水利档案管理信息化建设研究

田侦

摘 要：档案管理工作是影响水利部门运行管理的重要环节，对于水利工作的开展有着一定的支持和参考价值，信息化建设对于提高水利档案管理工作的质量和效率有着积极作用。基于此，本文简要分析了水利档案管理信息化建设的重要性及其意义，并就当前水利档案管理信息化建设过程中存在的问题展开分析，最后结合相应问题，有针对性地提出了档案管理信息化建设策略。

关键词：水利;档案管理;信息化建设

水利工程是我国的基础设施工程，水利事业的发展对于我国社会经济的发展有着重要影响，是保障我国社会生产生活正常运转的基础。近年来，随着我国水利事业的不断发展，与之相关的档案信息数量也在不断增加，传统档案管理方式，不仅有着较大的管理压力和复杂性，而且难以满足当前水利事业发展需求，因此加强对于水利档案管理信息化建设的研究是十分有必要的。

一、水利档案管理信息化建设的重要性

随着的社会不断发展，水利工程项目数量不断提升，水利档案的数量也在急剧增加，作为国家资源信息的重要部分，水利档案资源的管理水平也需要不断提升，数字化管理方式的实施就成为水利档案管理的必然发展方向。信息化建设下的水利档案管理工作，不仅能够实现空间的节约，而且能够进一步提高档案管理、调取的效率，为水利工程项目的实施提供科学、可靠的支持，能够为我国水利事业的进一步发展奠定良好基础。

二、水利档案管理信息化建设的意义

通常情况下，水利工程规模相对较大，建设项目较多，涵盖的土地范围较广，在实际进行水利建设过程中，还可能会涉及移民安置、机电、房建以及绿化等多项内容。因此，水利档案管理内容复杂，数量众多，工作量十分繁重，而信息化建设下的档案管理工作能够有效解决此类问题。

首先，档案管理信息化能够有效提高档案的立卷效率。传统档案管理收集、归档需要进行目录、页码以及封面的编录和打印，流程具有一定复杂性，而档案管理信息化能够在信息系统中实现档案的自动编目和封面打印。

其次，档案信息化建设能够提高检索速度，可在信息系统中通过关键字、时间、单位信息以及工程信息等直接进行检索，有较高的效率。再次，数字化档案信息的应用可通过信息平台进行，不仅减少了对纸质档案资料的查阅和翻看，还有利于纸质档案的保存，减少档案破损率。此外，还能够实现对纸质档案、照片档案以及声像档案的统一保存，便于管理以及后续档案的检索利用。

最后，对于水利档案管理而言，其主要作用在于为后续水利工程建设提供可靠信息，其价值在于档案的利用，而信息化建设极大减少了档案借阅流程，提高了档案利用率，还能够实现对档案数据的统计和挖掘，同时具备借阅登记、催还等相应功能，即提高了档案的规范化管理水平，又能够有效避免档案丢失，实现了档案借阅的可追溯管理。

三、水利档案管理信息化建设过程中的问题所在

1.投入力度有待提升

水利档案管理信息化建设不仅对于档案管理工作人员有更高要求，还对相应的软硬件设施有一定需求，因此需要相关部门加强对于水利档案管理工作的重视，并加强相应的投入力度。但是，就目前情况而言，我国水利工程档案管理信息化建设方面，资金投入力度仍然相对较弱，导致很多专业信息设备的配置较低，而且网络环境建设、信息安全等方面都缺乏一定保障，即便水利部门已经启用信息化管理措施，但是仍然难以有效保障档案管理的效率和安全性。

2.管理制度尚不完善

相较于传统水利档案管理方式，新时期档案管理信息化建设过程中，水利档案管理的方式、流程等都发生了一定程度改变，传统管理制度难以适应当前信息化管理模式。在此情况下，要想进一步保障檔案管理工作的质量和效率，就必须要加强对档案管理制度的完善和优化。目前，我国水利档案管理制度尚不完善，缺乏一定针对性和指导性，与实际档案管理工作之间存在脱节情况，导致相应管理制度难以发挥自身作用，无法起到规范以及指导作用，严重影响了档案管理工作的有效性。

3.收集、整合水平较低

传统水利档案管理过程中，档案的收集难度相对较大，不仅存在部门或者单位拖延的情况，档案的填写缺乏规范性，还存在缺少文件的情况。此外，为保障档案的安全性，一些关键性科研成果资料掌握在少数人手中，收集起来较为困难，还有一些档案存在丢失情况，严重影响了档案管理质量效果。在实际进行信息化建设过程中，还需要对纸质档案进行数字化处理，但是由于档案硬件设施不健全、管理人员技术水平较低等因素，当前水利部门档案收集、整合水平仍然相对较低，影响了档案信息的利用。

4.档案应用效率低下

档案应用效率低下是我国水利档案管理过程中存在的主要问题，由于档案管理水平较低，档案调取流程相对较为复杂等原因，导致我国水利档案的应用效率处于较低水平。虽然当前档案管理信息化建设正在逐步推进，但是由于各方面服务尚不完善，水利档案的应用效率低下问题仍然较为明显。

四、加强水利档案管理信息化建设策略

1.加大信息化建设投入力度

水利档案管理信息化建设，对于相应硬件设备、软件工程以及网络传输通道等都有着较高要求。因此，想要进一步保障信息化建设质量的效果，需要加强对于水利档案信息化建设的重视，同时提高信息建设投入力度和资金支持。一方面，管理部门需要能够正确认识信息化建设对于水利档案管理、水利事业发展的重要性，并结合当前我国水利事业以及档案管理实际发展情况，优化档案管理相关工作，为水利档案信息化建设构建良好的环境。另一方面，要加强信息化建设方面的资金投入，结合实际情况，配备专业信息设备，为档案管理工作的信息化提供良好条件。此外，档案管理信息化与网络之间有着密不可分的关系，因此还需要加强对于网络传输通路的管理和完善，确保信息传输效率，并做好相应网络安全维护工作。例如，安装防火墙、VPN等，以此确保水利档案信息的安全性。除此之外，为进一步保障档案管理信息化建设的经济效益，避免出现资源、资金浪费情况，在进行水利档案信息化建设的过程中，还需要结合实际情况，统筹规划、精心布局，避免出现重建、盲建等情况，确保项目资金得以高效利用。在实际进行信息化建设的过程中，还需要考虑到后续扩容、系统改造等需求，尽最大可能提高档案资源利用率。82F8AF60-91E5-4394-B1E5-35F6F7FB7E84

2.实现规范化、制度化管理

科学有效的管理制度不仅能够约束档案管理相关行为，同时还能够为档案管理工作的开展提供标准化、规范化的指导和支持，对于保障档案管理工作的有序性、高效性有着重要意义。尤其在当前信息化建设背景之下，传统档案管理制度已经难以满足新时期档案管理的需求，相关部门需要结合当前实际情况，有针对性地制订档案管理制度。在实际制定档案管理制度过程中，需要加强对于以下几方面的重视：第一，制度的制定不仅要结合水利行业自身特点，同时还需要充分考虑到国家相关政策以及行业实际发展需求，结合当前档案管理问题，有针对性地制定档案信息化管理制度。第二，采取精细化管理措施，明确档案管理过程中的重要细节，强化细节管理，确保相应制度的有效落实。第三，建立相应的监管制度，结合信息系统以及先进技术手段，实现对于档案管理相关操作的记录和分析，明确实际进行管理过程中存在的主要问题，并有针对性地对相应规章制度进行调整和优化，以此确保档案管理制度的科学性、有效性。第四，结合实际情况，建立长效管理机制，要具有一定的前瞻性以及动态性，使管理制度能够随着档案工作的不断改善和调整而进行优化。

3.做好档案收集、处理工作

档案的收集和处理是档案管理信息化建设过程中的基础环节，档案的收集、处理质量、效率等都会对水利档案的管理和应用产生不同程度的影响，并且在当前水利事业得以蓬勃发展的情况下，水利档案的数量正在不断增加，为进一步提升水利档案的管理水平，确保信息化建设的作用得以充分发挥，必须要做好档案的收集、处理等相关工作。

第一，要加强水利工程建设过程中档案的管理工作，首先，在水利工程建设前期就要加强对于相关信息资料的收集、整理，并明确资料的收集、整理要求;其次，在对水利工程进行进度和质量检查过程中，同时对相关资料的收集情况进行检查;最后，在项目完成之后，进行成果评审、鉴定以及验收等工作时，还需要同时进行档案收集情况检验。

第二，还需要加强对参与水利工程建设单位的管理，确保各个单位能够明确自身在档案信息收集中的责任，并做好相应收集管理以及移交等工作，确保归档材料的全面性以及准确性。此外，在当前信息化建设背景下，还需要做好纸质档案数字化工作，并强化数字档案的管理和收集，建立相应档案数据库，保障数字化档案具备相应检索、复制功能，为后续档案资料的应用提供便利。

4.完善档案信息管理系统

随着水利工程复杂性的不断提升，其档案数据的种类和特点也呈现出多样化趋势，数字化档案中不仅包括文字档案、科技档案、照片档案，还包括声像档案等，因此为进一步提高档案信息化管理水平，在实际进行信息化建设过程中，需要结合当前行业发展需求以及档案管理需求，合理进行信息管理系统的设计和优化，确保管理系统的作用能够得到充分发挥。

首先，结合水利档案管理需求，建立自定义功能。由于水利工程建设本身具备一定复杂性，档案信息所涉及的门类以及档案类型各有不同，而且文字、照片以及声像档案等立卷方式存在一定差异，若针对不同档案类型专门进行系统开发，那么将会给整个信息管理系统带来极大压力，无论是系统开发还是后期维护难度都会非常大，难以有效保障系统的稳定性、可靠性。因此，可以在原系统的基础上，开发档案自定义功能，在进行归档的过程中，能够先通过字段定义、目录定义、权限管理等多个方面对水利档案进行分析，并以此确定档案要素及其管理模式，再进行档案的归类管理。这种归类方式不仅能减轻系统运行压力，还为后续系统的升级和优化提供了一定发展空间。

其次，数据库与档案库房连接。当前我国水利档案管理正处于发展阶段，传统纸质档案管理方式与现代化档案管理并行，在此过程中经常会因为过于偏向信息化管理模式，而忽略了纸质档案的管理，导致在进行原档案查阅过程中，难以直接明确档案位置。对此，可在进行水利档案信息化建设过程中，融入档案库房管理功能，通过对实体档案库房的模拟，展现出档案在库房当中的具体存储位置，以便于档案的查阅，提高后续档案调取速率。

最后，建立电子档案共享平台。在现代化背景之下，信息资源的共享是保障档案信息利用率的重要途径，科学有效的档案共享平台不仅能够有效简化档案检索、借阅流程，提高档案利用效率，还能够通过数字化系统实现对于档案数据信息的深入挖掘和应用，进一步提高水利档案的价值。

5.提升档案管理服务水平

水利档案的价值主要体现在其利用情况方面，良好、高效的利用率能够为水利工程的建设提供相应参考依据，对于我国水利事业发展有着积极作用。档案管理信息化建设的主要目的之一在于提高水利档案的利用率，因此在实际进行信息化建设过程中，需要从以下几方面入手，提高档案管理服务水平，进而促进档案管理利用率的有效提升。

第一，加强数据库建设与应用。档案信息的数字化加工，为档案数据资料库的建立奠定了良好基础，通过水利档案数据库能够实现对相应数据信息的深入应用和挖掘，为用户提供更加精准、全面的数据支持。

第二，优化系统检索功能。结合用户的检索情况，对用户需求进行深入分析，并提供多样化检索服务，以及个性化推荐，以此满足用户需求。

第三，为保障水利档案安全，还需要根据用户等级设置检索权限，在满足远程资料检索和调取应用需求的同时，保障档案安全。第四，提高水利档案管理工作人员专业能力和服务水平。信息化建设对档案管理人员提出了更高要求，为进一步提高水利档案管理服务水平，就必须要强化队伍建设，不仅要积极引进高素质的档案管理人才以及信息技术人才，同时还需要加强对于人才的培养和管理。一方面，结合当前档案管理情况建立相应培训机制，加强信息化管理模式培训，对信息化管理需求、知识技能等进行系统科学地规划，做好培训工作，提高管理人员的专业能力水平;另一方面，建立相应考核体系，根据不同岗位工作内容和职责，制定考核标准，提高档案管理人员的责任意识。

五、结语

首先，在进行水利档案管理信息化建设过程中，需要加大信息建设投入力度，规范相应管理制度。其次，加强对于档案信息的收集以及数字化处理，并进一步完善档案信息管理系统。最后，提升档案管理服务水平以及利用率，促使水利档案的作用得以充分发挥。相信随着信息化建设的逐渐成熟，我国水利档案管理水平也将会得到进一步提升。

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（作者单位：水利部珠江水利委员会档案馆）82F8AF60-91E5-4394-B1E5-35F6F7FB7E84