新时代中学档案数字化管理现状分析与对策探讨

文/肖玉珊

学校档案真实记录了学校在教育教学、课程改革等方面做出的积极贡献，见证了无数教育工作者的工作成果和学生的成长足迹，在现代教育体系中起到重要的作用。相比其他行业的档案管理工作，中学档案数字化管理的内容更加丰富、工作较为繁琐，运用传统的管理模式难以实现较高的工作效率。本着“与时俱进”的发展理念，中学档案管理尝试借助数字化发展的理念，以信息化软件管理为基础，依托校园网络系统，从而实现对学校纸质档案、声像档案等传统档案的智能转化。在档案管理体系上，构建了更为智能的档案信息数据库，在不同资源的融合下，探索更加高效的档案管理工作体系，更好地满足中学对档案工作的各项需求。

1 新时代中学档案数字化管理现状

1.1 档案数字化管理工作存在滞后性

在中学教育中，学科教学作为教育任务之首，处于突出的发展定位。广大教育工作者往往把注意力都集中在教学上，忽视了校内档案工作的发展和建设。从整体上看，学校数字化档案管理体系的建设较为滞后，无论是实用性还是操作性，都缺乏积极的建设。以档案数字化所需要的设备为例，无论是对智能档案架、扫描仪、除湿机、温度仪等硬件设施的配备，还是对智能软件系统的配备，都缺乏各级部门的引导和支持。从教育职能部门到学校管理者，都无法实现全方位、多角度的通力合作，难以确保中学数字化档案工作的开展和推进。

1.2 缺乏高素质档案管理人才

在构建数字化档案建设体系的过程中，学校传统的档案管理体系无法满足现有的工作需求。档案管理的形式需要不断创新、方法也需要加速转化，而推进这项工作则需要高素质的档案管理人员。如果没有高素质的档案工作人员，那么就无法确保数字化档案建设的顺利进行。但从目前来看，中学对于师资力量的调整仍然存在失衡，对于档案工作的教师调配，以兼职为主，缺乏专业的档案工作人员，仍然沿袭着传统而保守的档案管理方法。

1.3 档案数字化管理缺乏长效运行机制

要想构建健全的中学数字化档案机制，学校管理者、教师要在档案管理工作之中投入更多的力量。但是，受学校师资力量等方面的影响，部分中学档案数字化管理缺乏有效的沟通和练习，在后续的维护、考核、验收等方面，无法实现规范和健全。特别是在档案的存储方面，未能建立实用化、智能化的数字管理信息数据库，所以给档案后期的数字化管理和存储造成了一定的压力。难以实现中学档案数字化管理工作的有序开展。

2 新时代中学档案数字化管理发展对策

2.1 改革工作机制，构建完善的档案管理体系

在档案管理工作中，完善的工作流程能够为中学档案工作打下坚实的基础。因此，学校管理者应该积极变化工作理念，优化档案工作的录入、检索、提档等工作细节，在各环节建立数字化的工作流程，打造智能化、一体化数字管理工作体系。一方面，要在档案工作分类、流程等制度化的设计上，更为紧密和有序。根据《中华人民共和国档案法》《归档文件整理规则》等数据整理和档案扫描工作要求，实施精密的数字化管理流程。从提卷、核卷、扫描、图像处理、挂接档案条目、质量检验、建立数据库、订卷、还卷等方面，加强规范化和精细化的管理自律。同时严格落实管理责任机制，加工完成的案卷由负责的工作人员签字确认，并且在档案移交、查询等环节，严格登记审批、签字等工作机制，确保档案工作更为健全。另一方面，要健全数字化档案管理工作体系，对于在中学教育管理中储存下来的各项资源数据，包括各类以数字形式存储的档案，要实施严格的安全管理措施，随时备份，并及时存储在能够脱机保存的载体上。将中学教育中涉及的基础档案、人事档案、教学档案、学生档案划分清楚，结合“双套制”的管理模式，实施精确的归档背景信息记录。并且要在相关资料的转化下，及时跟进，确保电子文件档案的逻辑归档和物理归档更为精准。电子文件归档和纸质文件归档的项目要求应该保持全面一致。

例如，泰安市宁阳县第八中学为了强化学校档案管理工作，积极调整优化措施，采取了“档案室+督导室”双线运行的工作模式，将督导室日常的档案收集和整理纳入学校档案管理标准体系，既缓解了档案室工作压力，也拓宽了学校档案管理工作的渠道。为增强档案管理的时效性，避免年底集中突击归档的繁琐和不精细等问题，形成了“日常+年终”常态化归档的运行机制。除了严谨的工作机制，学校将档案室、督导室的业务进行融合，根据年度校历表，每周按时催收各处室工作材料，对照县档案室下发的教育系统归档文件整理要点进行整理和分类归档，常态化做好档案资料的日常整理和归档。在对档案材料的细化上，将档案日常整理工作进行细化，实现档案数字化归集与纸质档案工作的同步进行。而学校档案工作的推进也获得了积极的成效。在近年来的事业单位招考、干部档案审核等工作中，学校档案室为相关人员提供了全面、翔实的原始资料，成为了探索数字化中学档案工作的典型示范案例。

2.2 加强岗位培训，塑造高水平档案管理队伍

2.2.1 提高准入门槛。尽可能引入优秀的管理人员，选择接受过档案学历专业教育的人员，来从事学校档案管理岗工作。以专业的档案工作人才来强化中学各部门的档案整理工作。同时，通过提高档案人员工作福利和待遇，督促工作人员学习与之相关的管理知识，并且不断提升自己的职业素养，实现数字化档案管理模式和高素质教师队伍的有力培养。

2.2.2 加强对档案工作人员的岗位培训。聘请相关专家、学者来进行岗位培训，制定严谨的考核机制，提升档案数字化管理人员的工作态度和工作积极性。通过定期组建档案管理培训班，加强不同学校之间的档案业务交流，开展积极的定期访问，汲取数字化档案管理的工作经验，从而使档案管理队伍的整体水平得到优化。

例如，南宁市教育系统组建了档案管理人员业务能力培训班，组织负责档案管理的教师参与专家授课、名校考察，通过实地观摩加现场教学等多种形式的学习研修活动，优化档案管理人员的工作技能，提升教育档案管理体系的现代化水平：邀请上海师范大学吕元智、上海大学杨智勇博士，讲授档案管理新知识，介绍电子档案管理基本理论和方法；围绕档案信息化建设与管理，探讨如何有效开展档案信息化工作。突破固化档案思维，顺应大数据时代潮流，加快教育系统档案数字化、信息化建设。

2.2.3 加大对档案管理工作的硬软件支持。尤其是在档案设备的资金投入上，学校管理者要积极争取上级部门的支持，更新档案管理设施，淘汰落后、损坏的档案工作设备，营造更加现代化的档案工作环境。

例如，浙江省衢州第二中学建设数字化档案馆，配置3位专职档案员、12位兼职档案员，配备了专业的档案设备，把1981年至2019年的学籍档案和文书档案，逐步扫描进电脑，精准开展对应的矫正和登记。同时，对所有教学案卷等档案进行网络智能检索，实现全库数字化。成为了中学档案馆建设之中满足省级示范数字档案室的重要地域代表。

2.3 实施长效维护，建设数字化档案资源库

2.3.1 加强纸质档案数字化。要在数据资源库的建设上，结合原始档案的各项数据，将信息技术和纸质档案充分融合到一起，使原始档案的基本名目在数字化档案的推进下更为清晰明了。以多方助力，构建长效的档案资源维护和管理机制。

2.3.2 要通过创建多个数字化档案内容专题库，完成对中学纸质档案的分类采集。利用现代网络技术，采用浏览器/服务器模式架构，在组织内部系统之上完善目录编辑、档案采集、数据审核三大功能。同时便于教师利用各项专题数据库，实现快速的信息检索和数据筛查，最大限度地发挥数字化管理信息资源的利用效率。

2.3.3 保持档案管理工作的科学化和精准化。要注重将常规工作和重点工作合二为一，对于学生学籍、教师档案等重点的档案数据，要按照日期、阅档等工作细节，实施长期的维护和多方的统筹。以及时的档案工作日志记录，推动电子档案的加密传输和纸质档案的安全存储，达到对电子档案收入的智能化。积极优化防火墙、加密程序等先进的数字档案管理核心技术，使数字化档案资源库始终处于安全、健康、精密的运行状态之中，形成更为安全可靠的数字化管理秩序，确保档案工作处于安全、有序、便捷的发展机制之中。

以浙江省岱山中学为例，该校按照《浙江省示范数字档案室建设测评标准》，形成了门类齐全、亮点突出、规范健全的档案管理系统。通过组建现代化的档案数据资源库，引入了多项档案管理技术。学校综合档案室数字化的创建拓宽了日常查询使用的范围，极大地提高了档案的利用率，也有效提升了教职员工的工作效率，使传统的档案管理上了新的台阶。而在档案工作团队的资源配备上，凝聚有很强敬业精神和专业素养的优秀专职人员，优化对档案原件的保护，防止出现档案破损、丢失、篡改等各项问题，确保学校档案室已达到数字化、网络化标准。同时学校档案数据化资源库还可实现网络浏览和远程查阅，给中学师生学籍查询、职称评定等方面，都带来了更多的便利。

3 总结

综上所述，新时代背景下，加强中学档案数字化管理工作，不仅仅能够为学校的健康长远发展提供准确的参考依据，也能够确保学校在基础建设、教学研究等方面保持决策的科学性和导向。在以往的中学档案工作中，往往是由档案室管理人员对所涉及的各项信息进行分类保存。而借助数字化档案管理举措的实施，能够在硬件、软件等不同的方面，完善发展策略、整合档案资源，构建更加坚实的中学档案工作发展根基。在档案数字化管理队伍的建设上，广大中学档案工作者要改变粗放型的工作模式，遵循信息超时空流动的发展规律，利用互联网信息技术，整合档案信息资源库，使数字化档案工作能够形成更为健全的信息控制中心，进一步提升中学档案工作的数字化发展水平。