工伤保险业务档案管理信息化推进措施探讨

摘 要：工伤保险业务档案管理信息化是时代发展的趋势，不仅是优化档案管理、提升服务质量的需要，还是促进工伤保险事业发展的需要。但是，在工伤保险业务档案信息化建设中存在着一定的问题，如档案信息化管理的层次不一、安全性较差，缺乏相应的复合型人才等。因此，需要通过采取有效措施，创新档案管理方式，让档案管理更好地为社会保险业务服务。本文阐述了工伤保险业务档案管理信息化的内容，分析了工伤保险业务档案管理信息化中存在的问题，然后对其推进措施展开探究。

关键词：工伤保险;业务档案;信息化管理;措施

工伤保险业务档案指的是辦理工伤保险业务中形成的资料、文档等，档案信息化主要利用信息技术对其进行转化，完成档案信息的数字化，实现信息传递、接收、利用的一体化。工伤保险业务档案管理信息化是一项比较复杂的工程，其中涉及各种技术层面的要求，并且还包括相应的信息资源开发以及人才培养等。在这样的情况下，就需要结合时代发展的需求，积极探索新的档案管理方式，提升工伤保险业务档案管理信息化水平。

一、工伤保险业务档案管理信息化概述

1.工伤保险业务档案管理信息化的特征与目标

首先，工伤保险业务档案管理信息化具有一定的实用性、共享性。在工伤保险业务的发展中，有大量信息落实在工伤保险业务档案中，通过对相应数据文件进行总结，在系统中记录相应的结果，数据存在共享性，保险中心还应完善信息自助平台。其次，工伤保险业务档案管理信息化的主要目标是降低成本、提高工作效率。在档案管理信息化中，大多使用电子档案管理方式完善档案，有效减少人工成本。同时，工伤保险档案的使用频率较高，随着社会保障体系的完善，通过优化保险档案的功能，使其更好地为社会保险业务服务。

2.工伤保险业务档案管理信息化的原则

首先，数字化原则。工伤保险业务档案信息化的过程也就是数字化的过程，即信息输入、接收、管理的数字化。在信息输入过程中，先将传统的档案信息输入计算机，然后进行查询，或者利用计算机提供相关服务。在信息接收和管理过程中，应了解电子文件的运行特点，明确归档要求以及管理规范，及时将档案信息进行归档，并统一文档格式。其次，标准化原则。（1）在档案信息化过程中应坚持信息采集的标准化，根据档案管理的相关规定对档案信息进行录入和标引;（2）在档案储存方面坚持标准化，结合相关规定明确相应的储存方式;（3）在档案信息化建设过程中坚持标准化原则，工伤保险业务档案信息比较特殊，在档案信息化过程中应有层次性的建设，并明确对应的适用范围;（4）档案管理软件的标准化，应统一档案管理软件。最后，网络化原则。工伤保险业务档案管理部门应充分利用信息技术完成信息检索，借助档案管理系统提升工作效率，确保资源的共享性，通过坚持网络化原则，实现档案数字化。

3.工伤保险业务档案管理信息化的重要性

首先，工伤保险业务档案管理信息化是优化档案管理的需要。在当前的管理模式下，工伤保险业务的档案资料大多数是参保档案、医疗待遇审核档案等，在每一个征缴年度，档案资料的原件都需要借助人工进行分类与整理，花费大量的时间与精力，所有的原始档案件都存放在档案库中，占用较大的空间，想要查询资料十分困难，而档案管理信息化则能够有效解决这一问题，快速完成资料检索与查阅。其次，提升服务质量的需要。参保人员享受的每一项待遇都需要相应业务档案提供资料，并且与参保单位的信誉也有一定的关系，通过加强档案管理信息化，对提升信息价值以及服务质量有着较大的意义。最后，促进工伤保险事业发展的需要。工伤保险是社会保险中的一种基本保险，随着社会保险缴纳人数的增加，相应的档案管理工作量逐渐加大，工伤保险业务档案管理也成为比较重要的工作，加强信息化管理能够更好地适应时代的发展，并且与工伤保险事业的发展需求相适应。

二、工伤保险业务档案管理信息化中存在的问题

1.各地档案信息化管理层次不一

部分领导人员对工伤保险业务档案管理的重要性缺乏足够的认识，以至于各地区档案管理信息化的程度不相同，部分地区的信息化水平较低或没有应用新的信息化档案管理系统，还有部分地区虽然使用了档案管理信息化系统，并且建立了相应的数据库，但是存在应用盗版软件的情况。总的来说，其主要原因是对档案管理信息化缺乏专业的认识，导致在实际管理中存在管理层次不一等现象，这种信息化程度各不相同的现象与当地的经济发展水平以及政府的重视程度等有很大的关系。

2.档案管理难度增加

随着社会保险覆盖范围的扩大，参保的对象逐渐增加，相应的工伤保险业务档案数据不断增加，在管理方面存在一定的难度。同时，在城乡一体化的推进过程中，居民迁移也会导致档案信息的增加，并且更加复杂化，进而影响部门的工作效率。档案部门是社会保险中较为独立的一个部门，与其他部门之间缺乏有效的沟通，而档案管理与业务办理之间有着较大的关系，与业务办理的效率息息相关，如果将这两项加深融合，则会大大提升工作效率，完成增强档案部门与各部门之间的联系。同时，档案管理信息化与传统的档案管理方式有很大的不同，在存储方面，信息数据的存储相对较为安全，能够防止资料丢失，但同时也会出现数据信息被篡改等现象，在管理方面需要提升管理水平，限制访问系统的用户身份，只有这样才能够提升档案管理质量。

3.档案管理信息化安全性不高

在工伤保险业务档案管理中，信息安全是信息化建设中非常重要的一个问题，一旦系统出现数据被盗取等问题，则可能会泄露大量的用户信息，从而造成较大的损失。工伤保险档案信息对于民众来说是非常重要的资料，是其在工伤报销中重要的凭据，是不允许被他人盗取的。同时，与传统的档案管理相比，档案管理信息化的资源共享是其优势所在，在数据的交互中，能够突出档案的价值。

4.缺乏高水平的档案管理人才

在工伤保险业务档案管理信息化建设中，高素质、高水平的复合型人才匮乏对档案管理信息化有较大的影响，兼具档案管理学以及计算机技术的人才不多，部分地区依然采取分工协作的方法，共同管理档案信息。由于人才的缺乏，在一定程度上限制了工伤保险业务档案信息化建设的步伐，档案管理人员对信息化技术的学习兴趣较低，不注重提升自身的综合水平，导致自身能力的提升较为缓慢。相关部门在组织人员培训方面也缺乏一定的积极性，没有真正注重对复合型人才的培养，因此只有定期组织开展信息技术的培训活动，才能够促进档案管理人才的自身水平提升，从而更好地推进工伤保险业务档案管理信息化建设。

三、工伤保险业务档案管理信息化的推进措施

1.提高重视，加强档案信管理信息化建设

想要推进工伤保险业务档案管理信息化，相关部门需要积极转变观念，重视工伤保险业务档案管理信息化工作，只有从思想上加以重视，才能够解决当下存在的各种问题。首先，树立档案意识，了解档案管理信息化的重要性。提高对档案管理信息化的重视程度，并不是简单地更换系统，而是全面革新，树立正确的管理理念。其次，领导人员应充分发挥自身的带头作用，构建现代化的管理模式，结合工伤保险业务档案管理的特点，优化人员配置、合理分配设备等，构建良好的工作氛围。最后，加大宣传力度，通过借助官网、微信、微博等平台，大力宣传工伤保险业务档案管理信息化的具体内容以及相应标准，严格落实并执行《中华人民共和国档案法》及《社会保险业务档案管理规定（试行）》等法规，避免档案管理工作的随意性。

2.提升档案信息化的效率

首先，档案数字化主要是指将纸质档案或者实物档案等通过扫描转化为图片，并将图片中的文字转化为文档，完成纸质档案的数字化。对于声像档案，主要是利用转录设备，将其连接计算机，然后转为相应的音频文件或者视频文件;对于实物档案，通常是借助摄影等方式形成相应的文件，并根据图片或者声像档案的方式来处理。在工伤保险业务档案管理信息化中，业务与档案系统衔接与共享，通过利用业务系统中的相关资源，有效防止档案系统的重复录入，从而提升档案数字化效率。其次，档案信息的编目。编目通常在档案数字化之后进行，如果档案没有完全实现数字化，也可以先进行目录数字化，在以往编目的基础上进行计算机编目，充分利用计算机，提升档案管理的效率，该方法具有极强的操作性，并且不需要耗费大量的人力，工作量不大，有助于提升管理效率。再次，档案信息的检索。编目主要是为了提升检索效率，在档案信息化过程中，检索是十分重要的一部分，也代表着档案信息化的水平。在档案的分类方面，具有一定关联性的档案经常分布在各信息门类中，比较局限，只有跨门类进行检查，才能够提升检索效率。在技术层面，需要进行跨库、跨表检索，从档案体系以及检索词这两方面来提升检索效率，满足检索的要求。最后，档案信息的传输。信息传输有很多种路径，网络服务模式是一种新的途径，主要是利用计算机和档案编研，将档案信息内容以电子文献的方式通过互联网传输至决策人员，为其提供相应的依据。

3.提升档案管理信息化的安全性

工伤保险业务档案管理信息化能够利用网络完成传递，由数字代替以往的文字资料，在数据信息的传递过程中，流程会更加简洁，没有以往签字、盖章等较为烦琐的过程。但是，这也可能影响数据信息的真实性以及完整性，在数据信息的传递过程中，很容易出现信息丢失、泄露等各种意外事件，想要避免此类问题的发生，就需要加强档案信息的管理工作，在数据录入过程中，应加强管理，并做好资料归档工作，保证数据信息的录入正确和完整;对于已经录入的数据信息，还应利用相应的计算机技术进行加密，防止数据信息在传递中被恶意篡改或者出现泄露等现象。同时，档案管理人员应做好备份工作，档案管理信息化会使原始档案与档案信息分开，为了确保档案的真实性、完整性，应保管好原始档案资料。对于档案信息应做好相应的分类以及归档工作，并加强对机房的维护，定期杀毒，防止计算机被病毒侵入，通过信息技术实现档案数据信息的共享，提升业务办理的效率，简化相应的办理流程。除了工伤保险业务档案信息的共享之外，還可以借助大数据将社会保险相关的基础资料实现开放，真正做到档案管理的共建共享，为社会保险业务服务提供便利。

4.完善档案管理信息化体系

工伤保险业务档案的信息化建设主要是为了更好地适应企业的发展，加快人员对工作的适应，档案管理人员应明白档案管理信息化的价值与作用，加快档案信息化建设的速度。同时，根据档案规划情况，构建完善的档案管理系统，提升档案信息管理的有效性，档案管理人员还应结合档案管理信息化的速度，完善具体操作计划、确定工作流程，增强档案信息的管理质量。加强软件以及硬件建设也是档案管理信息化的重要部分，通过采取防火、防尘等措施加强档案室的管理，营造一个良好的档案管理环境，提升档案管理信息化质量，并且实现安全业务对接。在硬件建设方面加大资金投入力度，结合工伤保险业务档案管理的实际需求，优化配置相应的软件和硬件设施，提升档案管理的信息化水平，并借助档案管理系统设计各种功能不同的模块，实现资源共享。

5.提升档案管理人员的综合水平

人才是档案管理中非常重要的部分，也是不容忽视的部分，从事档案管理工作的人员应具有较高的综合素质，其自身综合素质的高低会对档案管理工作的效率和质量产生一定的影响。在工伤保险业务档案管理信息化中，急需一批专业水平高、业务能力强的人员，档案管理信息化是新时代的必然趋势，并且对档案管理人员提出了更高的要求，档案管理人员必须具备较强的业务水平，具有认真务实的良好素养，提升自身的综合水平，严格遵守相关的法律法规，规范并约束自身行为，不玩忽职守，敬岗爱业。首先，在信息安全方面，档案信息不管是在云端还是在本地储存，都面临一定的丢失风险，而档案信息又属于居民的隐私，做好保密工作十分重要，因此档案管理人员应加强学习信息安全技术，在实际工作中做好数据备份，防止出现档案信息丢失等现象。其次，提升档案管理人员的自身技能，档案信息化需要先完成一些基本的工作，如资料整理、扫描等，档案管理人员必须要有足够的耐心，在档案影像化过程中把控好资料的录入准确性。最后，加强人才的引进。工伤保险业务档案管理信息化离不开高素质人才，档案管理人员必须具备较高的业务水平，在人才的引进中，应完善人才招聘制度，通过与高校合作，引入优秀的毕业生，为档案管理队伍注入新的活力。同时，对于现有的工作人员，应为其提供培训学习的机会，邀请行业专家开展讲座，或者采取外出进修等方式，提升其自身的专业水平，满足新时代档案管理的相关需求，从而更好地为社会保险业务服务。

四、结语

在信息时代背景下，工伤保险业务档案管理信息化是一种必然趋势，也是优化档案管理、提升服务质量、促进工伤保险事业发展的需要。不过，在档案管理信息化过程中还存在着一定的问题，在一定程度上限制了档案管理信息化的发展，因此应加强档案管理信息化的建设，提升档案信息化的效率，提升档案信息化管理的安全性，完善档案管理信息化体系，提升档案管理人员的综合水平等，推进工伤保险业务档案管理信息化，从而更好地为社会保险业务服务。

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（作者单位：临沂市兰山区社会保险事业中心）

作者简介：孙静（1968—），女，汉族，山东临沂人，本科，副研究馆员，研究方向：社会保障、社会保险档案管理。