用流程管理解决图书编校质量的不确定性

贾晓林　王彦祥

[摘 要] 提出图书编校质量的不确定性概念，分析产生不确定性的原因，探讨基于流程管理的解决方案。基于“建立流程—明确任务—监督检查—评价激励”的思路，建立编校流程管理链条，即制定合理的编校流程制度，明确各流程任务，引入过程监督和检查措施，设立结果与过程相结合的评价激励机制。通过编校流程管理，降低图书编校质量的不确定性，达到控制图书编校质量的目的。

[关键词] 编校流程 流程管理 质量控制 编校质量不确定性

[中图分类号] G232 [文献标识码] A [文章编号] 1009-5853 （2016） 05-0042-05

The Book Editing and Proofreading Quality Uncertainty and the Process Management Solution

Jia Xiaolin Wang Yanxiang

（Surveying and Mapping Press，Beijing，100045）（Beijing Institute of Graphic Communication，Beijing，102600）

[Abstract] This paper puts forward editing and proofreading quality concept of uncertainty， analyzes the causes of uncertainty， solves the problem by the process management. The process management method includes four aspects，such as “build process management flow”，“define specific tasks”，“process supervision and inspection”，“process evaluation based on the combination of process and results”. Through the process management， we can solve the quality uncertainty，that is caused by editors and imperfect process settings.

[Key words] Editing and proofreading process Process management Quality control Editing and proofreading quality uncertainty

2014年是我国“出版物质量专项年”，质量专项检查结果令出版界颇为尴尬。当年国家新闻出版广电总局共查处和通报少儿类、教辅类及其他类4批次51种编校质量不合格图书，占总抽检量的10.87%。由此可知，目前我国图书出版物编校质量问题的严重性。

图书作为一类重要的出版物，是传播人类优秀文化和科学技术知识的重要载体。书稿从初审到发付印的整个编校过程历经多个环节，有多人参与。多个环节如何组织、如何实施直接决定图书的最终编校质量。本文希望通过流程管理手段，达到控制图书编校质量的目的。

1 图书编校质量的不确定性

编校质量分为合格、不合格两个等级。差错率不超过1/10000的图书，其编校质量属合格；差错率超过1/10000的图书，其编校质量属不合格。

1.1 编校质量的不确定性概念

一部书稿只有经过编辑和校对才能出版，如果将编校处理过程当作一个黑盒子，稿件输入盒子，经过一系列处理后，输出发付印清样；编校质量检查结果有合格和不合格两种结果，这被称之为“编校质量的不确定性”（见图1）。

1.2 编校质量不确定性的成因

由图1可知，编校质量的不确定性由编校处理过程，即由过程中各环节的组织和实施结果决定。编校处理的执行者是人，人的操作带有一定的不确定性，也造成编校质量存在不确定性特点。因此，人和编校处理过程是导致编校质量不确定性的两个因素。

1.2.1 人的因素

人自身的知识结构、业务水平、判断能力、批注习惯、责任意识、主观情绪等，都会直接影响劳动的结果。

知识结构。稿件涉及知识面较宽与编辑知识储备相对较窄是一对矛盾。一方面，随着出版改革与繁荣发展，出版范围逐步拓宽；另一方面，科学技术发展日新月异，知识以指数量级增长速度不断涌现，远远超过编辑自身知识更新的速度。两种因素导致编辑审稿时，不一定对书稿涉及的所有问题都能把握，客观上存在漏改或误改的可能性。

业务水平。每个编辑对编辑标准和规范的理解和掌握程度存在差异，对稿件错误的敏感程度也不同，因此漏改在所难免。

批注习惯。书写字迹潦草或形近未标注都可能造成错误。批注字迹潦草或修改不明晰，会加大后期排版和校对人员的工作难度，出错的概率就大大提高。如“5g”与“sg”，“u”与“n”，“p”与“P”，“z”与“Z”等字形相近，修改时应在原稿上标注清楚。

责任意识。审稿和编辑加工稿件需要高度的责任心。对一些不确定的问题，或是怀疑有问题的内容，要查找工具书或权威资料。如果责任心不强，对某些可能存在的问题疏于核实查证，仅凭经验或网络查证就对稿件进行修改，导致差错依然存在。另外，编辑也会经常发生笔误，常见的是插入位置错位现象。例如，在改正“恒星时分为恒星时和真恒星时”错误时，误改为“平恒星时分为恒星时和真恒星时”，正确的应为“恒星时分为平恒星时和真恒星时”。

主观情绪。人是很复杂的，对于同一问题不同的人的看法；即使是同一个人，在不同的环境和不同的情绪下对同一问题也会有不同的理解，做出不同的判断。因此，主观情绪会使审稿和编辑加工工作带有明显的不确定性。

1.2.2 编校处理过程因素

图书出版是一项系统工程，有其工作方法和规律，对此也有相关规定，如三审制、三校一读制度等就是对编校处理过程的指导性规定。但是，如何组织实施三审、三校一读制度，没有明确的业务流程。具体工作实践中，各出版社和编辑根据自我认知进行流程设计，规定各环节的任务，设置各自的考核和评价机制。

例如，针对业务流程的设计，有的是先进行三审，对合格的书稿，直接编辑加工、排版、校对、通读；有的是书稿经过初审合格之后就进行编辑加工，然后排版校对、复审、终审，通读。对于第一种情况，编辑加工人员对稿件的大量修改没有后续编辑复核，而由于编辑自身的局限，就可能导致书稿的很多问题继续存在，以及错改现象发生。第二种情况下，复审和终审有的是看校样，这样不易发现编辑修改不当和过度修改问题。总之，对于流程的设置，要进行工序之间的复核和评价，以便克服人的因素导致的质量不确定性。

针对各环节的工作任务，不同出版社和不同编辑的执行内容和执行程度也不统一，或是根本缺乏各自明确的任务，导致各工序之间缺乏有效衔接，工作效率不高，出现问题时相互推诿现象。

对编校质量的评价，目前是通过样书检查和出书后的审读进行，缺乏对编校处理过程的监督、检查和评价，很难反映编辑的实际工作数量和工作质量，长此以往难免导致在执行过程中，有些环节流于形式，执行不到位，给图书质量带来潜在风险。

综上，需分析编校处理过程的本质，建立合理的图书编校流程，明确各环节任务，对流程的落实进行监督和检查，并设立结果和过程相结合的考核和评价机制。通过落实严格的图书编校流程制度，克服人的因素和过程设置不当对编校质量的影响。

2 建立合理的图书编校流程

建立编校执行流程的目的有两个：一是消灭稿件本身的差错，优化和完善稿件质量；二是杜绝编辑误改而产生新的差错。

2.1 建立编校执行流程，规范编校处理过程

结合三审制、三校一读制度，本文设计了具体的三审执行流程和三校一读执行流程。

2.1.1 三审执行流程

三审执行流程如图2所示。在整个流程中，初审是核心，初审人员一般担任图书的责任编辑。经过初审合格后的稿件，交给编辑加工人员进行处理；如果初审人员对稿件的政治性、结构性、方向性等问题不能把握，可以与复审、终审进行讨论，以便尽早解决这些问题。当稿件内容超出编辑知识储备时，要邀请专家进行审稿。经过编辑加工后的稿件，若加工质量达到一定要求，责任编辑将原稿及图书档案顺次交由复审人员和终审人员进行复审和终审；否则退给加工人员重新进行处理。

每个环节若对稿件内容进行了实质性改动，都要与作者协商，以免修改不当造成著作权侵权问题的发生。若对某些内容有质疑，要请作者审核和修改，不能对问题放之任之或擅自修改。责任编辑在三审执行流程中起书稿流转和决策作用，其根据对稿件的把握程度和每一步的处理结果，决定稿件的流程走向。

2.1.2 三校一读执行流程

责任编辑要实施全流程跟踪，负责稿件在校对、通读、排版等执行人员中间的顺畅流转。责任校对负责校对环节，检查各校次的质量。如图3所示，责任编辑将齐、清、定的原稿交给排版人员进行排版；排版初步合格之后，责任编辑将校样交给责任校对执行校对工作；校对完毕之后，责任编辑对校对结果进行确认并解决校对提出的问题，之后再交给排版人员……如此循环，执行两个校次；然后是作者通读和责任编辑通读流程；通读完成，责任编辑对通读意见进行审核并做出处理之后，改排形成三校样，执行第三个校次；改排核红之后由排版人员制作发付印文件或胶片。

在整个执行流程中，对稿件进行的实质性内容改动，以及增删内容，都需交复审人员、终审人员及作者审核，以便进行复核和确认，避免由于局部修改而导致书稿前后不一致或产生新问题。

2.2 制定流程任务，明确职责分工

编校工作中不仅需要确定编校执行流程，还要制定各流程需要执行的任务。只有流程完善，任务明确，所有流程执行人员之间相互补充和复核，才能保证图书编校质量的合格性。

2.2.1 三审和编辑加工任务

初审是三审环节的基础，是编辑运用已有知识储备、审稿经验、所掌握的法律法规和标准，通过各种手段对稿件进行的细致审读。初审要从整体上对稿件进行科学分析，做出全面评价，并写出初审报告和加工要求。对于结构性问题以及稿件系统性需要处理的问题，要及时退回作者修改；若涉及重大选题备案和地图等内容，要给出意见，履行相关手续并及时报批。

编辑加工主要是根据编辑经验和加工要求，对书稿进行系统性处理，从政治、思想、科学、学术内容等方面严格把关。编辑要逐字逐句进行审读，主要进行六方面的处理。（1）内容有违反《出版管理条例》第二十五、二十六条等问题要果断处理，并给出处理意见。（2）审读书稿的层次结构，使之结构合理，标题层次清晰；删除书稿中无价值或与主题无关的内容。（3）进行知识判别，使稿件逻辑严密，内容正确，各部分叙述一致，如消除术语不一致、数据不一致等差错；消除图、表中数据、所使用的变量名与正文描述不符，或图、表中各部分之间数据关系错误、数据不一致等差错；消除知识陈旧、与时间有关的数据资料差错等。（4）处理语句不通、句子歧义和标点符号使用不当等问题。消灭一般性字词差错，包括错字、漏字、多字、拼写错误、拼音用法不规范等问题。这些错误基本为“形近”“同音”“同义”“异形词”等字词类问题。（5）消灭标点符号错误，常见的有书名号、冒号、引号、连接号（一字线、长横、半字线、浪纹）、间隔号与小数点的混用等差错。（6）对书稿中专业名词、参考文献、地名人名、时间表示、数字用法给予规范化处理。对字母的大小写、正斜体，以及易混淆的字母进行标注处理。

编辑加工任务完成后要形成编辑加工记录，并与作者就具体问题进行沟通，形成编辑加工意见。

复审要对书稿进行全面审读。一是检查初审和编辑加工对书稿的修改是否恰当，纠正误改现象；二是全面审读稿件，解决初审和编辑加工提出的问题，处理稿件遗漏问题；三是对前面工序进行评价，形成复审意见。

终审要对书稿进行抽检，抽检量至少在1/3，重点书稿要全面审读。审读任务一是检查书稿是否达到出版水平；二是解决前面工序提出的问题；三是根据抽检结果，结合前两审和编辑加工意见，对书稿进行整体性评价，给出决定性处理意见。

在三审过程中，始终要注意政治性和政策性问题，同时切实检查稿件的科学性、艺术性和知识性问题。经过三审人员和编辑加工人员的相互补充和复核，最后形成齐、清、定的书稿。

2.2.2 校对任务

虽然现在作者提交的稿件大多是电子稿件，但是排版人员还需将编辑修改的内容录入电子稿件，还要经过专业排版软件对原稿进行插图清绘、排版等过程。这就带来两类排版问题：一是录入修改不彻底，校样与原稿不一致；二是引入新的字词差错和版式差错。因此，校对要特别注意消灭排版问题。

在校对过程中，责任校对要与责任编辑沟通，了解选题背景、稿件特点，确定校对的重点，组织校对力量和安排工作。

校对的主要功能是校异同和校是非。校异同是消灭排版错误，校是非是质疑原稿自身存在的差错。校对人员根据原稿对校样逐字进行校对，主要执行三方面的任务：（1）把与原稿不符处一一更正，在对原稿有疑问的地方用铅笔标注；（2）对数据、引文、文字、公式、图表的表达等进行认真细致的推敲与校对，纠正谬误，进一步提高书稿的内容质量；（3）消灭版面错误，指出图、表横排、卧排、串文排的不合理之处；批改公式、英文单词、数字、编码的转行错误；批改单字成行差错；批改标题体例格式不一致之处；指出字体、字符间距、行距错误之处。

经过三审执行流程和三校一读执行流程，发付印清样的书稿，编校质量差错应控制在0.8/10000以内。

3 实施监督和检查机制

监督和检查是落实流程制度的关键，也是出版管理的主要任务。在执行过程中要建立监督和检查机制，以保证流程执行的有效性。

3.1 设置监督和检查机构

设置监督和检查机构时，三审和三校执行中的人员应回避对自己处理的书稿的流程监督和检查。监督和检查机构对流程每个环节的执行情况进行管理。一是监督和检查编校流程的制度落实情况；二是对执行结果进行评价；三是总结编校实践过程中的得失，进一步优化流程和环节任务，逐步形成企业标准。另外，三审执行流程和三校一读执行流程中，下一道工序对上一道工序也负有监督和检查的权利和义务。

3.2 监督和检查任务

监督流程执行环节是否缺失，即三审执行流程和三校一读执行流程及每个流程的所有环节缺一不可。三审执行流程中，任何两个环节（除初审和编辑加工）的审稿工作不能同时由一人担任，并且要顺次进行，不能颠倒次序。一般图书的专业校对应不低于三个校次。各校次由不同的人员担任。通读环节一定要设置作者通读环节，必要时要附带原稿，以便作者进行重点检查和审读。

检查三审意见和编辑加工意见是否齐全。审稿意见应详细具体，包括对稿件的学术评价；逻辑、结构层次存在的问题；标准化与规范化存在的问题；公式推理是否有误，对公式中变量的定义是否完整；图表是否需要删减，单位是否完整；数据的表达是否前后一致和准确；是否需要进一步补充论证的材料；是否需要进一步补充实验数据等。加工意见是编辑加工人员对书稿所做修改的整体性评价，包含加工记录，以及与作者、初审、复审和终审就某些问题讨论后形成的解决方案。

检查退修意见是否合理。对于确需作者修改的稿件，要形成退修意见，及时退作者修改。退修意见要具体，有的放矢，不能泛泛而谈，这也是维护出版社形象，建设作者队伍的重要环节。

检查校对情况，以及责任编辑对校对意见、作者通读意见的处理情况。校对意见是各校次校样上的校对痕迹，编辑应进行确认，以便对校对工作进行复核。对于作者通读样的修改意见，责任编辑也要确认修改是否得当，必要时还要与复审人员和终审人员商量，切莫不加判断地按照作者的修改直接修改校样。

4 建立评价激励机制

设置公平合理的评价激励机制，既要注重出书后的样书检查和质量评审，也要关注流程中各环节的执行结果和质量，对编辑进行正向引导。具体就是建立结果与过程相结合的考核和评价机制。

4.1 结果评价

建立图书质量检查规范、差错责任认定细则和奖惩管理办法。按照《图书质量管理规定》《图书质量保障体系》等文件，建立相应的质量检查规范，对图书编校质量进行不定期抽查，并对优秀图书及相关编辑进行肯定和激励。对不合格图书，要找出错误原因，根据各流程职责及图书档案，进行差错责任认定，以便奖惩分明。

监督和检查机构要将检查出的图书质量问题进行总结、梳理、归纳，形成业务文件，以便大家参考学习，提高业务水平。

4.2 过程评价

对图书流程执行情况进行检查。图书流程检查内容中的三审意见、编辑加工意见、校对意见、作者联系记录、作者意见处理等，应作为图书档案进行保存。要加强图书档案编写规范化，杜绝流于形式的各类意见。要对图书档案进行评价，进行绩效考核，使编辑自觉遵守编校流程；对不合格的图书档案，要指出不足，以便相关人员针对问题进行改正。通过流程管理，保证编校处理过程中各环节的执行质量，以此保证图书的编校质量。

从图书档案中发现编辑容易出的差错，对审稿的共性问题进行总结归纳，形成指导性意见。开展业务培训，增强编辑对错误的敏感性。进行优秀图书档案传阅，增强各编辑对编校处理过程的认知、责任认识和任务认知，提高编辑对书稿的评价能力和对问题的处理能力。

5 结 语

编辑和校对是图书出版不可或缺的步骤。本文给出基于流程管理的解决方案，设计可以相互补充和复核的三审执行流程和三校一读执行流程，并对编校执行流程的结果进行监督、检查，提出结果和过程相结合的考核和评价思想，以期解决由于人或编校流程设计不当造成的书稿编校质量的不确定性问题，进而达到控制图书编校质量的目的。

参考文献

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