新时代数字档案馆档案信息服务研究

摘 要：新时代档案馆加强数字化建设目的在于与时俱进地融合先进技术和档案管理，为用户提供更加优质的档案信息服务。鉴于此，本文以新时代数字档案馆档案信息服务为研究内容，从用户角度构建多种数字档案信息服务模式，旨在提高新时代档案信息服务水平。

关键词：新时代;数字档案馆;档案信息;重要作用;服务特征;服务模式

在现代科技高速发展的大环境中，各行业的创新、持续发展都应注重对先进技术的应用，确保持续提升新时代的发展活力。在信息技术高速发展背景下，档案馆应满足新时代对档案信息服务提出的新发展要求，加快数字档案馆建设，满足档案事业的持续发展需求。无论是传统档案馆，还是新时代的数字档案馆，都要始终以服务用户的信息需求为工作落脚点。因此，新时代数字档案馆建设应重视档案信息用户服务建设，积极构建适应新时代用户需求的档案信息服务模式，推动我国数字档案馆建设的可持续发展。

一、数字档案馆建设的重要性概述

1.大幅度提升档案信息服务品质

基于工作方式和工作内容的角度而言，传统档案馆工作局限于简单的档案信息收集与保管，只是为档案信息利用者提供档案借阅、在馆阅读等服务，且档案文献以实物为主，档案管理服务效率和质量不高。同时，传统档案馆服务对象相对单一，以用户上门寻求档案信息的被动服务为主。数字档案馆具有一定的开放性，可以通过网络技术平台快速向世界各地的档案信息利用者提供所需要的个性化服务，并且可以通过分析档案利用者的以往信息需求内容，主动向其推送相关的档案信息，以此化被动为主动地提供档案信息服务，大幅度提升档案信息服务品质，促进了档案信息资源价值的提升。

2.实现档案信息共享

传统档案馆提供的档案信息服务以文献实物为主，且服务方式以文献资料借阅、在馆阅读等方式为主，使得档案信息利用存在区域壁垒，不仅影响档案信息服务效率和质量，还难以最大程度地挖掘档案信息利用价值，一定程度上制约了档案管理效能。数字档案馆可通过融合互联网、云计算等信息技术实现档案信息的共享，能够实现档案信息价值的增值。同时，在新时代数字档案馆环境中，档案信息传递和收集更加快速和便捷，尤其是在档案信息服务与利用中，用户可以利用电脑通过关键词方式快速检索到所需要的各类档案信息，使得用户可以在档案信息利用中获得优质体验。

3.有益于档案管理工作优化发展

数字档案馆建设是在档案管理领域中广泛应用计算机技术、云计算等现代先进技术手段，以此创新和完善档案管理理论、技术和方法等，从而有利于档案管理工作创新发展，对档案事业的健康发展具有良好的促进作用。因此，数字档案馆建设对档案管理工作的优化发展具有积极意义。

4.有益于国家综合信息系统建设

在國家信息产业发展程度评价中，国家综合信息系统建设完善程度是关键的一项指标。国家信息系统主要包括全部学科领域的文献、图书馆和档案服务。由此可见，国家综合信息系统建设与发展，也取决于档案信息系统的建设与完善。数字档案馆建设是以档案管理和先进信息技术手段相结合，建立数字化档案信息系统的管理手段，这样既可以促进档案信息系统功能的完善，又可以借助于网络信息技术的应用优势来提升信息系统的综合服务能力。由此可见，我国加快数字档案馆建设不仅是单纯提升档案信息服务水平，还是国家综合信息系统建设发展的重要支撑。

二、新时代数字档案馆档案信息服务的主要特征分析

数字档案馆信息服务是新时代档案管理者充分利用高效、便捷的信息技术手段，为用户提供便捷、高水准的档案服务。因此，数字档案馆信息服务相比传统档案馆，在服务资源、服务内容等方面都存在显著的特征，总结如下：

1.档案资源数字化

在数字档案馆建设中，通过数字化方式处理传统纸质档案、视频资料等，使得各类档案信息能够以计算机可处理的字符编码、影像资料等形式，存储在光盘、云盘等大容量存储装置中。通过这种方式，既可以节约大量的档案馆存储空间，又可以为档案信息利用者更加便捷地获取信息提供支持。不仅如此，档案资源数字化可以大幅度提升档案信息保存的安全性，降低了虫灾、温湿度等因素的负面影响，数字化档案保存方式不再以传统纸质方式进行保存，只需要做好相应的网络安全防护工作，制定相关的规范性措施和条例来规避相关人员的不规范操作，就能够保证档案信息的完整性和准确性。

2.服务内容多样化

在数字环境中，用户获得的档案信息往往是以文字、声音、数字视频等多种方式呈现出来的。同时，数字档案馆与数字化图书馆、博物馆等共同构成国家信息基础结构体系，信息利用者可以在数字档案馆中查阅档案信息，还可以通过此渠道获得知识。此外，传统档案信息服务以单一纸质方式进行保存，不仅影响档案信息服务水平和质量，还不利于保证档案安全和信息的完整性。在数字环境中，档案信息可以通过磁盘、缩微品等多种载体进行存储，为更好地利用档案信息提供了支持。具体来说，在数字环境中，档案信息存储载体变得多样化，用户可以在网络环境中，根据自身需求登入档案管理服务系统，并采取关键词等方式进行检索，即可快速获得多样化、信息精准的档案信息服务，大幅度提升档案信息利用效率和质量的同时，还可以促进档案信息价值的增值。

3.信息利用共享化、网络化

在数字环境中，新时代数字档案馆可以通过网络手段整合不同地区、不同载体的档案资源，并可以在档案信息系统支撑下，实现高效、便捷的分类管理和服务，从而结合档案信息用户的实际需求，通过系统自动分析提供便捷且精准的档案信息服务。在此过程中，档案信息服务主要以网络为基础来传播和共享档案信息，这使得档案信息利用实现了网络化和共享化发展。其中，强调档案信息共享具有双层含义，一是数字档案馆可以在网络信息共享支持下，提供自身馆内没有的数字档案信息服务，原因在于数字档案馆可以在获得档案信息用户信息需求的情况下，通过网络共享方式将其他站内的信息呈现给用户;二是数字档案馆可以结合用户需求，主动以网络在线传递方式提供给用户所需的档案信息服务，以此实现档案信息共享。

4.馆藏资源海量化

数字档案馆具有开放性特征，资源共享是数字档案馆的重要特征之一。因此，数字档案馆在档案信息服务中，可以提供自身馆藏实体档案信息服务的同时，还可以通过网络互联、资源互借等方式以及庞大的档案信息服务系统，使得各个地区的数字档案馆馆藏资源整合起来，并成为档案信息管理系统中的一个重要支点，这样一来，数字档案馆的馆藏资源可以海量化。另外，在互联网时代，基于网络的互联交流模式能够产生巨大能量，众多的数字档案馆互联，将构成信息量巨大、服务功能强大的档案信息资源网络，满足用户对档案信息的多元化和个性化需求。

5.信息检索智能化、便捷化

在数字环境中，数字档案馆检索技术更加先进，能够以档案信息为基础进行智能式的人机交互，这样既可以大幅度提升检索的便捷化水平，又可以让用户得到新时代所带来的全新体验。具体来说，用户可以直接使用自己的语言与档案信息系统进行交互，从海量档案信息资源中快速寻找到所需要的档案信息资源。另外，在数字档案馆信息服务系统中，大量经整合的数字化档案资源的开发利用，不再受时空的限制，而是可以在网络互联的自由空间中快速传递，并且用户能够在网络环境中不受约束地访问档案信息系统，获得满足自身需求的数字档案信息。

三、新时代数字档案馆档案信息服务模式分析

数字档案馆信息服务是在分布式网络和计算机技术应用支持下，围绕档案信息用户和用户系统，并基于档案信息资源来提供信息服务，支持用户自主处理信息、解决实际问题的数字化信息资源管理和服务系统。因此，数字档案馆信息服务模式的构建，应基于用户服务视角研究个性化、分布式信息等服务模式。

1.个性化服务

新时代数字档案馆基于档案信息提供的个性化服务，主要着眼于各档案信息用户的个性化需求，充分利用信息技术手段来提供相应档案信息服务，且借助于信息手段保障信息服务的质量和效率。个性化咨询是基于视频、邮箱等建立用户信息数据库，准确定位用户对档案信息的实际需求，随后针对性调整档案信息服务角度和内容。在此过程中，档案管理人员应充分利用先进网络技术和参考源，充分采集档案信息用户所需要的档案信息，随后将符合用户需求的信息服务内容，借助于便捷的网络渠道将其推送给用户，以此实现档案信息个性化服务目的。

在数字档案馆信息个性化服务中，具体包括三方面的内容，一是打破时空的个性化服务，即档案信息用户在任意时间点和任意地点形成档案信息需求的情况下，要及时提供相应的信息服务，及时满足于用户的实际需求;二是服务内容的个性化，结合档案信息用户的个性化需求展开定制的档案信息服务，结合具体的用户提供多元的信息服务，真正做到针对信息用户来提供个性化信息服务;三是服务方式的个性化，在服务方式选择上要充分考虑用户的特征，据此开展针对性强的档案信息服务。

2.分布式信息服务

数字档案馆分布式信息服务模式是由总咨询台负责的一般指引性咨询服务，要求档案馆各部门建立档案信息咨询岗位，具体负责档案信息用户的信息咨询服务工作，通过这种方式，为用户提供高效的档案信息服务。在实践中，分布式服务模式的执行具有显著优势，既可以促进数字档案馆人力资源、文献资源的优化配置和利用，又可以促进现代技术手段和传统档案信息服务手段的综合使用，对提高数字档案馆信息服务工作质量和效率具有良好的促进作用。但不可否认的是，分布式信息服务模式在数字档案馆信息服务中发挥了应有价值，前提是在咨询专家、计算机技术转化和数字档案馆精诚合作的基础上，分布式信息服务要涵盖网络服务和传统服务，应在系统设计、资源配置等方面进行集成发展，以此建立打破时空局限性的全方位信息服务模式，满足于各档案信息用户对档案信息真实需求的同时，可以快速推动数字化档案馆信息服务事业的发展。

3.信息增值服务

随着现代技术的发展，人们可以充分利用各项科技手段高质高效地完成具体工作，使得相关信息资源海量增长。在具体工作时，要保证工作高质高效地完成，确保大量信息提供支持。而海量信息中，存在大量无价值的信息，且这些垃圾信息难以识别。

同时，绝大部分的用户在信息挖掘方面缺乏相应的能力，随之对档案信息增值服务提出了更高的要求。正因如此，档案馆传统信息检索方式已经满足不了用户对信息的及时性和可接受性要求，要求数字化档案馆对档案信息进行分析加工处理后，以综合方式呈现档案信息，满足用户对海量有价值的档案信息的真实需求。具体来说，数字档案馆在提供档案信息服务时，不得局限于简单的档案信息检索和传递，还要对海量档案信息进行筛选，为用户提供有价值的信息。

另外，信息增值服务目的在于向用户提供具有知识内容的增值信息产品，这要求档案管理人员必须对海量档案数据信息进行深加工处理，为用户提供有价值的档案信息，并且要主动、动态关注用户对档案信息的真实需求，才能为其主动提供相应的档案信息服务，全面提升档案信息服务水平。

4.其他要求

要想提升新时代数字档案馆档案信息服务水平，除了明确上述提到的各项信息服务模式以外，还有必要重视档案馆档案管理人员信息服务素养水平的提升。一方面，对于数字档案馆来说，相关领导需明确档案管理人员重视档案信息服务相关知识的学习，掌握档案信息服务方法、技巧，能够了解档案馆档案信息系统的运作，利用档案馆档案信息系统做好相关档案信息资料的收集、分析整理、存储管理、利用等相关工作，提高档案馆档案信息资源的利用价值。另一方面，定期对档案管理人员进行培训教育，通过培训教育提升档案管理人员的数字化档案建设理论知识水平、实践能力技巧。使档案管理人员在掌握档案信息化管理、服务方式方法的基础上，能够合理科学地利用防火墙技术、安全密钥技术等，全面提升数字档案馆档案信息服务质量及安全水平。

四、结语

信息技术的发展与广泛应用，对档案信息收集、管理和服务利用等一系列工作提出了新的要求。传统档案信息服务模式已经满足不了新时代档案信息用户的实际需求，要求加强新时代数字档案馆建设的同时，结合自身实际，探寻适合自身的数字档案信息服务模式，最大程度上满足用户对档案信息的个性化和多样化需求，不断提高档案信息资源服务发展、服务民生发展的水平，最终为我国档案事业的持续发展保驾护航。

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（作者单位：邹平市档案馆）

基金项目：本文系山东省档案学优秀成果，编号：（2020-1-68）。

作者简介：吴敬仰（1971—），女，汉族，河北唐山人，本科，副研究馆员，研究方向：档案管理。