机制的有效建立，缺少对自身档案管理的充分认识，这使得档案的数字化过程缺乏明确的标准与制度，造成数字化建设工作的滞后。

二、针对当前国有企业档案数字化建设现存问题的具体解决措施

我国国有企业档案数字化建设仍然处于探索阶段，因此，对现存问题进行有效改善是一项需要付出长期精力的艰巨任务。笔者在分析相关研究成果后，总结出以下几点具体解决对策：

1.国有企业应加强对档案数字化建设的领导工作

国有企业档案数字化工作的开展，是为提高企业的经济利益和工作效率，通过档案信息所得出的分析结果，为企业领导层提供更为准确可靠的决策依据，从而做出更利于企业发展和决策。因此，国有企业更应将档案数字化建设纳入企业工作的重点内容，着重加强对档案数字化管理工作的领导力度，充分意识到数字化建设的重要性与必要性，对相关管理者和工作人员的责任分配进行明确。并在人力、物力、财力等方面予以大力支持，对档案数字化工作重视程度的加强，能够有效推进企业工作的顺利进行。

2.加强档案数字化管理人才队伍建设

具有充足专业素养的档案管理人才，是档案数字化工作顺利进行的前提条件。因此，企业更应该加强对数字化工作人才队伍的建设，使其能更好地服务于档案数字化管理工作中。人才队伍建设方式应从以下三个方面具体展开：其一，要加强对人才的选拔力度，在对档案管理工作者进行筛选时，要着重注意应聘者的专业素养与实践能力，判断其是否符合档案数字化建设工作的具体要求。保留兼具专业素养和实践能力的高素质人才，使之更好地投入国有企业档案数字化建设工作之中，更好地带动数字化建设的发展与进步;其二，要保障工作人员的具体数量。由于档案数字化工作量较为庞大，需要有充足的人员基础，才能够完成相关工作，因此，国有企业要保证具有充足的人员储备。一些具有外包能力的企业可以聘请专业机构加以辅助，不具备外包能力的企业，可以在企业内部其他部门调取具备相关工作能力的人员进行协助，调动企业全部力量，更好地推动档案数字化建设的进程。与此同时，企业应安排一名专业的计算机领域人才进行数据库和网络安全的相关管理，从而为档案数字化建设提供更为专业的工作条件;其三，要对档案管理人员进行专业素养的提升，使加强学习的观念深入工作人员的工作与生活中，不断提升自身专业技能并学会使用计算机网络及其他信息技术，对档案数字化相关功能以助力。企业还可以为工作人员开展定期的培训，加强了解行业内部的最新资讯及档案数字化过程中的各项规章制度，进一步学习数字化建设的实际操作流程，确保档案数字化管理工作得以顺利进行。

3.完善档案数字化建设相关的软硬件设施配备

完善的软硬件设施配备，是档案数字化工作得以顺利进行的物质基础，也正因如此，国有企业更应加强对档案数字化建设的资金投入，将工作开展所需要的资金纳入国有企业的整体经济预算之中。有一定经济条件的国有企业，也可以为档案数字化建设设立专项资金，使之专门应用于档案数字化建设工作之中。为更好地推动数字化建设的进程，国有企业应为档案室配备计算机、扫描仪、移动硬盘等相关软硬件设备，并安排专业的维修技术人员进行及时优化与更新。更好地应用于档案数字化建设工作之中，为数字化建设工作提供有力的技术环境。

4.提高档案数字化管理的安全性

数字化管理模式的应用，虽然在极大程度上提高了档案管理的工作效率，但同时也对档案信息的安全性提出巨大考验。因此，若想要进一步提升数字化管理的安全性，可以通过做到以下几点达到目的：首先，国有企业应加强对数字化建设工作的资金投入力度，为档案室购置相关的存储设备，使档案的安全性得以加强;其次，档案室应加强对数字化建设过程的监管力度，对工作人员进行明确的责任划分，使每一个工作者都能够各司其职，负责好自己的工作任务，充分发挥各个部门的工作职能，从而避免数字化过程中出现档案丢失或泄露的问题;最后，企业及相关管理部门还可以引进计算机网络安全技术人员，为数字化建设提供强有力的技术支持。此外，安全管理人员还应加强对档案安全性及保密性的检查力度，当发现安全隐患时，要进行及时整改，出现责任事故时要对相关工作人员追责，严格按照工作规范予以惩罚。同时，对档案室内部的计算机进行专用网络配置，加强计算机防火墙的设置，并及时更新病毒库等措施，也能够在一定程度上提高网络环境的安全性。

5.建立健全档案数字化工作的相关制度

只有拥有规范明确的档案数字化工作制度，才能进一步为档案数字化建设保驾护航。国有企业在对档案数字化建设进行工作制度建立时，除了要遵循国家及政府相关部门统一下达的纸质档案数字化要求以外，还要充分结合企业自身的实际情况，制定出符合本企业发展需求的工作制度，使之更好地服务于企业的发展。完善档案数字化工作制度，包括数字化建设工作的诸多方面，如档案整理的统一标准、图像扫描技术的具体规范情况，以及对档案安全性的加强等。档案数字化工作所涉及的环节，都应安排专业的工作人员进行严格把控，规范数字化工作的各个流程，掌握档案掃描的正确方式，对扫描分辨率和色彩模式等具体要求也要做出明确规定。国有企业档案数字化工作制度的建立，能够确保档案数字化工作的质量，使数字化建设的进程更为规范。同时，工作制度的建立还应包括奖惩机制的实施，对于在档案数字化工作中具有杰出工作表现的工作人员及相关部门，可以予以相应的物质奖励，充分树立杰出工作者的榜样形象，使之更好地影响和带动其他人员的工作积极性。相反，对于一些做出不利于企业发展行为的工作人员，如故意泄露企业内部档案信息，或出于个人利益将档案信息贩卖给不法分子等行为，管理者也应遵循数字化工作的规章制度，对其进行严肃处理，坚决杜绝此类现象再次发生。

三、结语

综上所述，国有企业档案数字化建设工作的进一步推进，对档案管理工作效率提高具有十分显著的现实意义。同时，也存在一些难以避免的实际问题，国有企业的相关管理部门应按照国家的统一标准，并结合自身企业档案信息的具体管理情况，有针对性地解决此类问题，使档案数字化建设进程加快步伐，为企业经营者的决策判断提供更为坚实可靠的信息依据，更好地带动国有企业的经济发展。

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（作者单位：山东省滨州五海自来水有限公司）

作者简介：闫芳（1980—），女，汉族，山东滨州人，大学学历，中级，馆员，研究方向：文书、工程档案整理，人事档案的整理、审核、修复、档案数字化建设。