推进人事档案管理信息化建设的思考

2022-05-05杨蛟

兰台内外 2022年10期

杨蛟

摘要：随着信息技术的进步，社会各行各业都得到蓬勃发展，档案管理也不例外。人事档案是用人单位进行人员信息考察的重要凭证，在单位的档案管理中处于特殊地位，具有一定的锁定性以及专业性。本文就人事档案管理的信息化建设展开讨论，为其信息化建设总结诸多策略。

关键词：人事档案;管理;信息化;建设;思考

人事档案中记载着员工的基本信息，包括人才特点、特长、个人简历等，从档案类型来看，人事档案属于专门档案管理范畴，这类档案材料来源多，需要交给特定保管部门进行管理。在信息技术不断发展的当下，将信息技术与人事档案管理相结合，也是档案管理工作的一种必然趋势。通过建立信息化人事档案管理体系，可促使人事档案管理水平的提升，进一步推动事业单位的发展。

一、人事档案管理的特点

1.现实性

人事档案具有自身特有的特征，对任何一个单位或企业来说，员工的人事档案是了解他们的基础文件，而开展人事档案管理关系到其内部人才管理。人事档案是企业和单位开展各项工作的基础，也是单位和企业领导进行人才选拔和考察员工的主要依据，因此人事档案具有非常重要的现实性。

2. 机密性

既然是档案，都具备一定的机密性。档案是不能被随时随地传阅和预览的，相对于其他类型的档案，事业单位人事档案具有保密性特点，人事档案的检阅也是专人负责的。在当今社会环境下，个人的人事档案关系包括工作履历、工作成绩等，其中还包括一些私密性信息，使得档案机密性更强。人事档案如果被随意泄露，会使员工个人信息被披露，甚至还会造成严重后果，而保障人事档案的机密性是档案管理的重要环节。

3. 真实性

档案是作不得假的，无论是事业单位还是社会企业，都非常重视人事档案的真实性。只有确保人事档案的真实性和完整性，才能更好地进行人事档案管理工作。无论是高层领导，还是底层员工，在进行人事档案的填写过程中，都要确保其真实性，这样的人事档案才能够将工作人员的真实情况反映出来。在进行人事档案管理之后要学会鉴别档案的真实性，在发挥档案服务社会功能的同时，重视档案的管理保存，这也是企业或单位重视人才选拔来源的重要表现。

4.动态化

每个人的档案都在不断丰富，随着个人年龄、工作变动，档案内容也在不断增加，档案来源也会越来越广。在进行人事档案管理时，内部管理各项工作也在不断变化，因此人事档案管理工作也处于一个动态的管理过程。

二、信息化建设对人事档案管理的意义

首先，人事档案是单位开展人事管理的基础。很多时候，人事档案不仅可以将员工的个人工作经历和思想道德素养反映出来，也可以作为单位进行管理工作的考察文件。一些企业对于人事档案管理没有正确认知，认为就是简单地对人员档案进行归类、整理，但其实这种简单的管理方式难以发挥人事档案的作用。人事档案管理要求管理人员重复劳动，在工作过程中，管理人员难免会出现消极情绪，而将信息技术应用在档案管理中，就可以让管理人员利用简单的数据库或者 EXCEL简化工作流程，提升档案管理效率。

其次，信息化建设可以发挥人事档案的最大作用，利用信息技术实现档案资源共享，领导管理层可以对人事档案数据进行分析，在人员调动和委派时，真正做到知人善用。通过调阅档案，了解其个人经历、德能勤绩、工作表现、奖惩情况、行为轨迹、历史背景，考察其工作政绩。通过对人事管理流程具体划分，实现档案资源共享，还能改变传统档案管理方式，提高人事档案的管理效率。

最后，以往企业的人事档案都是纸质档案，纸质档案容易出现分布松散以及冗杂的问题，企业不同部门的档案也被分散存放在不同部门，这样在进行档案统筹管理的时候就会比较困难，不能对档案的内容进行有效利用。将信息技术应用在人事档案管理当中，可以使单位的人事档案能够被统一管理，并在一定程度上保护了人事档案资源。尤其是档案销毁机制的建立，使人事档案安全性得到很大提升，同时还解决了纸质档案存放需要较大空间的问题。纸质档案在进行存放过程中会出现较多的安全隐患，如纸质档案比较容易受潮，就有可能会造成人事档案记载内容的损坏;纸质档案还存在着易燃的特点，在天气干燥的时候，如遇到电路火花以及明火等特别容易出现被烧毁的现象，不但会使人事档案内容出现丢失，还有可能会因此出现重大的火灾事故。而利用信息技术进行人事档案管理，可以有效解决上述问题，使档案能够被妥善保存。

三、当前人事档案管理信息化建设中存在的不足分析

1. 缺乏信息化档案管理意识

随着互联网技术不断推行，传统人事档案管理方式已经不能满足企业的发展需求，而档案管理信息化已经成为现阶段主要发展趋势。但就目前情况来看，很多企业都存在着缺乏档案管理信息化意识的问题，虽然部分管理人员也能够意识到档案管理信息化的重要性，但是因为员工已经熟悉传统的人事档案管理模式，且此种模式在企业的应用也比较成熟，因此管理者也不愿意对以往管理模式进行转变。一些企业在进行档案管理时也运用了信息化技术，但是因为缺乏相关经验或其他因素的影響，导致人事档案信息化管理系统的作用受到限制，无法推动人事档案管理效率的提升。

2.硬件设施不完善

人事档案管理要想实现信息化建设，最重要的就是硬件设施，这也是信息化建设的基础，如果在基础方面不达标，其他就无法进行。但是，在当前进行人事档案管理时，其信息化建设缺乏根基，在利用计算机网络进行档案管理时，一味地应用信息化建设理论，硬件设施配套不完善是个严重问题。再加上部分硬件设备的管理性能不足，人事档案管理的各项信息难以及时更新，影响人事档案管理的信息化进程。

3.缺乏理论与业务指导

人事档案管理并不是一开始就应用信息化管理的，而是经历了漫长的人工管理，传统档案管理意识根深蒂固，再进行信息化管理时，难免会缺乏理论与业务指导。再加上负责人事档案信息化管理的工作人员并不是专业的信息技术人才，无法熟练应用信息化技术。近些年来，在人事档案管理信息化建设时，实际管理效果还是与理想状态存在较大差距的，主要是源于信息化建设的开展比较滞后。此外，随着信息技术的不断发展，档案的生成方式等发生了一定变化，在进行档案管理过程中存在着文档、数据档案管理一体化现象，只有在人事档案管理过程中积极构建大数据服务平台，实现档案一体化管理，才能够真正符合企事业单位发展的要求。但是，就现阶段而言，大部分企事业单位的一体化管理模式还处于摸索阶段。4E7ABBBF-654F-4F2E-BAF1-395A23B0BEB4

4.档案管理人员素质不高

很多企业认为人事档案管理是一件非常简单的工作，因此不必给予其更多的投入，这就导致人事档案在管理过程中出现档案收集、整理、归档、装订、信息化管理投入不足的问题。一些企业的档案管理人员并不具备人事档案管理方面的专业知识，都是从其他岗位调过来的非专业人员，这部分人员因自身不具备专业能力，且没有相关的管理经验，所以在人事档案管理工作中就会存在一定问题。想要使人事档案管理朝着现代化方向发展，就必须要培养出更多具有档案专业能力和信息技术的档案管理信息化高素质人才，这样才能够推动档案管理信息化建设。

但大多数企业在具体档案管理时，对于档案管理人员的信息化水平并不重视，也没有进行相应的培训工作，导致档案管理人员信息化水平存在参差不齐的现象，这对于档案信息化建设就会带来一定影响。因此，企业一定要通过各种手段加强相关人才队伍建设，使人事档案信息化建设水平能够得到提升。

四、人事档案管理信息化建设的策略探析

1.提升管理人员信息化管理能力

人事档案管理工作效率的高低其实是由“人”决定的，因而提升管理人员信息化管理能力显得尤为重要。因此，要想做好人事档案管理信息化建设工作，就必须要提升管理人员的信息化能力，增强其专业素质。第一，单位必须重视档案管理人员的信息化管理专业性和管理素质，选择更高素质的人做这份工作，通过各种方法培养出专业化、高素质的档案管理队伍。第二，通过多种方式指导学习，加强管理人员的信息化管理水平，不断拓宽管理人员的知识面，增强对信息技术的掌握程度，完善管理人员的收集、整理、归档能力。第三，提升管理人员的信息技术应用能力，掌握足够的综合分析能力、信息管理技术能力，转变单位档案管理方式。

2.提高人事档案信息化管理意识

相比传统档案管理方式，将人事档案放在电脑信息系统中，可以更好地保存、查询和修改。将单位员工档案存放在电脑中，档案管理人员可以利用网络传递、共享，作为单位领导层也可以随时调阅，尽可能降低档案管理出错的可能性。

将信息化技术运用在人事档案管理中，不断更新管理人员的管理观念，将人事档案工作由封闭型向开放型转变，这对管理人员来说，也是学习新知识、更新原有知识结构体系的有效方式，从而有助于人事档案管理实现信息化，加快档案由手工管理向计算机数字化管理的转变，为人事档案管理提供更加便捷、高效的管理办法。除此之外，一定要将档案管理工作具体责任到个人，确保每个管理人员各司其职，避免档案管理工作因责任不明确出现管理漏洞。同时，对档案管理人员定期进行信息平台的普及工作，让档案管理人员能够清楚意识到信息技术为档案管理带来的价值，并积极运用信息化思维进行档案管理工作，提高企业人事档案管理效率。

3.配备先进的信息技术设备

要提升人事档案信息化管理的效率和质量，必须具备一定的基础硬件设施保障，这样才能进一步推动人事档案信息化建设。首先，企业要将信息化技术充分应用在人事档案资源开发利用中，要引入先进、专业的管理系统，促使档案资源能够完成共享。其次，要进行信息技术设备的购入和使用，根据企业具体情况健全现有的档案信息管理体系，并借助先进技术与设备推动档案管理信息化建设。最后，档案管理人员要能够借助设施与技术，有效整理和分析人事档案，加快企业人事档案管理信息化建设。

4.完善档案信息化管理制度

企业要对现有的人事档案信息化管理制度进行改进和完善，促使人事档案管理水平能够得到提升。首先，在人事档案信息化管理过程中，要明确相应的管理制度，并将管理权限和责任明确到每一个档案管理人员，统一对其进行管理。其次，为了能够实现精细化档案管理，要以信息化管理作为基础，根据此项工作的具体内容来进行管理流程的制定，并借助信息技术使企业的每一位员工都能够认识到档案管理的重要性，为人事档案信息化建设创建一个良好的发展环境。

5.企业要保证档案管理工作的保密性

信息化时代下人事档案管理有着效率高、成本低的管理优势，但是因为网络中可能存在着病毒等导致档案数据丢失或者数据被恶意篡改的风险，因此对于档案的安全性需要进行特别强调。随着科技的不断发展，大量人事档案数据可能只需要一张小小的内存卡就可以进行保存，但是内存卡却存在着被病毒破坏或者丢失的风险，因此档案管理人员一定要树立档案管理数据安全保存意识，避免企业人事档案数据受到病毒的侵害。

档案管理员可以使用高级防火墙等网络隔离技术保证信息的安全，或者在人事档案管理中使用信息认证技术，最大程度避免不法分子盗取人事档案信息数据，确保其安全性。只有提高了人事档案管理的保密性，才能使档案管理体系更加健全，保证企业人事档案管理工作的稳定运行。

五、结语

人事档案管理是一项非常重要的工作，人事档案管理效率会直接影响到企业人力资源的利用率。因此，可以从提升管理人员信息化管理能力、提高人事档案信息化管理意识、配备先进的信息技术设备和完善信息化檔案管理制度等层面加强人事档案管理信息化建设，促进单位或企业的健康有序发展。

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