信息时代职业院校人事、文书档案管理创新路径

韩伟

摘 要：人事档案作为职业院校人员任职的核心参考;文书档案记载职业院校发展，是衡量职业院校档案管理水平的核心指标。信息时代背景下，促进档案各项事业良好发展，人事、文书档案在政治、社会等方面的价值愈发凸显。随着职业院校不断扩招、合并、变更，人事、文书档案信息不断增加，对档案管理提出要求。传统档案管理模式、体制等难以满足其实际发展需要，如何高效管理人事、文书档案，精准为应用者提供信息，是职业院校人事、文书档案管理人员着重思考的问题，同时也为职业院校档案管理带来新机遇。

关键词：信息时代;职业院校;档案管理;创新路径

受多方面因素影响，现下职业院校人事、文书档案仍局限于原有利用层面，对其信息难以实现定量化分析，影响科学决策目标达成。信息化主要以计算机为核心载体，借助各类先进技术，对人事、文書档案进行汇总、分析及应用，从而为应用者及时提供所需信息，提高职业院校档案管理水平。受多方面因素影响，人事、文书档案管理中，仍存在部分制约因素，需积极对其进行分析研究，提出信息化时代管理创新路径，提高档案管理利用率，促进职业院校良好发展。

一、职业院校人事、文书档案特征分析

人事档案主要形成于人事管理活动中，主要为职业院校发展过程中，记载和反映人员经历、工作表现、政治状况，包含特征为：（1）真实性。真实性作为人事档案最核心特征之一，主要是指内容可靠性及真实性，需严格依照相关要求审核其内容真实性。（2）现实性。人事档案是职业院校发展过程中，在实际活动中形成，可为管理工作提供服务，其具备较强的现实效用。（3）动态性。由于人员在不断发展中，其档案处于动态化中，主要体现在递增性、流动性、信息可变性及材料可去除性。（4）保密性。人事档案完整、客观记载个人实际状况，属于国家机密，任何人不得泄露或私自保存他人人事档案。文书档案在职业院校行政管理、经营管理中形成，其内容包含工作计划、报告等，主要以文书形式转化而成，可作为职业院校发展的重要凭证。文书档案特征如下：（1）综合性。文书档案管理包含内容种类较多，如党务工作、基础建设、科学研究等，均需通过内部机构进行综合性管理。（2）专业性。文书档案作为职业院校实践发展过程中形成的文书，是其专业性内容的客观呈现。（3）阶段性。由于职业院校文书档案管理内容较多，且与不同阶段内容密切相关，所以需重视其阶段性整体。

二、职业院校人事、文书信息化档案管理价值

第一，优化资源配置。信息技术不断趋于成熟，现下各档案部门配置相应的现代化档案管理设备，人事、文书档案管理需通过信息化建设，以科学化、信息化举措完成档案管理工作，为职业院校各类资源配置提供保证。第二，提高人事、文书档案管理效率。原有人事、文书档案管理过于依赖人工，造成不同管理部门间的信息壁垒，信息内容缺乏规范化，影响档案管理效率及质量。实现人事、文书档案信息化管理，利用现代信息技术可消除上述瓶颈，实现内部信息共享，对其档案资源进行筛选、分类及汇总，可进一步提高人事、文书档案管理的有效性。由于数字档案存储、查询及可修改优势，有助于提高人事、文书档案应用率，降低管理成本支出，为职业院校良好发展奠定基础。第三，增强人事、文书档案管理活力。经济高速发展下，职业院校处于动态化变更中，人事、文书档案内容持续性增加，随时可能产生新信息，管理部门可依托管理网络平台实现信息更新，保证信息的有效性。

三、信息时代职业院校人事、文书档案管理存在问题

新时期背景下，信息技术不断普及，为各领域带来机遇，职业院校人事、文书档案管理也不例外，提高档案管理的效率和质量。但受多方面因素影响，其档案信息化管理建设中仍存在瓶颈，影响人事、文书档案管理的有效性，需积极明确其存在的问题，为后续制定创新性措施提供保证。以下为人事、文书档案信息化建设管理中存在的不足。

1.思想认识不足，信息化意识滞后

思想缺乏重视度，成为职业院校人事、文书档案信息化管理的核心瓶颈，也因其引发一系列问题产生，需从本质层面加以改善，逐步强化职业院校人事、文书档案信息化管理工作。一方面领导层对人事、文书档案缺乏重视。部分职业院校领导将核心工作放在招生、扩展规模等层面，错误地认为人事、文书档案管理仅将资料保存完整即可，对其带来的价值有所忽视，并未及时投入较大的基础设施、人力等资源，造成人事、文书档案信息化管理滞后。另一方面管理人员意识不足，学校未及时对其进行培训，其思想仍局限于原有的管理模式下，缺乏专业性指导，接受新鲜事物基础能力薄弱，现代信息技术工具操作水平低，缺乏主动学习意识，难以满足人事、文书档案信息化管理要求。

2.档案材料失真，存储格式缺乏规范化

人事、文书档案对职业院校发展具有直接性影响，随着档案资料种类、信息增多，管理难度也不断加大。由于多方面因素影响，部分档案内容真实性有待深究，管理人员汇总分析过程中，未严格依照相关标准审核，造成材料真实性及有效性难以保证。同时，统一格式、存储标准是实现职业院校人事、文书档案信息化管理的核心，但现下档案管理部门并未做好其存储、收集格式及标准，影响一体化存储，加大后续查询、整合难度。

3.档案管理信息化采集手段滞后。目前，职业院校人事、文书档案管理模式主要以内部人员进行封闭式管理，为内部人员应用。由于管理模式的局限性，制度不健全，其系统运行秩序缺乏完善，尚有部分兼职人员进行管理，使档案收集过于被动，产生的影响十分显著。封闭式管理模式，难以为利用者提供优质服务，且无法为学校人事制度改革等各项活动开展提供完整的资料信息。

4.经费支持力度不足。职业院校各项活动开展过程中，占据大量资金，造成人事、文书档案信息化管理缺乏充足资金支持，无法实现信息化管理建设目标。信息化管理技术优化升级、数据库构件等均需资金支持，信息化发展速度较快，各类基础设施更新需满足时代潮流，更需大量经费支撑。对职业院校人事、文书档案管理资金投入力度较小，难以完成信息化建设目标。

5.安全问题。新时期背景下，职业院校人事、文书档案信息化管理过程中，安全问题不可忽视，尤其是大数据、云计算等新技术兴起后，信息泄露风险增加，如果人事、文书档案信息泄露，就会造成严重损失。各类防护系统安全系数是否达标、网络是否安全，均是档案信息化建设需着重考量的问题，为保证职业院校人事、文书档案信息化管理水平的提高，需积极做好安全防护，保证档案资料信息的安全性。

四、信息时代职业院校人事、文书档案管理创新路径

信息化时代背景下，职业院校发展过程需逐步提高档案利用率，优化资源配置，跟随时代发展潮流，加快人事、文书档案信息化建设步伐，提出创新路径，提高档案利用率，保证职业院校良好发展。

1.提高职业院校人事、文书档案信息化意识

思想意识驱动行为实践，为保证职业院校人事、文书档案信息化建设，需从思想层面为切入点，增强各方主体信息化意识，为后续工作开展提供保证。首先，领导要重视。职业院校领导需立足院校战略发展层面，学习关于国家对档案信息化建设的文件精神及政策，明确信息化发展趋势，关注档案信息化建设新动态，改变自身对人事、文书檔案管理的原有意识，认识到档案信息化管理是时代发展潮流，更是提高学校管理水平的重要举措。其次，档案管理人员信息化意识。档案管理人员作为人事、文书档案管理核心实施者，其思想意识是否具有先进性十分关键，可通过继续教育、培训、报告会等，增强档案管理人员对信息化建设的正确认识，从思想层面紧跟学校和社会信息化发展步伐，为后续档案实现信息化管理提供保证。最后，信息应用者意识。职业院校人事、文书档案加强信息化管理，核心目的在于为使用者提供便捷性，因其具有双重身份，即受益者、反馈者，需积极掌握实际应用成效，对不足之处优化改善，使信息化系统更具完善性。人事、文书档案利用者需重视自身角色，及时将发现问题反馈至管理人员，便于高效进行处理，促进人事、文书档案信息化建设。

2.实现档案信息化管理标准化、规范化及统一化

人事、文书档案管理模式、手段等方面仍存在不足，影响职业院校档案资源利用率，不利于职业院校良好发展。信息时代背景下，加强职业院校人事、文书档案规范化管理，从本质层面提高档案利用率，为职业院校各项工作开展提供保证十分重要。首先，将人事、文书档案纳入整个档案事业系统中，严格依照相关规范、标准进行管理。针对数字化文件形成、归档、存储及传输等方面制定规范和标准，统一档案资料格式，审核其内容真实性及完整性。利用物联网技术，将每一份档案存储实际位置、名称、调用状况及其相关负责人记录，并布设相应的识别码，扫码可显示档案管理基本信息。其次，将各类档案按照实际类别、年份及性质进行划分、收集、存储，并严格依照电子档案收集方式实施，为后续便捷调阅提供保证，档案归类收集实现规范化、标准化及统一化。

3.完善职业院校人事、文书档案信息化管理系统

（1）逐步推进职业院校人事、文书档案信息化管理

职业院校档案信息化管理作为一项综合性、复杂性工作，建设任务目标繁重，需基于信息化战略层面实现，其建设方案需立足职业院校未来发展状况。首先，应用人事、文书档案管理系统，需积极构建完善的信息数据库，作为信息系统基础。信息数据库实际构建过程中，应保证人事、文书信息真实性、精准性，更需注意档案中规格缺乏统一性问题，原始材料应进行全方位审核。其次，人事、文书档案实现电子化过程中，需确保其自身完整性、精准性，若需将纸质档案转化时，需对其档案信息做好校对，保证电子档案信息与原有材料信息的统一性。最后，人事、文书档案需保证完整、信息精准。例如，人事档案中内容不仅局限于人员基本状况，还需针对其学习经历、职务变更、科研成果研究等状况进行记载。构建数据库有助于应用部门查找、比较及分析的检索工具，具备良好的人机交互界面，且用户信息导入便捷性较高。同时，具有可修改、检索等功能，随着文件信息更改进行动态化调整，不仅为职业院校人员任免等提供参考，而且可将管理人员进行汇总研究，为领导人员决策提供信息统计资料。

（2）加快人事、文书档案信息网络化建设，实现资源共享

人事、文书档案信息化管理核心目的是实现资源信息数字化、网络化，并提供高效性应用服务。按照档案信息内容差异性，其实际开放范围需予以严格限定，构建完善的网络验证系统，确保信息具有安全性的同时，实现人事、文书档案资源共享。不仅需保证职业院校内人员利用相关档案信息资料的便捷性，而且需保证各机构调用的规范性。为从本质上实现档案信息共享目标，为使用者提供优质服务，应在校园网内实现人事、文书档案信息管理系统网络化，可为利用者提供相关资料参考。此外，需加强与同类院校合作交流，未来发展趋势为实现省市区域乃至全国范围内人事、文书档案信息网络。网络化带来的安全问题不容小觑，随着各类新技术兴起，需高效处理管理和应用关联性，依托严密的身份认证，以及内外网分隔，实现数据实时备份，享受网络化带来便捷性的同时，保证其档案资料安全性及可靠性。

4.加大职业院校人事、文书档案信息化资金投入

职业院校人事、文书档案信息化管理过程中，从初期人员培训、基础设施配置等工作开始，均需大量资金支持，为其工作全面贯彻提供保证。由于原有职业院校领导等人员对档案信息化管理意识缺乏正确认识，并未给予相应的资金支持，导致人事、文书信息化建设滞后。为保证职业院校人事、文书档案信息化管理良好发展，需将其建设、运营等环节资金耗损纳入预算中，为其信息化建设提供持续性资金支持，保证其各项工作良好开展。加大资金投入主要来源为财政，同时档案相关管理部门可依法积极开发人事、文书档案资源，如向个人、组织及单位提供查询服务，可适当收取费用，作为档案信息化建设专项资金。

5.加大职业院校人事、文书档案安全保密工作

建设人事、文书档案信息化系统，主要为利用更具便捷性，提高档案管理效率及质量，其涉及保密安全工作，尤其是近年来各项信息技术高速发展，为各领域带来机遇优势的同时，也为不法分子窃取信息提供了机会。因此，做好人事、文书档案信息安全保障，是现下信息化建设的核心内容。一方面需从进口、传输及应用环节做好防护措施。信息录入过程中，应及时做好数字档案备份，并采取恢复防护措施，以免计算机被病毒入侵造成信息丢失，也可减少因信息丢失需重新录入而增加人员工作量。各类基础设施更新过程中，需对报废设备进行清点，保证其信息已经完全消除，以免造成信息泄露。针对档案信息可选取物理隔离，并增设相应的防火墙及专用网络，防止人为干扰破坏。应用过程中进行权限电子身份认证，保证人事、文书档案信息的可靠性，依据保密等级对各类信息资源进行分类，按照不同人员、部门提供相应的权限，实现校内、校际间等信息资源共享，不仅能够提高档案利用率，还促进了档案信息化管理。为避免信息泄露，不仅需安装相应的监控设备，定期对其进行检测和维护，还要加强保密制度建设。按照职业院校实际状况，制定完善的保密制度，为管理人员提供工作导向，并随着制度不断落实深入，对其不断进行优化完善，促使安全保密工作全面贯彻。

五、结语

人事、文书档案作为职业院校档案核心内容，可为院校良好发展提供助力，是职业院校改革创新的基础。信息技术兴起，为人事、文书档案管理提供新机遇，但受多重因素干扰，仍存在工作瓶颈难以消除，影响人事、文书档案信息化建设，信息利用率较低，需明晰其形成的实际因素，多层次、多维度进行路径创新，提高档案管理效率及质量，为职业院校良好发展提供可靠保证。

参考文献：

[1]张晓敏.信息时代如何加强高职院校文书档案归档管理工作[J].办公室业务，2019

[2]魏晓琳.新时代高职院校档案信息化建设实证研究——以辽宁金融职业学院为例[J].城建档案，2019

[3]崔 献.信息化时代下高职院校档案管理的创新及发展[J].中国新通信，2019

[4]陆泓羽.基于信息化背景下事业单位文书档案管理探析[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2020

[5]云 庭.信息化背景下行政事业单位档案管理科学化的思考[J].卷宗，2019

（作者单位：日照市技师学院）