信息化技术在医院档案管理中的应用探讨

陈忠杰

摘 要：随着我国社会经济不断发展，很多医院在发展中以档案信息化管理为主要核心内容。本文主要讨论了医院在管理和发展过程中，对于医院档案信息化技术的处理，提供了有效的管理措施和应用策略，并对医院档案管理信息化的应用提出了新的讨论方案，进一步加强医院的规划管理。

关键词：信息化技术;医院档案管理;应用探讨

随着社会不断进步，我国政府为了促进各行各业的发展加大了对档案管理信息化技术的建设，为数据网络信息提供更加宽广和全面的发展平台。其中，医院在管理和应用过程中，涉及方面比较广泛，档案信息化数据比较庞大，存在着安全隐患问题，阻碍了医院档案管理信息化建设。医院管理人员应根据实际发展状况规划档案管理制度，使其发展越来越顺利。

一、医院档案管理信息化建设的意义

随着社会的快速发展，传统的档案管理已经无法适应现在的医院发展要求。传统档案管理制度由于管理模式不健全，使医院人力、物力资源无法得到合理应用。工作人员对医院档案管理的一些相关资料进行查找和验收时，会出现数据不精确或者找不到的现象。随着我国科学技术不断进步，医院档案管理在进行建设和发展的过程中，都会注重自身的信息化、数字化管理，也会根据实际发展状况制定详细的策略方案和管理制度，同时构建专业化的信息网络平台。档案管理信息化数据的建设在社会发展中，具有非常重要的作用。快速的计算机网络、精准度高的信息化技术，便于档案管理人员对档案信息及其相关资料进行查阅和分析，提高了工作人员的工作效率，还会降低失误的产生。传统的档案管理制度需要医院投入大量的人力、物力及资金成本，传统的档案管理是利用纸质载体进行记录，不仅需要大量的空间，同时由于保存时间过长，档案经过长时间的借阅和保存，会出现缺失和损坏的现象。利用信息化的档案数据信息管理，通过使用光盘或优盘对其进行储存，不仅空间大，而且也便于存放，查找的时候更为快捷。

二、信息化技术在档案管理中存在的问题

1.缺乏专业的管理人才

在医院档案管理中应以人为本，将人才管理作为医院档案管理的核心。在当前的医院档案管理中，缺乏专业人才是主要问题，有些档案管理人员缺乏档案理论知识和信息化综合能力。医院档案管理人员的专业知识、能力和工作水平，都是影响档案信息化管理的基础。但是，医院在实际信息化技术发展过程中，也缺乏对档案专业人才培养的重视，档案管理人员没有经过严格的选拔，也没有受过专业技术培训，导致信息化技术在档案管理中出现一系列的问题。如果档案管理人员缺乏专业知识和工作能力，将会导致信息化技术在档案管理的发展和运行过程中出现安全隐患。

2.档案管理机制不健全

医院档案管理人员很多都认为信息化管理就是简单的计算机接发文件，并没有真正认识到信息化管理的意义。由于我国档案管理信息化建设起步较晚，其在国内实施得还不够全面，有些医院在档案管理机制方面还有很大的不完善。医院要想在竞争激烈的环境中脱颖而出，就必须进行各方面的人才培养，以满足医院发展多元化的要求。应该以医院发展为基础，健全档案管理机制。医院管理人员应该根据实际要求建立合理的规章制度和管理策略方案，对医院档案管理信息化提出重视。同时，对今后医院档案管理信息化开展提前做好风险评估方案，避免导致医院档案管理信息化建设中人力、物力资源过度消耗，给医院带来不必要的经济损失。在医院档案管理信息化中也会存在一些风险，管理人员要根据实际要求不断强化协调组织工作，加大对人力、物力资源的合理调配。另外，还应该实行奖罚制度，将全新的管理方法运用到现在档案管理信息化建设中。

3.档案管理信息化缺少规范性

有些医院在对档案信息化管理的过程中，缺少相关部门间的有效沟通和交流，使档案信息化管理工作无法进行有效实施和开展，工作人员在开展工作过程中缺少统一标准的管理制度，影响医院档案管理信息化数据的准确性，使工作的難度有所增加，档案信息化管理无法科学、理性地开展。网络数据信息平台在数据化信息技术管理的过程中，也缺少规范力度，这些都会使资源共享的难度增大，准确度不高，影响后期医院档案管理信息化的有效开展。

4.信息化水平低下

目前，有些公立医院的档案管理信息化软件技术开发不够成熟，缺乏一定的实践性，影响了管理质量。我国的很多医院对档案信息化建设还不够重视，建设水平还比较低下。医院依然以传统的纸质档案管理为主，收藏难度增大，使档案得不到有效保存。与先进的信息化软件相比，传统档案管理方式存在着很大差距，医院档案管理信息化技术必须根据实际工作进行全面改革和创新。医院档案管理信息化水平低下，简接影响医院的经济效益，导致人力、物力资源调配不够合理，影响了医院的健康发展。因此，医院应不断引进先进的软件技术，将最符合医院的档案管理信息化技术研发出来，使医院档案管理能够开展得更加顺利。

5.信息技术所需要的硬件设施不齐备

医院档案管理工作中，硬件设施齐备是非常重要的。如果管理人员不能对软硬件设备进行维护和管理，将会导致其在使用过程中发生问题。不健全的软硬件也会对网络环境产生很大的安全隐患，影响医院档案管理信息化技术的管理和应用。

三、医院档案管理信息化的特点

1.精确性特点

传统的档案管理工作往往是以纸质形式来存储的，虽然能够保障提供资料的清晰，直接进行查阅，但是需要将档案信息存储在固定场所，具有不可移动性。随着医院发展不断提升，医院的规模也越来越大，科室的增多使得档案管理的资料越来越多，如果采用传统纸质档案管理方法的话，不仅需要一定的空间来储存，同时也妨碍了我国现代化进程。通过信息技术在医院档案中的运用，利用多媒体扫描技术、数据库技术，将档案信息以电子文件的形式存储，能够对档案进行反复利用，不仅能够节约场地，同时也能够强化对医院档案的数字编码和分类，使得医院档案精准性的特点发挥出来。

2.及时性特点

传统的医院档案管理中所形成的档案资料，需要交给专门的档案管理部门进行保存，各职能部门对档案归档工作的重视度并不高，在档案管理部门经常存在着工作人员效率低、压力大等多种情况。出现了档案不能够快速归档的情况。随着现代医院发展规模的不断提高，医疗技术也在不断地完善，通过制定相关的制度，能够有效地保障工作流程的科学性，实现了档案管理的及时性。通过信息技术的应用，各部门能够对自身档案文书进行信息化处理，并将相关档案以电子文件方式传给档案管理部门，不仅能够缓解档案管理人员的工作压力，同时也能够极大地保障档案信息的归档率，彰显信息技术的特点。

3.共享化的特点

由于传统的纸质档案管理形式是以文书的形式呈现，具有历史悠久、跨度时间长等特点，而且其中所涉及内容比较烦琐，分类比较多，在固定的档案室进行保存。有关人员如果需要查找相关资料的话，还需要专门跑到档案室进行查找和借阅，同时还需要开展一系列复杂的操作，同时还容易出现档案丢失或破损的情况。根据档案的性质特点不同，使用的频率并不相同，有一些档案长期没有人翻阅，而有些档案查阅的频率比较，又不能够多人同时查阅，这极大地影响了档案信息的使用价值，降低了工作效率。而利用信息技术将纸质档案转化成电子档案进行保存，能够有效地通过网络空间进行传输和共享，充分发挥出了档案信息库的作用。而且也不需要专门跑到档案室去查阅，随时随地就可以查看相关信息，节省了更多的时间和精力，保障了医院运行的效率。

四、信息化技术在医院档案管理中的应用措施

有关人员要充分认识到医院档案信息化建设的重要意义，从而更好地保障医院档案信息化管理的重要效果。相关人员还需要及时了解信息化技术运用过程中存在的问题，从而更好地提高档案管理水平的提升以下针对存在的主要问题进行分析。

1.加强软硬件设施建设

医院的档案管理信息化在发展过程中具有特殊性，而且机密性比较高，专业性也比较强。做好档案管理信息化，就要将医院各部门的各类型数据信息进行保存和完善，这样才可以做好后期的数据信息管理和整体的发展战略。在现在的发展阶段，一般医院的档案管理信息化采用的都是建立计算机区域网，以实现数据信息共享。有些信息软件由于更新换代较快，使用寿命比较短，因此档案管理人员要对软硬件设备进行维护、更新和管理，使档案管理信息化质量有所提高。另外，在对档案管理人员进行操作技术培训时，要保证其能够掌握正确的专业知识。为了避免人员错误操作给计算机软硬件带来损伤，应在软硬件和网络维护的过程中，对计算机网络数据进行不定时调整和分析，加大网络环境的安全性和稳定性。同时，管理人员要对计算机、文件资料等设置访问权限，增强计算机储存档案数据的安全性和稳定性，避免非法人员盗取档案资料，提高工作效率。

2.健全档案管理信息化机制

档案信息化管理，实际上就是对数据信息的整个流通和操作进行有效的提升和管理。为了达到这一目标，医院档案管理信息化应该根据实际发展情况和具体要求，建立完善的管理机制和发展策略，使各部门更加配合协调以及数据信息共享，使医院档案管理信息化得到有效管理。信息化技术在医院档案管理发展和应用过程中，应该建立健全管理机制。另外，在数据信息共享和发展的过程中，还要建立集中、开放型的办公结构，为各部门的档案信息资料提供更加安全、保密的存储环境。档案管理人员将档案数据更加系统化和整体化，提高医院档案管理工作效率，提高医院整体的工作效果。

3.提高员工的信息化技术水平

信息化技术与人们的生活和工作联系比较紧密。医院档案管理人员不仅要具备医学专业知識，还要具备一定的档案管理信息化技术，能够在档案管理中进行正确操作，以加强对其有效控制和管理。为了提高医院员工的信息技术，管理人员应该从多方面入手，通过开设信息化技术培训，提高工作人员的计算机网络水平，提高他们工作的热情和积极性，保证档案管理队伍的整体信息技术水平。

五、医院档案管理信息化建设的几点策略

1.保证档案管理的标准化、规范化

我国医院在运行过程中，档案信息的记录依旧采用纸质载体，管理人员根据实际发展要求，合理的方案、制度，保证单位档案管理建设的安全性。随着如今计算机网络平台技术不断改进和创新，档案信息化在管理中逐渐向机械化、智能化的模式发展。同时，为了提高工作效率，减少人力、物力资源的浪费，医院管理人员应根据实际发展要求和工作的规范性，全面构建自动化档案管理机制，应用国家档案管理规范标准进行合理和科学的处理。档案数据信息在录用的过程中应该严格遵守国家法律，规范性使用所涉及的数据、信息内容的文字和符号，进一步提高档案查找效率和储存质量。

2.构建专业化信息平台

医院档案在建设和发展过程中，主要用于服务广大人民。档案管理人员要顺应时代的发展潮流对不同的档案做好规划和管理，对数据信息做好定位处理，这样才可以更好地提高医院档案管理的服务水平。在档案管理信息化平台建设过程中，医院管理人员要提前做好规划，制定相应的管理制度，加大对档案信息管理的宣传力度。医院管理人员要结合档案数据的真实情况，制定合理的管理制度，满足医院档案管理需求，还要提高档案的使用效率，加强档案信息的管理力度，提高其管理质量。

3.健全相关服务设施

医院管理人员为了更好地档案信息落实管理，会借助一些设备对档案数据信息进行共享。随着计算机网络信息技术不断发展和应用，医院管理人员也逐渐将计算机网络设备接入到档案信息化管理。通过对系统设备进行升级和调整，将数据信息最大化利用，可以提高档案管理数据信息的安全性，也更加保证了信息存储和使用的一体化管理工作。

4.提高档案信息的利用率

医院管理人员要想更好提高档案信息的利用率和质量，就要在档案分类和规划管理之前做好数据整理，对每个数据信息做好目录编辑，同时借助计算机网络信息技术将档案数据信息进行融合和调整，这种有效的方法可以使工作人员在查阅数据信息的时候更加方便，也可以节省人力、物力资源的使用。医院管理人员对档案信息进行共享和处理，也提高了档案管理信息建设的安全性和准确性。同时，档案数据信息进行储存和查阅时，管理人员对档案信息进行编号处理可以提高档案管理的工作效率。同时，技术管理人员要做好查阅工作，这样可以更好地提高医院的档案管理水平，提高服务质量。医院要加强工作人员的培训管理工作，提高其专业知识、工作素养和管理能力，更好地为医院的档案信息化建设和管理提供基础保障。

六、结语

综上所述，随着计算机、网络信息技术不断发展和改进，医院的档案管理信息化建设工作也受到了政府等相关管理部门的重视，医院为了更好地满足自身发展需求，提高工作效率，就应以档案管理信息化建设为核心，控制人力、资金成本的投入，合理分配管理力度，科学调整人力、物力资源的使用，利用信息化技术提高档案管理建设，使医院未来发展更加健康、持久。

参考文献：

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[2]陈 铭.信息化技术在医院档案管理中的应用分析[J].《卷宗》，2014

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