流程管理在医疗设备采购工作中的运用

2022-05-03王昕杰何海洋马志敏

中国医药科学 2022年6期

王昕杰何海洋马志敏

[摘要] 随着医疗卫生事业的发展，公立医院的规模持续扩大，管理能力将直接影响当今医院的发展。2017年 7月 14日，国务院办公厅颁布了《关于建立现代医院管理制度的指导意见》，该政策旨在提高医院的管理水平，建立科学规范、权责清晰、运行高效、闭环式的现代医院管理制度。昆明市儿童医院是一所综合性儿童专科公立医院。本文结合医院在提升管理能力专项工作中积累的工作经验，以医疗设备采购的管理提升为切入点，对医疗设备采购工作存在的问题进行整理和分析，结合流程管理在医院运用后产生的效果，从流程建立、流程优化、工作分工、数据化、内控制度等方面介绍如何建立采购流程。并对流程管理对提升采购工作管理水平的作用进行充分说明。

[关键词] 医疗设备;采购工作;流程管理;政府采购;内控制度

[中图分类号] R197.32 [文献标识码] A [文章编号] 2095-0616（2022）06-0173-05

The application of process management in medical equipment procurement

WANG Xinjie HE Haiyang MA Zhimin

Procurement Department， Kunming Children’s Hospital， Yunnan， Kunming 650228， China

[Abstract] With the development of medical and health services， the scale of public hospitals continues to expand， and the management ability of these hospitals will directly affect the development of today’s hospitals. On July 14， 2017， the General Office of the State Council promulgated the "Guiding Opinions on Establishing a Modern Hospital Management System"， with the main goal to improve the management level of hospitals and establish a scientific and standardized， and closed-loop modern hospital management system with clearly defined powers and responsibilities， and efficient operation. Kunming Children’s Hospital is a comprehensive public hospital specializing in children. Based on the experience accumulated by the hospital in the special work of improving management capacity， this paper organizes and analyzes the problems of medical equipment procurement by taking the management improvement in medical equipment procurement as the starting point， and introduces how to establish the procurement process from the aspects of process establishment， process optimization， work division， digitalization， and internal control system， in combination with the effect of process management in the hospital. In addition， it gives a full explanation of the role of process management in improving the management level of procurement work.

[Key words] Medical equipment; Procurement work; Process management; Government procurement; Internal control system

在國家加快公立医院发展的大背景下，2017年 7月 14日，国务院办公厅颁布了《关于建立现代医院管理制度的指导意见》（国办发〔2017〕67号），旨在推动各级各类医院管理规范化、精细化、科学化，基本建立权责清晰、管理科学、治理完善、运行高效、监督有力的现代医院管理制度[1]。政府对医院的“预算计划和内部控制管理”[2]有着较高要求。特别是医疗设备采购工作，占医院全年预算比例较大，同时也是参加政府采购最多的采购类型。但是近年来，政府采购与招标限额标准逐年提高，在限额标准之外赋予了医院更多自主采购的权力，由此也可能导致较大的利益寻租空间，存在较大的采购风险[3]。并且我国医疗器械行业起步较晚，发展水平参差不齐，对同类产品的技术指标等尚无标准化、制式化文件，导致经常出现医疗器械名称基本一样，但内容或功能却大不相同的情况。另外，医疗器械配置的不一致或功能的不同及区域问题会导致同一名称、同一品牌的医疗器械销售价格出现差异[4]。现结合昆明市儿童医院在应用流程管理提高工作效率的实践中取得的经验和遇到的问题，对流程管理的重要性进行分析。

1 医疗设备采购工作

1.1 特点

医疗设备采购主要有4 个特点：①金额大。医疗设备是医院各类采购中，金额较大的一种;②数量多。医疗设备招采项目占医院招标项目绝大部分;③周期长。医疗设备采购是较长周期的工作;④重要性。医疗设备是医院科研和治疗的重要资源，医疗设备也是影响医院整体发展的重要影响因素之一[5]。

1.2 难点

医疗设备采购工作具有特点的同时，难点也来自5 个方面：①滞后性。医疗设备采购周期较长，导致医疗设备到位有滞后性，与临床需求形成矛盾;②严肃性。预算管理严格，一般是“先预算、再审批、后执行”的管理模式，采购前端临床科室应按照医院的采购预算管理规定做好每年的年度采購预算工作，临时或紧急增加的采购项目应按采购预算管理规定报批财务科同意，获得资金调拨后方可发起[6];③连贯性。采购是一个流水线式的工作，前期一旦出现失误，会导致项目后期失败或造成医院损失;④协同合作。采购工作应是一项多科室协同完成的工作[7-9]，容易出现推诿、效率低下的情况;⑤风险高。医疗设备采购是一个具有极大风险的工作，特别是在实施政府采购时，如果没有及时防范相关风险，必然会阻碍政府采购工作有序落实，影响国民经济发展[10]。

2 流程管理的重要性

在新形势下，医疗单位应建立符合现阶段市场要求的管理模式，实现责任分摊，确保管理工作井井有条。流程管理是一种以规范化业务流程为中心，以提高组织绩效为目的的管理方法。在传统人员管理结构下，相关科室往往需要承担一个或多个管理任务，在管理需求与实际管理环境脱轨的情况下，管理职能并不能落实到实处[11]。这是工作分配的问题，也是没有找到管理需求的问题。设备采购工作的复杂程度决定了管理的难度。

医院通常会采取多种方式来完善设备管理体系，以达到有效控制医疗设备采购成本的目的，在进行医疗设备管理的过程中，需要根据设备的使用情况来制订相应的采购计划，并严格规范相应的采购制度、档案制度以及验收制度等，以防出现不必要的错误[12]。流程管理可以有效帮助医院对复杂工作进行管理。流程是组织机构运作的基础，流程为路，无论是人或物都需要按照路径行动，最终达到既定目标。没有流程，人会乱走，物会丢失，成本会增加。

2018年开始，昆明市儿童医院正式将流程管理、完善健全的内控制度、提高效率、增加效益作为未来几年的工作重点，其中最核心的就是流程管理，并对医疗设备采购工作首先进行试点。

3 建立医疗设备采购流程

3.1 建立采购流程注意事项

要设计合理的医疗设备采购流程，首先应明确该流程由哪些环节组成，并以国家法律法规、医院制度为基础，使用科学的方法进行流程设计。在建立采购流程时应注意以下8 个方面。①分类。采购工作因为金额、资金性质、项目类别区分为多种类型，执行的方式各有不同，分类建立采购流程，可以避免在执行中出现失误和混淆。比如：政府采购和自行采购，政府采购遵循政府采购相关法律法规，自行采购遵循院内内控制度。像这样遵循不同制度的采购就不能整合成一种流程。②目的。医疗设备采购流程的目的是完成年度预算。但是根据医院所处阶段、环境的不同，有时候采购目的需要调整。比如：疫情期间、突发公共卫生事件。③分工。流程的每一个环节都是独立且不同的工作内容。只有充分了解工作目的、工作内容和职工专长，才能实现量化分工。如企业在分工中，就是对不同部门、不同岗位职责人员的专业技能表现进行科学评判。最好可以根据企业的实际需求进行合理设定[13]。④标准化。流程的标准化包括：工作内容标准化、信息标准化、审核标准化等。每一岗位的工作人员都应按照流程进行工作，并且按照流程的标定的路线完成工作。⑤权利制衡。做好医院采购的内部控制工作，应从采购工作前、中、后、末端进行全流程控制，集体决策，分级审批、权力制衡[8]。⑥公开性。采购必须遵循公开的原则。特别是在市场调研、单一来源、进口论证、公开招标等环节，都必须做到公开。因为采购透明 [14]是唯一降低采购风险的方法。⑦监督。对招标采购的全过程进行审计和监督。一方面可以杜绝徇私腐败的发生，另一方面，可以提高招标采购的质量和效率，及时梳理、总结、改进采购过程存在的问题，不断提升风险控制能力[15]。⑧管理者。流程管理其中最大的困难是如何使管理者改变管理风格和角色，使流程再造与组织文化相融合，避免流程再造过程变成裁员过程[16]。管理者，是流程运行的掌舵者。

3.2 采购流程的重要环节

通过医疗设备采购跨职能流程图，来说明流程中的重要环节，详见图1。

①流程始终。该流程图是从设备科收到采购申请开始，直到付款为止。设备科和采购部是该流程的主要执行部门。②执行。执行是采购流程中最核心的环节，承担着流程中绝大部分工作。执行部门一般由1 ～2 个部门负责，超过2 个部门，该流程就会变得复杂。③信息传递。信息处理环节，应统一流程中产生的信息文件的格式，最好使用能够贯穿整个流程的表格，方便信息录入和传递。④审批。审批是闸口，应分级审批，做到大事大审，小事小审。审核条件应具有客观因素，避免主观审批。⑤监督。监督应贯穿在整个采购流程中，如果监督岗位捉襟见肘，可以只在关键环节设置监督，次要环节通过授权或不定期抽查的方式来监督。

从流程图可以看出，流程图中竖向连接，工作效率较高，橫向连接则相反。流程图可以直观表达工作顺序、运行规则等，便于管理者进行管理。比如该流程图总共25个环节，采购部负责9 个，设备科负责6 个，审批环节有8 个，直观显示执行部门为采购部和设备科，审批环节占流程1/3，说明该工作比较复杂且为医院的重要工作，分级审批，说明该流程审批有层次。

4 采购流程管理

管理者在实际工作中想要干预，很难找到切入点，建立流程后，可以帮助管理者直观地发现工作中出现的问题，并通过协调和干预，最终把工作和人都管理好。以下4点为实现流程管理的几个方法。

（1）追溯。采购流程需具有完整的档案，才能实现追溯。包括工作内容、时间节点、审批意见、监督痕迹、立项申请、科研报告、论证报告、招标方案、采购（招标）文件、评标报告、投标文件、定标文件、影音资料、合同、验收报告、发票等。

（2）检查。检查的主要目的是保持流程的规范性，并不断优化流程。管理者要定期组织执行部门检查工作情况。主要检查两方面：①规范性，包括工作步骤、文件格式、工作方法等;②时间节点，通过同类项目的对比，找出流程堵塞的地方并予以改进。

（3）评估。采购工作的评估，可以从耗时、效率、效益三个方面来进行评估，评估结果体现了流程运行的情况，同时能使管理者时刻了解各部门的工作能力，这对今后制订工作计划有至关重要的作用。①耗时。每個项目的耗时代表了项目的难易。方法是记录流程节点的时间，通过单个项目的数据与平均值横向对比，查找问题，见表1 ～2。通过对比发现 A ～ B、B ～ C 区间差距较大，说明各项目启动时间并不统一，经调查，是因为多个项目启动导致互相影响，故进行分批次采购的调整，从而减少同时启动的项目数量，避免项目间的相互影响。 C ～ D、D ～ E、E ～ F 区间耗时基本相同，只有个别案例出现较大差别，着重检查这些项目。发现是采购要求与实际需求不一致导致后期工作受阻，见表 3～ 4。通过对比政府采购和自行采购各区间耗时，可以明显看出，自行采购的效率高于政府采购，见表5。通过数据检查能快速的发现问题，通过优化流程、调整岗位等方式，确保流程正常运行。②效率。效率体现了工作人员的工作能力。方式是计算单位时间内的同类项目完成的数量。③效益。效益代表的是采购流程的合规性，也是采购部门能力的体现。医院应建立市场调研的数据库和历史成交价格的数据库，通过用采购价格与横向和纵向的数据对比，从而实时反映出采购工作的效益。

例：数据： B（效益）、L（历史数据的最低值）、 A（其他单位采购价格平均值）、P（实际采购价格），同类设备采购效益： B=[（H-L）/L+（O-A）/O]/2，正数值为正效益，负数值则为负效益。

（4）PDCA 循环。运用 PDCA 循环，将采购工作做出计划，针对计划进行实践，在实践中发现问题，进而解决问题。如果还有遗留的问题，那么就留到下一个环节再去解决这个问题。每年根据政策变化，进行流程优化，周而复始，才能保证流程的正常运行。

目前，昆明市儿童医院已基本建立了权责清晰、运行高效、监督有力、科学规范的现代医院采购流程管理制度。在流程管理的实践中，已经把粗犷分工转变为科学定量的分工模式。并把每一次进步通过流程图和数据图的变化直观地记录下来，使得管理更加有效，工作人员的工作更轻松。这不仅提高了工作效率，更把昆明市儿童医院采购工作的管理水平提高了一个层次，可以从容应对医院的年度计划工作和应急工作。同时，流程管理可以在应用信息化平台时少走弯路，并为最终实现信息化、数据化的现代化医院打下坚实的基础。

[参考文献]

[1] 国务院办公厅. 国务院办公厅关于建立现代医院管理制度的指导意见[EB/OL].（2017-07-14）.http：//www. gov.cn/zhengce/content/2017-07/25/content_5213256.htm.

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