新时代对档案管理及资源开发利用的思考

刘琼华

摘要：近年来，随着社会的不断发展，各单位必须要对档案管理方式进行有效的改革，以此谋求获得更大的发展空间。档案在管理优化的过程中，可借助云计算、大数据等多种信息化的服务模式，来有效提高档案管理的工作效率，降低单位档案管理的运营成本，防止资源浪费，提高单位的综合管理效率。本文即分析了各单位档案管理的现状，探讨了在大环境背景下各单位如何采取有效措施提升档案管理水平。

关键词：档案;资源管理;开发

引言

面对新形势，档案管理工作中涉及到的巨大信息资源越来越受到社会广泛关注。开发利用档案信息资源具有非常高的价值，对国家经济建设、科技进步都有很大的促进作用。时下，档案管理的工作中，对于档案信息资源开发利用普遍受到了重视，但也存在一些问题。例如，有的行业、单位存在对档案信息资源开发利用认识不足、重视程度不够等。有鉴于此，本文对档案资源开发与利用相关问题进行一些创新研究与思考，以期与大家进行切磋、交流取得共识。

1档案开发利用存在的主要问题

1.1档案开发利用无法满足时代要求

一段时期，我国档案工作发展相对缓慢，如管理模式、管理手段都相对落后于时代的发展。随着信息技术和大数据技术的发展，并广泛运用于档案管理工作中，已经由过去的纸质档案管理转变为数字化管理。但很多档案管理人员并未适应档案管理工作的这种调整，依然停留在传统阶段，没有积极主动地调整、改革、提高档案管理能力，也没有深入进行档案管理方法的优化，过于被动，缺乏主动创新精神，致使档案管理工作无法完全适应时代的发展。在信息化时代，急需制定标准的管理规范和制度体系来指导档案资源的开发与利用工作，无章可循，导使档案管理工作效率不高;在档案信息化转型中，没有深入挖掘档案信息管理软件的功能，只停留在档案资料的电子化存储，网络信息系统的强大功能未得到充分利用。这些问题都导致档案开发利用的效果无法达到要求。

1.2人才紧缺问题

大数据技术在档案管理行业的广泛应用和快速发展，对大数据人才的需求会越来越大，目前大数据分析专业在国内仍属新兴专业，虽然部分高校已经开设了大数据专业，但相关人才的培养还远远满足不了市场的需求。一边是海量的各单位、各部门需求，一边是巨大的人才缺口，各行各业所需的精通数据挖掘、数据分析、数据库建设的大数据人才缺口问题在短时间内很难得到解决。

2新时代对档案管理及资源开发利用策略

2.1整合档案信息资源，优化档案管理模式

档案管理是为社会提供服务，以促进社会经济的发展。现在各单位的档案管理模式大致分为以下两种：集中管理和分散管理模式，这两种模式很难满足社会各方面的利用。由此，需要从档案管理的模式入手，对档案管理系统进行改革，建立统一的档案管理中心，将档案资料、档案背景资料及档案本身等各方面信息融为为一体，进行整合，以此来满全社会对各方面信息的需求。为了利用大数据技术创新档案管理模式，档案管理部门还需要对自身进行改革、创新，来优化档案管理模式。此外还需要建立完整的专业管理体系、制度从源头上进行规范、管理，通过一系列制度的完善，对档案信息资源进行整合。

2.2实现信息化档案管理

近年来，随着信息化的快速发展，档案管理采用信息化管理模式已经成为档案管理工作发展的趋势，为了更好地促进各行各业档案管理平稳健康地发展，就必须在档案管理工作中融入信息化管理模式，以此促进档案管理工作的改革、创新。在档案管理工作中，档案管理工作部门首先要制定完善的档案管理制度，致使管理工作朝着制度化和规范化的方向发展。档案管理工作制度务必要从分层责任制度的角度出发，将工作进行细化处理，实现档案管理责任落实到每一个岗位，规避档案管理的风险，严禁出现信息泄露等一系列的风险问题。

2.3改善档案管理人员的整体结构与个体知识结构

传统纸质档案管理人员大多不熟悉信息化和互联网相关知识和技术，鉴于此，档案管理部门要有计划地引进掌握高新科技的人员，利用信息化、互联网和计算机技术，加快档案数字化进程，提高档案信息资源网络化水平。另外，还要提升档案管理工作的开放性和高效性理念，尽快摒弃落后的观念。要强化对档案管理人员专业素质和信息化素质的培养，使档案管理人员尽快掌握相关的信息化知识和技术，打造一支专业化的档案管理人才团队。

2.4提升档案资源信息化发展水平

面对新的发展态势，对于档案信息资源的开发利用必须更好地满足经济和社会的需求，先进的计算机技术给我们提供了很好的技术支撑。目前，已经有很多单位启用了新型互联网管理软件，对所有文档进行电子化分类、储存。对于档案管理工作的从业者而言，一定要学会对自己所管理的档案信息资源进行开发利用。（1）档案资源的数字化。对所有存储的纸质档案进行数字化处理，实现文字、照片、音视频等资料的数字化。把这些数字化的信息进行分类存储，既方便查找，也便于实现快速获取大量信息，提升了办事人员的工作效率。（2）对档案信息资源的智能化处理。在目前档案信息多元化的状态下，档案管理工作量增大。我们可以利用先进的技术进行档案管理工作的智能化处理。可以减轻档案人员工作量，提高工作效率，实现更加快捷高效的智能化管理与服务。

2.5实现线上线下一体化管理

在信息化快速发展的今天，档案的开发与利用并不是摈弃纸质档案，而是要将纸质档案作为重要的档案记录载体，确保档案信息真实准确，将纸质档案作为管理的重要依据。同时，电子档案的开发与利用应高度重视，来促进档案管理模式的转变。在大数据时代下，档案信息的交流与调整也越发频繁，各种实体档案所占用的空间越来越大，利用也非常困难。为解决这些问题，在新时代我们应运用现代化的管理手段，加大信息化建设力度，实现数字化转型，加强对线上技术的开发与利用，提高档案管理工作的整体成效。在大数据背景下对档案的记录存储更加便捷，但需要定期对档案信息资料进行充分的补充，保持数据的连贯性，提高对大数据技术的应用水平，为档案开发与利用提供全新基礎。

2.6加强档案安全防护体系建设

纸质档案管理是部分单位（特别是行政事业单位）档案保管的主要形式，因此纸质档案与信息、电子数据档案并存的状态短时间不可能被消除。一是确保传统纸质档案管理安全。基层事业单位应当优化档案管理库房，不断更新档案管理设备设施，对纸质档案保管设施设备进行防霉防潮等处置。在加强文件资料的收集的同时，视频、音频资料也需收集，进一步规范档案管理制度，不断改进管理模式，以此提高档案管理效率。二是加强电子档案安全防护。档案信息化的建设中，安全防护体系的建设是一项重要的任务。一方面，要做好档案信息的安全防护工作，采用加密技术、安全防护技术等，确保电子档案信息不受影响。另一方面，设置访问权限，即赋予档案管理工作人员以相应的访问权限，保证信息安全。总的来说，保证档案技术安全的同时，最重要的还是加强对工作人员的管理，在档案管理制度中应明确管理员、使用人的责任，加强监督与考核，确保管理工作安全保密，顺利地实施。

结语

档案信息资源开发利用是经济建设和社会发展的重要内容，也是提升档案管理水平的重要方式与核心举措。要利用先进的技术和方法提高档案管理工作的效率。在当今科技高速发展的时代，我们需要不断充实和丰富档案信息资源，提升档案管理工作水平和档案利用效率，提高行业竞争力，同时为社会提供高效的档案信息资源服务。

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